Раздел I. Общие положения

Раздел I
Общие положения

1. Инструкция по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральными конституционными законами от 31.12.1996 N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", от 07.02.2011 N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", федеральными законами от 08.01.1998 N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", от 17.12.1998 N 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила N 526), Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.12.2020N 262 "Об утверждении примерной номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей" (далее - Примерная номенклатура), действующим перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения (далее - Перечень документов), утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, утвержденными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 06.02.2019 N 708, и другими нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

2. Инструкция разработана в целях установления единого порядка организации хранения документов (электронных документов), образующихся в процессе деятельности аппарата мирового судьи. Инструкция является обязательной для исполнения мировыми судьями и их аппаратами.

3. Инструкция определяет порядок: составления описей дел (описей электронных дел); оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве, и их передачи в архив; проведения экспертизы ценности документов; определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение; перевода документов в электронный вид; составления научно-справочного аппарата; ведения учета архивных дел; проверки наличия и состояния архивных дел; организации использования архивных дел; обеспечения сохранности архивных дел.

4. Организация учета, комплектования, использования и хранения электронных дел и документов осуществляется при наличии технической возможности.

5. Положения Инструкции не распространяются на организацию учета, комплектования, использования и хранения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

6. Для целей настоящих Инструкции используются следующие термины и определения:

архивные документы - документы судебного участка, переданные в установленном порядке на хранение в архив судебного участка;

дело (электронное дело) - совокупность документов (электронных документов), сформированных в соответствии с номенклатурой дел;

единица хранения электронных документов - контейнер электронного документа;

контейнер электронного документа - упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру электронного документа, а также процессы управления им на протяжении его жизненного цикла;

машинный носитель информации - любое техническое устройство либо физическое поле, предназначенное для фиксации, хранения, накопления, преобразования и передачи компьютерной информации;

миграция (электронных документов) - перемещение документов из одной системы или одного носителя в другую систему или на другой носитель с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и пригодности их для использования;

физически обособленный материальный носитель - материальный носитель, предназначенный для записи, хранения вне информационной системы и воспроизведения информации в цифровой форме (диски, дискеты, флеш-карты);

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Иные термины и понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.