Приложение. Проверочный лист (список контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований) при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

Приложение
к приказу Службы по делам архивов
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
от 14 февраля 2022 г. N 1-нп

Форма

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ (список контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований) при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

QR-код

Наименование вида контроля, включенного в единый реестр видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля	__________________________________________________________
Наименование контрольного (надзорного) органа	__________________________________________________________
Реквизиты нормативного правового акта об утверждении формы проверочного листа	__________________________________________________________
Вид контрольного (надзорного) мероприятия	__________________________________________________________
Объект контроля (надзора), в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие	__________________________________________________________
Контролируемое лицо (наименование, ИНН, ОГРН, адрес)	__________________________________________________________
Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с заполнением проверочного листа	__________________________________________________________
Реквизиты решения контрольного (надзорного) органа о проведении контрольного (надзорного) мероприятия, подписанного уполномоченным должностным лицом контрольного (надзорного) органа	__________________________________________________________
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия	__________________________________________________________
Должность, фамилия и инициалы должностного лица контрольного (надзорного) органа, в должностные обязанности которого в соответствии с положением о виде контроля, должностным регламентом входит осуществление полномочий по виду контроля, в том числе проведение контрольных (надзорных) мероприятий, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист	__________________________________________________________
Дата заполнения проверочного листа	__________________________________________________________

N п/п	Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, соотнесенные со списком контрольных вопросов	Ответы на контрольные вопросы			Примечание
			да	нет	неприменимо
1	2	3	4	5	6	7
1.	Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
1.1.	Создан ли архив в исполнительном органе государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее соответственно - ИОГВ, автономный округ)?	Часть 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ); Пункт 1.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 (далее - Правила N 526); Пункт 7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 года N 155 (далее - Правила N 155)
1.2.	Имеется ли утвержденное руководителем ИОГВ/государственного учреждения автономного округа (далее - Учреждение) положение об архиве?	Пункт 1.5 Правил N 526 Пункт 10 Правил N 155
1.3.	Имеются ли помещения для размещения архивных документов ИОГВ/Учреждения (далее - архивохранилище), с соблюдением нормативных режимов хранения?	Пункты 2.14 - 2.19 Правил N 526
1.4.	Оборудовано ли архивохранилище средствами пожаротушения?	Пункт 2.15 Правил N 526
1.5.	Оборудовано ли архивохранилище охранной и пожарной сигнализацией?	Пункт 2.15 Правил N 526
1.6.	Отсутствуют ли в архивохранилище трубы водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды?	Пункт 2.17 Правил N 526
1.7.	Имеется ли в архивохранилище естественная или искусственная вентиляция?	Пункт 2.19 Правил N 526
1.8.	Оборудовано ли архивохранилище дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащено ли замками повышенной секретности (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории)?	Пункт 2.20 Правил N 526
1.9.	Оборудованы ли окна архивохранилища, в случае расположения на первом этаже, запирающимися решетками?	Пункт 2.20 Правил N 526
1.10.	Размещены ли документы в архивохранилище на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах?	Пункт 2.21 Правил N 526
1.11.	Соблюдены ли в архивохранилище установленные требования по расстановке и размещению стационарных и/или передвижных металлических стеллажей и металлических шкафов?	Пункт 2.21 Правил N 526
1.12.	Оборудовано ли архивохранилище средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива?	Пункт 2.23 Правил N 526
1.13.	Соблюден ли в архивохранилище световой режим хранения архивных документов, установленный к естественному или искусственному освещению?	Пункт 2.24 Правил N 526
1.14.	Обеспечено ли хранение документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа?	Пункты 2.24, 2.35 Правил N 526
1.15.	Соблюдены ли в архивохранилище параметры температурно-влажностного режима хранения архивных документов?	Пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил N 526
	1) на бумажном носителе
	2) на магнитных дисках и дисковых накопителях	Пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил N 526
	3) на оптических дисках	Пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил N 526
	4) на кинопленке с нитроосновой - черно-белые	Пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил N 526
	5) на кинопленке с безопасной основой - черно-белые	Пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил N 526
	6) для фотодокументов - черно-белые	Пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил N 526
	7) для фотодокументов - цветные	Пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил N 526
1.16.	Осуществляется ли в архивохранилище проведение санитарно-гигиенических мероприятий?	Пункты 2.27, 2.28 Правил N 526
1.17.	Отсутствуют ли в архивохранилище посторонние предметы, имущество, оборудование?	Пункт 2.29 Правил N 526
1.18.	Имеется ли акт об утрате документов, согласованный с экспертной комиссией и утвержденный руководителем ИОГВ/Учреждения, с прилагаемой к нему справкой о проведении розыска?	Пункт 2.44 Правил N 526
2.	Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
2.1.	Имеется ли паспорт архива организации, в случае если ИОГВ/Учреждение является источником комплектования государственного (муниципального) архива?	Пункт 3.12 Правил N 526 Пункт 54 Правил N 155
2.2.	Имеется ли книга учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы?	Пункты 3.6, 3.7 Правил N 526 Пункт 18 Правил N 155
2.3.	Имеется ли список фондов установленной формы (при условии хранения в ИОГВ/Учреждении архивных документов более 1 фондообразователя)?	Пункты 3.6, 3.8 Правил N 526
2.4.	Имеется ли лист фонда установленной формы (при условии хранения в ИОГВ/Учреждении архивных документов более 1 фондообразователя) ?	Пункты 3.6, 3.9 Правил N 526
2.5.	Имеется ли дело фонда?	Пункт 3.15 Правил N 526
2.6.	Имеются ли в ИОГВ/Учреждении утвержденная номенклатура дел и согласованная Экспертно-проверочной комиссией Архивной службы Югры (для организаций - источников комплектования государственного (муниципального) архива), Экспертной комиссией Учреждения (для Учреждений, не являющихся организацией-источником комплектования государственного (муниципального) архива)?	Пункты 4.14 - 4.18 Правил N 526
2.7.	Имеются ли в ИОГВ/Учреждении утвержденные и согласованные Экспертно-проверочной комиссией Архивной службы Югры (для организаций - источников комплектования государственного (муниципального) архива), Экспертной комиссией Учреждения (для Учреждений, не являющихся организацией-источником комплектования государственного (муниципального) архива) описи дел и справочный аппарат к ним?
	1) дел постоянного хранения	Пункты 3.6, 4.11, 4.12, 5.5 Правил N 526 Пункты 70 - 78 Правил N 155
	2) дел по личному составу	Пункты 3.6, 4.11, 4.12, 5.5 Правил N 526
	3) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения	Пункты 3.6, 4.11, 5.5 Правил N 526
	4) электронных дел, документов постоянного хранения	Пункты 3.6, 4.11, 4.12, 5.5 Правил N 526
	5) электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и справочного аппарата к ним	Пункты 3.6, 4.11, 4.12, 5.5 Правил N 526
2.8.	Имеется ли в конце всех экземпляров описи дел документов итоговая запись о количестве единиц хранения?	Пункт 3.10 Правил N 526
2.9.	Имеется ли лист-заверитель к законченной описи дел (том описи дел), документов?	Пункт 3.10 Правил N 526
2.10.	Имеется ли реестр описей дел документов (при наличии в ИОГВ/Учреждении двух и более описей дел, документов)?	Пункты 3.6, 3.11 Правил N 526
2.11.	Соблюдены ли требования к оформлению дел на бумажном носителе?
	1) дело содержит не более 250 листов, при толщине не более 4 см	Пункт 4.20 Правил N 526
	2) подшивка документов на 4 прокола (малоформатное на 3 прокола)	Пункт 4.21 Правил N 526
	3) отсутствие металлических скреплений в документах	Пункт 4.21 Правил N 526
	4) наличие нумерации листов в деле	Пункты 4.19, 4.22 Правил N 526
	5) наличие листа-заверителя дела	Пункты 4.19, 4.21, 4.23 Правил N 526
	6) наличие внутренней описи документов дела	Пункты 4.19, 4.21, 4.30 Правил N 526
2.12.	Соблюдены ли требования при формировании дел?
	1) размещение в делах документов, соответствующих заголовку дела	Пункт 4.20 Правил N 526
	2) отсутствие в делах черновых и дублетных экземпляров документов, а также документов, подлежащих возврату	Пункт 4.20 Правил N 526
	3) группировка в дело документов с одинаковыми сроками хранения	Пункт 4.20 Правил N 526
	4) включение в дело по одному экземпляру каждого документа	Пункт 4.20 Правил N 526
	5) группировка в дело документов одного календарного года с учетом установленных исключений	Пункт 4.20 Правил N 526
	6) группировка приказов по личному составу в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения	Пункт 4.20 Правил N 526
	7) расположение документов в личных делах в хронологическом порядке по мере поступления	Пункт 4.20 Правил N 526
	8) группировка лицевых счетов по заработной плате работников в отдельные дела и расположение в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств	Пункт 4.20 Правил N 526
2.13.	Соблюдены ли требования по оформлению обложки дела?
	1) указание полного наименования ИОГВ/Учреждения (при наличии, указание на непосредственную подчиненность)	Пункты 4.24, 4.25 Правил N 526
	2) указание наименования структурного подразделения	Пункты 4.24, 4.25 Правил N 526
	3) указание индекса дела по номенклатуре дел	Пункт 4.25 Правил N 526
	4) указание номера тома (части)	Пункт 4.25 Правил N 526
	5) указание заголовка дела (тома, части)	Пункты 4.25, 4.26 Правил N 526
	6) указание крайних дат дела (тома, части)	Пункты 4.25, 4.28 Правил N 526
	7) указание количества листов в деле (тома, части)	Пункты 4.25, 4.29 Правил N 526
	8) указание срока хранения дела	Пункты 4.25, 4.29 Правил N 526
	9) оформление архивного шифра дела	Пункты 4.25, 4.27 Правил N 526
2.14.	Осуществляется ли ведение учета научно-технической документации отдельно от других видов документов?	Пункт 16 Правил N 155
3.	Организация комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
3.1.	Имеется ли правовой акт о создании и составе экспертной (центральной экспертной) комиссии ИОГВ/Учреждения, положения об экспертной (центральной экспертной) комиссии?	Пункты 4.7 - 4.9 Правил N 526
3.2.	Осуществляется ли проведение не реже 1 раза в год экспертизы ценности документов в ИОГВ/Учреждении?	Пункты 4.10, 4.11 Правил N 526
3.3.	Имеются ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу в течение установленных сроков временного хранения?	Части 1, 2 статьи 17, части 1, 4 статьи 21, пункты 2, 4 статьи 22, статья 22.1 Закона N 125-ФЗ Пункты 3.15, 4.5, 4.11 - 4.13 Правил N 526
3.4.	Соблюдаются ли сроки цикличности проведения проверки наличия и состояния документов, находящихся на хранении в ИОГВ/Учреждении?	Пункт 2.40 Правил N 526
3.5.	Имеются ли документы, подтверждающие проведение проверки наличия и состояния документов?	Пункт 2.43 Правил N 526
3.6.	Осуществлялась ли организация розыска архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния документов?	Пункт 2.44 Правил N 526
3.7.	Соблюдены ли сроки передачи документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный (муниципальный) архив автономного округа (для ИОГВ/Учреждения, являющихся организацией - источником комплектования государственного (муниципального) архива)?	Части 1, 4 статьи 21, пункт 2 статьи 22, статья 22.1 Закона N 125-ФЗ Пункт 6.1 Правил N 526 Пункты 117, 118 Правил N 155
3.8.	Имеется ли акт приема-передачи архивных документов в государственный (муниципальный) архив автономного округа (для ИОГВ/Учреждения, являющихся организацией - источником комплектования государственного (муниципального) архива?	Пункт 6.8 Правил N 526
3.9.	Имеется ли акт приема-передачи архивных документов, учетного и научно-справочного аппарата к ним при смене руководителя архива ИОГВ/Учреждения (лица, ответственного за архив)?	Пункт 7.2 Правил N 526
4.	Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
4.1.	Осуществляется ли ведение учета использования архивных документов, в том числе выдача архивных справок, выписок, копий документов?	Статья 26 Закона N 125-ФЗ Пункт 5.8 Правил N 526
4.2.	Соблюдены ли порядок и сроки исполнения социально-правовых и тематических запросов пользователей?	Пункт 5.10 Правил N 526
4.3.	Соблюдены ли требования к оформлению ответов на запросы социально-правового характера?	Пункты 5.11 - 5.14 Правил N 526
4.4.	Соблюдены ли порядок изъятия и возвращения из архивных дел подлинных личных документов?	Пункт 5.17 Правил N 526
4.5.	Соблюден ли порядок копирования архивных документов, находящихся на хранении в ИОГВ/Учреждении?	Пункт 5.18 Правил N 526
4.6.	Имеется ли документ, подтверждающий разрешение руководителя ИОГВ/Учреждения (лица, ответственного за архив) на работу пользователя в помещении архивохранилища, либо отказ в предоставлении документов?	Пункт 5.19 Правил N 526