Приложение. Регламент подключения к подсистемам информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области", обеспечивающим ведение бюджетного (бухгалтерского) учета

УТВЕРЖДЕН
приказом комитета финансов
Ленинградской области
от 17.12.2021 N 18-02/12-43
(приложение)

Регламент
подключения к подсистемам информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области", обеспечивающим ведение бюджетного (бухгалтерского) учета

1. Общие положения

1.1. Регламент подключения к подсистемам информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области", обеспечивающим ведение бюджетного (бухгалтерского) учета (далее - Регламент, ИС УБП), разработан в целях осуществления Комитетом финансов Ленинградской области правомочий обладателя информации, содержащейся в указанных подсистемах ИС УБП, и функций оператора ИС УБП.

1.2. Регламент определяет организационные, технические и правовые условия подключения к подсистемам ИС УБП, обеспечивающим ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, в части, не урегулированной Положением о подсистеме бюджетного учета учреждений, подсистеме оплаты труда и подсистеме информационного взаимодействия информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области", утвержденным постановлением Правительства Ленинградской области от 07 сентября 2020 года N 612.

1.3. Термины, сокращения и определения

Термин, сокращение	Определение
АРМ	Автоматизированное рабочее место пользователя организации
БД	База данных
ГУ ЛО	Государственные учреждения Ленинградской области: казенные (ГКУ), бюджетные (ГБУ), автономные (ГАУ)
ЕСПД	Единая сеть передачи данных Администрации Ленинградской области
Инцидент	Событие в процессе функционирования ИС УБП прямо, косвенно или потенциально, ведущее к остановке рабочих процессов в ИС УБП или негативно отражающееся на качестве функционирования ИС УБП
ИС УБП	Информационная система "Управление бюджетным процессом Ленинградской области"
ИС	Информационные системы
ИТ	Информационные технологии
ЛБД	Локальная БД - структурированные информационные ресурсы в любой форме представления, содержащие данные учета Организации до перехода на ПОВБУ
Локальные ПП	ПП, используемые Организацией до перехода на ПОВБУ для ведения бюджетного учета и учета оплаты труда
ОИВ ЛО	Орган исполнительной власти Ленинградской области
Оператор ИС УБП	Комитет финансов Ленинградской области
Организации	ОИВ ЛО и ГУ ЛО
Ответственное лицо организации	Сотрудник Организации, ответственный за взаимодействие с Уполномоченным лицом и Оператором ИС УБП
ПБУУ	Подсистема бюджетного учета учреждений ИС УБП
Перенос учетных данных	Процесс преобразование данных из одной структуры хранения в другую, с сохранением основного логически-структурного содержания информации
ПИВ	Подсистема информационного взаимодействия ИС УБП
План подключения	План подключения Организации к ПОВБУ, утвержденный Оператором ИС УБП
ПОТ	Подсистема оплаты труда ИС УБП
ПОВБУ	Подсистемы ИС УБП, обеспечивающие ведение бюджетного (бухгалтерского) учета в составе ПБУУ, ПОТ, ПИВ
Пользователь ПОВБУ	Лицо, участвующее в функционировании ПОВБУ или использующее результаты функционирования ПОВБУ
Пользователь организации	Сотрудник Организации, которому предоставлены права Пользователя ПОВБУ
ПП	Программный продукт
Сайт оператора ИС УБП	Официальный сайт комитета финансов Ленинградской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" www.finance.lenobl.ru
Уполномоченное лицо	Согласованное Оператором ИС УБП лицо, выполняющее работы по обеспечению процесса перехода Организации на работу в ПОВБУ
ЦОД	Центр обработки данных

1.4. Условия подключения Организации к ПОВБУ

Условия, необходимые для подключения Организации к ПОВБУ, носят организационный, технический и правовой характер.

1.4.1. Организационные условия, необходимые для подключения Организации к ПОВБУ:

1) включение Организации в План подключения;

2) определение ответственных лиц Организации из числа сотрудников бухгалтерской службы или ИТ специалистов для взаимодействия с Уполномоченным лицом для успешного подключения Организации к ПОВБУ;

3) обеспечение необходимого уровня подготовки Пользователей организации для работы в ПОВБУ.

1.4.2. Технические условия, необходимые для подключения Организации к ПОВБУ:

1) выделение оператором ЕСПД необходимых вычислительных мощностей в ЦОД для развития ПОВБУ на основании запроса Оператора ИС УБП;

2) подключение Организации к ЕСПД в соответствии с правилами присоединения к ЕСПД, установленными Правительством Ленинградской области;

3) обеспечение соответствия АРМ Пользователей ПОВБУ программно-аппаратным требованиям к ПОВБУ и требованиям к защите информации в ПОВБУ. Программно-аппаратные требования к АРМ размещены на Сайте оператора ИС УБП. Меры по защите информации в ИС УБП размещены на Сайте Комитета цифрового развития Ленинградской области.

4) выполнение Организацией действующих правил разграничения доступа к государственным информационным ресурсам и государственным ИС Ленинградской области в части доступа к ПОВБУ.

1.4.3. Правовые условия, необходимые для подключения Организации к ПОВБУ:

1) подтверждение факта выполнения мер по защите информации в ИС УБП применительно к подключаемым АРМ;

2) предоставление Организации согласованного Оператором ИС УБП перечня Уполномоченных лиц, имеющих право осуществлять работы необходимые для подключения Организаций, входящих в План подключения, к ПОВБУ.

2. Порядок перевода Организации на использование ПОВБУ

Перевод Организации на использование ПОВБУ осуществляется Уполномоченным лицом в соответствии с Планом подключения. Основные этапы перевода Организаций на использование ПОВБУ приведены на схеме в Приложении 1 к Регламенту.

2.1. Проверка готовности АРМ и каналов связи

Организация обязана до начала работ по переводу обеспечить выполнение технических условий перевода.

Уполномоченное лицо обязано убедиться в технической готовности АРМ на соответствие программно-аппаратным требованиям. В случае выявления несоответствия отдельных АРМ программно-аппаратным требованиям, Ответственное лицо организации принимает меры к устранению недостатков. АРМ, соответствующие программно-аппаратным требованиям, подключаются к ПОВБУ.

В случае выявления отсутствия подключения к ЕСПД, Уполномоченное лицо приостанавливает работы по переводу Организации в ПОВБУ и в течение 8 рабочих часов извещает об этом Оператора ИС УБП.

Организация обязана устранить несоответствия программно-аппаратным требованиям отдельных АРМ, предназначенных для использования в работе в ПОВБУ, в течение 5 рабочих дней и уведомить Оператора ИС УБП об устранении несоответствии.

Оператор ИС УБП уведомляет Уполномоченное лицо о возможности продолжения работ по переносу ЛБД в ПОВБУ.

2.2. Передача ЛБД для переноса в ПОВБУ

ЛБД передается Уполномоченному лицу с использованием защищенного канала связи.

Ответственное лицо организации переходит по ссылке https://komfin.ssl.lenreg.ru/upload/, далее при помощи кнопки "Выбрать файл" прикрепляет файл ЛБД для загрузки и нажимает кнопку "Загрузить".

Требования к загружаемому файлу:

- имя файла не должно содержать пробелов, символов, нечитаемых символов, точек, тире и прочих знаков препинания;

- к загрузке принимаются только файлы с расширением .dt и .zip;

- имя файла должно быть уникальным и содержать краткое наименование организации и ИНН организации.

Например, "ЛОГАУБокситогорскийКЦСОНИНН4701004642".

В случае, если требования к файлу не выполнены, то его загрузка невозможна.

Рекомендации: Загрузка файла может занимать до 2 часов из-за особенностей работы закрытого контура сети интернет. Для загрузки рекомендуется браузер Google Chrome.

Рекомендуется перед загрузкой удалить кэш и куки браузера. Запрещено прерывать соединение до получения сообщения об успешной загрузке.

По окончании загрузки Ответственное лицо организации получает сообщение об успешном ее завершении.

В исключительном случае ЛБД может быть передана при очном визите сотрудника Уполномоченного лица.

2.3. Анализ ЛБД и организация технической возможности автоматизированного переноса данных

Порядок определения готовности Локального ПП к переносу в ПОВБУ производится по участкам учета и состоит из следующих мероприятий:

1) уточнение платформы и версии Локальных ПП;

2) в случае, если Локальные ПП используют платформу, однородную платформе ПОВБУ, выполняется технологический анализ данных бюджетного учета Организации;

3) в случае, если Локальные ПП используют платформу, однородную платформе ПОВБУ, выполняется перевод ЛБД на версию, соответствующую ПОВБУ на дату перевода ЛБД в ПОВБУ;

4) в случае, если Локальные ПП используют платформу, разнородную платформе ПОВБУ, выполняется техническая подготовка к автоматизированному переносу данных в ПОВБУ;

5) в случае невозможности формирования исходных данных для загрузки в ПОВБУ в машиночитаемом виде, техническая подготовка к автоматизированному переносу данных в ПОВБУ не может быть выполнена, данные должны быть внесены в ПОВБУ вручную.

2.3.1. Технологический анализ учетных данных Организаций

Уполномоченное лицо не позднее даты, установленной для Организации в Плане подключения, получает копию ЛБД, проверяет учетные данные в ЛБД на наличие ошибок штатными инструментами, предусмотренными разработчиком Локального ПП.

При выявлении критичных ошибок в Локальном ПП, препятствующих переносу данных из Локального ПП в ПОВБУ, Уполномоченное лицо дает рекомендации Ответственному лицу организации по их устранению и согласовывает срок готовности к переводу в ПОВБУ в пределах общего срока по Плану подключения.

Критичными ошибками Локального ПП считаются ошибки, которые могут повлечь ошибки переноса или потерю данных при загрузке данных из Локального ПП в ПОВБУ.

При выявлении в Локальном ПП некритичных ошибок, позволяющих провести перенос учетных данных Локального ПП в ПОВБУ штатными инструментами производителя Локального ПП и не препятствующих автоматизированному ведению учета в Локальном ПП, Уполномоченное лицо обращает внимание Ответственного лица организации на их наличие и согласовывает срок готовности к переводу в ПОВБУ в пределах общего срока по Плану подключения.

2.3.1.1. Ошибки в ЛБД бюджетного учета, работающей на Локальном ПП однородном с платформой ПОВБУ

Критичные ошибки:

1) отсутствие входящих остатков;

2) дубли счетов в едином плане счетов бухгалтерского учета;

3) дубли регламентированной бухгалтерской отчетности;

4) незаполненный либо неактуальный справочник ОКОФ;

5) несоответствие входящих остатков регламентированной бухгалтерской отчетности (остатки по счетам не соответствуют остаткам в формах 0503130, 0503730, 0503169, 0503769, 0503168, 0503768);

6) ошибки учета;

7) расхождения бухгалтерских данных и прочих регистров содержащих данные по учету основных средств;

8) прочие ошибки отраслевых особенностей учета.

2.3.1.2. Ошибки в ЛБД кадрового учета и расчета заработной платы

Критичные ошибки:

1) наличие в Локальном ПП двух организаций.

Некритичные ошибки:

1) отсутствие расчетных данных за текущий год;

2) наличие данных для расчета среднего (ФСС) - не заполнены статьи финансирования и КОСГУ;

3) наличие данных для расчета среднего (общий) - не заполнены статьи финансирования и КОСГУ;

4) наличие данных для расчета среднего (общий) - нет данных за какой-либо месяц за текущем или прошлом году в регистре накопления "Данные о времени для расчета среднего (общий)" и/или "Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)". Это может повлиять на некорректный расчет отпусков, командировок, оплаты по среднему в организации;

5) наличие дублей физических лиц - при наличии задвоенных физических лиц будет неправильно вестись учет и отчетность в органы;

6) отсутствие дат приема на работу и ставок у сотрудников;

7) нарушения кадровой истории.

В случае, если выявленные некритичные ошибки учета не устранены в согласованный с Организацией срок, либо не внесены изменения в План подключения, Уполномоченное лицо переносит данные Организации в ПОВБУ в существующем виде, обратив внимание Ответственного лица организации, на исправления, которые необходимо внести в данные Организации при работе в ПОВБУ.

В случае, если выявленные критичные ошибки учета не устранены в согласованный с Организацией срок, либо не внесены изменения в План подключения, Уполномоченное лицо приостанавливает работы по переводу Организации в ПОВБУ и в течение суток извещает об этом Оператора ИС УБП.

В случае, если плановые сроки подключения к ПОВБУ невозможно соблюсти по объективным причинам, Организация направляет письмо-уведомление Оператору ИС УБП с описанием этих причин.

В случае, если устранить недостатки не удается в течение 5-ти рабочих дней, принимается решение о возобновлении Организацией учета в Локальном ПП и согласовываются новые даты перевода Организации в ПОВБУ.

2.3.2. Локальный ПП должен быть приведен в соответствие с действующими на момент перевода версиями ПОВБУ силами Уполномоченного лица.

2.3.3. Подготовка к автоматическому переносу данных из Локального ПП выполняется силами Уполномоченного лица в сроки, обеспечивающие выполнение плана переноса при наличии технической возможности переноса.

2.4. Перенос данных из Локального ПП в ПОВБУ

Перенос данных из Локального ПП в ПОВБУ и подключение Пользователей организации предусматривает проведение следующих мероприятий:

1) формирование учетных записей Пользователей организации для работы в ПОВБУ;

2) размещение учетных данных Локального ПП в ПОВБУ.

2.4.1. Формирование учетных записей Пользователей организации

Для работы в ПОВБУ Пользователям организации предоставляется доступ в соответствии с их ролями, которые указаны в шаблоне заявки, предоставляемой Организации сотрудником Уполномоченного лица в электронном виде при согласовании даты передачи ЛБД.

Для этого Ответственное лицо организации не позднее 5 (пяти) рабочих дней до планируемой даты переноса данных из Локального ПП в ПОВБУ направляет Уполномоченному лицу заявку по форме, приведенной в Приложении 2 к Регламенту. Заявка подписывается Ответственным лицом организации, скан-копия заявки и файл в машиночитаемом формате таблицы Excel направляются Уполномоченному лицу по электронной почте.

2.4.2. Размещение учетных данных в ПОВБУ

В соответствии с Планом подключения в согласованный с Организацией день Уполномоченное лицо во взаимодействии с Ответственным лицом организации выполняет следующие действия:

1) информирует Организацию о запрете на регистрацию новых учетных данных в Локальном ПП на весь период переноса в ПОВБУ;

2) в случае наличия технической возможности формирует из Локального ПП отчеты для фиксации контрольных цифр по переносимому участку учета (экземпляр отчетов с контрольными цифрами передается Уполномоченному лицу в электронном виде или на бумажном носителе).

Перенос данных в ИС УБП из копии переносимой базы может составлять до 4 рабочих дней.

В случае невозможности осуществить перенос данных в установленные сроки принимается решение о возобновлении ведения учета в Локальном ПП. Уполномоченным лицом согласовываются с Ответственным лицом организации новые даты переноса данных в ПОВБУ, в пределах общих сроков, установленных Планом подключения.

Перенос ЛБД по участку бюджетного (бухгалтерского) учета Организации осуществляется на 1 января 2021 года, а также ЛБД, сформированной с 1 января 2021 года по дату переноса ЛБД. ЛБД в части документов и операций, отраженных в Локальном ПП до 2021 года, переносятся в виде сформированных остатков, документы и операции текущего года переносятся документами и операциями.

В случае если в процессе проверки полноты переноса всех хозяйственных операций и документов сплошным способом было выявлено отсутствие какого-либо документа (хозяйственной операции), Организация обязана отразить их в ПОВБУ. При обнаружении каких-либо ошибок в учете, ЛБД, содержащая ошибку, переносу не подлежит.

В случае отсутствия технической возможности для автоматизированного переноса данных из Локального ПП в ПОВБУ (отсутствие исходных данных в машиночитаемом формате), данные за текущий отчетный период вносятся пользователями ПОВБУ вручную после развертывания структуры базы данных в ПОВБУ.

В случае отсутствия технической возможности для автоматизированного переноса данных из Локального ПП в ПОВБУ, фактом перевода учета в ПОВБУ принимается факт разворачивания структуры базы данных в ПОВБУ и заполнение данных об Организации.

2.5. Предоставление доступа в ПОВБУ

Уполномоченное лицо предоставляет логины и пароли Пользователей организации, указанных в заявке, Ответственному лицу организации не позднее даты фактического переноса данных в ПОВБУ.

Внесение изменений в список прав доступа Пользователей организации оформляется подачей новой заявки.

2.6. Проверка перенесенных данных и оформление протокола подключения к ИС УБП

По завершении размещения данных в ПОВБУ Уполномоченное лицо при необходимости оказывает помощь персоналу Организаций при входе в ПОВБУ с АРМ и проверяет результаты выполнения входа, инструктирует Пользователей организации по особенностям выполненных вариантов входа в ПОВБУ, предоставляет необходимую эксплуатационную документацию на ПОВБУ в электронном виде.

Оказание помощи персоналу проверяемой Организации осуществляется по телефону службы технической поддержки, опубликованному на Сайте Оператора ИС УБП, в соответствии с Регламентом технической поддержки.

Уполномоченное лицо во взаимодействии с Ответственным лицом организации формирует в ПОВБУ отчеты, аналогичные ранее сформированным в Локальном ПП, и производит проверку контрольных цифр не позднее, чем через 3 рабочих дня после предоставления доступа Ответственному лицу организации в ПОВБУ. При отсутствии расхождений считается, что перенос данных осуществлен корректно, и сотрудники Организации продолжают ведение учета в ПОВБУ, начиная с даты получения ЛБД для перевода в ПОВБУ Уполномоченным лицом.

При наличии расхождений в контрольных цифрах отчетов принимаются меры по выяснению причин расхождений и их устранению.

В случае, если устранить недостатки не удается в течение 2-х рабочих дней и при невозможности спланировать работу по устранению недостатков, Уполномоченное лицо совместно с Ответственным лицом организации принимает решение о возобновлении учета в Локальном ПП до устранения ошибок ведения учета Организацией. Данное решение фиксируется совместным письмом в адрес Оператора ИС УБП. Новые даты подключения Организации к ПОВБУ согласовываются с Оператором ИС УБП после устранения Организацией ошибок, но не позднее 14 дней с даты выявления ошибок.

По завершению проверки Организация подписывает технические акты проверки корректности перенесенных данных, приведенные в Приложении 3 и 4 к Регламенту.

2.6.1. Перечень данных для проверки корректности переноса

Перечень данных по участку бюджетный (бухгалтерский) учет:

1) оборотно-сальдовая ведомость в разрезе КФО, КПС за 2021 год;

2) оборотно-сальдовые ведомости по каждому счету, за 2021 год, по субсчетам с группировкой по всем аналитикам счета, с обязательной настройкой развернутого сальдо по активно-пассивным счетам;

3) ведомость остатков ОС, НМА, НПА;

4) Журналы операций;

5) Главная книга;

6) иная информация, которые влияют на формирование и сдачу бюджетной бухгалтерской отчетности.

Перечень данных, которые могут быть дополнительно сверены независимо от типа ПП:

1) регламентированные отчеты, в случае их наличия:

- ф. 0503730, справка 0503730 (ф. 0503130, справка 0503 130) на 01.01.2021;

- ф. 0503768 (ф. 0503168) на 01.01.2021 по состоянию на дату квартальной отчетности, представленной последней по сроку, предшествовавшему дате переноса ЛБД;

- ф. 0503769 (ф. 0503169) на 01.01.2021 по состоянию на дату квартальной отчетности, представленной последней по сроку, предшествовавшему дате переноса ЛБД;

- ф. 0503125 (ежемесячная);

- ф. 0503178 на 01.01.2021 по состоянию на дату квартальной отчетности, представленной последней по сроку, предшествовавшему дате переноса ЛБД;

- ф. 0503121, 0503123, ф. 0503127, ф. 0503128 на 01.01.2021 по состоянию на дату квартальной отчетности, представленной последней по сроку, предшествовавшему дате переноса ЛБД.

2) список сотрудников, личные данные сотрудников (выборочно 5 - 10 сотрудников);

3) штатная расстановка (выборочно 5-10 сотрудников);

4) справочник графиков работы сотрудников;

5) средний заработок для оплаты листов временной нетрудоспособности (проверка выборочно 5-10 человек);

6) средний заработок для оплаты отпусков, распределение отпусков по источникам финансирования (проверка выборочно 5-10 человек);

7) иная информация, отражающая отраслевые особенности ведения учета.

2.6.2. Оформление протокола подключения к ПОВБУ

По результатам переноса данных и подключения пользователей оформляется протокол по форме, приведенной в Приложении 5 к Регламенту. Протокол оформляется в 4 экземплярах, один из которых хранится в организации, остальные передаются Уполномоченному лицу.

Протокол подключения к ПОВБУ подтверждает следующее:

1) данные ЛБД перенесены корректно;

2) доступы Пользователям организации предоставлены и проверены.

Протокол (протоколы) подключения Организации к ПОВБУ следует подписывать только после осуществления проверки наличия всех технических настроек, полномасштабной сверки всех перенесенных данных, и после устранения всех несоответствий и обнаруженных ошибок.

Руководитель Организации несет ответственность за своевременность и полноту размещения информации в ПОВБУ с момента подключения Организации к ПОВБУ и переноса ЛБД.