Приложение 1. Термины и определения

Приложение 1

Термины и определения

База данных (информационная база автоматизированной системы (АС)) - совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании АС;

Звено Перечня документов - группа организаций с однородными функциями, для которых применительно к определенной статье Перечня может быть установлен единый срок хранения документов;

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств ¹⁷;

Источник комплектования (архива) - организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив ¹⁸;

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем;

Научно-техническая документация - документация, содержащая систематизированные сведения и описание результатов научно-технического исследования или состояния научно-технической проблемы;

Перечень документов - систематизированный список видов (разновидностей) документов (комплексов документов, баз данных) с указанием сроков их хранения, снабженный справочным аппаратом, утвержденный в установленном порядке;

Статья Перечня документов - структурная часть Перечня документов, включающая в себя порядковый номер в Перечне, указание вида (разновидности) документов (комплексов документов, баз данных), сроки хранения документов (баз данных) данного вида (разновидности) в организациях различных звеньев и примечания;

Структура Перечня документов - схема построения и схема звенности Перечня, положенные в основу его разработки;

Схема звенности Перечня документов - представленное в табличной форме перечисление звеньев (центральный аппарат, территориальные органы, зарубежные представительства, подведомственные организации) Перечня документов;

Схема построения Перечня документов - систематизированный перечень разделов и подразделов, отражающих функции в установленной сфере деятельности, осуществляемые федеральным органом государственной власти, иным государственным органом, его территориальными органами и подведомственными организациями, обуславливающие видовой состав образующихся документов;

Управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями (независимо от организационно-правовой формы и формы собственности) основных функций управления (организация деятельности, планирование, регулирование деятельности, контроль), типовых обеспечивающих функций (обеспечение кадрами, финансовое, информационное, документационное, материально-техническое, административно-хозяйственное обеспечение и др.), а также используемых при реализации ими основных (производственных) функций ¹⁹;

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов ²⁰.