Раздел IX. Учет документов в архиве судебного участка

Раздел IX
Учет документов в архиве судебного участка

91. Учет документов в архиве судебного участка - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

Основными единицами учета хранения архивных документов являются: дело, электронное дело.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве судебного участка документы, включая описи дел, в том числе в электронном виде.

92. Основными (обязательными) учетными документами архива являются:

паспорт архива судебного участка, оформляемый по форме согласно Приложению 9 к настоящей Инструкции;

описи дел, оформляемые по форме согласно Приложениям 1, 2, 3, 4 к настоящей Инструкции;

реестр описей, оформляемый по форме согласно Приложению 5 к настоящей Инструкции.

Данные об объеме контейнера электронного документа при учете в учетных документах отражаются в мегабайтах (Мб).

93. Паспорт архива судебного участка, оформляемый по форме согласно Приложению 9 к настоящей Инструкции, заполняется в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Паспорт архива составляется ежегодно (по состоянию на 31 декабря отчетного года), отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется в двух экземплярах, подписывается мировым судьей с проставлением даты подписания, заверяется печатью: один экземпляр хранится в соответствующем наряде архива, второй направляется начальнику отдела по организационному обеспечению мировой юстиции Ненецкого автономного округа.

В случае если архив расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

94. Архивные дела (электронные архивные дела) учитываются по описям. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

Описи дел постоянного и временного сроков хранения (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

95. Учет поступлений дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения ведется раздельно.

96. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

97. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в хронологическом порядке.

98. Архив может также вести учет в автоматизированном режиме в виде учетных баз данных.

Учетные базы данных применяются во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными базами данных государственных архивов и органов управления архивным делом.