Приложение N 1. Форма проверочного листа (список контрольных вопросов) для государственных и муниципальных архивов Кабардино-Балкарской Республики

Приложение N 1

к приказу Архивной службы КБР

от 17 января 2022 г. N 2

Форма проверочного листа
(список контрольных вопросов) для государственных и муниципальных архивов Кабардино-Балкарской Республики

Наименование органа регионального государственного контроля (надзора)	Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики
Вид государственного контроля (надзора)	Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Кабардино-Балкарской Республики
Наименование контрольного (надзорного) мероприятия
Должность, ФИО должностного лица, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист
Контролируемое лицо (наименование и адрес юридического лица)
Вид (виды) деятельности контролируемого лица
Присвоенная контролируемому лицу категория риска
Место проведения контрольного (надзорного)
мероприятия
Реквизиты решения о проведении контрольного (надзорного) мероприятия
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия и дата присвоения учетного номера в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий

Проверочный лист (список контрольных вопросов) для государственных и муниципальных архивов Кабардино-Балкарской Республики

ГАРАНТ:

По-видимому, в пункте 1.12 настоящей таблицы допущена опечатка. Номер приказа Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. следует читать: "N 3"

N п/п	Вопросы, отражающие содержание обязательных требований	Реквизиты нормативного правового акта, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Ответ на вопросы да/нет/ неприменимо		Примечание
I. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве
1.1.	Размещение архива в специально построенном (ых) или приспособленном (ых) для хранения архивных документов здании (ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых) от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.).	п. 3.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Росархива Российской Федерации от 2 марта 2020 г. N 24 (далее - Правила)
1.2.	Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива	п. 3.1 Правил
1.3.	Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы, устанавливающей степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем	п. 3.2 Правил			Оценивается в случае перемещения архива (полностью или частично) в новое здание (помещения)
1.4.	Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением	п. 3.2 Правил
1.5.	Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии	п. 3.2 Правил
1.6.	Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.	п. 3.3 Правил
1.7.	Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.	п. 3.3 Правил
1.8.	Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества	п. 3.3 Правил
1.9.	Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности	п. 5.12 Правил
1.10.	Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м	п. 3.3 Правил
1.11.	Архивохранилище архивных документов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха	п. 5.2 Правил
1.12.	Работники архива, включая руководителей, допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности	п. 1.8 Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. N 8 (далее - Специальные правила пожарной безопасности)
1.13.	Издание приказа об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности	п. 1.9 Специальных правил пожарной безопасности
1.14.	Приказ и инструкции подлежат изучению работниками архива в системе обучения мерам пожарной безопасности и размещаются в доступных для обозрения местах	п. 1.9 Специальных правил пожарной безопасности
1.15.	В зданиях архивов при единовременном нахождении на этаже более 10 человек разрабатываются и на видных местах размещаются планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара, а также система (установка) оповещения людей о пожаре	п. 1.9 Специальных правил пожарной безопасности
1.16.	В архивах с массовым пребыванием людей (50 и более человек) в дополнение к схематическому плану эвакуации людей при пожаре должна быть разработана инструкция, определяющая действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей	п. 1.9 Специальных правил пожарной безопасности
1.17.	Ежедневно по окончании работы архива осматриваются помещения в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности.	п. 1.9 Специальных правил пожарной безопасности
1.18.	В архиве не реже одного раза в 6 месяцев должны проводиться учебные тревоги (практические тренировки) по отработке действий персонала на случай пожара	п. 1.9 Специальных правил пожарной безопасности
1.19.	К зданиям архивов обеспечивается свободный доступ и подъезд пожарных машин. Проезды и подъезды не должны использоваться для складирования материалов, оборудования и стоянки автотранспорта	п. 1.10 Специальных правил пожарной безопасности
1.20.	Проезды, проходы к основным и запасным выходам и наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными и освещаться в ночное время	п. 1.10 Специальных правил пожарной безопасности
1.21.	Подъезды и проезды в зимнее время должны регулярно очищаться от снега	п. 1.10 Специальных правил пожарной безопасности
1.22.	Световые указатели водопроводных колодцев с пожарными гидрантами должны содержаться в исправном состоянии	п. 1.10 Специальных правил пожарной безопасности
1.23.	Пожарные гидранты должны находиться в исправном состоянии, а в зимнее время должны быть утеплены и очищаться от снега и льда	п. 1.10 Специальных правил пожарной безопасности
1.24.	На территории архива применение открытого огня (костры, факелы) запрещается	п. 2.2 Специальных правил пожарной безопасности
1.25.	Воздуховоды вентиляционных систем должны очищаться в сроки, определенные в инструкциях о мерах пожарной безопасности	п. 2.8 Специальных правил пожарной безопасности
1.26.	Не разрешается использовать чердачные помещения зданий в производственных целях или для хранения материальных ценностей. Двери чердачных помещений должны быть постоянно закрыты на замки. На дверях указанных помещений должна быть информация о месте хранения ключей. Окна чердачных помещений должны быть застеклены и постоянно закрыты	п. 2.10 Специальных правил пожарной безопасности
1.27.	В подвальных и цокольных этажах зданий запрещается применять и хранить взрывчатые вещества, легковоспламеняющиеся жидкости (далее - ЛВЖ) и горючие жидкости (далее - ГЖ), баллоны с газом под давлением, товары в аэрозольной упаковке и другие взрывопожароопасные вещества и материалы, кроме случаев, оговоренных в п. 4.4.2 Специальных правил пожарной безопасности. Окна подвальных помещений должны быть застеклены и постоянно закрыты	п. 2.12 Специальных правил пожарной безопасности
1.28.	В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях запрещается: применять при уборке помещений ЛВЖ и ГЖ; отогревать замерзшие водопроводные, канализационные и другие трубы открытым огнем; утеплять чердачные перекрытия, производить засыпку перегородок горючими материалами, а также устанавливать пустотные перегородки из горючих материалов; устраивать жилые помещения и допускать временное проживание граждан	п. 2.13 Специальных правил пожарной безопасности
1.29.	Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии	п. 2.14 Специальных правил пожарной безопасности
1.30.	В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: "Ответственный за противопожарное состояние", "О пожаре звонить по телефону"	п. 2.16 Специальных правил пожарной безопасности
1.31.	В архивохранилищах, лабораторно-производственных и складских помещениях не допускается устройство бытовых комнат для приема пищи и других подсобных помещений	п. 4.1 Специальных правил пожарной безопасности
1.32.	Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами, с учетом требований, изложенных в п. 2.11 Специальных правил пожарной безопасности	п. 4.1 Правил, п. 4.2 Специальных правил пожарной безопасности
1.33.	Стеллажи и шкафы должны устанавливаться в архивохранилищах с соблюдением следующих норм: расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) - не менее 1,2 м; расстояние (проход) между стеллажами - не менее 0,75 м; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене, - не менее 0,75 м; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 0,45 см	п. 4.2 Правил, п. 4.3 Специальных правил пожарной безопасности
1.34.	Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и вентиляционным каналам	п. 4.4 Специальных правил пожарной безопасности
1.35.	Запрещается выполнять производственные операции на оборудовании и установках с неисправностями, а также при отключении контрольно-измерительных приборов, по которым определяются заданные режимы температуры, давления и другие технологические параметры	п. 6.1 Специальных правил пожарной безопасности
1.36.	Лабораторная мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей. Ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м	п. 6.3 Специальных правил пожарной безопасности
1.37.	Рабочие поверхности столов, стеллажей, вытяжных шкафов, предназначенные для работы с пожаро-взрывоопасными жидкостями и веществами, должны иметь покрытия из негорючих материалов. Для работы с кислотами, щелочами и другими химически активными веществами столы и шкафы нужно выполнять из материалов, стойких к их воздействию, с устройством бортиков из негорючего материала (для предотвращения пролива жидкости за пределы шкафа, стола)	п. 6.4 Специальных правил пожарной безопасности
1.38.	Работы в лабораториях, связанные с возможностью выделения токсичных или пожаровзрывоопасных паров и газов, должны производиться только в вытяжных шкафах. Использовать вытяжные шкафы с разбитыми стеклами или неисправной вентиляцией запрещается	п. 6.5 Специальных правил пожарной безопасности
1.39.	Силовое и осветительное электрооборудование, электропроводка и электроустановки архивов должны находиться в исправном состоянии	п. 8.1 Специальных правил пожарной безопасности
1.40.	Осветительная электросеть должна быть смонтирована так, чтобы светильники находились на расстоянии не менее 0,5 м от горючих конструкций зданий, изделий (деревянных шкафов) и материалов (коробки с делами, связки)	п. 8.5 Специальных правил пожарной безопасности
1.41.	Устройство и эксплуатация в зданиях архивов электросетей-времянок не допускается, за исключением электропроводок, питающих места временного производства строительных и ремонтно-монтажных работ	п. 8.6 Специальных правил пожарной безопасности
1.42.	При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается: использовать электропровода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией; пользоваться поврежденными розетками, осветительными и соединительными коробками, рубильниками и другими электроустановочными изделиями; обертывать электрические лампы бумагой, материей и другими горючими материалами; использовать некалиброванные плавкие вставки или другие самодельные устройства защиты от перегрузки и короткого замыкания; складировать различные предметы, вещества и материалы у электрощитов, электродвигателей и пусковой аппаратуры	п. 8.15 Специальных правил пожарной безопасности
1.43.	Автоматические установки пожаротушения и пожарной сигнализации, системы оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией, внутреннего противопожарного водопровода и противодымной вентиляции, а также первичные средства пожаротушения должны находиться в исправном состоянии и постоянной готовности	п. 9.1 Специальных правил пожарной безопасности
1.44	Архивы должны быть оборудованы системами оповещения и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях и сооружениях в соответствии с Нормами пожарной безопасности "Проектирование систем оповещения людей о пожаре в зданиях и сооружениях" (НПБ 104-03), утвержденными Приказом МЧС России от 20.06.2003 N 323 (зарегистрирован Минюстом России 27.06.2003, регистрационный N 4837)	п. 9.3 Специальных правил пожарной безопасности
1.45.	Наличие плана эвакуации	п. 9.3 Специальных правил пожарной безопасности
1.46.	Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения	п. 9.5 Специальных правил пожарной безопасности
1.47.	Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений	п. 5.7 Правил
1.48.	Наличие Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации	п. 5.3 Правил
1.49.	Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны	п. 5.6 Правил
1.50.	Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны	п. 5.8 Правил
1.51.	Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях	п. 5.8 Правил
1.52.	Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности	п. 5.9 Правил
1.53.	Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива	п. 5.9 Правил
1.54.	Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива	п. 5.9 Правил
1.55.	Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ	п. 5.10 Правил
1.56.	Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего	п. 5.10 Правил
1.57.	Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны	п. 5.5 Правил
1.58.	Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам	п. 5.4 Правил
1.59.	В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19°C, относительная влажность воздуха 50 - 55%	п. 5.13 Правил
1.60.	Не допускаются резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5°C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%)	п. 5.15 Правил
1.61.	Наличие журнала учета показаний контрольно-измерительных приборов	п. 5.17 Правил
1.62.	Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк, на рабочих столах - 100 лк	п. 5.19 Правил
1.63.	В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков	п. 5.22 Правил
1.64.	В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение	п. 5.21 Правил
1.65.	Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем	п. 5.19 Правил
1.66.	С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру	п. 5.23 Правил
1.67.	Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни	п. 5.21 Правил
1.68.	Наличие плана (схемы) размещения архивных фондов, утвержденной руководителем архива	п. 8.1 Правил
1.69.	Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации	п. 8.2 Правил
1.70.	Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива	п. 24.1 Правил
1.71.	Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища	п. 24.1 Правил
1.72.	Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале	п. 24.2 Правил
1.73.	Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются	п. 4.4 Правил
1.74.	Наличие пофондовых и постеллажных топографических указателей	п. 8.4 Правил
1.75.	Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке	п. 6.5 Правил
1.76.	Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 10.2 Правил. Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена: при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем; после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены; при реорганизации архива	п. 10.1 Правил
1.77.	В государственном архиве проверка наличия и состояния проводится: уникальных документов - ежегодно; особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет); аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет; кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года. Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет	п. 10.2 Правил
1.78.	Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов	п. 10.2 Правил
1.79.	В муниципальном архиве, музее, библиотеке плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет	п. 10.2 Правил
1.80.	При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо: сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения; подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда; изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов; изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции; изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива	п. 10.3 Правил
1.81.	В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается: вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах	п. 10.5 Правил
1.82.	Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов	п. 10.4 Правил
1.83.	На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов	п. 10.7 Правил
1.84.	Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов	п. 2.11.5 Правил
1.85.	После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются	п. 10.6 Правил
1.86.	Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях	п. 10.8 Правил
1.87.	На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска	п. 10.8 Правил
1.88.	Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются	п. 11.1 Правил
1.89.	Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов	п. 11.4 Правил
1.90.	Архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, ставятся на учет в соответствии с пунктом 11.9 Правил для проведения физико-химической и технической обработки	п. 13.1 Правил
1.91.	Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются	п. 14.1 Правил
1.92.	Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования	п. 14.1 Правил
1.93.	Наличие письменного разрешения на выдачу архивных документов из архивохранилища	п. 14.1 Правил
1.94.	Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров	п. 14.4 Правил
1.95.	Наличие карт-заместителей на месте выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов	п. 4.15 Правил
1.96	Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов	п. 4.15 Правил
1.97.	Соблюдение сроков выдачи архивных документов	п. 14.6 Правил
1.98.	Наличие и ведение книг выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища	п. 14.8 Правил
1.99.	Наличие и ведение заказов (требований) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов	п. 14.7 Правил
1.100	Наличие и ведение актов о выдаче архивных документов во временное пользование	п. 14.7 Правил
1.101	Соблюдение сроков выдачи описи дел, документов	п. 14.7 Правил
1.102	Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие.	п. 14.11 Правил
1.103	В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов	пп. 14.11,14.12 Правил
1.104	При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке	п.п.14.4, 14.12 Правил
1.105	При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений	пп. 15.1-15.3 Правил
1.106	С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях	приказ Росархива от 28.03.2001 N 24 "О введении в действие "Примерной инструкции о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях"
II. Организация учета документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве
2.1	Наличие паспорта архива	ст. 19 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон), п. 23.1 Правил, Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 N 11
2.2.	Наличие порядка и схемы учета архивных документов	п. 23.1 Правил
2.3.	Правильное ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, в т.ч.:	п. 23.2 Правил
2.3.1.	книга учета поступлений документов	п. 23.2 Правил
2.3.2.	список фондов	п. 23.2 Правил
2.3.3.	лист фонда и карточка фонда	п. 23.2 Правил, Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 N 11
2.3.4.	лист учета аудиовизуальных документов	п. 23.2 Правил
2.3.5.	опись дел, документов	п. 23.2 Правил
2.3.6.	реестр описей дел, документов	п. 23.2 Правил
2.3.7.	инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни	п. 23.2 Правил
2.3.8.	паспорт архивохранилища	п. 23.2 Правил
2.3.9.	лист учета и описания уникального документа	п. 23.3 Правил
2.3.10	список фондов, содержащих особо ценные документы	п. 23.3 Правил
2.3.11	реестр описей особо ценных дел, документов	п. 23.3 Правил
2.3.12	книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования	п. 23.3 Правил
2.3.14	опись страхового фонда	п. 23.3 Правил
2.3.15	дело фонда	п. 23.2 Правил
2.3.16	лист-заверитель дела	п. 23.2 Правил
2.3.17	внутренняя опись документов дела	п. 23.2 Правил
2.3.18	карточки и книги движения фондов, описей дел, документов	п. 23.3 Правил
2.4.	Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела	п. 22.4 Правил
2.5.	Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов	п. 21.7 Правил
2.6.	Ведение учета поступления архивных документов	п. 26.1 Правил
2.7.	Ведение учета выбытия архивных документов	п. 26.1 Правил
2.8.	Ведение учета секретных и рассекреченных архивных документов	п. 26.1 Правил
2.9.	Ведение учета архивных документов личного происхождения	п. 26.1 Правил
2.10.	Ведение учета архивных документов по личному составу	п. 26.1 Правил
2.11.	Ведение учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив	п. 26.1 Правил
2.12.	Ведение учета копий архивных документов на правах подлинников	п. 31.1 Правил
2.13.	Ведение учета листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов	п. 29.2 Правил
2.14.	Ведение учета страхового фонда и фонда пользования	пп. 32.2-32.5 Правил
2.15.	Ведение учета музейных предметов и библиотечных фондов	п.п. 34.1-34.4 Правил
2.16.	Наличие актов:
2.16.1	о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов	п. 26.1 Правил
2.16.2	описания архивных документов, переработки описей	п. 26.1 Правил
2.16.3	о технических ошибка в учетных документах	п. 26.1 Правил
2.16.4	об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду или неучтенных в данном фонде	п. 26.1 Правил
2.17.	Наличие учетных баз данных, соответствующих приказу Министерства культуры Российской Федерации от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении временного порядка автоматизации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах"	п. 3.6 Правил
III. Организация комплектования архива документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
3.1.	Наличие списка организаций - источников комплектования по установленной форме согласованного в установленном порядке	п. 35.1 Правил
3.2.	Ведение наблюдательных дел на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива	п. 35.9 Правил
3.3.	Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы	ст. 23 Закона, п. 37.1 Правил
3.4.	Наличие согласованного и утвержденного плана-графика приема архивных документов от источников комплектования	п. 37.2 Правил
3.5.	Наличие договоров об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственных форм собственности, гражданами - источниками комплектования	п. 37.3 Правил
3.6.	Взаимодействие архива с источниками комплектования	п. 38.1 Правил
IV. Организация использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве
4.1.	Наличие обязательных и дополнительных архивных справочников	п. 43.1 Правил
4.2.	Соблюдение сроков исполнения запросов	п. 46.1-46.14 Правил
4.3.	Направление уведомления о приеме Интернет - обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении	п. 46.1-46.14 Правил
4.4.	Соблюдение порядка оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий	п. 46.1-46.14 Правил
4.5.	Регистрация поступающих запросов	п. 46.1-46.14 Правил
4.6.	Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом установленных ограничений	ст. 24-26 Закона, п.п. 5.1, 5.12 Правил, Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 (далее - Порядок использования архивных документов)
4.7.	Соблюдение порядка работы в читальном зале	п. 48.1-48.5 Правил, Порядок использования архивных документов
4.8.	Наличие заявления пользователя для работы в читальном зале в простой письменной форме или письма направившего органа или организации	п. 48.1-48.5 Правил, п. 2.1 Порядка использования архивных документов
4.9.	Наличие заявления пользователя	п. 2.2 Порядка использования архивных документов
4.10.	Наличие письменного согласия на обработку персональных данных пользователя	п. 2.2 Порядка использования архивных документов
4.11.	Ведение журнала учета посещений читального зала	п. 48.5 Правил
4.12.	Ведение учета заказов на копирование	п. 47.1 Правил