Приложение. Проверочный лист (список контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований), применяемый Архивным комитетом Санкт-Петербурга при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

Приложение
к распоряжению
Архивного комитета Санкт-Петербурга
от 29.12.2021 N 98

                            Проверочный лист

    (список контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о

      соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных

    требований), применяемый Архивным комитетом Санкт-Петербурга при

   осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за

              соблюдением законодательства об архивном деле

     1.   Вид   регионального   государственного   контроля    (надзора):

региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением

     законодательства об архивном деле.

     2. Наименование контрольного (надзорного) органа:

     Архивный комитет Санкт-Петербурга (далее - Комитет).

     3. Реквизиты распоряжения Комитета об утверждении формы проверочного

листа: от_______________ N_______________.

     4. Вид контрольного (надзорного) мероприятия: _____________________.

     5. Дата заполнения проверочного листа: ____________________________.

     6.  Объект  регионального  государственного  контроля   (надзора), в

отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие:

_________________________________________________________________________

     7. Сведения об юридическом лице,  в  отношении  которого  проводится

проверка (наименование, идентификационный номер налогоплательщика и (или)

основной государственный регистрационный номер, адрес  юридического  лица

(его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений):

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     8. Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия  с

заполнением проверочного листа:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     9. Реквизиты решения Комитета о проведении контрольного (надзорного)

мероприятия: от_______________ N_______________.

     10. Учетный номер контрольного  (надзорного)  мероприятия  в  Едином

реестре контрольных (надзорных) мероприятий: ___________________________.

     11. Должность, фамилия  и  инициалы  должностного  лица  проводящего

плановую проверку и заполняющего проверочный лист:

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

N п/п	Вопросы, отражающие содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Да	Нет	Неприменимо (Н/ПР) *	Примечание
	Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
1	Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве	Статья 3, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - 125-ФЗ)				Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа
		Пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила 2015)
2	Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов организации, в том числе включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации	Пункты 4.33, 5.19, 7.2 Правил 2015				(приказ, должностная инструкция/ регламент и пр.)
3	Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) и утвержденной руководителем организации номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве	Пункты 4.14 - 4.18 Правил 2015
4	Наличие правовых актов о создании и составе экспертной комиссии организации, положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний	Пункты 4.7 - 4.11 Правил 2015
5	Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов организации	Пункт 2.49 Правил 2015
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
6	Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов	Пункты 2.14 - 2.38 Правил 2015
7	Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации	Пункты 2.14, 2.15, 2.22 Правил 2015
8	Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации	Пункты 2.14, 2.15, 2.20, 2.23 Правил 2015
9	Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях	Пункты 2.21, 2.35, 2.36 Правил 2015
10	Соблюдается ли световой режим в здании и/или помещении архива организации	Пункт 2.24 Правил 2015
11	Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации	Пункты 2.25, 2.34 Правил 2015
12	Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации	Пункты 2.27 - 2.29 Правил 2015
13	Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (при их наличии)	Пункты 2.30 - 2.32, 2.34, 2.35, 2.40 Правил 2015
14	Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации	Пункты 2.39 - 2.43 Правил 2015
15	Соблюдаются ли порядок и сроки выдачи архивных документов, в том числе электронных документов	Пункты 2.45 - 2.48 Правил 2015
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
16	Наличие паспорта архива организации и пояснительная записка к нему	Пункт 3.12 Правил 2015				Обязательно для организаций - источников комплектования государственных архивов
17	Наличие книги учета поступления и выбытия дел	Пункты 3.6, 3.7 Правил 2015
18	Наличие листов фондов (в листе фонда учитываются все описи дел, документов фонда)	Пункты 3.6, 3.9 Правил 2015
19	Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных в установленном порядке	Пункты 3.6, 4.11 - 4.12, 4.31 - 4.34,5.5 Правил 2015
20	Наличие дела фонда (включает документы, отражающие историю фонда и фондообразователя, а также учетные документы, характеризующие изменение фонда: акты об утрате документов, о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению и т.д.)	Пункт 3.15 Правил 2015				Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации
21	Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации	Статья 19 125-ФЗ; Пункты 3.14 - 3.15 Правил 2015
	а) документов общего делопроизводства
	б) документов по личному составу
	в) других видов документов (научно-технической документации, аудиовизуальных документов и др.) (при их наличии)
22	Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)	Пункты 2.9 - 2.11, 3.1, 3.3, 3.4, 4.19-4.30, 4.34 Правил 2015
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
23	Предоставляются ли пользователю архивными документами архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, оформленные в установленном порядке	Часть 3 статьи 26 125-ФЗ Пункты 5.9 - 5.16 Правил 2015
24	Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов	Пункт 5.8 Правил 2015
25	Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации	Пункты 5.9 - 5.10 Правил 2015
Передача документов организации на хранение в государственный архив
26	Соблюдаются ли порядок и сроки передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный архив:	Статья 22 125-ФЗ Пункты 6.1 - 6.8 Правил 2015
	а) документов общего делопроизводства
	б) других видов документов (научно-технической документации, аудиовизуальных документов и др.)

-----------------------------

^* _{В случае применения ответа "неприменимо" (Н/ПР) - графа "Примечание" подлежит обязательному заполнению}

-----------------------------

Подписи лиц, проводивших проверку:_____________________________