Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Исчерпывающий перечень административных процедур

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, первичная проверка и регистрация заявления и прилагаемых к нему документов;

- рассмотрение заявления и прилагаемых к нему документов; подготовка и подписание результата предоставления муниципальной услуги либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- выдача (направление) результата предоставления муниципальной услуги Заявителю.

3.2. Прием, первичная проверка и регистрация заявления и прилагаемых к нему документов

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Управление заявления и прилагаемых к нему документов посредством многофункциональных центров, почтовой связи, в электронной форме посредством Единого портала или Регионального портала.

3.2.2. Должностным лицом, осуществляющим административную процедуру, является должностное лицо Управления, уполномоченное на прием заявления и документов для предоставления муниципальной услуги (далее - должностное лицо, ответственное за прием документов).

3.2.3. Должностное лицо, ответственное за прием документов:

1) осуществляет прием заявления и документов;

2) регистрирует заявление в Журнале регистрации заявлений на выдачу архивных справок, копий, выписок из документов.

3.2.4. Критерием принятия решения является поступление заявления и документов, которые Заявитель должен представить самостоятельно.

3.2.5. Результатом выполнения административной процедуры является прием заявления и прилагаемых к нему документов;

3.2.6. Способом фиксации результата административной процедуры является регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемых к нему документов в Журнале регистрации заявлений на выдачу архивных справок, копий, выписок из документов.

3.2.7. В случае поступления заявления о предоставлении муниципальной услуги в Управление в выходной или нерабочий праздничный день, его регистрация осуществляется в первый рабочий день, следующий за выходным или нерабочим праздничным днём.

3.2.8. Максимальный срок выполнения административной процедуры - 1 рабочий день.

3.3. Рассмотрение заявления и прилагаемых к нему документов; подготовка и подписание результата предоставления муниципальной услуги либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является передача зарегистрированного в Журнале регистрации заявлений на выдачу архивных справок, копий, выписок из документов заявления и прилагаемых к нему документов на рассмотрение руководителю Управления.

3.3.2. Должностными лицами, осуществляющими административную процедуру, являются: руководитель Управления, должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги (далее - уполномоченное должностное лицо).

3.3.3. Руководитель Управления рассматривает заявление с приложенными к нему документами и налагает резолюцию с поручением рассмотреть заявление и приложенные к нему документы и направляет заявление с приложенными к нему документами уполномоченному должностному лицу для дальнейшей работы.

3.3.4. Уполномоченное должностное лицо проводит анализ заявления и прилагаемых к нему документов на соответствие требованиям действующего законодательства, Административного регламента и на наличие документов и сведений, указанных в пункте 2.9. Административного регламента.

3.3.5. Должностное лицо:

1) при наличии полного комплекта документов, предусмотренного пунктом 2.9. настоящего Административного регламента, и отсутствии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, установленных п. 2.14. настоящего Административного регламента, осуществляет поиск архивных документов с помощью справочно-поисковых средств. После выявления необходимых архивных документов на их основе составляется архивная справка, архивная выписка или готовится архивная копия. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований:

- текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат;

- несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала");

- в примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво");

- в тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка;

- после текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события;

- в архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Администрации;

- архивные справки подписываются Главой городского округа Сызрань, исполнителем и заверяются печатью;

- при необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке;

- в архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием;

- в примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью руководителя Управления или подписью должностного лица Управления и печатью (штампом);

2) при наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, установленных п. 2.14. настоящего Административного регламента - осуществляет подготовку и подписание уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги; мотивированный отказ в предоставлении услуги оформляется в виде уведомления по форме в соответствии с Приложением N 2 к настоящему Административному регламенту.

3.3.6. Максимальный срок выполнения административной процедуры - 26 календарных дней со дня регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги.

3.4. Выдача (направление) результата предоставления муниципальной услуги заявителю

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является готовность результата муниципальной услуги.

3.4.2. Выполнение административной процедуры осуществляет уполномоченное должностное лицо Управления, ответственное за выдачу документов.

3.4.3. Результат предоставления муниципальной услуги направляется Заявителю почтовым отправлением (через Единый портал и (или) Региональный портал), в электронной форме (при обращении заявителя за получением муниципальной услуги в электронной форме через Единый портал и (или) Региональный портал) или передается в МФЦ для выдачи Заявителю лично.

3.4.4. Результатом выполнения данной административной процедуры является направление результата предоставления муниципальной услуги Заявителю.

3.4.5. Способом фиксации является внесение данных о предоставлении (направлении) результата предоставления муниципальной услуги Заявителю в Журнале регистрации заявлений на выдачу архивных справок, копий, выписок из документов.

3.4.6. Максимальный срок исполнения административной процедуры - не более 3 календарных дней с момента оформления результата предоставления муниципальной услуги.

Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), административных процедур (действий) в соответствии с положениями статьи 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

3.5.1. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме включает в себя следующие административные процедуры (действия):

- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге

- прием и регистрация заявления и прилагаемых к нему документов;

- получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги;

- выдача (направление) результата предоставления муниципальной услуги Заявителю.

Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге

3.5.2. Информация о муниципальной услуге, о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги размещается на Едином портале и Региональном портале. Информирование граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется способами, указанными в пунктах 1.3.-1.8. настоящего Административного регламента.

Прием и регистрация заявления и прилагаемых к нему документов

3.5.3. Основанием (юридическим фактом) начала предоставления муниципальной услуги в электронной форме является поступление в систему внутреннего электронного документооборота Управления запроса на предоставление муниципальной услуги из Единого портала или Регионального портала.

3.5.4. Последовательность административных действий при приеме и регистрации заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, аналогична последовательности, указанной в пунктах 3.2.1-3.2.8 настоящего Административного регламента.

Получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги

3.5.5. В случае подачи уведомления в форме электронного документа с использованием Единого портала или Регионального портала, информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется путем отображения актуальной информации о текущем состоянии (статусе) оказания муниципальной услуги в "Личном кабинете пользователя".

При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме заявителю направляется:

- уведомление о приеме заявления;

- уведомление о результате предоставления муниципальной услуги.

3.5.6. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги направляется заявителю в срок, не превышающий одного рабочего дня после завершения выполнения соответствующей административной процедуры, на адрес электронной почты или с использованием средств Единого портала и сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, по выбору заявителя.

Выдача (направление) результата предоставления муниципальной услуги

3.5.7. Последовательность действий при направлении либо выдаче результата предоставления муниципальной услуги заявителю в электронной форме аналогична последовательности, указанной в пунктах 3.4.1.-3.4.6. настоящего Административного регламента.

В случае предоставления документов через Единый портал или Региональный портал результат предоставления муниципальной услуги направляется заявителю в "Личный кабинет пользователя" Единого портала или Регионального портала.

Сроки выполнения административных процедур, предусмотренные Административным регламентом, распространяются в том числе на сроки предоставления муниципальной услуги в электронном виде.

3.6. Порядок исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является представление (направление) заявителем в Управление в произвольной форме заявления об исправлении опечаток и (или) ошибок, допущенных в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.

3.6.2. Ответственным за выполнение административной процедуры является уполномоченное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.

3.6.3. Уполномоченное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги проводит проверку указанных в заявлении сведений.

3.6.4. В случае выявления допущенных опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, уполномоченное лицо осуществляет исправление и замену указанных документов.

3.6.5. В случае отсутствия опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах уполномоченное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги, готовит сообщение об отсутствии таких опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.

3.6.6. Критерием принятия решения является наличие (отсутствие) опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.

3.6.7. Результатом административной процедуры является выдача (направление) заявителю исправленных взамен ранее выданных документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, или сообщение об отсутствии опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.

3.6.8. Способом фиксации является внесение данных о выдаче (направлении) заявителю исправленного взамен ранее выданного документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, или сообщения об отсутствии таких опечаток и (или) ошибок в Журнале регистрации заявлений на выдачу архивных справок, копий, выписок из документов.

3.6.9. Максимальный срок выполнения административной процедуры - не более 5 рабочих дней со дня регистрации заявления об исправлении опечаток и (или) ошибок, допущенных в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.