Приложение. Положение о государственной информационной системе "Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области"

Приложение
к постановлению Правительства
Оренбургской области
от 15 марта 2022 г. N 201-пп

Положение
о государственной информационной системе
"Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области"

С изменениями и дополнениями от:

2 июня 2022 г.

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет цель создания, назначение, структуру, функции и порядок эксплуатации государственной информационной системы "Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области" (далее - СЭД, система).

Информация об изменениях:

Пункт 2 изменен с 7 июня 2022 г. - Постановление Правительства Оренбургской области от 2 июня 2022 г. N 521-пп

См. предыдущую редакцию

2. Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

3. Система разработана с целью создания условий для эффективного информационного и документационного взаимодействия органов (организаций) - участников СЭД, указанных в пункте 12 настоящего Положения (далее - участники СЭД).

4. Настоящее Положение определяет единый порядок организации документооборота и делопроизводства между участниками СЭД.

5. Электронный документооборот и делопроизводство посредством СЭД представляют собой технически упорядоченную систему, обеспечивающую процесс подготовки, обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством юридически значимых электронных документов участников СЭД.

II. Задачи, функции и принципы системы

6. Основными задачами СЭД являются:

подготовка, обмен, сбор, обработка, накопление, хранение юридически значимых документов в электронной форме;

однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;

параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность его исполнения;

непрерывное движение документа, обеспечивающее возможность определения ответственного лица за его исполнение в любой момент процесса движения;

единая электронная база документов, исключающая возможность их дублирования;

результативный поиск документа при наличии минимальной информации о нем;

эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота;

согласование проектов документов;

взаимодействие с другими учетными базами, в том числе обмен информацией;

экономия материальных ресурсов;

исключение бумажных экземпляров документов, кроме правовых актов Оренбургской области и документов в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7. Основными функциями СЭД являются:

обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения;

направление электронных документов федеральным органам исполнительной власти и органам государственной власти субъектов Российской Федерации посредством системы межведомственного электронного документооборота;

обеспечение организационного и методического электронного документооборота;

обеспечение эксплуатации технологической инфраструктуры электронного документооборота;

обеспечение информационной безопасности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8. Основными принципами СЭД являются:

единая политика организации и ведения электронного делопроизводства;

применение участниками СЭД совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия, унифицированных программно-технических средств;

технологическая возможность использования межведомственного электронного документооборота;

правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками СЭД;

обеспечение целостности передаваемой информации;

минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия между участниками СЭД;

обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

III. Структура и организация СЭД

9. Функционально СЭД представлена как система организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в работе участников СЭД и предназначена для:

подготовки, регистрации и контроля движения документов;

ведения истории и исполнения документов;

хранения документов.

10. СЭД обеспечивает:

использование единой формы электронных документов (шаблонов);

использование единых процессов, схем создания, согласования, движения электронных документов;

размещение, регистрацию, учет, рассылку, хранение и использование входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

использование квалифицированной и простой электронных подписей;

организацию доступа к электронным документам предыдущих периодов;

учет и использование электронных документов в делопроизводстве.

11. СЭД позволяет интегрироваться с информационными системами электронного документооборота органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области.

12. Участниками СЭД являются:

органы исполнительной власти Оренбургской области;

организации, в отношении которых органы исполнительной власти Оренбургской области выполняют функции и полномочия учредителей (далее - подведомственные организации);

органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области;

контрольно-счетные органы муниципальных образований Оренбургской области;

организации, в отношении которых органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области выполняют функции и полномочия учредителей;

Законодательное Собрание Оренбургской области;

Счетная палата Оренбургской области;

Общественная палата Оренбургской области;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти;

иные органы (организации), заключившие с оператором системы соглашение о взаимодействии сторон при организации системы электронного документооборота с применением электронной подписи в государственной информационной системе "Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области" на безвозмездной основе по форме, утвержденной приказом министерства цифрового развития и связи Оренбургской области.

13. Пользователями СЭД являются сотрудники участников СЭД, доступ которым предоставлен оператором системы.

14. Министерство цифрового развития и связи Оренбургской области осуществляет общее управление в СЭД, в том числе:

разработку методических рекомендаций по работе в СЭД и документации по ее развитию;

разработку предложений по изменению (дополнению) функциональных возможностей СЭД (при необходимости);

контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

контроль за функционированием СЭД;

планирование мероприятий по поддержке и развитию СЭД;

разработку правовых актов, регламентов, необходимых для внедрения и развития СЭД;

взаимодействие со всеми участниками СЭД.

15. Руководители участников СЭД определяют права доступа пользователей к СЭД.

16. Оператор СЭД:

осуществляет технологическое обслуживание СЭД;

предоставляет доступ в СЭД пользователям СЭД и учетные данные для работы в ней;

осуществляет модификацию структуры СЭД в соответствии с техническим заданием;

обеспечивает в пределах своей компетенции:

защиту информационных ресурсов СЭД;

защиту информации, содержащейся в базах данных СЭД, от уничтожения, изменения и блокирования доступа к ней;

целостность обрабатываемых данных;

восстановление информации, измененной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;

работоспособность программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

осуществление антивирусной защиты информации;

использование при подключении СЭД к информационно-телекоммуникационным сетям средств защиты информации, прошедших оценку соответствия (в том числе в установленных случаях сертификацию), в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

взаимодействует с организациями, обеспечивающими сопровождение СЭД, в рамках заключенных договоров (соглашений);

регистрирует в установленном порядке СЭД в российских и зарубежных поисковых системах.

17. Должностные лица, получившие права доступа к СЭД, и оператор СЭД несут ответственность за нарушение правил работы в системе в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Требования к организации работы в СЭД

18. При осуществлении документооборота в СЭД не допускаются хранение, обработка и обмен электронными документами, содержащими:

абзац 2 утратил силу с 7 июня 2022 г. - Постановление Правительства Оренбургской области от 2 июня 2022 г. N 521-пп

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

сведения, составляющие государственную тайну, и сведения с пометкой (грифом) "для служебного пользования".

19. Работа с документами в СЭД осуществляется в электронном виде.

20. При работе с документами в СЭД руководителями и заместителями руководителей участников СЭД используется квалифицированная электронная подпись.

21. Средства электронной подписи устанавливаются на автоматизированном рабочем месте пользователя СЭД.

22. Юридически значимым электронным документом в СЭД считается документ, созданный в соответствии с требованиями регламента по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области и подведомственных им организациях с использованием государственной информационной системы "Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области" согласно приложению N 1 к настоящему Положению и регламента применения электронной подписи в государственной информационной системе "Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области" в органах исполнительной власти Оренбургской области и в подведомственных им организациях согласно приложению N 2 к настоящему Положению. Бумажная версия документа является производной от юридически значимого электронного документа, должна быть идентична ему по содержанию и составу реквизитов.

23. Документы, задачи, поручения, обращения, поступающие в СЭД в электронном виде, эквивалентны бумажным аналогам и обязательны для исполнения.

24. Ответственность за сохранение паролей к пользовательским учетным записям несут пользователи СЭД персонально.

25. Доступ пользователей СЭД к системе предоставляется, приостанавливается и прекращается на основании заявки, направленной участником СЭД оператору системы.