Приложение N 1. Проверочный лист (список контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований), применяемых при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении государственного и муниципальных архивов Владимирской области

Приложение N 1
к постановлению
Департамента юстиции
Владимирской области
от 21 февраля 2022 г N 3

                                                            Форма

                    Проверочный лист

     (список контрольных вопросов, ответы на которые

    свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым

     лицом обязательных требований), применяемых при осуществлении

     регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением

     законодательства об архивном деле в отношении государственного

          и муниципальных архивов Владимирской области

Наименование вида контроля, включенного в Региональный государственный

единый реестр видов  федерального       контроль (надзор) за соблюдением

государственного контроля (надзора),    законодательства об архивном

регионального  деле государственного

контроля (надзора),

муниципального контроля

Наименование контрольного (надзорного) Департамент юстиции Владимирской

     органа                                        области

Реквизиты нормативного правового акта

об утверждении формы проверочного листа _________________________________

Вид контрольного (надзорного) мероприятия _______________________________

Объект государственного контроля (надзора),

в отношении которого проводится контрольное _____________________________

(надзорное) мероприятие                     _____________________________

Контролируемое лицо (наименование, ИНН,

ОГРН, адрес)                                _____________________________

Место (места) проведения контрольного

(надзорного) мероприятия с заполнением      _____________________________

проверочного листа                          _____________________________

Реквизиты решения контрольного (надзорного)

органа о проведении контрольного (надзорного)

мероприятия, подписанного уполномоченным    _____________________________

должностным лицом контрольного (надзорного) _____________________________

органа

Учетный номер контрольного (надзорного)

мероприятия                                 _____________________________

Должность, фамилия и инициалы должностного

лица контрольного (надзорного) органа, в    _____________________________

должностные обязанности которого в соответствии

с положением о виде контроля, должностным   _____________________________

регламентом входит осуществление полномочий

по виду контроля, в том числе проведение

контрольных (надзорных) мероприятий,

проводящего контрольное (надзорное) мероприятие

 и заполняющего проверочный лист

Дата заполнения проверочного листа         ______________________________

N п/п	Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, соотнесенные со списком контрольных вопросов	Ответы на контрольные вопросы			Примечание
N п/п			да	нет	неприменимо	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
1.	Наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия государственного, муниципального архивов, по созданию архива, хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (устав, положение о структурном подразделении, приказ)	статьи 6-8, 13-15, 17-19, 21, 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее -Федеральный закон N 125-ФЗ); пункт 16 статьи 15, пункт 22 статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"
2.	Соблюдение требований к зданиям (помещениям), архива	статья 15 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 3.1 - 3.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (далее -Правила)
3.	Соблюдение требований к организации хранения фотодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем	пункт 3.4 Правил
4.	Наличие оборудования для хранения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками), соответствующего установленным требованиям	пункт 4.1 Правил
5.	Соблюдение нормативов установки стационарных стеллажей, шкафов, сейфов, шкафов-стеллажей в архивохранилищах	пункты 4.2 - 4.3 Правил
6.	Наличие соответствующей требованиям нумерации помещений, стеллажей, шкафов, сейфов и полок, предназначенных для хранения архивных документов	пункт 4.4 Правил
7.	Наличие инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах, утвержденной и согласованной в установленном порядке	пункт 5.3 Правил
8.	Оснащение помещений средствами охранной сигнализации	пункт 5.7 Правил
9.	Ежедневное опечатывание по окончании рабочего: 1) помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы	пункт 5.8 Правил
	2) помещений, где установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива	пункт 5.8 Правил
	3) шкафов и сейфов, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы (в неопечатываемых помещениях архива)	пункт 5.8 Правил
10.	Оборудование помещений, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности	пункт 5.9 Правил
11.	Наличие установленной экземплярности ключей от архивохранилищ (с соблюдением требований к их хранению) и журнала регистрации ключей	пункт 5.9 Правил
12.	Соблюдение температурно-влажностного режима хранения архивных документов: 1) наличие в архивохранилищах комплекта контрольно-измерительных приборов	пункт 5.17 Правил
12.	2) соблюдение порядка и сроков фиксации в регистрационных журналах показаний контрольно-измерительных приборов и мер, принятых по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения	пункт 5.17 Правил
13.	Соблюдение требований к световому режиму в помещениях, в которых хранятся архивные документы	пункты 5.18 - 5.20 Правил
14.	Соблюдение требований к санитарно-гигиеническому режиму в архивохранилищах	пункт 5.22 Правил
15.	Соблюдение требований к первичным средствам хранения архивных документов	пункты 6.1 - 6.2 Правил
16.	Соблюдение требований к размещению архивных документов в первичных средствах хранения	пункты 6.3 - 6.5 Правил
17.	Соблюдение требований к хранению электронных документов	пункты 7.1 - 7.3 Правил
18.	Наличие утвержденного руководителем архива плана (схемы) размещения архивных фондов	пункт 8.1 Правил
19.	Обеспечение сейфового хранения уникальных документов с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями	пункт 8.3 Правил
20.	Наличие пофондового и постеллажного топографических указателей	пункт 8.4 Правил
21.	Фиксация результатов проверки наличия и состояния архивных документов в: 1) листе(ах) проверки наличия	пункт 10.4 Правил
	2) акте проверки наличия и состояния архивных документов	пункт 10.4 Правил
	3) актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (при необходимости)	пункт 10.4 Правил
22.	Соблюдение порядка внесения изменений в учетные документы по окончании проверки наличия и состояния архивных документов	пункт 10.6 Правил
23.	Ведение централизованного учета необнаруженных архивных документов	пункт 10.7 Правил
24.	Организация и проведение в течение одного года розыска необнаруженных в ходе проверки наличия архивных документов	пункт 10.8 Правил
25.	Ведение учета физико-химического и технического состояния архивных документов	пункт 11.9 Правил
26.	Наличие документов, являющихся основанием для снятия с учета архивных документов с повреждениями носителей и информации: 1) решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета	пункт 13.2 Правил
26.	2) приказ руководителя архива о снятии с учета неисправимо поврежденного документа	пункт 13.2 Правил
27.	Соблюдение требований к выдаче архивных документов и наличие: 1) письменных указаний руководителя архива или уполномоченного им лица о выдаче архивных дел	пункты 14.1 Правил
	2) наличие гарантийного письма о выдаче архивных дел во временное пользование организации-фондообразователю	пункты 14.1 Правил
	3) архивного шифра на деле, листа-заверителя, листа использования	пункты 14.5 Правил
	4) заказов (требований) или актов о выдаче архивных документов во временное пользование	пункты 14.7 Правил
	5) книги учета выдачи архивных документов	пункты 14.8 - 14.9 Правил
	6) карт-заместителей	пункты 14.10 Правил
28.	Соблюдение порядка выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа	пункт 14.2 Правил
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
29.	Ведение автоматизированного учета архивных документов с использованием государственной информационной системы "Архивный фонд"	пункт 21.1 Правил
30.	Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями обязательных учетных документов архива: 1) книги учета поступлений документов	пункт 23.2 Правил
	2) списка фондов	пункт 23.2 Правил
	3) листов фондов	пункт 23.2 Правил
	4) описей дел, документов	пункт 23.2 Правил
	5) реестра описей дел, документов	пункт 23.2 Правил
	6) паспорта архива	пункт 23.2 Правил
	7) паспорта(тов) архивохранилища(щ)	пункт 23.2 Правил
	8) дел фондов	пункт 23.2 Правил
	9) листов-заверителей дел	пункт 23.2 Правил
	10) описей единиц хранения научно-технической документации	пункт 23.3 Правил
	11) описей кинодокументов	пункт 23.3 Правил
	12) описей фотодокументов	пункт 23.3 Правил
	13) описей фотоальбомов	пункт 23.3 Правил
	14) описей видео документов	пункт 23.3 Правил
	15) листа учета аудиовизуальных документов	пункт 23.3 Правил
	16) описей электронных дел, документов	пункт 23.3 Правил
	17) листов учета и описания уникальных документов	пункт 23.3 Правил
	18) внутренних описей документов дел, в состав которых входят уникальные документы	пункт 23.3 Правил
	19) списка фондов, содержащих особо ценные документы	пункт 23.3 Правил
	20) описей особо ценных дел, документов	пункт 23.3 Правил
	21) реестра описей особо ценных дел, документов	пункт 23.3 Правил
	22) описей страхового фонда на микрофишах	пункт 23.3 Правил
	23) описей страхового фонда на рулонной пленке	пункт 23.3 Правил
	24) книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах	пункт 23.3 Правил
	25) книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке	пункт 23.3 Правил
	26) книги учета носителей электронного фонда пользования	пункт 23.3 Правил
31.	Размещение обязательных учетных документов, в том числе первых экземпляров описей дел, документов в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов	пункт 24.1 Правил
32.	Размещение вторых экземпляров описей дел, документов в архивохранилище обособленно от архивных документов	пункт 24.2 Правил
33.	Наличие документов, являющихся основанием для постановки на учет и снятия с учета архивных документов: 1) актов приема-передачи архивных документов на хранение	пункт 26.1 Правил
	2) актов приема на хранение документов личного происхождения	пункт 26.1 Правил
	3) актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению	пункт 26.1 Правил
	4) актов о неисправимых повреждениях архивных документов	пункт 26.1 Правил
	5) актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны	пункт 26.1 Правил
	6) актов возврата архивных документов собственнику	пункт 26.1 Правил
	7) актов об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов	пункт 26.1 Правил
	8) актов о технических ошибках в учетных документах	пункт 26.1 Правил
	9) актов об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду (архиву), неучтенных архивных документов	пункт 26.1 Правил
	10) актов о разделении, объединении дел (единиц хранения, единиц учета), включении в дело новых архивных документов	пункт 26.1 Правил
	11) актов описания архивных документов, переработки описей	пункт 26.1 Правил
34.	Внесение сведений в книгу учета поступлений документов при приеме архивных документов	пункт 26.2 Правил
35.	Внесение в реестр описей дел, документов впервые поступивших описей дел, документов	пункт 26.2 Правил
36.	Внесение сведений о выбытии архивных документов, архивных фондов в: 1) реестр описей дел, документов	пункт 26.3 Правил
36.	2) список фондов	пункт 26.3 Правил
37.	Соблюдение требований по ведению учета: 1) единиц хранения, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни	пункт 27.1 - 27.5 Правил
	2) уникальных документов	пункт 28.1 Правил
	3) особо ценных документов	пункт 28.2 Правил
	4) аудиовизуальных документов	пункты 29.1 - 29.2 Правил
	5) электронных документов	пункты 30.1 - 30.2 Правил
	6) копий архивных документов на правах подлинников	пункты 31.1 - 31.3 Правил
	7) печатных изданий, музейных предметов в архиве	пункты 34.1 - 34.4 Правил
38.	Соблюдение требований к созданию, хранению и ведению учета: 1) страхового фонда уникальных и особо ценных документов	пункты 18.1 - 18.7,32.1 -32.5 Правил
38.	2) электронного фонда пользования	пункты 19.1 - 19.6,33.1 Правил
Организации комплектовании документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
39.	Наличие списка источников комплектования архива, согласованного с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела (далее - ЭПК) и утвержденного руководителем государственного или муниципального архива: 1) организаций-источников комплектования архива 2) граждан-источников комплектования архива	статья 20 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 35.1 - 35.7 Правил статья 20 Федерального закона N 125- ФЗ; пункты 35.1 - 35.7 Правил
40.	Наличие договоров о включении в списки источников комплектования с: 1) негосударственными организациями, расположенными на территории Владимирской области	часть 2 статьи 20 Федерального закона N 125-ФЗ; пункт 35.1 Правил
40.	2) гражданами	часть 2 статьи 20 Федерального закона N 125-ФЗ; пункт 35.1 Правил
41.	Ведение учета источников комплектования и наблюдательных дел на каждую организацию, гражданина - источник комплектования	пункт 35.9 Правил
42.	Наличие плана-графика приема документов Архивного фонда Российской Федерации	пункт 37.2 Правил
43.	Соблюдение требований по приему архивных документов в упорядоченном состоянии по описям дел, документов по единично (особо ценных документов - полистно)	пункт 37.6 Правил
44.	Наличие обязательных архивных справочников на бумажном носителе и (или) в электронном виде	пункт 39.1 Правил
45.	Формирование и ведение каталога аудиовизуальных документов (при нефондовой организации их хранения)	пункт 44.1 Правил
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
46.	Соблюдение порядка доступа пользователей к архивным документам	статьи 24 - 25 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 45.1-45.3 Правил
47.	Соблюдение порядка приема и рассмотрения запросов граждан и организаций	пункты 46.2,46.3 Правил
48.	Соблюдение сроков исполнения запросов социально-правового характера	пункт 46.6 Правил
49.	Наличие договоров возмездного оказания услуг по: 1) исполнению тематических запросов	пункты 46.7,47.3 Правил
49.	2) копированию архивных документов	пункты 46.7,47.3 Правил
50.	Соблюдение требований по оформлению ответов на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, в иных формах	пункты 46.8 - 46.14 Правил
51.	Соблюдение порядка ведения личных дел пользователей в читальном зале	пункт 48.4 Правил
52.	Наличие и ведение журнала учета посещений читального зала пользователями	пункт 48.5 Правил
53.	Соблюдение требований к ведению раздельного учета форм использования архивных документов	пункт 51.1. Правил
54.	Соблюдение порядка работы с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, их хранения, учета, оформления рассекреченных дел	пункты 52.1 - 54.6 Правил

<< Назад		Приложение >> N 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым...
	Содержание Постановление Департамента юстиции Владимирской области от 21 февраля 2022 г. N 3 "Об утверждении форм проверочных листов...

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.