Приложение М (обязательное). Порядок действий в подсистеме "Контрольные операции" при проведении проверок (аудитов) требований ПОКАС(О), ПОКАС(Э) и ГОСТ Р ИСО 9001-2015, Общих требований безопасности МАГАТЭ N GSR Part 2 филиалах АО "Концерн Росэнергоатом" (аудит I стороны)

Приложение М
(обязательное)

Порядок действий в подсистеме "Контрольные операции" при проведении проверок (аудитов) требований ПОКАС(О), ПОКАС(Э) и ГОСТ Р ИСО 9001-2015, Общих требований безопасности МАГАТЭ N GSR Part 2 филиалах АО "Концерн Росэнергоатом" (аудит I стороны)

Таблица М.1

N	Функции системы	Описание	Действия в системе	Событие	Роль пользователя	Результат	Операционная инструкция*
1	Ввод заявки на проведение контрольной операции (аудита)**	Работник подразделения - организатора проверки заполняет заявку на проведение контрольной операции (аудита)	1. Создание документа "Заявка на контрольную операцию". 2. Заполнение документа "Заявка на контрольную операцию" - во вкладке "Новая контрольная операция" заполнить: 1) этап жизненного цикла - "Аудит"; 2) вид контроля - "аудит I стороны"; 3) контрольное мероприятие - "Внутренние проверки/аудиты со стороны организации". 3. Сохранение документа "Заявка на контрольную операцию". 4. Заполнение "Заявки на аудит": 1) во вкладки "Площадка", "Проект" внести наименование проверяемой АЭС; 2) дата предъявления на контроль - указывается дата начала проверки; 3) время начала проведения - указывается время начала проверки; 4) длительность КО в часах - указывается длительность проверки в часах; 5) в графу Руководитель контролера" внести ФИО руководителя подразделения - организатора проверки; 6) в графу "контролер" - внести ФИО председателя комиссии либо заместителя председателя комиссии; 7) Нажать "Загрузить файл с помощью компьютера" и загрузить распоряжение о создании комиссии со всеми приложениями; 8) Зарегистрировать заявку; 9) Сохранить заявку. 5. Регистрация документа "Заявка на контрольную операцию".	График проверок (ведется вне системы), документ "Несоответствие"***	Руководитель контролера/Контролер/Участник процесса	Зарегистрирована контрольная операция	Операционная инструкция участника процесса, Операционная инструкция руководителя контролера
2	Запрос проведения контрольной операции (аудита)	Отправка Заявки на проведение КО на согласование с Руководителем контролера	1. Регистрация в системе Заявки на проведение КО и отправка на согласование руководителю контролера (руководителю подразделения - организатора проверки).	Зарегистрирована контрольная операция. Если ввод заявки выполнял Руководитель контролера (руководитель подразделения - организатора проверки) - шаг отсутствует	Контролер/Участник процесса	Заявка на проведение КО зарегистрирована и отправлена на согласование с Руководителем Контролера (руководителем подразделения - организатора проверки)	Операционная инструкция участника процесса
3	Подтверждение проведения контрольной операции (аудита)	Подтверждение Руководителем контролера (руководителем подразделения - организатора проверки) проведения контрольной операции (аудита)	1. Открытие уведомления. 2. Подтверждение (с возможностью назначения контролера) или ввод комментария и возврат заявки на доработку Заявителю (работнику подразделения - организатора проверки, заполнявшему заявку).	Заявка на проведение КО поступила на согласование с Руководителем контролера (руководителем подразделения - организатора проверки (аудита))	Руководитель контролера (руководитель подразделения - организатора проверки)	Подтверждена дата предъявления на контроль (дата начала проверки), согласована дата проведения контрольного мероприятия Или Заявка на проведение КО не подтверждена и отправлена на доработку заявителю	Операционная инструкция руководителя контролера
4	Назначение Контролера для проведения КО (аудита)	Назначение Контролера на проведение КО и отправка ему уведомления.	1. Открытие уведомления. 2. Назначение контролера (председатель/зам. председателя комиссии). Формирование поручения о проведении аудита контролеру (председателю/зам. председателю комиссии). 3. Отправка контролеру уведомления.	Подтверждена дата предъявления на контроль (начала аудита), согласована дата проведения контрольного мероприятия Или, если заявку вносил Руководитель контролера Зарегистрирована контрольная операция, подтверждена дата предъявления на контроль (начала аудита)	Руководитель контролера	Назначен Контролер, Контролеру отправлено уведомление о назначении	Операционная инструкция руководителя контролера
5	Подготовка к проведению контрольной операции (аудита)	Формирование перечня участников (членов комиссии) на проведение КО и (аудита) отправка им уведомлений	1. Открытие Уведомления о назначении. 2. Подбор участников (внесение данных о членах комиссии): Войти в раздел "Участники", внести данные об организации и ответственных - членах комиссии. 3. Отправка Уведомлений участникам.	1. Контролеру поступило уведомление о назначении. 2. Контролер формирует состав участников проверки, направляет уведомления об участии	Контролер	Перечень участников (комиссия) сформирован, уведомления об участии отправлены	Операционная инструкция контролера
6	Проведение контрольной операции (аудита)	Проведение контрольной операции (аудита)	Выполняется вне системы	Перечень участников (комиссия) сформирован, уведомления об участии отправлены	Не требуется так как выполняется вне системы	Определены результаты проведения контрольной операции вне системы (сформирован акт проверки)	Не описывается в операционной инструкции
7	Внесение результатов проведения контрольной операции	Результат выполнения контрольной операции (данные о несоответствиях, рекомендациях, положительных практиках, зафиксированные в акте проверки) вносится Контролером (председателем/заместителем председателя комиссии) в систему путем заполнения полей результата и прикрепления электронных документов	1. Открытие заявки на проведение КО. 2. Внесение результатов контрольной операции: 1) Во вкладке "Описание объекта аудита" внести - наименование проверяемой АЭС, критерии аудита - "ПОКАС(О), ПОКАС(Э), ГОСТ Р ИСО 9001-2015, GSR Part 2". Добавить данные о несоответствиях: - "дата выявления" - указывается дата утверждения акта проверки; - "Номер внутренний" - указывается N Акта проверки и N пункта в Акте проверки; - "Дата первичной регистрации", "Номер первичной регистрации" - указывается дата утверждения акта проверки и N Акта проверки и N пункта в Акте проверки соответственно; - "Вид несоответствия" - выбирается из справочника; - "Обозначение значимости в заключении аудитора" - выбирается из справочника ("несоответствие" либо "значительное несоответствие"); - "Подробное описание" - приводится описание несоответствия в редакции утвержденного акта проверки; - "Нарушенные требования" - приводится ссылка на пункты и наименование документа, требования которого нарушены, в соответствии с информацией, отраженной в утвержденном акте проверки. 2) Зарегистрировать несоответствие. Создать уведомление о несоответствии, выбрать согласующих (член комиссии, выявивший несоответствие) и направить его ответственному за качество проверенного филиала. 3) Во вкладку "положительные практики, аспекты" внести данные о рекомендациях и положительных практиках, в соответствии с данными акта проверки. 4) Прикрепить копию утвержденного Акта проверки с приложениями. 3. Сохранение Заявки на контрольную операцию. 4. Назначение согласующих КО (членов комиссии) и подписанта (председателя/ заместителя председателя комиссии).	Вносятся результаты проведения контрольной операции (аудита)	Контролер	Внесен результат контрольной операции, прикреплены подтверждающие документы, зарегистрированы документы "Несоответствие", определены согласующие (члены комиссии, выявившие несоответствия) и подписант. Отправлены уведомления	Операционная инструкция контролера
8	Согласование результата	Согласование результата проведения контрольной операции членами комиссии и подписание председателем/заместителем председателя	1. Открытие уведомления. 2. Согласование и подписание результатов или ввод комментария и отклонение результатов.	Рассмотрение результатов КО	Руководитель контролера/контролер/участники процесса	Результаты контрольной операции согласованы и подписаны Или Результаты контрольной операции не согласованы	Операционная инструкция участника процесса
9	Завершение контрольной операции при отсутствии выявленных несоответствий	При отсутствии несоответствий происходит автоматическое завершение контрольной операции	1. Статус Заявки на контрольную операцию меняется на "Завершен" 2. Участникам контрольной операции отправляется уведомление о результатах контрольной операции	Внесен результат контрольной операции, прикреплены подтверждающие документы, результаты контрольной операции согласованы и подписаны (если были отправлены на согласование) и несоответствий не выявлено	-	Контрольная операция завершена, участники уведомлены о результатах контрольной операции	Операционная инструкция участника процесса

______________________________

* Указанные документы размещены в ЕОС-Качество в разделе Нормативная документация.

** При необходимости, заявка на КО может быть аннулирована, в порядке, указанном в операционных инструкциях руководителя контролера, контролера, участника процесса

*** Документ "Несоответствие" используется в случае, если контрольная операция проводится повторно после устранения несоответствия.