Приложение N 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок в рамках регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Приморского края

Приложение N 2
к приказу министерства культуры
и архивного дела Приморского края
от 28 февраля 2022 г. N 42

Проверочный лист
(список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок в рамках регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Приморского края

Настоящая форма проверочного листа (списка контрольных вопросов) (далее - проверочный лист) применяется в ходе плановых проверок, проводимых в отношении органов государственной власти Приморского края, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, расположенных на территории Приморского края в рамках регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Приморского края.

Предмет плановой проверки ограничивается обязательными требованиями, изложенными в форме проверочного листа.

1. Наименование органа государственного контроля (надзора): министерство культуры и архивного дела Приморского края.

2. Проверочный лист утвержден приказом министерства культуры и архивного дела Приморского края от ____________ N _______ "Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых министерством культуры и архивного дела Приморского края при проведении плановых проверок в рамках регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Приморского края".

3. Объект регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Приморского края" в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие (наименование органа государственной власти Приморского края, юридического лица или индивидуального предпринимателя, ОГРН, ИНН, адрес регистрации)

4. Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа

5. Реквизиты приказа министерства культуры и архивного дела Приморского края о проведении проверки ______________________.

6. Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия

7. Должность, фамилия и инициалы должностного лица министерства культуры и архивного дела Приморского края, проводящего плановую проверку и заполняющего проверочный лист

8. Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении органами государственной власти Приморского края, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее - организации) обязательных требований, составляющих предмет проверки:

N п/п	Вопросы, отражающие содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования		Ответы на вопросы							Примечание
				Да		Нет		Не распространяется
1	2	3		4		5		6			7
Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело
1.	Имеется в организации утвержденное руководителем положение об архиве?	пункт 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной" власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила от 31.03.2015 N 526)
2.	Имеются актуальные организационно-распорядительные документы о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т. ч. документов по личному составу?	пункт 9 статьи 3, статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 1.3., 1.4., 2.9., 2.10. Правил от 31.03.2015 N 526
3.	Имеется актуальный правовой акт о создании экспертной комиссии (ЭК) и о составе ЭК?	пункты 4.7.-4.11. Правил от 31.03.2015 N 526
4.	Имеется ли Положение об ЭК, утвержденное руководителем?	пункты 4.8, 4.9 Правил от 31.03.2015 N 526
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
5.	Предоставлено ли помещение для размещения архивных документов - архивохранилище?	пункт 2.14. Правил от 31.03.2015 N 526
6.	Архив организации располагается не в подвальных и чердачных помещениях?	пункт 2.16 Правил от 31.03.2015 N 526
7.	Помещения архива организации оборудованы дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории)?	пункт 2.20. Правил от 31.03.2015 N 526
8.	Окна архивохранилищ, расположенных на первом этаже, оборудованы запирающимися решетками?	пункт 2.20. Правил от 31.03.2015 N 526
9.	Оборудовано ли архивохранилище стационарными и/или передвижными металлическими стеллажами, металлическими шкафами или контейнерами?	пункт 2.21 Правил от 31.03.2015 N 526
10.	Соблюдены ли следующие требования по расстановке стеллажей и шкафов в архивохранилище; - расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см; расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см; - расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см; - расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см; - расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см?	пункт 2.21 Правил от 31.03.2015 N 526
11.	Документы на стеллажах {металлических шкафах. или контейнерах) размещены в порядке, соответствующем описям дел, документов?	пункт 2.34. Правил от 31.03.2015 N 526
12.	Стеллажи. шкафы, контейнеры пронумерованы слева направо от входной двери?	пункт 2.36. Правил от 31.03.2015 N 526
13.	Полки на стеллажах пронумерованы по шкафам сверху вниз, слева направо?	пункт 2.36. Правил от 31.03.2015 N 526
14.	Хранение архивных документов осуществляется в темноте?	пункты 2.15., 2.24. Правил от 31.03.2015 N 526
15.	Имеются ли на окнах в архивохранилище светорассеиватели, защитные фильтры, шторы, жалюзи, нанесенные на стекло покрытия?	пункты 2.15., 2.24. Правил от 31.03.2015 N 526
16.	Соблюдается ли в архивохранилище нормативный температурно-влажностный режим (температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха - 50 - 55%)?	пункты 2.15., 2.25. Правил от 31.03.2015 N 526
17.	В архивохранилище имеются контрольно-измерительные приборы температуры и относительной влажности воздуха?	пункты 2.15, 2.26. Правил от 31.03.2015 N 526
18.	Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационном журнале?	пункт 2.26. Правил от 31.03.2015 N 526
19.	Помещения архива организации содержатся в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли?	пункт 2.27. Правил от 31.03.2015 N 526
20.	В архивохранилище соблюдается запрет хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты?	пункт 2.29. Правил от 31.03.2015 N 526
21.	Помещения архива организации оборудованы средствами пожаротушения?	пункты 2.14., 2.15., 2.22 Правил 2015
22.	Помещения архива организации оборудованы пожарной сигнализацией?	пункты 2.14., 2.15., 2.22 Правил 2015
23.	Помещения архива организации оборудованы охранной сигнализацией?	пункты 2.14., 2.15., 2.22 Правил 2015
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
24.	В организации составляется паспорт архива (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов)?	пункты 3.1., 3.2., 3.12. Правил от 31.03.2015 N 526
25.	Ведутся ли в архиве организации основные (обязательные) учетные документы: - книга учета поступления и выбытия дел, документов; - список фондов (для организаций, хранящих документы более одного фонда); - лист фонда; опись дел, документов; - реестр описей (при наличии двух и более описей дел)?	пункты 3.6 - 3.11 Правил от 31.03.2015 N 526
26.	Ведется ли дело фонда, включающее учетные документы, характеризующие изменения фонда и документы, отражающие историю фонда и фондообразователя?	пункт 3.15. Правил от 31.03.2015 N 526
27.	Имеются описи дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованные и утвержденные в установленном порядке?	пункты 3.6., 3.10., 4.10.-4.12., 4.31.-4.34., 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
28.	Имеется ли в организации инструкция по делопроизводству, согласованная и утвержденная в установленном: порядке?	пункт 1.8. Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2020; пункт 38.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 N 24
29.	Имеется ли в организации номенклатура дел, согласованная и утвержденная в установленном порядке?	пункты 2.2., 4.14-4.18. Правил от 31.03.2015 N 526
30.	Соблюдаются ли сроки передачи документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в архив организации после завершения дел в делопроизводстве: не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года?	пункт 4.1. Правил от 31.03.2015 N 526
31.	Экспертиза ценности документов проводится ежегодно?	пункты 4.5., 4.6., 4.10., 4.11. Правил от 31.03.2015 N 526
32.	Проводится ли в организации полное оформление документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (подшивка (переплет) документов дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела)!	пункты 4.19. - 4.30. Правил от 31.03.2015 N 526
33.	Соответствуют ли сводные описи дел, документов (годовые разделы) организации, составленные в архиве организации, установленной форме?	пункты 5.4., 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
34.	Соблюдаются ли организацией сроки представления описей дел, документов постоянного хранения на утверждение ЭПМК министерства культуры и архивного дела Приморского края (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в опись)?	пункт 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
35.	Соблюдаются ли организацией сроки представления описей дел, документов по личному составу на согласование ЭПК государственного (муниципального) архива (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в опись)?	пункт 5.5. Правил от 31.03.2015 N 526
36.	Составляется ли акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на дела с истекшими сроками хранения?	пункты 4.2, 4.9, 4.11 - 4.13 Правил от 31.03.2015 N 526
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации
37.	Соблюдается ли в организации порядок исполнения запросов пользователей, в том числе социально-правового характера?	часть 3 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном, деле в Российской Федерации"; пункт 5.10. Правил от 31.03.2015 N 526
Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив
38.	Соблюдаются ли организацией сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив (для организации, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов)?	статьи 21, 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 6.1. - 6.6. Правил от 31.03.2015 N 526
39.	Имеются ли акты приема-передачи документов на хранение в соответствующий архив	пункт 6.8. Правил от 31.03.2015 N 526
Проверочный лист заполнил:
			(должность, фамилия и инициалы должностного лица органа государственного надзора, проводившего плановую проверку и заполняющего проверочный лист)				(дата)			(подпись)