Приложение. Положение об Архивном управлении Администрации города Челябинска

Приложение
к распоряжению Администрации города
от 10 декабря 2021 г. N 14003

Положение
об Архивном управлении Администрации города Челябинска

I. Общие положения

1. Настоящее Положение об Архивном управлении Администрации города Челябинска (далее - Положение) определяет задачи и функции Архивного управления Администрации города Челябинска (далее - Управление), закрепляет его ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на территории муниципального образования города Челябинск (далее - города Челябинска).

2. Управление образовано в соответствии с решением Челябинской городской Думы от 17.12.2019 N 5/4 "Об утверждении структуры Администрации города Челябинска" (в ред. от 31.08.2021 N 21/11) в целях исполнения функции муниципального архива города Челябинска (далее - муниципальный архив) и осуществления полномочий Администрации города Челябинска (далее - Администрация города) в сфере архивного дела на территории города Челябинска.

Управление является структурным подразделением аппарата Администрации города без статуса юридического лица, выступает правопреемником Архивного отдела Администрации города Челябинска. Координирует и контролирует деятельность Управления заместитель Главы города, руководитель аппарата Администрации города в пределах полномочий, установленных правовыми актами Администрации города.

Управление входит в систему архивных учреждений Челябинской области, возглавляемую Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области (далее - Государственный комитет).

3. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской области в сфере архивного дела (далее - архивное законодательство), а также принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Государственного комитета, Уставом города Челябинска, Положением об организации архивного дела на территории города Челябинска, утвержденным постановлением Администрации города от 03.07.2018 N 274-п, иными муниципальными правовыми актами города Челябинска, перспективными и текущими планами развития архивного дела на территории города Челябинска, Регламентом Администрации города, настоящим Положением.

4. Структура и штатная численность Управления утверждаются правовым актом должностного лица местного самоуправления Администрации города.

В структуру Управления входят следующие подразделения:

1) отдел комплектования, учета и обеспечения сохранности архивных документов;

2) отдел исполнения запросов и справочно-информационной работы.

В штате Управления имеются должности муниципальной службы, должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющие техническое обеспечение деятельности аппарата и органов Администрации города, а также работники, занятые обслуживанием органов местного самоуправления города Челябинска.

5. Администрация города обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов (далее - архивные документы), предоставляет здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников Управления.

При принятии решения о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен муниципальный архив, Администрация города обязана предоставить Управлению здание и (или) помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов. Размещение муниципального архива в приспособленном здании (помещении) допускается только после его обследования с участием представителей Управления.

Дополнительными источниками финансирования Управления могут быть субвенции из бюджета Челябинской области на осуществление переданных Администрации города отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из бюджета Российской Федерации или Челябинской области, направленные для реализации федеральных или областных целевых программ по архивному делу.

6. Реорганизация или ликвидация Управления осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

При реорганизации или ликвидации Управления архивные документы, хранящиеся в муниципальном архиве, передаются правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные документы передаются на хранение в Государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области" в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7. Управление осуществляет свою деятельность от имени Администрации города в пределах своей компетенции.

Для осуществления своей деятельности Управление пользуется печатью и бланками установленного образца с указанием своего наименования, и изображением герба города Челябинска, использует в работе другие печати и штампы с указанием своего наименования, электронную цифровую подпись.

8. Почтовый адрес Управления: ул. Калинина, д. 30, г. Челябинск, 454084.

9. Настоящее Положение утверждается правовым актом Администрации города. Положение может дополняться и изменяться в зависимости от изменения основных задач и функций Управления. Внесение изменений и дополнений в Положение, равно как и его отмена, осуществляется в том же порядке, что и его принятие.

10. В настоящем Положении используются термины и определения, применяемые в федеральных законах от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

II. Задачи Управления

11. Основными задачами Управления являются:

1) реализация в пределах своей компетенции полномочий Администрации города по решению вопросов местного значения в сфере архивного дела на территории города Челябинска;

2) обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Челябинска, а также организаций, учреждений и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности (далее - организации), действующими на территории города Челябинска;

3) исполнение функции муниципального архива по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов в соответствии с требованиями архивного законодательства;

4) информационное обеспечение органов местного самоуправления города Челябинска, обеспечение условий для всестороннего использования архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5) реализация отдельных государственных полномочий, переданных Законом Челябинской области от 27.10.2005 N 416-ЗО "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области".

III. Функции Управления

12. В рамках решения основных задач Управление осуществляет следующие функции:

1) определение на территории города Челябинска единой политики в сфере архивного дела:

- разработка и обеспечение реализации перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в городе Челябинске;

- формирование единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

- подготовка проектов правовых актов Администрации города в рамках полномочий Управления;

- контроль за соблюдением архивного законодательства;

2) подготовка методических документов (пособий), проведение семинаров и совещаний по вопросам делопроизводства и архивного дела;

3) оказание организациям и гражданам методической помощи по вопросам:

- организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

- экспертизы и отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовки их к передаче на постоянное хранение;

- упорядочения документов, в том числе по личному составу;

- ведения учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- подготовки нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций;

4) осуществление хранения в муниципальном архиве архивных документов, в том числе:

- документов, являющихся муниципальной собственностью города Челябинска и входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- документов, являющихся государственной собственностью Челябинской области и находящихся на территории города Челябинска, в рамках реализации переданных Администрации города отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела;

- документов юридических и физических лиц, переданных в соответствии с требованиями архивного законодательства в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории города Челябинска;

- фотодокументов, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды муниципального архива;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности Управления;

5) соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов на различных видах носителей;

6) обеспечение защиты информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и информационной системе муниципального архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

7) проведение плановых и внеплановых проверок наличия и состояния архивных документов;

8) проведение физико-химической и технической обработки архивных документов (дезинфекция, дезинсекция, реставрация, переплет, обеспыливание и другое);

9) создание электронного фонда пользования путем оцифровки архивных документов постоянного хранения, размещение его в информационной системе муниципального архива;

10) ведение учета архивных документов, в том числе автоматизированного, с использованием государственной информационной системы "Архивный фонд", в соответствии с установленным порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

11) проведение экспертизы ценности по истечении сроков временного хранения архивных документов в муниципальном архиве, в том числе документов по личному составу, поступивших от ликвидированных организаций, в том числе:

- проведение отбора на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации;

- выделение к уничтожению и утилизация архивных документов, не подлежащих хранению;

12) комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Челябинска, в том числе:

- составление списка организаций - источников комплектования Управления (далее - источники комплектования), представление его для согласования Экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета (далее - ЭПК) и дальнейшего утверждения в Администрацию города, проведение систематической работы по внесению изменений в список источников комплектования;

- ведение наблюдательных дел источников комплектования;

- организационно-методическое руководство деятельностью архивов источников комплектования, а также организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления города Челябинска и внутригородских районов города Челябинска, муниципальных организаций;

- участие в работе экспертных комиссий источников комплектования;

- рассмотрение и подготовка к утверждению ЭПК описей дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования;

- прием на постоянное хранение в муниципальный архив документов Архивного форда Российской Федерации от источников комплектования по истечении установленных сроков их временного хранения в организации;

- подготовка к согласованию ЭПК описей дел по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству источников комплектования, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, об утрате документов в источниках комплектования;

- рассмотрение и согласование экспертно-методической комиссией Управления положений об архивах, экспертных комиссиях источников комплектования;

- проведение в источниках комплектования проверок соблюдения требований архивного законодательства, наличия и состояния архивных документов, в том числе документов по личному составу;

- внесение предложений по улучшению работы архивов, экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве источников комплектования;

13) прием на хранение в муниципальный архив документов:

- по личному составу при ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории города Челябинска, в том числе заключение от имени Администрации города договоров с ликвидационными комиссиями (ликвидаторами) или конкурсными управляющими;

- личного происхождения, в том числе заключение от имени Администрации города договоров с гражданами;

14) реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области, переданных на хранение в муниципальный архив;

15) внесение на рассмотрение руководства Администрации города предложений о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Челябинска, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в соответствии с законодательством об архивном деле;

16) создание, поддержание в актуальном состоянии и совершенствование системы справочно-поисковых средств муниципального архива, включающей обязательные (описи дел, краткий справочник по фондам) и вспомогательные (каталоги, реестры, базы данных и другое) архивные справочники;

17) размещение информации о составе научно-справочного аппарата к архивным документам в читальном зале, а также на сайте муниципального архива в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сайт муниципального архива);

18) предоставление муниципальных и переданных государственных услуг в сфере архивного дела (далее - услуги), в том числе:

- организация приема запросов пользователей и направление ответов по результатам их исполнения непосредственно в муниципальном архиве, по почте, с использованием сайта муниципального архива;

- организация приема запросов пользователей и направление ответов по результатам их исполнения защищенными каналами связи с использованием шифровальных (криптографических) средств, информационно-телекоммуникационным системам и сетям связи непосредственно в отделения Пенсионного фонда Российской Федерации и через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (при условии заключения соглашения о взаимодействии);

- исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов на основе принятых на хранение архивных документов;

- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем и другое;

- организация работы пользователей в читальных залах по изучению архивных документов, справочно-поисковых средств к ним, ведение личных дел пользователей, журнала учета посещений читального зала пользователями;

- проведение мониторинга качества предоставления услуг;

19)  проведение, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, информационных мероприятий: конференций, круглых столов, презентаций, экскурсий, лекций, встреч с общественностью, дней открытых дверей, уроков и другое.

20) популяризация архивных документов в средствах массовой информации, подготовка публикаций по архивным документам;

21) ведение календаря знаменательных и памятных дат, предоставление информации об юбилейных датах источников комплектования в Государственный комитет и Администрацию города;

22) подготовка и своевременная актуализация информации на официальном сайте Администрации города, сайте муниципального архива по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

23) предоставление в Государственный комитет отчетов о работе Управления, в том числе:

- отчета о выполнении основных направлений развития архивного дела на территории города Челябинска;

- учетных сведений об объеме архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве и в источниках комплектования;

- сведений о составе и объеме архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области;

- статистической информации о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;

- других отчетов по деятельности Управления;

24) предоставление в Администрацию города отчетов по направлениям деятельности Управления;

25) проведение приема граждан и организаций, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

26) организация мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнение мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности, а также антитеррористической защищенности муниципального архива;

27) осуществление иных функций, предусмотренных муниципальными правовыми актами города Челябинска в пределах своей компетенции.

IV. Права Управления

13. Управление для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

1) представлять Администрацию города по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

2) запрашивать и получать от источников комплектования необходимые документы и сведения о состоянии архива организации, организации документов в делопроизводстве;

3) осуществлять контроль, давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию Управления, информировать руководителей источников комплектования о состоянии работы архива организации и организации документов в делопроизводстве;

4) информировать руководство Администрации города о фактах нарушения архивного законодательства со стороны руководителей и должностных лиц источников комплектования, ставить вопросы перед органами государственной власти Российской Федерации, органами местного самоуправления города Челябинска и правоохранительными органами о привлечении их к ответственности за нарушение архивного законодательства;

5) принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией города по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве, входить в состав и участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования;

6) иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;

7) проводить анализ состояния архивного дела на территории города Челябинска, вносить на рассмотрение руководства Администрации города и Государственного комитета предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве организаций;

8) участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов, касающихся архивного дела и делопроизводства, готовить по данным вопросам проекты распорядительных документов, выступать с инициативой по подготовке муниципальных правовых актов города Челябинска и иных документов, относящихся к компетенции Управления;

9) заключать от имени Администрации города договоры с физическими лицами и ликвидированными организациями по передаче документов на хранение;

10)  создавать совещательные коллегиальные органы и рабочие группы для решения вопросов, отнесенных к компетенции Управления;

11) заверять, в том числе электронной подписью, архивные справки и копии, выписки архивных документов, а также запросы, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления города Челябинска, иные организации, подведомственные государственным органам, органам местного самоуправления, участвующие в предоставлении услуг, в рамках компетенции Управления;

12) при осуществлении переданных государственных полномочий по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области:

- на получение и использование финансового обеспечения государственных полномочий за счет предоставляемых бюджету города Челябинска субвенций из бюджета Челябинской области;

- получение соответствующих разъяснений от Государственного комитета по вопросам осуществления отдельных переданных государственных полномочий;

- дополнительное использование собственных материальных ресурсов;

13) запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

14) на доступ и обработку персональных данных, связанных с выполнением возложенных на Управление задач и функций;

15) использовать в работе печать и бланки с указанием своего наименования и изображением герба города Челябинска, электронную подпись должностных лиц Управления в рамках информационного электронного взаимодействия и в порядке, установленном правовым актом Администрации города;

16) вести служебную переписку по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

17) осуществлять иные полномочия в соответствии с задачами и функциями Управления, не противоречащие законодательству Российской Федерации.

V. Руководство Управлением

14. Деятельностью Управления руководит начальник Управления на принципах единоначалия.

15. Начальник Управления назначается на должность и освобождается от должности Главой города Челябинска по представлению заместителя Главы города, руководителя аппарата Администрации города в порядке, установленном Администрацией города.

Начальник Управления непосредственно подчиняется заместителю Главы города, руководителю аппарата Администрации города, а в период его временного отсутствия - уполномоченному должностному лицу, назначенному в порядке, установленном Администрацией города.

16. В период временного отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном Администрацией города порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

17. Начальник Управления осуществляет организацию работы согласно возложенным на Управление задачам и функциям. Должностные обязанности, права и ответственность начальника Управления закрепляются в должностной инструкции и утверждаются Главой города Челябинска в установленном порядке.

18. При смене начальника Управления прием-передача архивных документов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители Администрации города и Государственного комитета. Акт приема-передачи при смене руководителя муниципального архива утверждается Администрацией города и предоставляется в Государственный комитет.

VI. Взаимоотношения

19. Управление для решения возложенных на него задач и функций взаимодействует:

1) с Государственным комитетом, делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования;

2) должностными лицами и структурными подразделениями органов местного самоуправления города Челябинска и внутригородских районов города Челябинска;

3) отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации, территориальными органами Областного государственного автономного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Челябинской области", территориальными органами Федеральной налоговой службы Российской Федерации и другими организациями;

4) организациями, действующими на территории города Челябинска, а также гражданами по вопросам комплектования, хранения и использования архивных документов на основании договоров.

VII. Ответственность

20. Управление в лице начальника Управления осуществляет свою деятельность от имени Администрации города в пределах своей компетенции и несет дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность:

1) за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на территории города Челябинска;

2) невыполнение, несвоевременное и (или) ненадлежащее выполнение возложенных на Управление задач и функций;

3) состояние материально-технической базы Управления;

4) разглашение сведений, в том числе персональных данных, полученных при исполнении работниками Управления своих должностных обязанностей;

5) нарушение порядка хранения и применения электронной подписи, предусмотренного законодательством Российской Федерации о правилах работы с электронной подписью и средствами криптографической защиты;

6) несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской области о муниципальной службе.

21. Работники Управления несут ответственность за неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение возложенных на них трудовых обязанностей в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о муниципальной службе и должностными инструкциями.

22. Проверка деятельности Управления осуществляется заместителем Главы города, руководителем аппарата Администрации города путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками должностных обязанностей и функций, определенных настоящим Положением и должностными инструкциями работников Управления в установленном порядке.