Приложение 2. Проверочный лист (списков контрольных вопросов), используемых Архивным управлением Ленинградской области при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ленинградской области, в отношении юридических лиц (органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, индивидуальных предпринимателей)

УТВЕРЖДЕН
приказом
Архивного управления
Ленинградской области
от 25.01.2022 N 3-П
(приложение 2)

Место размещения QR-кода

Проверочный лист (список контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований)
Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ленинградской области наименование вида регионального контроля (надзора)
Настоящая форма проверочного листа используется в ходе выездных плановых проверок, проводимых в отношении юридических лиц (органов государственной власти, органов местного самоуправления поселений, организаций) и индивидуальных предпринимателей.
Предмет выездной плановой проверки ограничивается обязательными требованиями, изложенными в форме данного проверочного листа.
1. Наименование органа государственного контроля (надзора): Архивное управление Ленинградской области
			.
2. Объект государственного контроля (надзора), муниципального контроля, в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие
			.
3. Фамилия, имя и отчество (при наличии) гражданина или индивидуального предпринимателя, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя, адрес регистрации гражданина или индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), являющихся
контролируемыми лицами
			.
4. Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с заполнением
проверочного листа
			.
5. Реквизиты распоряжения контрольного (надзорного) органа о проведении контрольного (надзорного) мероприятия, подписанного уполномоченным должностным лицом контрольно-надзорного органа
			.
6. Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия.
			.
7. Должность, фамилия и инициалы должностного лица контрольного (надзорного) органа, в должностные обязанности которого в соответствии с положением о виде контроля, должностным регламентом или должностной инструкцией входит осуществление полномочий по виду контроля, в том числе проведение контрольных (надзорных) мероприятий, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист
			.
8. Дата заполнения проверочного листа
			.
9. Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований:

Номер п/п	Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требования	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Да	Нет	Неприменимо 1	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
	1. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
1.1.	Наличие правового акта о создании архива (технического архива для хранения научно-технической документации (НТД) и положения об архиве, утвержденного руководителем	статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 1.3., 1.4., 1.5., 2.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила от 31.03.2015 N 526) пункты 3, 4, 7, 10, 23, 24 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 N 155 (далее - Правила от 09.12.2020 N 155) п. 1.1. Постановления Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов" (далее - Постановление 01.04.2005 N 83)
1.2.	Соответствие используемой информационной системы, предназначенной для хранения электронных научно-технических архивных документов, техническим требованиям к информационным системам электронного документооборота, информационной безопасности и функциональным требованиям к СЭД и СХЭД	п. 9 Правил 09.12.2020 N 155
1.3.	Наличие организационно-распорядительных документов (приказа) о назначении руководителя архива, ответственного за архив, ответственного за сохранность НТД	статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пп. 1.3., 1.4, 2.9., 2.10. Правил от 31.03.2015 N 526 пп. 3, 5, 7, 8, 9, 10, 93 Правил 09.12.2020 N 155 п. 1.1. Постановления 01.04.2005 N 83
1.4	Наличие отдельного помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов:	статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 2.16. Правил от 31.03.2015 N 526; п. 1.1. Постановления 01.04.2005 N 83 пункты 3, 4, 7, 10, 23, 24 Правил 09.12.2020 N 155
1.5.	Соответствует ли помещение архива нормативным требованиям	п. 2.14. - 215 Правил от 31.03.2015 N 526; п. 22 Правил 09.12.2020 N 155
	- отсутствие труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды	п. 2.17 Правил от 31.03.2015 N 526
	- материалы покрытия стен, полов, потолков не выделяют агрессивные химические вещества и не являются источником пыли	п. 2.18 Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие естественной или искусственной вентиляции	п. 2.19 Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.	п. 2.20 Правил от 31.03.2015 N 526
	- двери оснащены замками повышенной секретности	п. 2.20 Правил от 31.03.2015 N 526
	- окна помещений первого этажа оборудованы запирающимися решетками	п. 2.20 Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие металлических стеллажей, металлических шкафов или контейнеров	п. 2.21 Правил от 31.03.2015 N 526
	- противопожарный режим хранения (оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией)	п. 2.22 Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие средств охраны, обеспечивающих контроль доступа в помещение архива	п. 2.23 Правил от 31.03.2015 N 526
	- соблюдение светового режима: закрытые плафоны, шторы / светорассеиватели/защитные фильтры на окнах/нанесенные на стекло покрытия/жалюзи на окнах	п. 2.24 Правил от 31.03.2015 N 526
	- хранение документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.	п. 2.24, 2.35 Правил от 31.03.2015 N 526
	- хранение документов Архивного фонда РФ коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов	п. 2.35 Правил от 31.03.2015 N 526
	- размещение дел в архивохранилище в соответствии с требованиями	п. 2.35 Правил от 31.03.2015 N 526
	- соблюдение температурно-влажностного режима:	п. 2.25, 2.26 Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие отопления	п. 2.26 Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие средств измерения температурно-влажностного режима (термометр, гигрометр)	п. 2.26 Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие журнала для учета показаний приборов контроля температуры и влажности	п. 2.26 Правил от 31.03.2015 N 526
	- соблюдение санитарно-гигиенического режима (проводится ли обеспыливание документов)	п. 2.27 Правил от 31.03.2015 N 526
1.6.	Документы переданы в архив из структурных подразделений?	п. 1.7. Постановления, п. 2.35, п. 4.1. Правил от 31.03.2015 N 526
1.7.	Обеспечено ли хранение подлинников, дубликатов и копий проектной документации с соблюдением последовательности проектирования (проектная документация, рабочая документация) по номерам (шифрам) объектов проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "проектная документация" должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделам и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "рабочая документация", должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей по условным обозначениям (маркам). При осуществлении хранения документов в несброшюрованном виде документы должны помещаться в папку.	п. 27 - 41 Правил 09.12.2020 N 155
1.8.	Соблюдение обязательных условий хранения электронных документов в архиве.	п.п. 2.30 - 2.32., 2.33, 2.34., 2.35., 2.40. Правил от 31.03.2015 N 526
1.9.	Соблюдаются ли порядок и сроки выдачи архивных документов, в том числе электронных документов?	п. 2.45. - 2.48. Правил от 31.03.2015 N 526
1.10	Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел	п. 2.46. Правил от 31.03.2015 N 526
1.11	Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?	п. 2.47. Правил от 31.03.2015 N 526
1.12	Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища	п. 2.47. Правил от 31.03.2015 N 526
1.13	Соблюдение обязательных условий хранения электронных НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы	п. 141 - 165 Правил от 09.12.2020 N 155
2. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
2.1.	Ведение учета поступления и выбытия архивных документов	п. 1.3. Постановления, п. 3.7 - 3.11, 3.15 Правил от 31.03.2015 N 526 п. 55 - 69 Правил от 09.12.2020 N 155
2.2	Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительная записка к нему	пп. 3.1., 3.2., 3.12. Правил от 31.03.2015 N 526 п. 54 Правил от 09.12.2020 N 155
2.3.	Наличие в архиве обязательных и вспомогательных учетных документов	п. 3.5, 3.6., 3.7. Правил от 31.03.2015 N 526
2.4	Наличие в архиве обязательных и вспомогательных учетных документов для учета НТД: - инвентарной книга учета; - карточки учета документов; - книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, извещений, предварительных извещений и предложений об изменении для конструкторской и технологической документации	п. 47 - 49 Правил от 09.12.2020 N 155
2.5	Ведется ли учет НТД отдельно при наличии других видов документации	п. 16. Правил от 09.12.2020 N 155
2.6	Соответствие книги (журнала) учета поступления и выбытия НТД на бумажном и (или) в электронном виде требованиям законодательства	п. 18 Правил от 09.12.2020 N 155
2.7	Наличие дела фонда	пункт 3.15. Правил от 31.03.2015 N 526
3. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
3.1	Наличие инструкции по делопроизводству	п. 1.8. Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71
3.2	Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности управленческой документации и по личному составу?	пп 4.3. - 4.6., 4.10., 4.11. Правил от 31.03.2015 N 526
3.3	Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности НТД	п. 107, 108, 110, 111 Правил от 09.12.2020 N 155
3.4	Создана ли экспертная комиссия (далее - ЭК)? Наличие приказа о создании ЭК.	п. 4.7. Правил от 31.03.2015 N 526 п. 109 Правил от 09.12.2020 N 155
3.5	Наличие положения об ЭК	п. 4.8. Правил от 31.03.2015 N 526 п. 109 Правил от 09.12.2020 N 155
3.6	Имеется номенклатура дел?	п. 1.3. Постановления, п. 4.14 - 4.15 Правил от 31.03.2015 N 526
	- номенклатура составлена в соответствии с требованиями	п. 4.16 - 4.18 Правил от 31.03.2015 N 526
	- номенклатура на текущий год утверждена руководителем	4.18 Правил от 31.03.2015 N 526
	- дата согласования с архивным органом (для источников комплектования архива)	п. 4.18 Правил от 31.03.2015 N 526
	- заполняется итоговая запись в конце делопроизводственного года	п. 4.18. Правил от 31.03.2015 N 526
3.7	Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?	п.п. 3.15., 4.3. - 4.6., 4.10. - 4.13. Правил от 31.03.2015 N 526
3.8	Соблюдается ли порядок приема - передачи дел в архив организации из структурных подразделений, в том числе электронных документов?	п. 4.33. - 4.34. Правил от 31.03.2015 N 526
3.9	Соблюдение сроков и порядка передачи документов из структурных подразделений в архив	п. 4.1 - 4.2. Правил от 31.03.2015 N 526
3.10	Соблюдение сроков и порядка передачи НТД в архив	п. 13 - 15 Правил от 09.12.2020 N 155
	- наличие описи, акта, спецификации документов дел, подлежащих передаче	п. 14 Правил от 09.12.2020 N 155
	- наличие акта-приема передачи, копии договора (государственного муниципального) контракта, а также копии акта приема-сдачи выполненных работ организации исполнителя	п. 14. Правил от 09.12.2020 N 155
3.11	Наличие оформленных описей дел на документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, в том числе электронные. Наличие	статьи 16, 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пп. 2.9. - 2.11., 3.1., 3.3., 3.4., 4.19. - 4.30., 4.31, 4.34. Правил от 31.03.2015 N 526
	- постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения,	п.п. 4.11, 4.31, 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
	- по личному составу	п. 4.12, 4.31, 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
	- НТД	п. 70 Правил от 09.12.2020 N 155
3.12	Соответствует ли оформление дел, законченных делопроизводством требованиям законодательства	п. 4.19 - 4.30. Правил от 31.03.2015 N 526
	Качество оформления описей управленческой документации и по личному составу	п. 1.3. Постановления п. 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
	- титульный лист, переименования оформлены в соответствии с требованиями	п. 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
	- предисловие	п. 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
	- форма описи соответствует требованиям	п. 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
	- полнота состава документов дела (соответствует номенклатуре дел)	п. 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие исторической справки, дополнения к ней	п. 5.6. Правил от 31.03.2015 N 526
	- наличие согласования ЭПК и утверждения руководителем	п. 4.11 Правил от 31.03.2015 N 526
3.13	Соответствует ли формирование и оформление НТД, требованиям законодательства	п. 121, 19 - 21, 53, 122 - 130 Правил от 09.12.2020 N 155
	- наличие перечня проектов (объектов) проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, согласованных ЭК организации, утвержденных ЦЭПМК Архивного управления и руководителем организации	п. 111. Правил от 09.12.2020 N 155
	- состав описи	п. 71 Правил от 09.12.2020 N 155
	- титульный лист, переименования, содержание, список сокращений оформлены в соответствии с требованиями	п. 72, 73, 74, 75 Правил от 09.12.2020 N 155
	- предисловие	п. 76 Правил от 09.12.2020 N 155
	- описательная статья описи соответствует требованиям	п. 77 Правил от 09.12.2020 N 155
	- полнота состава документов дела (соответствует номенклатуре дел)	п. 107 Правил от 09.12.2020 N 155
4. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации
4.1	Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов	п. 5.8. Правил от 31.03.2015 N 526
4.2	Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации	пп. 5.9. - 5.10. Правил от 31.03.2015 N 526
4.3	Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями?	Статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пп. 5.11. - 5.18. Правил от 31.03.2015 N 526
4.4	Соблюдается ли порядок использования НТД?	п. 93 - 99, 103, 104, 105 Правил от 09.12.2020 N 155
5. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив
5.1	Передаются ли документы Архивного фонда Российской Федерации по истечении временных сроков хранения на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" пп. 4.1 - 4.2., 6.5. Правил от 31.03.2015 N 526 п.п.115, 116 Правил от 09.12.2020 N 155
5.2	Наличие актов приема-передачи документов на хранение установленной формы	пп. 3.15., 6.8. Правил от 31.03.2015 N 526
5.3	Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	пп. 6.6. - 6.8. Правил от 31.03.2015 N 526 п. 117, 118, 120, 131, 132, 133 Правил от 09.12.2020 N 155
5.4.	Наличие в архиве документов реорганизованных или ликвидированных предшественников и соблюдение порядка передачи	п. 7.1 Правил от 31.03.2015 N 526
5.5	Наличие актов приема передачи при смене руководителя архива (лица ответственного за архив организации)	п. 7.2 Правил от 31.03.2015 N 526
5.6	Соблюдение порядка передачи НТД, учетных документов и справочно-поисковых средств, а также помещений, инвентаря оборудования архива (при наличии) при смене руководителя, реорганизации, ликвидации, изменении формы собственности организации	п. 134 - 140 Правил от 09.12.2020 N 155

-----------------------------

¹_{Заполняется в случае, если отсутствуют основания для применения.}