Приложение. Изменения, вносимые в Регламент функционирования и использования государственной информационной системы общего пользования "Интернет-портал архивной службы Ярославской области"

Приложение
к постановлению
Правительства области
от 24.12.2021 N 942-п

Изменения, вносимые в Регламент функционирования и использования государственной информационной системы общего пользования "Интернет-портал архивной службы Ярославской области"

1. В разделе 1:

1.1. В пункте 1.1:

- после слова "определяет" дополнить словами "цели создания,";

- после слов "состав сведений" дополнить словами "участников информационного взаимодействия, их полномочия и обязанности".

1.2. В пункте 1.2 слова "государственных услуг" заменить словами "государственных, муниципальных услуг и услуг архивных учреждений Ярославской области".

1.3. Пункт 1.3 изложить в следующей редакции:

"1.3. Участниками информационного взаимодействия являются:

- оператор портала АС ЯО - управление по делам архивов Правительства области;

- уполномоченный орган исполнительной власти области - департамент информатизации и связи Ярославской области;

- уполномоченные лица портала АС ЯО - лица, являющиеся работниками архивных учреждений области и обладающие полномочиями по взаимодействию с порталом АС ЯО;

- пользователи портала АС ЯО - физические лица, посещающие площадку портала АС ЯО, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".".

1.4. Пункт 1.4 признать утратившим силу.

1.5. В пункте 1.5:

- абзац первый изложить в следующей редакции:

"1.5. Портал АС ЯО функционирует в соответствии с:";

- после абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:

"- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Российская газета, 29.07.2006, N 165);";

- после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:

"- Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Российская газета, 08.04.2011, N 75);";

- абзац пятый признать утратившим силу.

1.6. Дополнить пунктом 1.6 следующего содержания:

"1.6. Термины и определения, применяемые в Регламенте, используются в значении, установленном соответствующими нормативными правовыми актами и законодательством Российской Федерации.".

2. Раздел 2 признать утратившим силу.

3. В разделе 3:

3.1. Абзац пятый признать утратившим силу.

3.2. После абзаца восьмого дополнить абзацем следующего содержания:

"- аналитика использования архивных документов;".

3.3. Абзац одиннадцатый признать утратившим силу.

3.4. Абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:

"организация подачи обращений и заказов в архивные учреждения региона;".

3.5. После абзаца двенадцатого дополнить абзацем следующего содержания:

"информирование о состоянии исполнения обращений и заказов;".

3.6. В абзаце тринадцатом слова "Обратная связь" заменить словом "Помощь".

3.7. После абзаца тринадцатого дополнить абзацами следующего содержания:

"- автоматизация работы архивных учреждений по основным направлениям работы:

учет архивных документов;

регистрация и учет всех пользователей портала АС ЯО и их действий;

ведение списка организаций - источников комплектования архивных учреждений области;

формирование сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архивов;

автоматизация деятельности экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства области;

организация поиска и удаленного использования архивных документов в электронном виде;

регистрация и учет исполнения обращений;".

4. Раздел 4 изложить в следующей редакции:

"4. Принципы функционирования портала АС ЯО

Портал АС ЯО используется для обеспечения работы:

- уполномоченных лиц портала АС ЯО - в части автоматизации процессов комплектования, учета и использования архивных документов;

- пользователей портала АС ЯО - в части предоставления информации о составе Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на территории Ярославской области, подачи обращения в архивные учреждения через информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет" и контроля за ходом его исполнения, организации поиска и доступа к документам в электронном виде.

Портал АС ЯО функционирует в соответствии со следующими принципами:

- принцип законности - соответствие информации, содержащейся на портале АС ЯО, действующему законодательству Российской Федерации;

- принцип единства - использование информации с портала АС ЯО пользователями в рамках единой информационной системы, единство организационно-методического обеспечения, классификаторов и справочников портала АС ЯО;

- принцип эффективности - минимизация трудозатрат и ошибок;

- принцип сопоставимости - сопоставимость планируемых показателей и фактических показателей деятельности архивных учреждений области, необходимых для осуществления контроля над их выполнением, планов-графиков и т.д.;

- принцип прозрачности (открытости) - обеспечение доступа к информации, размещенной в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на портале АС ЯО;

- принцип оперативности - своевременная и высокопроизводительная обработка данных на портале АС ЯО;

- принцип интеграции - обеспечение возможности объединения или установления взаимосвязи с иными информационными системами;

- принцип дифференциации - использование портала АС ЯО посредством личных кабинетов, допускающих индивидуальную настройку процессов и информационных ресурсов.".

5. В разделе 5:

5.1. В пункте 5.1:

- в абзаце четвертом слова "главные модули" заменить словом "подсистемы";

- в абзаце шестом слово "Интернет-приемная" заменить словами "Панель управления";

- в абзаце десятом слова "Обратная связь" заменить словами "Интеграция с внешними системами".

5.2. В абзаце втором пункта 5.2 слово "администратору" заменить словом "оператору".

5.3. Пункты 5.4 - 5.6 изложить в следующей редакции:

"5.4. Подсистема "Веб-архив" - информационно-поисковая система, предназначенная для размещения и хранения электронных образов архивных документов, ведения тематических баз данных в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с целью предоставления широкого доступа граждан к сведениям об архивных документах. Указанная система способствует удаленному взаимодействию граждан с архивами.

Указанная система представляет собой часть научно-справочного аппарата архивных учреждений области с информацией из всех архивных учреждений региона, позволяет пользователям просматривать электронные копии документов, в том числе на платной основе.

5.5. Подсистема "Панель управления" - закрытая от видимости часть информационной системы, которая предназначена для автоматизации работы уполномоченных лиц портала АС ЯО по основным направлениям деятельности на портале АС ЯО.

5.6. Подсистема "Личный кабинет" обеспечивает работу пользователей на портале АС ЯО: редактирование профиля и смену пароля, отправку обращений с портала АС ЯО в архив и проверку состояния их исполнения, предварительную запись на личный прием и (или) в читальный зал архива, формирование заказов на выдачу документов в читальном зале архива, создание закладок документов или ссылок на фонды, описи или дела и др.".

5.4. В пункте 5.7 слово "модуль" заменить словом "подсистема".

5.5. В пункте 5.8 слова "Модуль "Календарь памятных дат" предназначен" заменить словами "Подсистема "Календарь памятных дат" предназначена".

5.6. Пункт 5.9 изложить в следующей редакции:

"5.9. Подсистема "Интеграция с внешними системами" обеспечивает взаимодействие, осуществляемое посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия, с иными информационными системами:

- государственной информационной системой о государственных и муниципальных платежах;

- федеральной государственной информационной системой "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

- государственной информационной системой "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме";

- Региональной информационно-аналитической системой Ярославской области.".

5.7. Дополнить пунктом 5.10 следующего содержания:

"5.10. По мере развития и модернизации портала АС ЯО к нему могут быть подключены другие внешние информационные системы.".

6. Раздел 6 изложить в следующей редакции:

"6. Информационная структура портала АС ЯО

6.1. Информационная структура портала АС ЯО состоит из открытой и закрытой частей.

6.2. Информация, размещаемая оператором в открытой части портала АС ЯО, включает сведения:

6.2.1. Управление:

- контакты;

- совет по архивному делу;

- экспертно-проверочная методическая комиссия;

- рассекречивание;

- комиссия по подведению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов;

- розыск документов по личному составу;

- руководители архивной службы Ярославской области.

6.2.2. Архивные учреждения:

- история архивного дела;

- государственные архивы;

- муниципальные архивы.

6.2.3. Документы:

- законодательство;

- нормативные правовые документы;

- методические разработки;

- положения;

- административные регламенты.

6.2.4. Архивный фонд:

- об архивном фонде;

- каталог фондов;

- архивные справочники;

- базы данных.

6.2.5. Деятельность:

- основные направления деятельности;

- показатели деятельности;

- статистические данные;

- программы;

- выставки;

- публикации;

- конференции и семинары;

- фотоальбомы;

- кинозал.

6.2.6. Услуги: государственные, муниципальные услуги и услуги архивных учреждений (далее - услуги).

6.2.7. Помощь:

- формы обращений;

- инструкции по работе.

6.3. Закрытая часть портала АС ЯО состоит из подсистем "Панель управления" и "Личный кабинет" пользователя портала АС ЯО.

6.3.1. Подсистема "Панель управления" включает в себя следующие модули:

- архивные учреждения;

- архивный фонд;

- комплектование;

- экспертно-проверочная методическая комиссия;

- тематические базы данных;

- читальный зал;

- обращения;

- региональная информационно-аналитическая система;

- государственная информационная система о государственных и муниципальных платежах;

- заявки на удаленное использование архивных документов;

- отчетность;

- опросы;

- список пользователей портала АС ЯО;

- список уполномоченных лиц портала АС ЯО;

- резервное копирование;

- система;

- настройки.

6.3.2. Подсистема "Личный кабинет" включает в себя следующие пункты меню:

- портфель;

- текущие заказы;

- история;

- закладки;

- обращения в архив;

- запись на личный прием в столе справок;

- читальные залы;

- учетная запись.

6.4. Страницы всех разделов портала АС ЯО формируются программным путем на основании информации из баз данных на сервере.

6.5. Модификация содержимого разделов и редактирование дизайна страниц осуществляются посредством системы управления контентом портала АС ЯО через веб-интерфейс без применения специальных навыков программирования.

6.6. Страницы разделов портала АС ЯО могут быть изменены или удалены по мере развития портала АС ЯО.".

7. В разделе 7:

7.1. Пункты 7.1, 7.2 изложить в следующей редакции:

"7.1. Основной задачей открытой части портала АС ЯО является обеспечение доступа к информации о местонахождении архивных документов по всему региону, удаленного обращения в архивные учреждения области, проведения исследовательской деятельности при изучении представленных в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" копий документов.

Основной задачей закрытой части портала АС ЯО является информационное обеспечение процессов комплектования, учета и использования архивных документов, формирование аналитической информации для принятия организационно-управленческих решений по архивным вопросам участниками информационного взаимодействия.

7.2. Всем пользователям портала АС ЯО предоставляется постоянный веб-доступ для ознакомления с информацией, размещенной на портале АС ЯО, посредством веб-обозревателей и для ее использования.

Доступ к порталу АС ЯО осуществляется:

- к открытой части портала АС ЯО - посредством свободного доступа к порталу АС ЯО по адресу: https://www.yar-archives.ru/;

- к закрытой части портала АС ЯО:

для пользователей портала АС ЯО - посредством авторизованного доступа к подсистеме "Личный кабинет", размещенной на портале АС ЯО по адресу: https://af.yar-archives.ru/;

для уполномоченных лиц портала АС ЯО - посредством авторизации исключительно в соответствии с предоставленными им полномочиями, согласно ролевой модели разграничения доступа портала АС ЯО.

Портал АС ЯО должен работать ежедневно и круглосуточно. Работа портала АС ЯО может быть прервана только для выполнения следующих штатных процедур:

- проведение регламентных работ по обновлению и поддержке работоспособности;

- проведение регламентных работ по техническому обслуживанию оборудования и сопровождению программного обеспечения.

Портал АС ЯО должен поддерживать следующие режимы функционирования: пользовательский режим и режим администрирования.".

7.2. Пункт 7.3 дополнить абзацем следующего содержания:

"Для авторизации в личном кабинете портала АС ЯО пользователем используются те же учетные данные, что и в профиле федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".".

8. В разделе 8:

8.1. В абзаце втором пункта 8.1 слово "информационно-технологического" заменить словами "межведомственного электронного".

8.2. Пункты 8.2 - 8.4 изложить в следующей редакции:

"8.2. Информация, размещенная в открытой части портала АС ЯО, является открытой и общедоступной.

8.3. Портал АС ЯО поддерживает ролевую модель управления доступом.

Допускается комбинация ролей доступа к порталу АС ЯО для участников информационного взаимодействия.

8.4. Уполномоченный орган исполнительной власти области обеспечивает:

- работоспособность, отказоустойчивость аппаратных средств и системного программного обеспечения портала АС ЯО;

- восстановление работоспособности аппаратных средств и системного программного обеспечения портала АС ЯО в аварийных ситуациях;

- ежедневное копирование информации на резервный носитель;

- осуществление контроля за целостностью информации и ее защиты от несанкционированного изменения и уничтожения;

- применение сертифицированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, средств антивирусной защиты, использование средств фильтрации и блокирования сетевого трафика, в том числе средств межсетевого экранирования, иных средств защиты в соответствии с актуальными угрозами безопасности для защиты портала АС ЯО.".

8.3. Пункт 8.5 признать утратившим силу.

8.4. Пункты 8.6 - 8.8 изложить в следующей редакции:

"8.6. Оператор портала АС ЯО:

- присваивает уполномоченным лицам портала АС ЯО уникальные идентификаторы и пароли для доступа к режиму редактирования информации соответствующих разделов закрытой части портала АС ЯО;

- определяет состав и структуру сведений, подлежащих размещению на портале АС ЯО, а также информационное наполнение и поддержание в актуальном состоянии открытой части портала АС ЯО, содержащей нормативные правовые акты, информационно-справочные, аналитические и статистические материалы;

- по мере необходимости размещает в разделе "Новости" актуальную информацию о деятельности архивных учреждений Ярославской области;

- осуществляет подключение дополнительных модулей и функций, появляющихся по мере развития программного обеспечения портала АС ЯО;

- следит за своевременным предоставлением операторами портала АС ЯО информации о деятельности их архивных учреждений;

- оказывает операторам портала АС ЯО методическую помощь по предоставлению инструкций и телефонных консультаций по вопросам размещения и использования информации портала АС ЯО;

- готовит предложения по развитию портала АС ЯО, в том числе по совершенствованию его структуры, функций и содержания информационного ресурса;

- проводит конвертацию полученных от уполномоченных лиц портала АС ЯО баз данных программного комплекса "Архивный фонд" и размещает массив данных в разделе "Каталог фондов" портала АС ЯО не реже одного раза в год.

Все исходящие материалы и документы, предназначенные для размещения на портале АС ЯО, представляются в откорректированном виде для согласования с начальником управления по делам архивов Правительства области. Самостоятельно размещать на портале АС ЯО несогласованные материалы запрещается.

8.7. Уполномоченные лица портала АС ЯО обеспечивают своевременность представления информации:

- о деятельности архивного учреждения - в течение 3 рабочих дней после внесения соответствующих изменений;

- о планируемых мероприятиях - за неделю до проведения;

- о проведенных мероприятиях - в течение 2 рабочих дней со дня проведения;

- об изменении списка ответственных лиц из числа работников архивных учреждений, непосредственно работающих с порталом АС ЯО (добавление новых ответственных лиц, изменение сведений о действующих ответственных лицах или исключение ответственных лиц пользователя портала АС ЯО из списка), - в течение 5 рабочих дней после внесения соответствующих изменений.

Уполномоченные лица портала АС ЯО в соответствии с предоставленными им полномочиями, согласно ролевой модели разграничения доступа:

- ежеквартально не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, передают базу данных программного комплекса "Архивный фонд" в управление по делам архивов Правительства области;

- ежедневно проводят мониторинг предварительной записи на прием в архивное учреждение;

- ежедневно просматривают запись в читальный зал архива;

- ежедневно следят за поступающими с портала АС ЯО обращениями, производят их регистрацию;

- ежедневно обновляют статус обращений на портале АС ЯО через модуль "Обращения";

- формируют ответы на обращения, подписывают их электронной подписью, загружают их на портал АС ЯО в сроки, установленные законодательством;

- отвечают за достоверность и актуальность сведений, вносимых на портал АС ЯО;

- обеспечивают защиту информации на портале АС ЯО, в том числе безопасность информации, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством, соблюдение режима обработки и использования персональных данных в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности государственных информационных систем.

8.8. Пользователь портала АС ЯО может осуществлять следующие действия:

- просмотр информации, размещенной на портале АС ЯО;

- просмотр сведений об услугах;

- просмотр текстов нормативных правовых актов, стандартов качества предоставления услуг;

- редактирование профиля через личный кабинет портала АС ЯО;

- проведение работы с закладками документов через пункт меню "Закладки" личного кабинета портала АС ЯО;

- контроль состояния исполнения отправленных в архив обращений - меню "Обращения в архив" при условии регистрации на портале АС ЯО;

- направление заявок о предоставлении услуг и иных документов, необходимых для их получения;

- получение сведений о ходе выполнения услуг;

- получение в электронной форме результатов оказания услуг и иных документов;

- предварительную запись на прием и (или) в читальный зал в любое архивное учреждение региона в соответствии с графиком его работы;

- предварительный заказ дел на просмотр в читальном зале выбранного им архивного учреждения Ярославской области;

- поиск и просмотр документов в электронном виде при оплате удаленного использования копий архивных документов.

Удаленное использование архивных документов возможно только после получения услуги в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" по адресу: https://www.gosuslugi.ru/205692/1/info.

Цифровые копии архивных документов портала АС ЯО предоставляются в целях ознакомления с ними исключительно посредством портала АС ЯО. При этом не допускается использование сторонних программных средств для копирования (загрузки) образов в память электронных устройств пользователей портала АС ЯО, а также незаконное использование данных образов, в том числе их продажа, модификация, распространение целиком или по частям и т.п.

Участникам информационного взаимодействия портала АС ЯО предоставляется открытый бесплатный круглосуточный доступ через информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет" к информации, размещаемой в открытой части портала АС ЯО.

Для получения доступа заинтересованного лица к указанной информации не требуется его регистрация на портале АС ЯО.

Для осуществления действий, указанных в абзацах пятом - тринадцатом данного пункта, требуется авторизация. Авторизация на портале АС ЯО позволяет получить доступ к интерактивным сервисам, а также к персональным настройкам портала АС ЯО.".