Приложение. Порядок рассмотрения обращений граждан в аппарате Правительства Рязанской области

Приложение
к распоряжению
Правительства
Рязанской области
от 08.02.2022 N 56-р

Порядок
рассмотрения обращений граждан в аппарате Правительства Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Рассмотрение обращений граждан и прием граждан в Аппарате осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2. Организация централизованного учета и обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения письменных и устных, а также в форме электронного документа обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также обращений граждан, рассматриваемых в ином порядке (далее - обращения граждан), осуществляется управлением по работе с обращениями граждан Аппарата (далее - управление по работе с обращениями граждан) с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области (далее - МСЭДД).

1.3. Управление по работе с обращениями граждан проводит анализ и обобщение сведений о поступающих обращениях граждан, представляет Губернатору Рязанской области, Вице губернатору - первому заместителю Председателя Правительства Рязанской области, руководителю Аппарата, иным членам Правительства Рязанской области информацию о количестве и характере поступивших на рассмотрение письменных и устных, а также в форме электронного документа обращений граждан.

1.4. Сведения о месте нахождения и телефонных номерах структурных подразделений Правительства Рязанской области и органов исполнительной власти Рязанской области, почтовом адресе и адресе "Интернет-приемной" для направления обращений размещены на официальном сайте Правительства Рязанской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: https://www.ryazangov.ru/.

2. Прием, учет и регистрация письменных обращений

2.1. Письменные обращения граждан, направленные по почте, официальную электронную почту Правительства Рязанской области поступают в отдел делопроизводства управления обеспечения деятельности коллегиальных органов, делопроизводства и контроля Аппарата, где проходят первичную обработку с последующей передачей в управление по работе с обращениями граждан.

Обращения граждан, полученные путем передачи корреспонденции через установленные пункты приема корреспонденции, передаются в управление по работе с обращениями граждан без регистрации в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления в не рабочее время.

Обращения граждан в адрес Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, направленные в форме электронного документа на официальный сайт Правительства Рязанской области, принимаются сотрудником управления по работе с обращениями граждан.

2.2. Письменные обращения граждан, поступившие Губернатору Рязанской области, в адрес Правительства Рязанской области либо должностным лицам Правительства Рязанской области, подлежат регистрации в управлении по работе с обращениями граждан в течение трех дней с момента поступления.

Письменные обращения граждан с пометкой "лично" передаются на регистрацию в соответствии с настоящим Порядком.

Письменные обращения граждан, переданные Губернатору Рязанской области, Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства Рязанской области, первому заместителю Председателя Правительства Рязанской области, заместителям Председателя Правительства Рязанской области, руководителю Аппарата, заместителям руководителя Аппарата, заместителю Председателя Правительства Рязанской области - руководителю представительства Правительства Рязанской области (далее - Руководство) при встречах с гражданами, регистрируются и направляются на исполнение в соответствии с настоящим Порядком.

Регистрация обращений граждан осуществляется в МСЭДД. По каждому обращению заполняется регистрационная карточка (далее - РК), содержащая поля для заполнения обязательных реквизитов регистрации.

Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются и размещаются в МСЭДД. Если от одного автора поступило несколько обращений, то каждое обращение регистрируется отдельно.

2.3. Предварительное рассмотрение обращений граждан с подготовкой проекта поручения (резолюции) проводится в МСЭДД управлением по работе с обращениями граждан и направляется для дальнейшего рассмотрения должностным лицам в соответствии с утвержденным распределением должностных полномочий (в соответствии с правовыми актами Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, поручениями Руководства, иными документами о наделении полномочиями, установлении соответствующих прав и обязанностей) (далее - уполномоченное должностное лицо).

Уполномоченное должностное лицо, осуществляющее рассмотрение обращений граждан, дает по ним поручения в МСЭДД, определив исполнителей.

Оригиналы обращений граждан, полученные на бумажном носителе, направляются исполнителям.

Электронные документы после их утверждения и отправки адресату хранятся в МСЭДД в электронных делах в течение одного года с последующей передачей для хранения в подсистему МСЭД автоматизации учета документов архивного фонда аппарата Правительства Рязанской области" (далее - "Архивное дело").

2.4. Повторными обращениями граждан считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

Повторные обращения формируются в дело к уже имеющимся ранее документам по обращениям данного заявителя.

Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.

Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РК указываются связки с предыдущими обращениями данного заявителя.

2.5. Управление по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручений уполномоченным должностным лицом по результатам рассмотрения обращений граждан с использованием МСЭДД.

Обращения, поступившие от органов государственной власти с поручением сообщить о результатах их рассмотрения, ставятся в МСЭДД на контроль (далее - контрольные обращения).

Контрольными обращениями также являются обращения, направленные от имени Руководства в органы государственной власти и органы местного самоуправления, в компетенции которых находятся поставленные в обращениях вопросы, с просьбой рассмотреть обращения и проинформировать о результатах рассмотрения заявителей и Правительство Рязанской области.

3. Рассмотрение письменных обращений

3.1. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в порядке и в сроки, предусмотренные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Уведомления заявителям о переадресации обращений граждан в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, направляются управлением по работе с обращениями граждан в течение семи дней со дня регистрации.

3.2. Передача зарегистрированных обращений граждан из одного структурного подразделения в другое производится через управление по работе с обращениями граждан.

3.3. Ответ на обращение подписывается Руководством в соответствии с утвержденными полномочиями, иными уполномоченными должностными лицами.

Ответы, подготовленные на основании нормативных правовых актов, должны содержать реквизиты этих актов с указанием даты и наименования.

Письменный ответ на обращение (уведомление о переадресации обращения) направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, через отдел делопроизводства управления обеспечения деятельности коллегиальных органов, делопроизводства и контроля Аппарата. Ответ и уведомление о перенаправлении обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты, указанному в обращении, через управление по работе с обращениями граждан.

При ответе на коллективное обращение, подписанное несколькими гражданами с указанием адреса каждого из них, ответ дается каждому гражданину на указанный им в обращении адрес. Если обращение подписано несколькими гражданами, но адрес для направления ответа указан только одного из них, ответ направляется гражданину, указавшему свой адрес с просьбой довести данный ответ до сведения других подписавших обращение граждан.

3.4. Письменные обращения граждан о личном приеме должностным лицом рассматриваются как обычные обращения.

3.5. Документы, приложенные к обращениям, возвращаются по письменной просьбе заявителей.

3.6. Обращения граждан считаются исполненными и снимаются с контроля в МСЭДД, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю.

3.7. При оценке проектов ответов сотрудниками управления по работе с обращениями граждан осуществляется:

а) проверка соблюдения сроков:

- рассмотрения обращений;

- представления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений;

б) проверка ответов на наличие необходимых реквизитов:

- ссылки на дату и номер контрольного обращения;

- должности, фамилии и инициалов, подписи лица, подготовившего проекты ответов.

в) проверка содержания проектов ответов на:

- освещение всех вопросов, поставленных в обращениях;

- раскрытие всех установленных обстоятельств;

- отражение всех доводов заявителей.

3.8. Поручение снимается с контроля на основании решения Руководства, если:

- вопросы решены положительно;

- даны четкие разъяснения действующего законодательства и иных нормативных правовых актов;

- дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

4. Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений

4.1. Личный прием граждан в Правительстве Рязанской области осуществляется Губернатором Рязанской области, Вице-губернатором Рязанской области - первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, заместителями Председателя Правительства Рязанской области, руководителем Аппарата, другими уполномоченными на то лицами, в том числе в рамках видео-конференц-связи.

График личного приема граждан, утвержденный распоряжением Губернатора Рязанской области, размещается на официальном сайте Правительства Рязанской области и в областной газете "Рязанские ведомости".

4.2. На личный прием к указанным должностным лицам могут записаться жители Рязанской области, а также иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

4.3. Учет устных обращений ведется с использованием карточек личного приема граждан и системы МСЭДД согласно приложению к настоящему Порядку.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

4.4. Решение должностного лица, ведущего личный прием граждан, оформляется с подписью данного должностного лица в карточке личного приема граждан.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

4.5. Контроль за исполнением поручений, данных во время личного приема граждан, производится по аналогии организованному контролю за рассмотрением письменных обращений граждан.

5. Хранение обращений граждан

5.1. Электронные копии обращений, ответов на них и документов, связанных с их рассмотрением, формируются управлением по работе с обращениями граждан в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел Аппарата для передачи на хранение в системе "Архивное дело".

5.2. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае, если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.

5.3. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, хранятся в течение 5 лет.

5.4. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в ведомственный архив Правительства Рязанской области через 2 года после завершения делопроизводства по ним.

5.5. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

5.6. Электронные документы по истечении установленных сроков хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте об уничтожении электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

5.7. Ответственность за сохранность документов по обращениям в структурных подразделениях Аппарата возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.