Раздел X. Проверка наличия и состояния документов (электронных документов) в архиве судебного участка

Раздел X
Проверка наличия и состояния документов (электронных документов) в архиве судебного участка

99. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве комиссией, назначаемой мировым судьей, производится проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов).

Проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов) проводится с участием начальника отдела по организационному обеспечению мировой юстиции Департамента цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Ненецкого автономного округа.

100. Проверка наличия и состояния дел (электронных дел) проводится:

в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в 5 лет, электронных дел - не реже одного раза в 3 года;

каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату (после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц);

после перемещения дел в другое помещение;

при смене мирового судьи.

101. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия дел (электронных дел), их соответствие учетным документам;

выявление и устранение недостатков в учете дел (электронных дел);

выявление отсутствующих дел (физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов) и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

выявление и учет электронных документов, требующих перезаписи на новые электронные носители;

контроль физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов, воспроизводимости электронных документов программными средствами;

проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

102. Проверка наличия и состояния дел на бумажном носителе проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой просмотренной описи дел делается запись "проверено" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

103. Работы по проверке наличия и состояния электронных дел должны начинаться с основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться рабочими экземплярами.

При проверке наличия единиц хранения электронных дел проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений и выбытия электронных дел, документов и количества со сведениями по листу учета электронных дел, документов.

При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи дел, сверка их наличия с описью.

104. В случае необходимости (изменение физического состояния носителей, ухудшение воспроизводимости, изменение формата) по решению мирового судьи проводится работа по перезаписи электронных документов на новые носители.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать установленным требованиям.

105. Если проверкой наличия и состояния дел установлено отсутствие дел, то организуется их розыск.

Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места; в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей дел и других учетных документов.

После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета.

106. Розыск архивных дел, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дел, составляется акт об утрате документов по форме согласно Приложению 10 к настоящей Инструкции, который рассматривается экспертной комиссией и мировым судьей. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Экспертной комиссией судебного участка решается вопрос о снятии утраченных дел с учета.

107. Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись дел запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

108. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов по форме согласно Приложению 11 к настоящей Инструкции.

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах по форме согласно Приложению 12 к настоящей Инструкции.

В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных документов также составляется соответствующий акт по форме согласно Приложению 13 к настоящей Инструкции.