Приложение N 1. Положение об организационном управлении Рязанской городской Думы

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
главы муниципального
образования, председателя
Рязанской городской Думы
от 4 марта 2022 г. N 14

Положение
об организационном управлении Рязанской городской Думы

I. Общие положения

1. Организационное управление Рязанской городской Думы (далее - управление) является структурным подразделением аппарата Рязанской городской Думы, осуществляющим организационное и документационное обеспечение деятельности Рязанской городской Думы, рабочих органов Рязанской городской Думы, главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы (далее - глава муниципального образования) и его заместителей, совещательных органов при главе муниципального образования, аппарата Рязанской городской Думы.

2. Управление создается в соответствии с решением Рязанской городской Думы о составе и численности аппарата Рязанской городской Думы, штатным расписанием аппарата Рязанской городской Думы, утвержденным распоряжением главы муниципального образования.

3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Рязанской области, постановлениями Рязанской областной Думы, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Рязанской области, Уставом муниципального образования - городской округ город Рязань, решениями представительного органа города Рязани, постановлениями и распоряжениями главы муниципального образования, настоящим Положением.

4. Управление имеет бланк со своим наименованием и символикой города Рязани, а также штампы и печати.

5. Местонахождение управления: город Рязань, улица Радищева, д. 28.

II. Основные задачи, функции и права управления

6. Основные задачи управления:

1) документационное и организационное обеспечение деятельности главы муниципального образования по реализации его полномочий, деятельности Рязанской городской Думы и аппарата Рязанской городской Думы;

2) организационное обеспечение принятия решений о награждении муниципальными наградами;

3) обеспечение работы комитетов и комиссий Рязанской городской Думы в соответствии с Регламентом представительного органа города Рязани и настоящим Положением;

4) организационно-протокольное обеспечение мероприятий, проводимых с участием главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы, его заместителей, руководителя аппарата Рязанской городской Думы во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, центральными и территориальными исполнительными органами государственной власти Рязанской области, органами государственной власти Рязанской области, органами местного самоуправления, организациями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

7. Основные функции управления:

1) организация ведения единой системы делопроизводства в Рязанской городской Думе, в том числе с использованием системы электронного документооборота;

2) осуществление приема, регистрации, учета, отправки и доставки служебных документов, приема и хранения архивных документов Рязанской городской Думы, машинописных и копировально-множительных работ;

3) осуществление приема граждан, ведение учета и регистрации поступающих от них обращений, подготовка ответов на обращения граждан и организаций по вопросам, находящимся в компетенции управления;

4) контроль за соблюдением сроков исполнения поручений Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, Рязанской городской Думы, главы муниципального образования, контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан;

5) организационное обеспечение деятельности Рязанской городской Думы, организация делопроизводства комитетов и комиссий Рязанской городской Думы, участие в подготовке планов работы и отчетов о работе комитетов и комиссий Рязанской городской Думы;

6) осуществление организационно-протокольного обеспечения мероприятий, проводимых с участием главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы, его заместителей, руководителя аппарата Рязанской городской Думы во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, центральными и территориальными исполнительными органами государственной власти Рязанской области, органами государственной власти Рязанской области, органами местного самоуправления, организациями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы;

7) обеспечение документационного взаимодействия Рязанской городской Думы с администрацией города Рязани, Рязанской областной Думой, Правительством Рязанской области и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, координация взаимодействия комитетов и комиссий Рязанской городской Думы и администрации города Рязани;

8) обеспечение депутатов Рязанской городской Думы необходимыми аналитическими материалами по вопросам, рассматриваемым и планируемым к рассмотрению на заседаниях комитетов и комиссий Рязанской городской Думы, обеспечение осуществления контроля за исполнением решений комитетов и комиссий Рязанской городской Думы и городской Думы;

9) оказание консультативно-методической помощи в вопросах делопроизводства структурным подразделениям аппарата Рязанской городской Думы.

8. Управление для осуществления своих функций и решения стоящих перед ним задач имеет право:

1) вносить руководству Рязанской городской Думы предложения по вопросам, относящимся к компетенции управления;

2) знакомиться с документами, необходимыми для выполнения возложенных на управление задач, в структурных подразделениях аппарата Рязанской городской Думы, пользоваться информационными банками данных, имеющимися в Рязанской городской Думе;

3) запрашивать от депутатов, комитетов, комиссий, структурных подразделений аппарата Рязанской городской Думы, администрации города Рязани информацию по вопросам, входящим в компетенцию управления;

4) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений аппарата Рязанской городской Думы, администрации города (с согласия их руководителей) к подготовке проектов документов, справочной информации и других материалов по поручению руководства Рязанской городской Думы;

5) получать информационное, документационное, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности управления;

6) осуществлять иные полномочия, входящие в компетенцию управления.

III. Структура и организация деятельности управления

9. Управление состоит из следующих структурных единиц (далее - подразделений):

1) отдел по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы;

2) отдел по обеспечению деятельности комитетов и комиссий;

3) отдел секретариата и протокола;

4) документационный отдел.

10. Работники управления назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности главой муниципального образования по предложению начальника управления, согласованному с руководителем аппарата Рязанской городской Думы в соответствии с квалификационными требованиями по муниципальным должностям, установленными в соответствии с действующим законодательством.

Права, должностные обязанности, ответственность работников управления определяются федеральным законодательством, законодательством Рязанской области, муниципальными правовыми актами Рязанской городской Думы, главы муниципального образования, настоящим Положением и должностными инструкциями.

11. Деятельность управления обеспечивается начальником управления и подразделениями управления путем осуществления функций, предусмотренных настоящим Положением.

Начальник управления непосредственно подчиняется руководителю аппарата Рязанской городской Думы.

12. Начальник управления:

1) руководит деятельностью управления, обеспечивая решение возложенных на управление задач;

2) вносит главе муниципального образования:

- проект положения об управлении, должностные инструкции работников управления;

- предложения о назначении на должность и освобождении от должности работников управления по согласованию с руководителем аппарата Рязанской городской Думы;

- предложения по вопросам повышения квалификации и переподготовки работников управления, о направлении работников управления в служебные командировки;

3) вносит руководителю аппарата Рязанской городской Думы предложения о поощрении работников управления и привлечении их к дисциплинарной ответственности, установлении им надбавок к должностным окладам, совершенствовании работы управления и аппарата в целом;

4) определяет формы и методы деятельности управления, осуществляет планирование его работы;

5) организует:

- выполнение поручений главы муниципального образования, его заместителей и руководителя аппарата Рязанской городской Думы, осуществляет контроль за их исполнением;

- в управлении делопроизводство и работу с документами, контроль за их выполнением;

6) распределяет в соответствии с настоящим Положением должностные обязанности между начальниками подразделений управления, решает вопросы направления работников управления в служебные поездки в пределах города Рязани;

7) подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

8) разрабатывает, согласовывает и представляет на утверждение главе муниципального образования должностные инструкции работников управления;

9) обеспечивает соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка Рязанской городской Думы работниками управления;

10) по поручению главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, поступивших в Рязанскую городскую Думу по вопросам организации деятельности Рязанской городской Думы, подписывает ответы на данные обращения;

11) осуществляет иные полномочия, предусмотренные должностной инструкцией начальника управления.

13. Начальник управления несет ответственность за:

1) неисполнение или ненадлежащее исполнение основных задач и функций, возложенных на управление, и своих обязанностей;

2) разглашение конфиденциальной и служебной информации;

3) несоблюдение исполнительской и трудовой дисциплины;

4) результаты работы управления.

IV. Основные функции подразделений управления

14. Функции отдела по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы (далее по тексту пункта - отдел):

1) осуществление организационного, документационного и протокольного обеспечения заседаний Рязанской городской Думы, рабочих органов Рязанской городской Думы, совещательных органов при главе муниципального образования;

2) обеспечение необходимыми документами и материалами депутатов Рязанской городской Думы, рабочих органов Рязанской городской Думы, членов совещательных органов при главе муниципального образования, приглашенных и заинтересованных лиц;

3) оформление, систематизация решений Рязанской городской Думы и их передача на текущее хранение в документационный отдел организационного управления;

4) осуществление машинописных и копировально-множительных работ;

5) оказание методической помощи структурным подразделениям Рязанской городской Думы по оформлению проектов решений Рязанской городской Думы, а также проектов правовых актов главы муниципального образования;

6) организация доступа к информации о деятельности Рязанской городской Думы, главы муниципального образования в рамках компетенции отдела;

7) подготовка ответов на обращения физических и юридических лиц по вопросам, находящимся в компетенции отдела;

8) осуществление рассылки исполнителям и контроль за соблюдением сроков исполнения поручений главы муниципального образования, данных на заседаниях, совещаниях;

9) оказание содействия депутатам Рязанской городской Думы в реализации ими своих полномочий, в том числе обеспечение депутатов необходимыми аналитическими материалами по вопросам рассматриваемым и планируемым к рассмотрению на заседаниях Рязанской городской Думы, Совете Думы, совещательных органов при главе муниципального образования;

10) обеспечение безопасности персональных данных в рамках компетенции отдела и в соответствии с муниципальными правовыми актами;

11) выполнение иных функций в соответствии с решениями Рязанской городской Думы, постановлениями, распоряжениями и поручениями главы муниципального образования, руководителя аппарата Рязанской городской Думы, начальника управления.

15. Функции отдела по обеспечению деятельности комитетов и комиссий (далее по тексту пункта - отдел):

1) осуществление организационного, документационного и протокольного обеспечения заседаний комитетов и комиссий Рязанской городской Думы, совещательных органов при главе муниципального образования;

2) анализ и рассмотрение документов, поступающих в Рязанскую городскую Думу в порядке реализации правотворческой инициативы, подготовка по ним информационных материалов, заключений;

3) разработка проектов решений комитетов и комиссий Рязанской городской Думы и городской Думы;

4) оказание содействия депутатам Рязанской городской Думы в реализации ими своих полномочий, в том числе обеспечение депутатов необходимыми аналитическими материалами по вопросам, рассматриваемым и планируемым к рассмотрению на заседаниях комитетов и комиссий Рязанской городской Думы, совещательных органов при главе муниципального образования;

5) контроль за соблюдением сроков исполнения решений комитетов и комиссий Рязанской городской Думы и городской Думы, постановлений и распоряжений главы муниципального образования;

6) подготовка материалов по вопросам, выносимым на рассмотрение комитетов и комиссий Рязанской городской Думы и городской Думы;

7) организация и ведение делопроизводства комитетов и комиссий Рязанской городской Думы;

8) планирование работы и подготовка отчетов о работе комитетов и комиссий Рязанской городской Думы;

9) подготовка ответов на обращения физических и юридических лиц по вопросам, находящимся в компетенции отдела;

10) обеспечение безопасности персональных данных в рамках компетенции отдела и в соответствии с муниципальными правовыми актами;

11) выполнение иных функций в соответствии с решениями Рязанской городской Думы, постановлениями, распоряжениями и поручениями главы муниципального образования, руководителя аппарата Рязанской городской Думы, начальника управления.

16. Функции отдела секретариата и протокола:

1) организация взаимодействия главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы, его заместителей, руководителя аппарата Рязанской городской Думы с федеральными органами исполнительной власти, центральными и территориальными исполнительными органами государственной власти Рязанской области, органами государственной власти Рязанской области, органами местного самоуправления, организациями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы;

2) организационное и информационно-аналитическое обеспечение реализации полномочий главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы, его заместителей, руководителя аппарата Рязанской городской Думы;

3) планирование рабочего графика главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы, его заместителей, руководителя аппарата Рязанской городской Думы, организация их выполнения;

4) выполнение иных функций в соответствии с решениями Рязанской городской Думы, постановлениями, распоряжениями и поручениями главы муниципального образования, руководителя аппарата Рязанской городской Думы, начальника управления.

17. Функции документационного отдела (далее по тексту пункта - отдел):

1) организация и ведение делопроизводства в Рязанской городской Думе, в том числе с использованием системы электронного документооборота, обеспечение единства системы документооборота в Рязанской городской Думе, постоянное совершенствование ее форм и методов;

2) подготовка и представление главе муниципального образования, председателю Рязанской городской Думы необходимых информационных и аналитических материалов после согласования с руководителем аппарата городской Думы;

3) осуществление приема, автоматизированной регистрации входящей и отправки (доставки) исходящей корреспонденции Рязанской городской Думы, экспедиционной обработки документов;

4) проведение анализа работы с документами, поступающими в адрес Рязанской городской Думы, главы муниципального образования, подготовка справок, отчетов по движению служебной корреспонденции;

5) осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения корреспонденции в соответствии с наложенными резолюциями, решений Рязанской городской Думы, постановлений и распоряжений главы муниципального образования, обобщение сведений о сроках исполнения корреспонденции;

6) подготовка и направление контрактному управляющему информации, необходимой для формирования плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд (план-график), изменений для внесения в план-график, а также взаимодействие с контрактным управляющим при проведении проверки предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных муниципальными контрактами, заключаемыми в целях организации подготовки документов для дальнейшего хранения и уничтожения, в части их соответствия условиям контракта (экспертиза) в случае проведения экспертизы силами Рязанской городской Думы;

7) автоматизированная регистрация подписанных решений Рязанской городской Думы, постановлений и распоряжений главы муниципального образования, рассылка копий подписанных правовых актов в соответствии с представленной исполнителем рассылкой, подготовка и заверение копий, выписок из распорядительных документов, находящихся на хранении в Управлении;

8) хранение решений Рязанской городской Думы, постановлений и распоряжений главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы по основной деятельности, а также учет и хранение до передачи в архивное учреждение архивных документов Рязанской городской Думы, участие в управлении архивным делом от лица Рязанской городской Думы на территории города Рязани;

9) осуществление приема граждан, обращающихся к главе муниципального образования или в Рязанскую городскую Думу, предоставление необходимых разъяснений и консультаций гражданам по вопросам деятельности Рязанской городской Думы;

10) организация личного приема граждан главой муниципального образования, председателем Рязанской городской Думы, участие в ведении приема, осуществление контроля за выполнением поручений, данных на личном приеме;

11) прием и регистрация поступающих в адрес Рязанской городской Думы, главы муниципального образования письменных обращений граждан, их рассылка в соответствии с резолюциями исполнителям, контроль за исполнением обращений граждан в установленные сроки;

12) анализ характера и содержания обращений граждан, подготовка ответов на обращения граждан и организаций по вопросам, находящимся в компетенции отдела;

13) уведомление в установленные сроки структурных подразделений Рязанской городской Думы об обращениях граждан, находящихся на контроле и об истечении сроков рассмотрения обращений граждан;

14) организация доступа к информации о деятельности Рязанской городской Думы, главы муниципального образования в рамках компетенции отдела;

15) обеспечение безопасности персональных данных в рамках компетенции отдела и в соответствии с муниципальными правовыми актами;

16) выполнение иных функций в соответствии с решениями Рязанской городской Думы, постановлениями, распоряжениями и поручениями главы муниципального образования, руководителя аппарата Рязанской городской Думы, начальника управления.

V. Взаимодействие управления при осуществлении возложенных на него функций

18. В соответствии с задачами и функциями, определенными настоящим Положением, управление осуществляет взаимодействие с должностными лицами и рабочими органами Рязанской городской Думы, структурными подразделениями аппарата Рязанской городской Думы, органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами по вопросам, относящимся к компетенции управления.

19. Управление осуществляет взаимодействие посредством официальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, а также совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенции управления, и в соответствии с поручениями главы муниципального образования.