Приложение N 2. Форма проверочного листа (список контрольных вопросов) для архивов организаций Кабардино-Балкарской Республики

Приложение N 2

к приказу Архивной службы КБР

от 17 января 2022 г. N 2

Форма проверочного листа
(список контрольных вопросов) для архивов организаций Кабардино-Балкарской Республики

Наименование органа регионального государственного контроля (надзора)	Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики
Вид государственного контроля (надзора)	Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Кабардино-Балкарской Республики
Наименование контрольного (надзорного) мероприятия
Должность, ФИО должностного лица, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист
Контролируемое лицо (наименование и адрес юридического лица)
Вид (виды) деятельности контролируемого лица
Присвоенная контролируемому лицу категория риска
Место проведения контрольного (надзорного) мероприятия
Реквизиты решения о проведении контрольного (надзорного) мероприятия
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия и дата присвоения учетного номера в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий

N п/п	Вопросы, отражающие содержание обязательных требований	Реквизиты нормативного правового акта, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Ответы на вопросы да/нет/ неприменимо		Примечание
I. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
1.1.	Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел	п.п. 2.2, 4.15-4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила)
1.2.	Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации	п. 2.3 Правил
1.3.	Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации	п. 2.3 Правил
1.4.	Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке. Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов	п.п. 2.9, 2.10 Правил
1.5.	Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. В архиве организации должны быть предусмотрены: архивохранилище; помещение для приема, временного хранения документов; помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств); рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях	п. 2.16 Правил
1.6.	Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды	п. 2.17 Правил
1.7.	Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли	п. 2.18 Правил
1.8.	Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности. Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам	п. 2.19 Правил
1.9.	Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками	п. 2.20 Правил
1.10.	Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах	п. 2.21 Правил
1.11.	Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см; расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см	п. 2.21 Правил
1.12.	Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности	п. 2.22 Правил
1.13.	Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации	п. 2.23 Правил
1.14.	В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам	п. 2.23 Правил
1.15.	Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20 - 50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов	п. 2.24 Правил
1.16.	Для хранения документов на бумажном носителе - температура 17-19°C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%; для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях: 8 - 18 °C и 45 - 65%; для документов на оптических дисках: 10 - 23°C и 20 - 50%; для документов на кинопленке: с нитроосновой - черно-белые: температура не выше 10°C, цветные: температура не выше - 5°C; с безопасной основой - черно-белые: температура не выше 15°C, цветные: температура не выше - 5°C; для фотодокументов: черно-белые - температура не выше 15°C; цветные - температура не выше - 5°C. Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов, составляет 40 - 50%	п. 2.25 Правил
1.17.	Наличие журнала учета показаний контрольно-измерительных приборов	п. 2.26 Правил
1.18.	Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении	п. 2.27 Правил
1.19.	В помещениях архивохранилищ необходимо: проводить систематическую влажную уборку; не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей; обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков	п. 2.27 Правил
1.20.	Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени	п. 2.28 Правил
1.21.	В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты	п. 2.29 Правил
1.22.	Обязательными условиями хранения электронных документов являются: наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах); наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации	п. 2.30 Правил
1.23.	В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов	п. 2.32 Правил
1.24.	Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах	п. 2.34 Правил
1.25.	Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов	п. 2.35 Правил
1.26.	Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов	п. 2.35 Правил
1.27.	На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах	п. 2.35 Правил
1.28.	Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо	п. 2.36 Правил
1.29.	В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются постеллажные топографические указатели	п. 2.37 Правил
1.30.	Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях	п. 2.38 Правил
1.31.	Соблюдение порядка проверки наличия и состояния документов	п. 2.40-2.44 Правил
1.32.	Наличие акта проверки наличия и состояния архивных документов	п. 2.43 Правил
1.33.	Наличие акта о технических ошибках в учетных документах	п.п. 2.43, 3.15 Правил
1.34.	Наличие акта об обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных документов	п.п. 2.43, 3.15 Правил
1.35.	На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов	п.п. 2.44, 3.15 Правил
1.36.	Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации	п. 2.45 Правил
1.37.	Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий: одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями; шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов	п. 2.45 Правил
1.38.	Наличие и ведение книге выдачи дел, заказов (служебных записок) на выдачу дел; актов о выдаче дел во временное пользование	п. 2.46 Правил
1.39.	Соблюдение порядка выдачи дел, документов	п. 2.47 Правил
1.40.	Наличие карты-заместителя дела	п. 2.47 Правил
1.41.	Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов	п. 2.47 Правил
1.42.	В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов	п. 2.49 Правил
II. Организация учета документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
2.1	Наличие паспорта архива	п. 3.2 Правил, Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 г. N 11
22.	Правильное ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, в т.ч.:	п. 3.5 Правил
2.2.1.	книга учета поступления и выбытия дел, документов	п. 3.6 Правил
2.2.2.	список фондов	п. 3.6 Правил
2.2.3.	лист фонда	п. 3.6 Правил
2.2.4.	опись дел, документов	п.п. 3.6, 5.5 Правил
2.2.5.	реестр описей	п. 3.6 Правил
2.3.	Ведение учета поступления архивных документов	п. 3.15 Правил
2.4.	Ведение учета выбытия архивных документов	п. 3.15 Правил
2.5.	Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов	п. 3.15 Правил
2.6.	Наличие актов:
2.6.1.	приема-передачи архивных документов на хранение	п. 3.15 Правил
2.6.2.	о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению	п. 3.15 Правил
2.6.3.	о неисправимых повреждениях архивных документов	п. 3.15 Правил
III. Организация комплектования архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
3.1.	Наличие документов, подтверждающих решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов	ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон), п. 4.4 Правил
3.2.	Организация работы экспертной комиссии (далее - ЭК)	п. 5-6 ст. 6 Закона, п. 4.7-4.11 Правил
3.3.	Соблюдение порядка проведения экспертизы ценности	п. 4.3-4.6, 4.10-4.11 Правил
3.4.	До проведения экспертизы ценности в соответствии с пунктами 4.6-4.13 Правил уничтожение документов запрещается	п. 2 ст. 17 Закона, п. 4.5 Правил
3.5.	Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию в установленном порядке	п. 4.19-4.32 Правил
3.6.	Наличие согласованного с руководителем графика передачи дел в архив организации	п. 4.33 Правил
3.7.	Соблюдение порядка приема-передачи дел в архив организации	п. 4.33 Правил
IV. Организация использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
4.1.	Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом установленных ограничений	ст. 24-26 Закона, п.п. 5.2, 5.20 Правил
4.2.	Наличие исторической справки	п. 5.6 Правил
4.3.	Ведение учета использования архивных документов	п. 5.8 Правил
4.4.	Соблюдение сроков исполнения запросов	п. 5.10 Правил
4.5.	Соблюдение порядка оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий	п.п. 5.11-5.16 Правил
4.6.	Соблюдение порядка изъятия подлинных личных документов	п. 5.17 Правил
V. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив
5.1.	Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях - источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив	ст. 22-23 Закона, п. 6.1 Правил
5.2.	Наличие договора на досрочную передачу документов на постоянное хранение может быть осуществлена также по просьбе организации	п. 6.5 Правил			При отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации при угрозе утраты (уничтожения) документов
5.3.	Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива на продление сроков хранения документов в архиве организации	п. 6.5 Правил			в случае необходимости практического использования документов организацией
VI. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации
6.1.	Включение в состав ликвидационной комиссии представителя государственного (муниципального) архива	п. 7.1 Правил
6.2.	Оформление актов приема-передачи документов, учетного и научно-справочного аппарата к ним архива при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации)	п. 7.1 Правил