Раздел VI. Перевод документов в электронный вид

Раздел VI
Перевод документов в электронный вид

67. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за перевод документов в электронный вид (далее - работник, ответственный за перевод документов в электронный вид), осуществляет создание электронных образов (электронных копий) документов путем сканирования бумажных носителей и выгрузку полученных файлов в электронное хранилище.

68. К документам, подлежащим переводу в электронный вид (сканированию), относятся все судебные дела, входящие и исходящие документы суда по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях, а также образованные в процессе деятельности иные материалы и документы, в том числе заявления, обращения (жалобы) граждан, юридических лиц непроцессуального характера, внепроцессуальные обращения, архивные документы и иные документы архива.

69. Не подлежат переводу в электронный вид следующие документы:

судебные дела и документы, содержащие государственную тайну и иные сведения, не подлежащие разглашению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой "Для служебного пользования");

рекламные проспекты (извещения);

поздравительные письма (открытки);

юридическая литература, пособия, справочно-информационные материалы, издания (книги, журналы, периодические издания) и иная полиграфическая литература;

иная корреспонденция, поступающая в судебный участок, не относящаяся к документам, перечисленным в пункте 68 настоящей Инструкции.

70. Сроки передачи документов на участок сканирования, а также сроки их нахождения на участке сканирования определяются мировым судьей или уполномоченным им лицом с учетом сроков, предусмотренных процессуальным законодательством Российской Федерации, а также Инструкцией по судебному делопроизводству у мировой судьи Ненецкого автономного округа.

71. Работник, ответственный за перевод документов в электронный вид, осуществляет следующие действия:

сканирует документ (сканируется каждый заполненный разворот, нумерация страниц в формируемом файле должна соответствовать нумерации страниц в документе);

контролирует качество и полноту электронного образа документа (читаемость, отсутствие перекосов, затемнений или иных дефектов, соответствие количества страниц документа);

после проведения процедуры сканирования проверяет соответствие электронной копии документа его подлиннику, при обнаружении несоответствия производит его повторное сканирование;

при необходимости обрабатывает каждое отсканированное изображение (удаляет лишние объекты, которые могут появиться при сканировании);

сохраняет файл с возможностью его дальнейшего поиска на диск своего автоматизированного рабочего места (в формате PDF-файла, разрешение не менее 200-300 dpi);

загружает созданный электронный образ документа в электронное хранилище.

72. Результатом сканирования документа является электронный образ документа в формате PDF-файла с колонтитулами, содержащего необходимые идентификационные данные по нему и включающего все страницы документа.

73. Электронный образ переведенного в электронный вид документа должен быть прикреплен к регистрационной карточке соответствующего программного изделия.

74. Электронные образы документов, сформированные в файл по одному судебному делу или документу, должны точно соответствовать их бумажному носителю, располагаться в файле в такой же последовательности. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе.

Хранение сформированных файлов в программном изделии осуществляется под соответствующими индексами и нумерацией в соответствии с номенклатурой дел, учетно-статистическими карточками.