Статья 6. Порядок расходования средств на представительские расходы на прием и обслуживание делегаций, отдельных лиц, проведение официальных мероприятий и заседаний Городской Думы

Статья 6. Порядок расходования средств на представительские расходы на прием и обслуживание делегаций, отдельных лиц, проведение официальных мероприятий и заседаний Городской Думы.

1. Под представительскими расходами понимаются расходы, связанные с приемом и обслуживанием официальных делегаций, организацией и проведением приемов, переговоров с участием мэра города Южно-Сахалинска, первых вице-мэров и вице-мэров города Южно-Сахалинска, председателя Городской Думы и заместителей председателя Городской Думы, исполняющих обязанности на постоянной основе (в том числе расходы по обслуживанию приемных), круглых столов, симпозиумов, совещаний и конференций (включая итоговые и юбилейные) и иных мероприятий с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества и (или) обмена опытом, мероприятий, связанных с чествованием юридических и иных лиц (в т.ч. физических), а также с организацией и проведением заседаний и мероприятий Городской Думой, связанных с деятельностью представительного органа городского округа.

Представители принимающей стороны - участники мероприятия по приему и обслуживанию официальных делегаций, организации и проведению переговоров, совещаний, симпозиумов, конференций и иных мероприятий, официально представляющие интересы принимающей стороны.

Представители принимаемой стороны - участники мероприятия (официальные делегации, переговоры, совещания, симпозиумы, конференции и иные мероприятия), официально представляющие интересы принимаемой стороны.

Сопровождающие лица - иные участники мероприятий, не относящиеся к представителям принимаемой и (или) принимающей стороны и сопровождающие их в силу своих должностных обязанностей.

2. Представительские расходы могут осуществляться только по отношению к представителям принимающей и принимаемой стороны.

3. Расходы, связанные с необходимостью участия в мероприятии сопровождающих лиц, в полном объеме несет сторона, которую указанные лица сопровождают.

4. К представительским расходам относятся расходы по:

1) транспортному обеспечению мероприятий (в т.ч. расходы на транспортное обслуживание представителей принимающей и принимаемой сторон с привлечением сторонних организаций, доставка представителей принимаемой и принимающей сторон к месту проведения мероприятий и т.д.);

2) оплате услуг переводчиков;

3) обеспечению связи, музыкального и иного звукового сопровождения мероприятий, культурно-зрелищных мероприятий;

4) оплате канцелярских принадлежностей, бумаги;

5) буфетному обслуживанию участников мероприятий и депутатов;

6) оплате гостиницы участников принимаемой стороны, в том числе по бронированию мест, и по организации питания представителей принимаемой и принимающей сторон;

7) оплате услуг залов официальных делегаций в аэропортах и на вокзалах, аренде помещений;

8) приобретению сувениров, памятных подарков, кондитерских изделий, грамот, благодарственных писем, полиграфической продукции, цветов и т. д.;

9) организации и проведению официальных приемов, переговоров с участием мэра города Южно-Сахалинска, первых вице-мэров и вице-мэров города Южно-Сахалинска, председателя Городской Думы и заместителей председателя Городской Думы, исполняющих обязанности на постоянной основе (в том числе расходы по обслуживанию приемных);

10) оплате услуг по организации проведения мероприятий, связанных с деятельностью представительного органа городского округа.

5. Расходование средств на представительские расходы производится в соответствии с нормами расходов, установленными приложением 2 к настоящему Порядку.

6. Размер представительских расходов на проведение мероприятий, указанных в части 1 статьи 6 настоящего Порядка, определяется в соответствии со сметой представительских расходов (далее - смета расходов) на каждое конкретное мероприятие. В смету расходов должны быть включены все затраты, необходимые на проведение данного мероприятия, в том числе на приобретение (изготовление) сувенирной продукции, памятных подарков, кондитерских изделий, полиграфической продукции и т.д., а также в смету расходов включается приобретенная (изготовленная) ранее продукция с указанием данного факта в примечании к смете расходов. К смете расходов прилагаются программа проведения мероприятия, списки приглашенных лиц и участников мероприятия.

Смета расходов подписывается руководителем и главным бухгалтером соответствующего органа местного самоуправления или учреждения, уполномоченного на осуществление функций по материально-техническому и организационному обеспечению органов местного самоуправления, по форме, утверждаемой руководителем органа местного самоуправления.

Расчеты по приобретению материальных ценностей при реализации положений статьи 6 настоящего Порядка осуществляются как в безналичном порядке, так и наличными деньгами. Выдача наличных денег в подотчет на цели, указанные в статье 6 настоящего Порядка, осуществляется в порядке, установленном в указании Центрального банка Российской Федерации от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", и в порядке выдачи подотчетных сумм на указанные цели, утверждаемом руководителем соответствующего органа местного самоуправления.

После проведения мероприятия составляется отчет. Неотъемлемой частью отчета являются акты на списание материальных ценностей, составленные в произвольной форме и подписанные членами постоянной комиссии, состав которой утверждается распоряжением руководителя соответствующего органа местного самоуправления.

Отчеты по проведенным мероприятиям и акты на списание материальных ценностей подлежат утверждению руководителем соответствующего органа местного самоуправления. В отчет включаются обязательные сведения: наименование мероприятия, основание для его проведения (дата и номер распорядительного документа), количество участников, сумма фактически израсходованных денежных средств с расшифровкой по статьям расходов.

При списании сувениров, памятных подарков, кондитерских изделий на праздничные, юбилейные и другие знаменательные даты к акту прилагается: ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, а в случае, если стоимость сувениров, памятных подарков или кондитерских изделий, врученных физическому лицу, свыше 4,0 тыс. руб., - данные паспорта. При списании книг, альбомов, буклетов и другой аналогичной полиграфической и печатной продукции о Сахалинской области, городском округе "Город Южно-Сахалинск" в качестве подарков, а также цветов к акту прилагаются ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения и список на вручение.

Особенности осуществления представительских расходов на цели, установленные частью 1 статьи 6 настоящего Порядка:

1) представительские расходы, связанные с организацией и обслуживанием официальных делегаций, осуществляются по отдельной смете, составляемой на проведение каждого мероприятия.

Смета представительских расходов составляется одновременно с утверждением программы мероприятия, даты, времени и места проведения мероприятия, а также состава участников встречи.

Основанием для начала расходования средств на проведение мероприятия является распоряжение руководителя соответствующего органа местного самоуправления, которым назначается ответственное за проведение мероприятий должностное лицо, утверждается план мероприятия, определяются сроки проведения мероприятия, список участников мероприятия по приему и обслуживанию официальных делегаций, официально представляющих интересы принимающей стороны, и участников мероприятия, официально представляющих интересы принимающей стороны, а также утверждается смета представительских расходов;

2) представительские расходы, связанные с организацией и проведением заседаний Городской Думы, осуществляются в следующем порядке.

Смета представительских расходов по организации и проведению заседаний Городской Думы утверждается распоряжением председателя Городской Думы ежемесячно. Основанием для подготовки распоряжения является представление, подготовленное организационным отделом Управления организационного обеспечения, в котором содержатся сведения о дате проведения заседания и количестве обслуживаемых лиц.

Изданное председателем Городской Думы распоряжение является основанием для получения уполномоченным лицом подотчетных сумм.

Отчет о проведении каждого мероприятия составляется непосредственно после его окончания;

3) представительские расходы, связанные с организацией и проведением официальных приемов, переговоров с участием мэра города Южно-Сахалинска, первых вице-мэров и вице-мэров города Южно-Сахалинска, председателя Городской Думы и заместителей председателя Городской Думы, исполняющих обязанности на постоянной основе (в том числе расходы по обслуживанию приемных), и иными мероприятиями, в том числе связанные с чествованием юридических и иных лиц (в т.ч. физических) от имени органа местного самоуправления, осуществляются в следующем порядке.

Смета на представительские расходы, связанные с организацией и проведением официальных приемов, переговоров с участием мэра города Южно-Сахалинска, первых вице-мэров и вице-мэров города Южно-Сахалинска, председателя Городской Думы и заместителей председателя Городской Думы, исполняющих обязанности на постоянной основе (в том числе расходы по обслуживанию приемных), ежемесячно составляется лицом, уполномоченным, соответственно, распоряжением первого вице-мэра, руководителя аппарата администрации города Южно-Сахалинска или председателя Городской Думы, исходя из нормативов расходов, установленных в пункте 12 приложения 2 "Нормы представительских расходов органов местного самоуправления" (далее - приложение 2) к настоящему Порядку.

Основанием для проведения соответствующих расходов является распоряжение первого вице-мэра, руководителя аппарата администрации города Южно-Сахалинска или председателя Городской Думы, которое регламентирует расходование средств на текущий финансовый год в пределах нормативов расходов, установленных в пункте 12 приложения 2 к настоящему Порядку по фактическим ежемесячным расходам.

Смета на представительские расходы по организации иных мероприятий, связанных с чествованием юридических и иных лиц (в т.ч. физических), составляется по нормативам расходов, установленным в пунктах 6, 7, 8, 9 приложения 2 к настоящему Порядку, по мере возникшей необходимости на основании, соответственно, постановления администрации города Южно-Сахалинска или распоряжения председателя Городской Думы, в котором указывается обоснование предстоящих расходов. Перечень праздничных, юбилейных и иных знаменательных дат утверждается, соответственно, постановлением администрации города Южно-Сахалинска или распоряжением председателя Городской Думы.

Основанием для проведения данных расходов является, соответственно, постановление администрации города Южно-Сахалинска или распоряжение председателя Городской Думы;

4) представительские расходы, связанные с организацией и проведением переговоров, круглых столов, симпозиумов, совещаний и конференций (итоговых, юбилейных), а также мероприятий, связанных с деятельностью представительного органа городского округа, осуществляются, соответственно, на основании распоряжения первого вице-мэра, руководителя аппарата администрации города Южно-Сахалинска или председателя Городской Думы, в котором указывается обоснование предстоящих расходов (далее - распоряжение).

К распоряжению прилагается смета представительских расходов по организации и проведению переговоров, круглых столов, симпозиумов, совещаний и конференций (итоговых, юбилейных), а также мероприятий, связанных с деятельностью представительного органа городского округа, составленная по нормативам расходов, установленным в пунктах 1, 5-9, 14-16 приложения 2 к настоящему Порядку.

7. В случае проведения администрацией города или Городской Думой совместных мероприятий представительские расходы осуществляются в соответствии с соглашениями (договоренностями) о размерах расходов (доли).