Приложение N 1. Порядок передачи на централизованное хранение специальных деклараций и предоставления доступа к ним

Приложение N 1

Утвержден
приказом ФНС России
от 11 марта 2022 г. N ЕД-7-10/201@

Порядок
передачи на централизованное хранение специальных деклараций и предоставления доступа к ним

Общие положения

1. Настоящий Порядок разработан в целях реализации мероприятий четвертого этапа декларирования, проводимого в соответствии с Федеральным законом от 08.06.2015 N 140-ФЗ "О добровольном декларировании физическими лицами активов и счетов (вкладов) в банках и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 140-ФЗ).

2. В настоящем Порядке используются следующие сокращения и термины:

ЦА ФНС России - центральный аппарат Федеральной налоговой службы;

ТНО - территориальные налоговые органы, осуществляющие прием специальных деклараций;

подразделение ОРН - структурное подразделение ТНО, в функции которого входит работа с налогоплательщиками;

подразделение ДОУ - структурное подразделение ТНО, в функции которого входит документационное обеспечение управления;

спецдекларация - специальная декларация, предусмотренная Федеральным законом N 140-ФЗ;

прилагаемые документы - документы и (или) сведения, прилагаемые к спецдекларации в соответствии с пунктом 5 статьи 3 Федерального закона N 140-ФЗ;

СЭД - система электронного документооборота;

ФИР "Спецдекларации (Журнал учета специальных деклараций)" - федеральный информационный ресурс, предназначенный для ввода и хранения сведений о приеме и централизованном хранении спецдеклараций.

3. Настоящий порядок устанавливает правила взаимодействия между ФНС России и ТНО при:

- передаче спецдеклараций и прилагаемых документов на централизованное хранение;

- предоставлении доступа к спецдекларациям и прилагаемым документам, находящимся на централизованном хранении.

4. Все спецдекларации и прилагаемые документы, представленные в налоговые органы, отправляются на централизованное хранение в ФНС России в максимально короткие сроки, но не позднее 10 рабочих дней с даты их представления.

Передача спецдекларации и прилагаемых документов из ТНО в ЦА ФНС России

5. Подразделение ОРН после принятия спецдекларации и прилагаемых документов передает их в подразделение ДОУ по реестру передачи специальных деклараций согласно приложению N 1 к настоящему Порядку. Реестр передачи специальных деклараций возвращается в структурное подразделение ТНО, осуществляющее прием и регистрацию спецдеклараций.

При приеме спецдеклараций и прилагаемых документов от сотрудника подразделения ОРН сотрудник подразделения ДОУ проверяет выполнение следующих условий:

- наличие сведений о спецдекларации в ФИР "Спецдекларации (Журнал учета специальных деклараций)";

- наличие подписи должностного лица на каждом листе спецдекларации и описи прилагаемых документов;

- наличие на странице 001 спецдекларации в блоке "Сведения о представлении декларации" регистрационного номера, отметки о принятии спецдекларации с указанием даты и времени приема и с оттиском штампа "Принята";

- скрепление листов спецдекларации (без прилагаемых документов) механическими канцелярскими средствами, не допускающими утрату сведений на ее листах. При выявлении несоблюдения вышеуказанных условий работник подразделения ДОУ возвращает спецдекларацию и прилагаемые документы должностному лицу для исправления;

- совпадение фактического количества страниц спецдекларации и листов прилагаемых документов со сведениями, указанными на странице 001 в блоке спецдекларации "Сведения о представлении декларации". При несоответствии количества страниц/листов составляется акт по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку, который направляется в ЦА ФНС России вместе с спецдекларацией.

При подсчёте страниц приложения к спецдекларации необходимо учитывать, что в количество листов прилагаемых документов включается нотариально заверенная доверенность, подтверждающая полномочия представителя декларанта на представление спецдекларации в налоговый орган.

При наличии прилагаемых документов составляется опись документов, в которой перечисляются все прилагаемые документы и указывается количество их листов.

Опись не входит в состав прилагаемых документов и не учитывается при подсчёте листов спецдеклараций и приложений к ним.

6. Подразделение ДОУ передает спецдекларации и прилагаемые документы на централизованное хранение в ФНС России с сопроводительным письмом на бумажном носителе, подписанным начальником (заместителем начальника) ТНО и имеющим пометку "Для служебного пользования", в порядке, определенном приказом ФНС России от 21.07.2011 N ММВ-7-10/459@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию", с учетом следующих особенностей:

- сопроводительное письмо адресуется в Административно-контрольное управление;

- в тексте сопроводительного письма обязательно указывается дата представления и регистрационный номер спецдекларации, количество страниц спецдекларации и количество листов прилагаемых документов (ФИО декларанта в тексте сопроводительного письма не указывается);

- одним сопроводительным письмом допускается направление нескольких спецдеклараций.

Спецдекларации и прилагаемые документы с сопроводительным письмом вкладываются в отдельный конверт (или оформляются отдельной бандеролью), при этом место заклеивания конверта (бандероли) опечатывается печатью "Для пакетов".

Для каждого сопроводительного письма в СЭД должна быть создана регистрационная карточка исходящего документа (РК), в которой:

- должны быть заполнены все необходимые поля;

- в поле "Вид документа" должно быть выбрано значение "Письмо со спецдекларациями";

- в поле "Краткое содержание" указывается способ отправки (курьер, фельдсвязь, спецсвязь, почтовая связь), дата и идентификатор почтового отправления (в случае направления через оператора почтовой связи). При этом ФИО декларанта, номер и дата спецдекларации в РК не указывается;

- переключатель "ДСП документ" должен быть включен.

Регистрация сопроводительного письма осуществляется с использованием СЭД. После регистрации сопроводительного письма его исходящий номер и дата заносятся работником подразделения ДОУ в ФИР "Спецдекларации (Журнал учета специальных деклараций)" отдельно для каждой спецдекларации и устанавливает статус "Отправлено на хранение".

Сопроводительное письмо со спецдекларациями и прилагаемыми документами отправляется одним из следующих способов: специальной или фельдъегерской связью в установленном порядке, либо в запечатанном конверте курьером - работником ТНО, если расстояние от ТНО до ФНС России незначительно.

В случае невозможности отправки спецдекларации и прилагаемых документов одним из вышеуказанных способов допускается отправка заказным или ценным почтовым отправлением АО "Почта России". При этом сотрудником подразделения ДОУ на сайте АО "Почта России" (https://www.pochta.ru/) проводится ежедневный мониторинг статуса доставки почтового отправления. В случае отсутствия информации о доставке почтового отправления в ФНС России свыше 10 рабочих дней, ТНО принимаются все необходимые меры по розыску почтового отправления.

7. В ЦА ФНС России должностное лицо, принявшее почту со спецдекларацией и прилагаемыми документами, поступившими из ТНО, вскрывает упаковку и сверяет следующее:

- регистрационный номер спецдекларации, указанный в сопроводительном письме, с номером, присвоенным спецдеклараци;

- количество страниц спецдекларации и количество листов прилагаемых документов, указанных в сопроводительном письме, с фактическим количеством страниц поступившей спецдекларации и количеством листов прилагаемых документов.

Передача спецдекларации и прилагаемых документов, принятых в ЦА ФНС России, на хранение в архив ЦА ФНС России

8. Управление международного сотрудничества и валютного контроля обеспечивает передачу на централизованное хранение в архив ЦА ФНС России спецдеклараций и прилагаемых документов по аналогии с пунктом 5 настоящего Порядка.

Централизованное хранение спецдеклараций в архиве ЦА ФНС России

9. Административно-контрольное управление обеспечивает централизованное хранение спецдеклараций и прилагаемых документов:

- переданных из ТНО с сопроводительными письмами, зарегистрированными в СЭД;

- принятыми в ФНС России и переданными по реестру передачи специальных деклараций.

10. Для централизованного хранения спецдеклараций и прилагаемых документов в ЦА ФНС России используются архивные короба. Короба нумеруются и за каждым коробом закрепляется адрес хранения. На боковой поверхности архивного короба наносится этикетка с адресом хранения.

Адрес архивного хранения содержит:

- номер архивохранилища;

- номер стеллажа;

- номер секции;

- номер полки;

- номер короба.

11. При размещении спецдекларации и прилагаемых документов в архивохранилище на централизованное хранение работник Административно-контрольного управления осуществляет следующие действия:

- проверяет наличие на странице 001 спецдекларации в блоке "Сведения о представлении декларации" регистрационного номера, отметки о принятии спецдекларации с указанием даты и времени приема и с оттиском штампа "Принята", наличие подписи должностного лица на каждом листе спецдекларации и описи прилагаемых документов. При выявлении нарушений спецдекларация и прилагаемые документы перенаправляются в Управление международного сотрудничества и валютного контроля для устранения нарушений;

- проверяет совпадение фактического количества страниц поступившей спецдекларации и листов прилагаемых документов со сведениями, указанными на странице 001 спецдекларации в блоке "Сведения о представлении декларации". При несоответствии количества страниц/листов составляет акт по форме согласно приложению N 2 к настоящему порядку;

- карандашом полистно нумерует спецдекларацию и прилагаемые документы;

- присваивает адрес архивного хранения, помещает спецдекларацию в короб и размещает его по этому адресу;

- проверяет наличие сведений о спецдекларации в ФИР "Спецдекларации (Журнал учета специальных деклараций)";

- вносит сведения в ФИР "Спецдекларации (Журнал учета специальных деклараций)" о присвоенном адресе архивного хранения спецдекларации и устанавливается статус "Принято на хранение".

Размещает на централизованное хранение в архив ЦА ФНС России спецдекларации с прилагаемыми документами.

Предоставление доступа к спецдекларациям и прилагаемым документам, находящимся на централизованном хранении

12. Административно-контрольное управление предоставляет доступ к спецдекларациям и прилагаемым документам, находящимся на централизованном хранении, на основании служебной записки заинтересованного структурного подразделения ЦА ФНС России, согласованной с координирующим его деятельность заместителем руководителя Федеральной налоговой службы и Управлением международного сотрудничества и валютного контроля, в которой в произвольной форме указываются:

- сведения, позволяющие однозначно идентифицировать спецдекларацию (например, регистрационный номер и дата принятия спецдекларации или фамилия, имя, отчество (при наличии) и дата рождения декларанта);

- входящий регистрационный номер и дата поступления в ФНС России запроса декларанта либо запроса органа государственной власти (банка) о проведении сверки с оригиналом спецдекларации, находящейся на централизованном хранении;

- фамилия, имя и отчество уполномоченного работника ФНС России, которому необходимо предоставить доступ к спецдекларации.

Служебная записка должна иметь пометку "Для служебного пользования".

В случае, предусмотренном статьей 4 Федерального закона N 140-ФЗ, уполномоченный работник имеет право сделать копию спецдекларации и прилагаемых документов в помещении архивохранилища.

Предоставление доступа к спецдекларациям фиксируется в журнале учета доступа к специальным декларациям, находящимся на централизованном хранении в ФНС России, по форме согласно приложению N 3 к настоящему порядку.

Приложение N 1
к Порядку передачи на централизованное
хранение специальных деклараций и
предоставления доступа к ним,
утвержденному приказом ФНС России
от 11 марта 2022 г. N ЕД-7-10/201@

(наименование налогового органа)

Реестр N
передачи специальных деклараций

N п/п	Регистрационные сведения о Спецдекларации		Кол-во страниц/листов		Дата передачи	Расписка в получении
	Номер	Дата	Спецдекларации	Приложений к ней
1	3	4	5	6	7	8

Приложение N 2
к Порядку передачи на централизованное
хранение специальных деклараций и
предоставления доступа к ним,
утвержденному приказом ФНС России
от 11 марта 2022 г. N ЕД-7-10/201@

Акт
_____________________________________
(наименование налогового органа)

__.__.20__ в подразделение ДОУ из подразделения ОРН по реестру передачи от _______ N ______ поступила специальная декларация N_________________.

Настоящий акт составлен о том, что при подсчете количества страниц поступившей специальной декларации и листов прилагаемых документов установлено фактическое несоответствие их количества со значениями, указанными на странице 001 специальной декларации в блоке "Сведения о представлении декларации":

Количество страниц специальной декларации		Количество листов прилагаемых документов
фактическое	указанное в специальной декларации	фактическое	указанное в специальной декларации

(Должность, подразделение ДОУ)		(Подпись)		(ФИО)
(Должность, подразделение ОРН)		(Подпись)		(ФИО)

Приложение N 3
к Порядку передачи на централизованное
хранение специальных деклараций и
предоставления доступа к ним,
утвержденному приказом ФНС России
от 11 марта 2022 г. N ЕД-7-10/201@

Журнал
учета доступа к специальным декларациям, находящимся на централизованном хранении в ФНС России

N п/п	Номер и дата служебной записки (основание допуска)	ФИО уполномоченного лица, которому предоставлен доступ к спецдекларации	Регистрационный номер спецдекларации	Отметка о выдаче спецдекларации	Отметка о снятии копии со спецдекларации	Отметка о возврате спецдекларации на централизованное хранение
1	2	3	4	5	6	7