Глава 6. Вопросы общего отдела

Глава 6. Вопросы общего отдела

30. Общий отдел управления по работе с населением комитета по управлению Свердловским округом администрации города Иркутска (далее - общий отдел) обеспечивает реализацию задач и функций, возложенных на Управление в сфере организации документационного обеспечения деятельности Комитета, по следующим вопросам:

1) координация деятельности структурных подразделений Комитета;

2) организация единой системы делопроизводства и контроля за исполнением служебных документов в Комитете;

3) в пределах компетенции отдела обеспечение кадровой работы в Комитете;

4) обеспечение организационно-технического, хозяйственного обслуживания деятельности Комитета.

31. Для выполнения задачи по координации деятельности структурных подразделений Комитета на общий отдел возложены следующие функции:

1) координация работы по разработке Положений о структурных подразделениях Комитета, должностных инструкций;

2) координация работы по планированию работы Комитета;

3) координация работы по подготовке и проведению планерных совещаний при заместителе мэра - председателе комитета;

4) подготовка ежемесячного плана проведения основных мероприятий в Свердловском районе города Иркутска на подведомственной территории;

5) координация работы по подготовке различного рода информации, справок, служебных записок по поручению заместителя мэра - председателя комитета;

6) координация работы по подготовке и проведению отчетов о работе Комитета за календарный год;

7) координация работы по проведению ведомственной подписки на периодическую печать для Комитета;

8) координация работы по подготовке предложений в план работы Думы города Иркутска, Высшего административного комитета администрации города Иркутска;

9) координация работы по разработке номенклатуры дел Комитета, проведение необходимых согласований;

10) освещение деятельности Комитета в средствах массовой информации, социальных сетях (развитие информационных основ деятельности Комитета);

11) осуществление контроля за состоянием исполнительской и трудовой дисциплины работников Комитета.

32. Для выполнения задачи по обеспечению кадровой работы на общий отдел возложены следующие функции:

1) организация учета кадров, участие в подборе, расстановке и обучении муниципальных служащих, подготовка документов при их приеме и увольнении;

2) подготовка информации для формирования резерва кадров на муниципальные должности;

3) координация работы по подготовке и проведению аттестации муниципальных служащих;

4) координация работы по дополнительному профессиональному образованию муниципальных служащих;

5) координация работы по подготовке предложений на премирование работников Комитета;

6) координация работы по подготовке документов на поощрение муниципальных служащих Комитета мэром города Иркутска;

7) координация работы по составлению ежегодного графика отпусков работников Комитета, осуществление контроля за его выполнением;

8) ведение табеля учета рабочего времени работников Комитета.

33. Для выполнения задачи по организации единой системы делопроизводства и контроля за исполнением служебных документов в управлениях на общий отдел возложены следующие функции:

1) координация работы по подготовке правовых актов заместителя мэра - председателя комитета, оформление их в установленном порядке, своевременная выдача исполнителям, выдача заверенных копий;

2) организация регистрации входящих и исходящих документов;

3) координация работы по обеспечению контроля за исполнением служебных документов;

4) учет договоров, соглашений, контроль за сроками их исполнения;

5) работа с обращениями граждан, организация приема граждан по личным вопросам;

6) ознакомление работников Комитета со служебными документами согласно визе заместителя мэра - председателя комитета;

7) подготовка и сдача документов в отдел документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска.

34. В структуру общего отдела входит сектор по работе с обращениями граждан.

35. На сектор по работе с обращениями граждан общего отдела управления по работе с населением комитета по управлению Свердловским округом администрации города Иркутска (далее - сектор по работе с обращениями) возлагаются задачи:

1) организация единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Комитета;

2) обеспечение действенной системы контроля за исполнением служебных документов;

3) работа с письменными и устными обращениями, заявлениями, жалобами граждан.

36. В целях организации единой системы документооборота в структурных подразделениях Комитета на сектор по работе с обращениями возложены следующие функции:

1) организация учета (регистрация) входящих документов, обеспечение регистрации исходящей корреспонденции, своевременное доведение служебных документов до работников Комитета согласно визе заместителя мэра - председателя комитета, осуществление справочной работы по входящим и исходящим документам;

2) осуществление контроля за своевременным и качественным рассмотрением обращений граждан и организаций, запросов пользователей информации, осуществляющих поиск информации о деятельности органов местного самоуправления города Иркутска в соответствии с законодательством, парламентских запросов, обращений и депутатских запросов сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, обращений председателя Законодательного Собрания Иркутской области, обращений, запросов, иной корреспонденции от государственных органов, органов местного самоуправления (муниципальных органов), объединений муниципальных органов, должностных лиц, поступающей в адрес заместителя мэра - председателя комитета, а также предложений, рекомендаций, связанных с рассмотрением вопросов на заседаниях Думы города Иркутска, данных мэру города Иркутска на депутатских слушаниях, заседаниях постоянных комиссий Думы города Иркутска;

3) организация учета и хранения контрольных дел по обращениям граждан и организаций, поступающим в адрес заместителя мэра - председателя комитета;

4) организация контроля за исполнением поручений с личного приема граждан заместителем мэра - председателем комитета или уполномоченным им должностным лицом;

5) проведение анализа работы с обращениями граждан и организаций, поступающими в адрес заместителя мэра - председателя комитета;

6) проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Комитета по контролируемым документам, подготовка соответствующих отчетов;

7) подготовка и представление в сроки и порядке, предусмотренные законодательством, в уполномоченный исполнительный орган государственной власти Иркутской области отчетов о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций;

8) организация ежедневного приема граждан, регистрация поступающих писем, заявлений, обращений граждан, представление их заместителю мэра - председателю комитета и начальникам управлений, доведение до исполнителей;

9) систематический контроль за исполнительской дисциплиной в отношении обращений граждан в структурных подразделениях Комитета, организация предупредительного контроля, подготовка документов для снятия обращений с контроля;

10) организация приема граждан по личным вопросам у заместителя мэра - председателя комитета и начальника управления ЖКХ, осуществление контроля за выполнением поручений, данных в ходе приема заместителем мэра - председателем комитета и начальником управления ЖКХ;

11) организация рассмотрения обращений граждан с выходом на место;

12) ежедневная доставка входящих и исходящих документов в соответствующий орган (структурное подразделение органа) администрации города Иркутска и обратно;

13) отправка ответов на обращения граждан, организаций, работа с почтовыми отправлениями;

14) осуществление иных полномочий, предусмотренных федеральным законодательством и законодательством Иркутской области, а также осуществление иных полномочий по поручению мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - председателя комитета, начальника управления, начальника общего отдела в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска в пределах компетенции сектора по работе с обращениями.