Постановление Правительства Новгородской области от 26 января 2022 г. N 29 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области"

Правительство Новгородской области постановляет:

внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области, утвержденную постановлением Правительства Новгородской области от 11.03.2019 N 87:

1. Дополнить подпункт 1.9 после слова "информацию," словами "за исключением служебной информации ограниченного распространения, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, или ограничение распространения которой диктуется служебной необходимостью (далее документ, содержащий информацию ограниченного распространения, информация ограниченного распространения),".

2. Изложить подпункт 2.1.9.10 в редакции:

"2.1.9.10. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации ограниченного распространения.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

"Для служебного пользования

Экз. 1".

3. В подпункте 2.1.9.15:

3.1. Заменить в двадцать четвертом абзаце слова "информацию конфиденциального характера" на "информацию ограниченного распространения";

3.2. Дополнить абзацем следующего содержания:

"Если приложения оформлены в формате XLS, XLSX, количество листов таких приложений указывается исходя из расчета 1 файл в формате XLS (XLSX) равен 1 листу.".

4. Изложить в таблице подпункта 2.2.9 строку 6 в редакции:

N п/п	Правовой акт	Орган, организация, должностное лицо, куда направляется правовой акт
"6.	Нормативные правовые акты, в отношении которых была проведена оценка регулирующего воздействия	управление Администрации Губернатора Новгородской области по развитию государственных услуг	".

5. Дополнить во втором абзаце подпункта 2.7.2.21 после слов "направляемые в" словами "адрес иных должностных лиц, кроме указанных в первом абзаце настоящего подпункта, либо без указания должностных лиц в адрес органов (организаций), указанных в первом абзаце настоящего подпункта, а также направляемые в аппарат Правительства Российской Федерации,".

6. Изложить в подпункте 2.7.4.2 второй абзац в редакции:

"Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, для передачи по факсимильной связи не принимаются.".

7. Заменить в подпункте 2.7.6.2 слова "информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", содержащих персональные данные" на "информацию ограниченного распространения".

8. Заменить в подпунктах 3.4.6, четырнадцатом абзаце подпункта 6.1.4, пятнадцатом абзаце подпункта 6.2.2 слово "отметка" на "пометка" в соответствующем падеже.

9. Изложить раздел 3.8 в редакции:

"3.8. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

3.8.1. Работа с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования" (далее ДСП), связанными со сведениями, составляющими государственную тайну, включая их прием и регистрацию, осуществляется сектором режимного и специального обеспечения Администрации Губернатора Новгородской области.

Порядок работы с документами, указанными в первом абзаце настоящего подпункта, разрабатывается и поддерживается в актуальном состоянии сектором режимного и специального обеспечения Администрации Губернатора Новгородской области, утверждается приказом Администрации Губернатора Новгородской области.

Сектором режимного и специального обеспечения Администрации Губернатора Новгородской области организуется ознакомление исполнителей документов, указанных в первом абзаце настоящего подпункта, с порядком работы с такими документами.

3.8.2. Работа с документами, имеющими пометку ДСП, не относящимися к документам, указанным в подпункте 3.8.1 Инструкции по дело-производству (далее документы с пометкой ДСП), в Правительстве Новгородской области осуществляется в СЭД ОИВ Новгородской области с учетом особенностей, предусмотренных настоящим разделом Инструкции по делопроизводству.

3.8.3. Необходимость проставления пометки ДСП на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, определившие необходимость проставления пометки ДСП на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность данного определения.

Проставление пометки ДСП на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с учетом следующего:

3.8.3.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органа исполнительной власти, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, или ограничение распространения которой диктуется служебной необходимостью;

3.8.3.2. К документам ДСП не относятся:

нормативные правовые акты Губернатора Новгородской области и Правительства Новгородской области, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственных характер;

документы, содержащие сведения об исполнении областного бюджета, о состоянии экономики в Новгородской области;

документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена законодательством Российской Федерации.

3.8.4. Регистрация документов с пометкой ДСП в РК СЭД ОИВ Новгородской области осуществляется без прикрепления в РК файла документа.

Регистрация поступающих документов с пометкой ДСП осуществляется отдельно от несекретной документации, к регистрационному номеру документа добавляется пометка ДСП.

При регистрации документа с пометкой ДСП в РКПД СЭД ОИВ Новгородской области устанавливается доступ "ДСП", а в содержании РКПД делается пометка ДСП.

3.8.5. Письма, имеющие пометку ДСП, не относящиеся к документам, указанным в подпункте 3.8.1 Инструкции по делопроизводству (далее письма с пометкой ДСП), принимаются и регистрируются сектором прохождения документов с учетом следующих особенностей:

3.8.5.1. Письма с пометкой ДСП подписываются в электронном виде с использованием ЭЦП на защищенном (аттестованном) автоматизированном рабочем месте, предназначенном для подписания и отправки писем с пометкой ДСП посредством МЭДО (далее аттестованное АРМ, предназначенное для отправки писем посредством МЭДО), за исключением писем, указанных во втором абзаце настоящего подпункта.

Письма с пометкой ДСП готовятся и подписываются на бумажном носителе в случае, если адресат не является участником МЭДО, а также в случае, если адресат, являющийся участником МЭДО, не имеет возможности осуществления работы с письмами с пометкой ДСП с использованием МЭДО.

Любые действия, осуществляемые с использованием аттестованного АРМ, предназначенного для отправки писем посредством МЭДО, производятся в присутствии сотрудника сектора прохождения документов;

3.8.5.2. Проекты писем с пометкой ДСП набираются на автоматизированном рабочем месте, имеющем аттестат соответствия требованиям об обеспечении безопасности информации, не составляющей государственной тайны, либо при отсутствии возможности соблюдения указанных условий на аттестованном АРМ, предназначенном для отправки писем посредством МЭДО, и распечатываются на бумажном носителе.

Согласование указанных проектов писем осуществляется на бумажном носителе с учетом требований к защите информации;

3.8.5.3. Согласованный проект письма с пометкой ДСП вместе со всеми материалами на бумажном носителе сдается в сектор прохождения документов;

3.8.5.4. Проект письма с пометкой ДСП, подлежащий регистрации и отправке посредством МЭДО, в окончательной редакции представляется разработчиком в электронном виде на защищенном носителе сотруднику сектора прохождения документов для занесения в СЭД ОИВ Новгородской области с использованием аттестованного АРМ, предназначенного для отправки писем посредством МЭДО, и специальной учетной записи для регистрации и отправки документов с пометкой ДСП и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью владельцем ЭЦП с использованием специальной учетной записи для подписания документов с пометкой ДСП;

3.8.5.5. После отправки письма с пометкой ДСП посредством МЭДО сотрудником сектора прохождения документов письмо распечатывается и приобщается к проекту данного письма на бумажном носителе, переносится в электронном виде с подтверждающими подписание письма файлами в электронное место хранения таких писем, а также удаляется из СЭД ОИВ Новгородской области;

3.8.5.6. Разработчик и лицо, подписывающее письмо с пометкой ДСП, несут персональную ответственность за определение способа его отправки;

3.8.5.7. В случае подписания письма с пометкой ДСП на бумажном носителе на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия разработчика и номер его служебного телефона. Указываются также дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;

3.8.5.8. Письму с пометкой ДСП, подписанному на бумажном носителе, присваивается номер регистрации в СЭД ОИВ Новгородской области (регистрации РК) с соответствующей датой.

3.8.6. Если на документе проставлена пометка ДСП, то вся переписка, связанная с этим документом, оформляется с пометкой ДСП. В случае простановки на приложении к документу пометки ДСП весь пакет документов ограничивается в доступе как документы с пометкой ДСП.

3.8.7. Передача документов с пометкой ДСП от одного должностного лица к другому осуществляется посредством оформления экспедиции в СЭД ОИВ Новгородской области с одновременной передачей каждому должностному лицу отдельно пронумерованной копии документа под подпись в журнале передачи документов, содержащих информацию ДСП.

Запрещается передавать документ с пометкой ДСП и прилагаемые к нему файлы иным лицам, не указанным в РК.

3.8.8. Документы с пометкой ДСП пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, МЭДО, передаются нарочно, не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.

При необходимости направления документов с пометкой ДСП на бумажном носителе в несколько адресов исполнитель составляет указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем, хранится вместе с документом и его проектом.

3.8.9. Снятие копий с документов с пометкой ДСП производится на основании письменных запросов с визой (резолюцией) Губернатора Новгородской области, должностных лиц Новгородской области, координирующих соответствующую сферу деятельности, или должностных лиц, подписавших или утвердивших документ.

3.8.10. Исполненные документы с пометкой ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного производства. При этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования", которая означает, что в соответствующем деле имеются документы с пометкой ДСП.

3.8.11. Необходимость снятия ограничения доступа к документу с пометкой ДСП определяется разработчиком документа, должностным лицом, координирующим соответствующую сферу деятельности, либо должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Решение о снятии ограничения доступа с документа с пометкой ДСП оформляется в письменном виде и согласовывается с начальником сектора Администрации Губернатора Новгородской области по защите информации.

В случае принятия решения о снятии ограничения доступа к документу с пометкой ДСП делается отметка в РК соответствующего документа в СЭД ОИВ Новгородской области в поле "Комментарии". В поле "Содержание" прописывается название документа, при этом с РК снимается ограничение доступа к документу с пометкой ДСП и устанавливается "Общий доступ", а сам документ прикрепляется в РК.

3.8.12. Уничтожение дел, содержащих документы с пометкой ДСП, или отдельных документов с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В примечании РК делается отметка с указанием соответствующего акта.

Для уничтожения таких дел или отдельных документов с пометкой ДСП приказом Администрации Губернатора Новгородской области создается комиссия, включающая представителей контрольно-аналитического управления Администрации Губернатора Новгородской области, сектора режимного и специального обеспечения Администрации Губернатора Новгородской области, сектора Администрации Губернатора Новгородской области по защите информации и ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области". Способы уничтожения определяются комиссией и указываются в акте об уничтожении. В учетных документах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

Акт об уничтожении документов с пометкой ДСП должен содержать:

дату, время и место уничтожения;

состав комиссии;

основание уничтожения документов с пометкой ДСП;

способ уничтожения;

подписи членов комиссии.

3.8.13. При смене работника, осуществляющего работу с документами ДСП, его непосредственным руководителем организуется необходимая работа по изменению резолюций в РК документа.

3.8.14. Не реже одного раза в год проводится проверка наличия поступивших в Правительство Новгородской области от организаций, должностных лиц, не являющихся участниками СЭД ОИВ Новгородской области, документов с пометкой ДСП. Для проверки таких документов приказом Администрации Губернатора Новгородской области создается комиссия, включающая представителей контрольно-аналитического управления Администрации Губернатора Новгородской области, сектора режимного и специального обеспечения Администрации Губернатора Новгородской области, сектора Администрации Губернатора Новгородской области по защите информации, лиц, ответственных за хранение документов с пометкой ДСП. По итогам проверки составляется акт проверки.

Акт проверки должен содержать:

время и место проверки;

состав комиссии;

регистрационные номера с указанием даты поступления документов;

результаты проверки;

подписи членов комиссии.".

Губернатор Новгородской области

А.С. Никитин