Распоряжение Администрации г. Сургута Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 16 февраля 2022 г. N 274 "О внесении изменений в распоряжение Администрации города от 31.01.2014 N 193 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города"

Распоряжение Администрации г. Сургута от 16 февраля 2022 г. N 274
"О внесении изменений в распоряжение Администрации города от 31.01.2014 N 193 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города"

В соответствии с распоряжениями Администрации города от 30.12.2005 N 3686 "Об утверждении Регламента Администрации города", от 21.04.2021 N 552 "О распределении отдельных полномочий Главы города между высшими должностными лицами Администрации города":

1. Внести в распоряжение Администрации города от 31.01.2014 N 193 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города" (с изменениями от 04.03.2016 N 333, 30.09.2016 N 1800, 24.01.2017 N 88, 07.05.2018 N 715, 29.06.2018 N 1068, 30.11.2018 N 2188, 20.02.2020 N 274, 08.05.2020 N 675, 28.01.2021 N 65) следующие изменения:

1.1. В пункте 14 раздела I приложения к распоряжению слова "система электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот" заменить словами "система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело".

1.2. В пункте 2 раздела II приложения к распоряжению:

1.2.1. Подпункт 2.9 дополнить абзацем десятым следующего содержания:

"Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более структурными подразделениями Администрации города, состоит из регистрационных номеров каждого из них. В документе на бумажном носителе регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более структурными подразделениями Администрации города, проставляется под подписями должностных лиц или через косую черту в порядке указания авторов в документе".

1.2.2. Абзацы второй, третий подпункта 2.11 изложить в следующей редакции:

"Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа, является обязательным реквизитом, включает ссылку на исходящий номер и дату, присвоенные в организации-отправителе, а также входящий номер и дату, присвоенные в Администрации города, оформляется под этикеткой с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства с использованием шрифта N 12 без отступа от границы левого поля следующим образом:

На N _____________ от _____________

(N _______________ от _____________)

(входящий номер Администрации города Сургута)".

1.2.3. Абзац третий подпункта 2.14 изложить в следующей редакции:

"Реквизит "Адресат" выравнивается по левому краю, печатается на уровне реквизита "Наименование организации" (в бланках писем Главы города - на уровне слов "Глава города", в бланках писем Администрации города, заместителя Главы города или структурного подразделения - на уровне слов "Администрация города"). При написании адресата переносы в словах недопустимы. Оформляется с указанием полного наименования органа (организации), должности руководителя, использование аббревиатур и сокращений при адресовании писем в органы государственной власти, государственные органы, органы местного самоуправления не допускается".

1.2.4. В подпункте 2.16:

- абзац второй после слов "О выделении..." дополнить словами ", "О направлении информации о(об)...", "О предоставлении сведений о(об)...";

- в абзаце пятом после слов ", что и сам документ" дополнить словами ", шрифтом размера N 12 - для писем,";

- дополнить абзацем восьмым следующего содержания:

"В случае подготовки исполнителем ответа на запросы граждан, физических, юридических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления за подписью Главы города заголовок к тексту не оформляется".

1.2.5. В подпункте 2.17.4 слова ", кроме официальных или общепринятых" исключить.

1.2.6. Подпункт 2.17.6 дополнить абзацем шестым следующего содержания:

"- перенос слов при оставлении на каждой строке менее четырех букв".

1.2.7. В абзаце третьем подпункта 2.18 слова "без отступа" заменить словами "с абзацным отступом".

1.2.8. Подпункт 2.21 дополнить абзацем следующего содержания:

"В документах, подписываемых Главой города, реквизит "Подпись" размещается через пять межстрочных интервалов от текста (реквизита "Отметка о наличии приложений" (при наличии)".

1.2.9. Подпункт 2.22 изложить в следующей редакции:

"2.22. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

- место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

- элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа, иных реквизитов документа, другие отметки об электронной подписи (при наличии);

- отметка об электронной подписи включает фразу "Подписано электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Наименование должности

Подписано электронной подписью Сертификат: [Номер сертификата 1] Владелец: [Владелец сертификата 1] Действителен: с [Дата С 1] по [Дата По 1]

И.О. Фамилия".

1.2.10. В подпункте 2.24:

- абзац второй изложить в следующей редакции:

"Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа (письма) либо оборотной стороне последнего листа документа (проекта муниципального правового акта) в левом нижнем углу над границей нижнего поля и включает в себя фамилию, имя, отчество - полностью, должность с указанием структурного подразделения, номер служебного телефона непосредственного исполнителя документа (с кодом города для убыстрения и упрощения связи). Отметка об исполнителе печатается шрифтом размера N 10 (допустимо уменьшение шрифта до N 9), начинается со слов: "Исполнитель" или "Исполнители". Отметка об исполнителе может дополняться адресом электронной почты исполнителя и оформляется без абзацного отступа следующим образом:

Исполнитель:

Ф.И.О.,

должность,

структурное подразделение,

тел.: (3462) 000000;

В случае если реквизит "Отметка об исполнителе" не помещается на одной странице с текстом ответа, то он располагается на оборотной стороне страницы, в левом нижнем углу, аналогично расположению на лицевой стороне";

- абзац пятый признать утратившим силу.

1.3. В главе I раздела III приложения к распоряжению:

1.3.1. В пункте 3 ¹ слова "Управлению массовых коммуникаций" заменить словами "Департаменту массовых коммуникаций и аналитики".

1.3.2. Абзац седьмой подпункта 13 пункта 5 дополнить словами следующего содержания:

"В случае отсутствия графы с указанием порядкового номера нумерация строк таблицы начинается со строки, содержащей наименование граф".

1.4. В главе II раздела III приложения к распоряжению:

1.4.1. В пункте 2:

- абзац второй дополнить словами следующего содержания:

"При подготовке проектов деловых (служебных) писем на запросы органов, организаций, граждан, иных лиц, дается полная информация по сути поставленного вопроса с обоснованием изложенной позиции, приложением подтверждающих документов, упомянутых в тексте и оформленных надлежащим образом. Если запрос содержит несколько вопросов - информация должна быть предоставлена по каждому из них";

- абзац тринадцатый дополнить словами следующего содержания:

"Текст письма должен начинаться со слов: "Настоящим сообщаю о том, что", "В связи с поступлением запроса", "В целях". Текст ответа не должен содержать двусмысленные слова и фразы".

1.4.2. Дополнить пунктом 3 следующего содержания:

"3. Проекты деловых (служебных) писем оформляются на следующих бланках:

1) на бланке Главы города - за подписью Главы города, исполняющего обязанности Главы города;

2) на бланке заместителя Главы города - за подписью заместителя Главы города;

3) на бланке Администрации города - за подписью заместителя Главы города в соответствии с распоряжением Администрации города о распределении (делегировании) отдельных полномочий Главы города между высшими должностными лицами Администрации города; за подписью руководителя структурного подразделения Администрации города в соответствии с доверенностью Главы города".

1.5. В главе IV раздела III приложения к распоряжению:

1.5.1. Пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Порядок оформления, выдачи и учета доверенностей в Администрации города устанавливается муниципальным правовым актом".

1.5.2. Дополнить пунктом 10 следующего содержания:

"10. При подготовке соглашений (дополнительных соглашений к ним) в пакете предоставленных на согласование документов должны содержаться:

1) лист согласования к проекту соглашения (дополнительного соглашения) в печатной или электронной форме. В электронной форме согласование осуществляется посредством ЭИС, при выведении согласованного проекта соглашения (дополнительного соглашения) на печать для подписания высшим должностным лицом Администрации городка, Главой города лист согласования распечатывается и прилагается к пакету документов. При согласовании проекта соглашения (дополнительного соглашения) на бумажном носителе к проекту прилагается оформленный надлежащим образом лист согласования;

2) копия основного соглашения (при согласовании проекта дополнительного соглашения);

3) сопроводительные документы, являющиеся основанием разработки данного соглашения (дополнительного соглашения).

Соглашения (дополнительные соглашения) предоставляются на согласование в количестве экземпляров, равном количеству сторон соглашения.

В случае наличия замечаний к проекту соглашения (дополнительного соглашения) распечатываются все листы согласования - в том числе с замечаниями и последующие с отметкой о согласовании проекта".

1.6. Раздел III приложения к распоряжению дополнить главой V следующего содержания:

"Глава V. Оформление согласованных документов
для подписания Главой города, заместителями Главы города

1. После согласования проектов муниципальных правовых актов, доверенностей, списков, планов, соглашений (дополнительных соглашений), непосредственно перед их предоставлением на подпись (утверждение) Главе города, заместителям Главы города данные проекты оформляются следующим образом:

1) проект муниципального правового акта, передаваемый на подпись Главе города, заместителю Главы города, курирующему сферу обеспечения деятельности Главы города, Администрации города, должен содержать лист согласования (на оборотной стороне последнего листа основной части документа), включающий визы согласования, расположенные снизу вверх в последовательности:

- правовое управление Администрации города;

- заместитель Главы города, курирующий деятельность структурного подразделения Администрации города, подготовившего проект;

- заместитель Главы города, курирующий сферу бюджета и финансов (если проект касается финансовых вопросов);

- заместитель Главы города, курирующий сферу обеспечения деятельности Главы города, Администрации города (если проект подписывает Глава города).

Проект прошивается, пронумеровывается, скрепляется подписью руководителя управления документационного и организационного обеспечения Администрации города. Также его подписью визируется каждая страница проекта муниципального правового акта с обратной стороны;

2) списки, планы, графики, иные документы, утверждаемые Главой города, в случае если их объем более одной печатной страницы: документ прошивается исполнителем, пронумеровывается, в обязательном порядке скрепляются подписью руководителя (исполняющего обязанности руководителя) структурного подразделения Администрации города, подготовившего документ.

Если на подписание Главы города предоставляются с проектом сопроводительного письма несколько списков, графиков, планов, каждый из которых визируется Главой города - все экземпляры в обязательном порядке согласовываются с оборотной стороны листа, на котором расположена виза Главы города, в левом нижнем углу руководителем (исполняющим обязанности руководителя) структурного подразделения Администрации города, подготовившего документ;

3) один экземпляр соглашения (дополнительного соглашения), в случае если его объем более одной печатной страницы (экземпляр Администрации города), прошивается исполнителем, подготовившим данный проект, пронумеровывается, скрепляется подписью руководителя структурного подразделения Администрации города, подготовившего проект.

2. Подпись руководителя (исполняющего обязанности руководителя) структурного подразделения Администрации города при скреплении прошитых и пронумерованных листов проектов документов должна выходить за пределы скрепляющей ленты (бумаги)".

1.7. В разделе IV приложения к распоряжению:

1.7.1. В пункте 4.7 после слов "высших должностных лиц Администрации города," дополнить словами "руководителей структурных подразделений Администрации города (по электронной почте, почте, факсу, нарочно)".

1.7.2. После пункта 4.7 дополнить пунктом 4.7 ¹ следующего содержания:

"4.7 ¹. Документы, адресованные Главе города, направляются на рассмотрение Главе города или заместителям Главы города в соответствии с перечнем распределения входящей корреспонденции (приложение 35 к настоящей Инструкции)".

1.7.3. Подпункт 5.7 пункта 5 дополнить абзацем следующего содержания:

"Исполнитель должен прикрепить информацию об отправлении адресату (подтверждающие документы) к электронно-регистрационной карточке документа в СЭД самостоятельно или предоставить данную информацию специалисту, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Администрации города".

1.8. В пункте 7 раздела V приложения к распоряжению:

- в абзаце втором слова "главы Администрации города" заменить словами "Главы города";

- абзацы третий, четвертый изложить в следующей редакции:

"Сроки исполнения документов, указанные в тексте, поручении (резолюции), устанавливаются:

- весьма (очень) срочно - 1 рабочий день;

- срочно - 3 рабочих дня;

- оперативно, в кратчайшие сроки - 5 рабочих дней.

Отсутствие конкретного срока исполнения в документе или поручении (резолюции) означает, что документ должен быть исполнен в течение месяца со дня его регистрации. Срок исполнения указанных документов в ЭИС устанавливается за один рабочий день до истечения месячного срока.

Если последний день срока исполнения, установленного в ЭИС, приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему".

1.9. Приложения 23, 24, 25 к Инструкции по делопроизводству в Администрации города изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2, 3 к настоящему распоряжению соответственно.

1.10. Инструкцию по делопроизводству в Администрации города дополнить приложением 35 согласно приложению 4 к настоящему распоряжению.

2. Руководителям структурных подразделений Администрации города обеспечить ознакомление работников структурного подразделения с настоящим распоряжением под подпись в течение месяца с момента издания и предоставить информацию об ознакомлении работников в управление документационного и организационного обеспечения.

3. Муниципальному казенному учреждению "Хозяйственно-эксплуатационное управление" осуществлять контроль за использованием бланков работниками структурных подразделений Администрации города в соответствии с настоящим распоряжением.

4. Департаменту массовых коммуникаций и аналитики разместить настоящее распоряжение на официальном портале Администрации города: www.admsurgut.ru.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента его издания.

6. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.

Заместитель Главы города

М.А. Гуменюк