Раздел IX. Учет документов в архиве судебного участка

Раздел IX
Учет документов в архиве судебного участка

91. Учет документов в архиве судебного участка - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

Основными единицами учета хранения архивных документов являются: дело, электронное дело.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве судебного участка документы, включая описи дел, в том числе в электронном виде.

92. Основными (обязательными) учетными документами архива являются:

паспорт архива судебного участка, оформляемый по форме согласно Приложению 9 к настоящей Инструкции;

описи дел, оформляемые по форме согласно Приложениям 1, 2, 3, 4 к настоящей Инструкции;

реестр описей, оформляемый по форме согласно Приложению 5 к настоящей Инструкции.

Данные об объеме контейнера электронного документа при учете в учетных документах отражаются в мегабайтах (Мб).

93. Паспорт архива судебного участка, оформляемый по форме согласно Приложению 9 к настоящей Инструкции, заполняется в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Паспорт архива составляется ежегодно (по состоянию на 31 декабря отчетного года), отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется в двух экземплярах, подписывается мировым судьей с проставлением даты подписания, заверяется печатью: один экземпляр хранится в соответствующем наряде архива, второй направляется начальнику отдела по организационному обеспечению мировой юстиции Ненецкого автономного округа.

В случае если архив расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

94. Архивные дела (электронные архивные дела)