Приложение. Положение о внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России

Приложение
к приказу ФАС России
от 10.11.2021 N 1239/21

Положение о внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России

1. Общие положения

Положение о внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России (далее - Положение) определяет порядок подготовки, проведения и подведения итогов внутренних аудитов системы менеджмента качества в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России (далее - структурные подразделения), а также требования, предъявляемые к структурным подразделениям в ходе проведения внутреннего аудита.

Изучение и анализ собранной в ходе внутреннего аудита информации, а также контроль выполнения корректирующих и предупреждающих действий по фактам несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита, позволит обеспечить повышение качества деятельности структурных подразделений, систематизировать деятельность по оптимизации процессов, а также улучшить деятельность по работе с запросами внутренних и внешних потребителей.

2. Основные термины

В настоящем Положении используются следующие термины:

Внутренний аудит - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств о соответствии деятельности структурного подразделения требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, нормативными актами ФАС России, международным стандартом ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015) и национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 56577-2015 "Системы менеджмента качества органов власти. Требования.".

Главный аудитор - руководитель группы внутреннего аудита, ответственный за планирование, подготовку и проведение внутренних и внешних аудитов структурных подразделений.

Группа внутреннего аудита - состав служащих ФАС России, утверждённый приказом руководителя ФАС России, для проведения внутренних аудитов.

Уполномоченный по качеству - служащий в структурном подразделении, ответственный за функционирование и улучшение системы менеджмента качества в соответствии с международным стандартом ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015), содействующий работе группы внутреннего аудита.

Старший аудитор - аудитор, определяемый главным аудитором ответственным за проведение конкретного внутреннего аудита.

Аудитор - служащий ФАС России, включённый в состав группы внутреннего аудита.

Аудиторская группа - аудиторы, объединённые главным аудитором для проведения внутреннего аудита.

Область аудита - объём, границы и сроки аудита.

Объект аудита - проверяемый вид деятельности или процесс.

Критерии аудита - совокупность требований, предъявляемых к объекту аудита в ходе проведения проверки.

Свидетельство аудита - записи, изложение фактов, которые подтверждают выполнение требований и процедур, входящих в состав критериев аудита, и могут быть проверены.

Наблюдение аудита - основанная на объективных свидетельствах оценка соответствия объекта аудита критериям аудита.

Частичное соответствие - незначительное невыполнение требований, предъявляемых к объекту аудита, устранённое в ходе проведения аудита.

Несоответствие - невыполнение требований, предъявляемых к объекту аудита.

Чек-лист - подготовленный с учётом специфики деятельности структурного подразделения структурированный список вопросов, которые должны быть изучены в ходе проведения внутреннего аудита структурного подразделения.

Коррекция - действие, предпринятое для устранения частичного соответствия или несоответствия.

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причин, вызвавших несоответствие.

Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

3. Цели и задачи внутреннего аудита

3.1. Основными целями внутреннего аудита являются:

- проверка соответствия объекта внутреннего аудита установленным для него критериям (в том числе требованиям законодательства Российской Федерации и внутренних нормативных документов ФАС России, международного стандарта ИСО 9001:2015 и национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 56577-2015 "Системы менеджмента качества органов власти. Требования.");

- определение возможностей для улучшения деятельности.

3.2. Внутренний аудит состоит из следующих основных этапов:

- планирование внутреннего аудита;

- подготовка к внутреннему аудиту;

- проведение внутреннего аудита и анализ собранной в ходе него информации;

- контроль выполнения корректирующих и предупреждающих действий по фактам несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита.

3.3. Результаты внутренних аудитов используются:

- руководством ФАС России - при оценке результативности системы менеджмента качества (далее - СМК) и разработке мер по её улучшению;

- руководителями структурных подразделений - при планировании деятельности;

- представителем руководства по качеству - при планировании деятельности в области развития СМК.

4. Главный аудитор

4.1. Главный аудитор назначается руководителем ФАС России.

4.2. В соответствии с приказом ФАС России от 15.02.2021 N 105/21 "Об организации и проведении анализа функционирования системы менеджмента качества", главный аудитор обязан:

- актуализировать СМК в соответствии с эволюцией международного стандарта ISO 9001 и изменениями в составе и функциях структурных подразделений;

- организовывать и участвовать в проведении внутренних аудитов СМК в структурных подразделениях;

- проводить подготовку и переподготовку, а также оперативное консультирование внутренних аудитов СМК;

- обеспечивать подготовку и проведение внешнего инспекционного контроля СМК, а также ресертификационных аудитов;

- проводить ознакомительную работу и осуществлять информационное сопровождение в рамках СМК среди внутренних потребителей, территориальных органов ФАС России, иных органов власти и организаций;

- представлять информацию о количестве своевременно устранённых структурными подразделениями несоответствий по итогам внутреннего и внешнего аудитов СМК, а также результатах внутренних аудитов, проведённых в отчётном году;

- обеспечивать актуальность документов СМК, размещённых на внутреннем портале ФАС России и на официальном сайте ФАС России.

5. Группа внутреннего аудита

5.1. Реестр членов группы внутреннего аудита системы менеджмента качества ФАС утверждается руководителем ФАС России на основании предложений главного аудитора и структурных подразделений в соответствии со следующими требованиями:

- наличие высшего образования;

- наличие стажа службы в ФАС России не менее 6 месяцев;

- прохождение внутреннего обучения основам организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества.

5.2. Каждый внутренний аудит проводится аудиторской группой в составе не менее 2 человек, включающей:

- старшего аудитора;

- аудитора.

5.3. Члены аудиторской группы в период проведения внутреннего аудита не освобождаются от исполнения основных функций в соответствии с должностными обязанностями.

6. Обязанности и права участников внутреннего аудита

6.1. Старший аудитор обязан:

- разрабатывать план и чек-лист внутреннего аудита во взаимодействии с членами аудиторской группы;

- организовывать и координировать работу аудиторской группы;

- представлять аудиторскую группу руководителю процесса - руководителю проверяемого структурного подразделения (далее - Руководителю процесса);

- разъяснять цели и методы внутреннего аудита Руководителю процесса;

- информировать Руководителя процесса о ходе внутреннего аудита и выявленных несоответствиях по итогам внутреннего аудита;

- оценивать риски неустранения выявленных несоответствий;

- проводить анализ причин выявленных несоответствий;

- готовить отчёт о результатах внутреннего аудита и предоставлять его Руководителю процесса для руководства в деятельности;

- контролировать выполнение корректирующих и предупреждающих действий по итогам внутреннего аудита.

6.2. Аудитор обязан:

- выполнять установленные процедуры внутреннего аудита в соответствии с планом проведения внутреннего аудита;

- применять методы и инструменты внутреннего аудита;

- собирать и анализировать информацию, необходимую для объективного оценивания системы менеджмента качества;

- вести записи в соответствии с чек-листом;

- разъяснять требования документов СМК служащим проверяемого структурного подразделения.

6.3. Уполномоченный по качеству в структурном подразделении обязан:

- предоставлять аудиторской группе требуемую документацию;

- обеспечивать доступ аудиторов к объектам проверки и условия для её проведения.

6.4. Старший аудитор имеет право:

- распределять работу между членами аудиторской группы;

- запрашивать документы проверяемого структурного подразделения, необходимые для проведения внутреннего аудита;

- получать от Руководителя процесса информацию, подтверждающую выполнение корректирующих и предупреждающих действий.

6.5. Аудитор имеет право:

- знакомиться с документацией, необходимой для проведения внутреннего аудита;

- получать необходимую информацию от служащих проверяемого структурного подразделения;

- запрашивать документы проверяемого структурного подразделения, необходимые для проведения внутреннего аудита.

6.6. Аудиторская группа имеет право прекратить внутренний аудит в случае оказания на неё давления или противодействия со стороны служащих проверяемого структурного подразделения, поставив об этом в известность главного аудитора.

7. Планирование внутреннего аудита

7.1. Внутренние аудиты проводятся в соответствии с Программой проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества (далее - Программа), утверждённой руководителем ФАС России.

Программа составляется главным аудитором с учётом:

- результатов деятельности структурных подразделений за отчётный период;

- результатов предыдущих внешних и внутренних аудитов;

- результатов опроса об удовлетворённости качеством взаимодействия с другими структурными подразделениями ФАС России.

7.2. Программа публикуется на внутреннем портале ФАС России с пометкой "обязательно для прочтения" в срок не позднее 5 рабочих дней с даты её утверждения руководителем ФАС России

7.3. По решению главного аудитора в Программу могут быть внесены изменения, исходя из следующих оснований:

- изменения в организационной структуре центрального аппарата ФАС России;

- внедрения новых или изменения действующих документов СМК;

- необходимости реализации мероприятий по подготовке к внешнему аудиту;

- поступления информации от внутренних и внешних потребителей или контролирующих органов об обнаружении несоответствий в деятельности структурных подразделений;

- иных причин, препятствующих реализации Программы.

8. Подготовка к проведению внутреннего аудита

8.1. Для каждого внутреннего аудита старшим аудитором составляется План его проведения, согласно форме, приведённой в Приложении N 1 к настоящему Положению (далее - План).

8.2. Руководитель процесса ознакамливается с Планом в срок не позднее 3 рабочих дней до начала внутреннего аудита.

8.3. Перед проведением внутреннего аудита члены аудиторской группы обязаны:

- во взаимодействии с главным аудитором подготовить и провести тестирование служащих проверяемого структурного подразделения на знание целей в области качества, закреплённых за данным подразделением;

- ознакомиться с документами, регламентирующими деятельность проверяемого структурного подразделения;

- подготовить чек-листы по критериям проверки объекта проверки, согласно форме, приведённой в Приложении N 2 к настоящему Положению.

9. Проведение внутреннего аудита и анализ собранной в ходе него информации

Проведение внутреннего аудита и анализ собранной в ходе него информации включает:

9.1. Установочное совещание

Установочное совещание по каждому внутреннему аудиту проводится под председательством старшего аудитора с участием членов аудиторской группы, Руководителя процесса, уполномоченного по качеству, а также служащих, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке.

На установочном совещании обсуждаются вопросы, касающиеся:

- плана проверки;

- состава аудиторской группы;

- критериев внутреннего аудита;

- информации относительно области аудита, которая может быть предоставлена структурным подразделением;

- даты проведения заключительного совещания по внутреннему аудиту;

- сроков подготовки и утверждения отчёта о результатах внутреннего аудита;

- порядка проведения повторного внутреннего аудита после устранения причин возможных несоответствий.

9.2. Проверка

Проверка соответствия объекта внутреннего аудита установленным для него критериям включает в себя:

- проверку наличия документов и соответствия их содержания и оформления установленным требованиям согласно критериям внутреннего аудита;

- проверку наличия в структурном подразделении доступа к информационным ресурсам, которые являются обязательными для использования согласно установленному порядку работы;

- проверку надлежащего использования и условий хранения документов;

- опрос руководства и служащих структурного подразделения относительно деятельности подразделения, реализации запланированных мероприятий, достижения целей в области качества;

- анализ отклика внешних и внутренних потребителей относительно деятельности структурного подразделения;

- наблюдение за деятельностью структурного подразделения.

Получение данных в ходе сбора и проверки информации может также осуществляться из внешних источников (средств массовой информации, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет").

В качестве основания для принятия решения о соответствии (несоответствии) деятельности структурного подразделения критериям внутреннего аудита выступает объективная (документально подтверждённая) информация - свидетельства аудита.

Указанная информация оценивается аудитором согласно критериям внутреннего аудита.

На основе полученных данных даётся оценка соответствия или несоответствия объекта проверки критериям внутреннего аудита и возможности улучшения деятельности проверяемого объекта.

Все выявленные наблюдения внутреннего аудита аудиторы фиксируют в чек-листах.

По окончании внутреннего аудита заполненный чек-лист подписывается членами аудиторской группы, Руководителем процесса и уполномоченным по качеству проверяемого структурного подразделения.

9.3. Отчёт о результатах внутреннего аудита

Проект отчёта о результатах внутреннего аудита составляется в срок до 5 рабочих дней с даты окончания внутреннего аудита, согласно форме, приведённой в Приложении N 3 к настоящему Положению и включает в себя:

- перечень несоответствий и предложений по улучшению деятельности;

- частичные соответствия, скорректированные в ходе внутреннего аудита;

- сильные стороны в деятельности структурного подразделения, которые могут быть предложены в качестве примера другим структурным подразделениям;

- сроки выполнения корректирующих действий, направленных на устранение причин выявленных несоответствий, а также сроки выполнения предупреждающих действий (в случае необходимости);

- решение о соответствии деятельности структурного подразделения критериям СМК.

9.4. Итоговое совещание

В целях согласования итогов проведённого внутреннего аудита старший аудитор проводит совещание, участниками которого являются:

- члены аудиторской группы;

- Руководитель процесса;

- уполномоченный по качеству;

- главный аудитор.

На итоговом совещании старший аудитор информирует участников мероприятия о содержании проекта отчёта о результатах внутреннего аудита.

В случае согласия участников совещания с содержанием проекта отчёта, он подписывается:

- членами аудиторской группы;

- Руководителем процесса;

- уполномоченным по качеству;

- главным аудитором.

После указанных действий, внесение изменений в отчёт о результатах проведённого внутреннего аудита не допускается.

9.5. План, чек-лист и отчёт о результатах проведённого внутреннего аудита составляются в двух идентичных экземплярах: один остаётся в проверенном структурном подразделении для разработки плана корректирующих действий по устранению причин несоответствий, организации и проведению корректирующих и предупреждающих мероприятий; второй экземпляр хранится у главного аудитора.

10. Контроль выполнения корректирующих и предупреждающих действий по фактам несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита

10.1. Руководитель проверяемого структурного подразделения проводит совещание по результатам проведённого внутреннего аудита и организует работу вверенного подразделения по:

- устранению выявленных несоответствий (коррекция);

- принятию мер, направленных на предотвращение их возникновения в будущем (корректирующие действия);

- предотвращению потенциальных несоответствий (предупреждающие действия).

10.2. Проверка предпринятых действий по результатам выявленных несоответствий проводится при последующем внутреннем аудите.

Структурное подразделение, ответственное за разработку корректирующих и предупреждающих действий и их реализацию, предоставляет информацию об их выполнении главному аудитору.

10.3. В случаях, когда выявленные в ходе внутреннего аудита несоответствия и причины их появления не были устранены структурным подразделением в установленный срок, либо предпринятые структурным подразделением корректирующие или предупреждающие действия не дали положительных результатов, главный аудитор докладывает о сложившейся ситуации:

- начальнику Управления государственной службы;

- заместителю руководителя ФАС России, курирующему деятельность проверяемого структурного подразделения.

11. Хранение документации внутренних аудитов

Главный аудитор обеспечивает хранение:

- докладов о результатах функционирования системы менеджмента качества центрального аппарата ФАС России;

- реестра членов группы внутреннего аудита системы менеджмента качества ФАС России;

- программы проведения внутренних аудитов структурных подразделений;

- планов проведённых внутренних аудитов;

- заполненных чек-листов;

- отчётов о результатах проведённых внутренних аудитов;

- материалов внешних инспекционных контролей и ресертификационных аудитов системы менеджмента центрального аппарата ФАС России.

12. Премирование аудиторов

12.1. Ежеквартально главный аудитор направляет в Контрольно-финансовое управление согласованный с начальником Управления государственной службы и курирующим заместителем руководителя ФАС России список членов группы внутреннего аудита, выполнявших проверки в истекшем квартале, для премирования за выполнение проверок.

Размер премии для старшего аудитора проверки составляет 6000 рублей, для аудитора - 5000 рублей.

12.2. Ежегодно в канун Всемирного дня качества (второй четверг ноября) Управление государственной службы по представлению главного аудитора направляет руководителю ФАС России список членов группы внутреннего аудита, предлагаемых к награждению ведомственными знаками отличия ФАС России за высокие показатели продуктивности и качества работы по проведению внутренних аудитов системы менеджмента качества в структурных подразделениях.

Старший аудитор

И.О. Фамилия

Аудитор

И.О. Фамилия

Согласовано:

Начальник управления

И.О. Фамилия

Уполномоченный по качеству

И.О. Фамилия

Главный аудитор ФАС России

И.О. Фамилия

Старший аудитор

И.О. Фамилия

Аудитор

И.О. Фамилия

Аудитор

И.О. Фамилия

Согласовано:

Начальник управления

И.О. Фамилия

Уполномоченный по качеству

И.О. Фамилия

Главный аудитор ФАС России

И.О. Фамилия

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником