Приложение N 1. Регламент организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области и подведомственных им организациях с использованием государственной информационной системы "Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области"

ГАРАНТ:

В тексте настоящего приложения для удобства отображения информации графические изображения кнопок, пиктограммы, плашек, значков заменены соответствующими сносками на условные обозначения

Приложение N 1
к положению о государственной
информационной системе
"Единая система юридически
значимого электронного
документооборота и
делопроизводства
Оренбургской области"

Регламент
организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области и подведомственных им организациях с использованием государственной информационной системы "Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области"
(далее - Регламент)

Список сокращений, используемых в Регламенте:

HelpDesk (СТП) - служба технической поддержки органов исполнительной власти Оренбургской области и органов местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области, созданная в соответствии с постановлением Правительства Оренбургской области от 18 августа 2014 года N 576-п "Об утверждении регламента работы службы технической поддержки органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Оренбургской области";

ВнД - внутренний документ;

ВхД - входящий документ;

закрытый ключ ЭП - ключ, с помощью которого подписываются документы, обеспечивающий юридическую значимость документов и являющийся аналогом личной подписи;

ИсхД - исходящий документ;

КД - карточка документа;

КИ - карточка исполнения резолюций (поручений) по документу;

КП - карточка поручения по организационно-распорядительному документу;

КР - карточка резолюции по документу;

КЗ - контроль заданий;

КЭП - квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, обладающая дополнительными признаками защищенности: ключом проверки и подтвержденными средствами электронной подписи, выданная в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

ЛО - лист ознакомления с документом;

ЛС - лист согласования документа;

МЭДО - межведомственный электронный документооборот, представляющий собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований и иных органов (организаций) - участников СЭД;

МР - место регистрации;

НД - номенклатура дел;

ОГ - обращение граждан;

ОИВ - органы (орган) исполнительной власти Оренбургской области;

ОРД - организационно-распорядительный документ;

открытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭП, которая используется для проверки электронной подписи электронного документа. Открытый ключ считается принадлежащим участнику СЭД, если он был зарегистрирован (сертифицирован) в установленном порядке. Открытый ключ участника СЭД является действующим на момент его применения, если он зарегистрирован (сертифицирован) и введен в действие. Открытый ключ участника СЭД является недействующим на момент его применения, если он не зарегистрирован (не сертифицирован) или выведен из действия;

ПО - программное обеспечение, представляющее собой совокупность программ, выполняемых компьютерной системой;

подведомственные организации - организации, в отношении которых органы исполнительной власти Оренбургской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области выполняют функции и полномочия учредителей;

ПЭП - простая электронная подпись;

ПЭП в СЭД - реквизиты доступа к системе (логин и пароль);

регистрационный штамп - штамп, содержащий дату и регистрационный номер документа;

РМ - рабочее место;

РО - результат ознакомления;

РС - результат согласования;

РКК - регистрационно-контрольная карточка документа, предназначенная для регистрации документа в СЭД;

служба ДО - служба документационного обеспечения;

системная организация - организация, в которой установлена СЭД с подключением к сервису корпоративного взаимодействия "Мульти СО" для обмена документами в электронном виде;

СО - структура организации;

СпО - справочник организаций;

ССТУ - сетевой справочный телефонный узел;

структурное подразделение - структурное подразделение ОИВ и (или) подведомственной организации;

CЭД - государственная информационная система "Единая система юридически значимого электронного документооборота Оренбургской области";

штамп подписи (штамп ЭП) - штамп, содержащий информацию о подписании документа электронной подписью;

ЭД - электронный документ, запись в базе данных СЭД, которая соответствует установленному формату, подписана ЭП и может быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия ее содержания. ЭД, подписанный КЭП, открытый ключ которой зарегистрирован (сертифицирован) на имя участника СЭД, считается подписанным им самим, если данным сотрудником не была предоставлена доверенность, подтверждающая предоставление указанных полномочий иному лицу. ЭД, подписанный ПЭП, считается подписанным им самим, если данным сотрудником не была предоставлена доверенность, подтверждающая предоставление указанных полномочий иному лицу;

ЭП - электронная подпись (КЭП, ПЭП), реквизит ЭД (информация в электронной форме), аналог собственноручной подписи участника СЭД, ЭП является неотъемлемой частью ЭД, используется для определения лица, подписывающего ЭД.

I. Общие положения

1. Регламент разработан в связи с внедрением в ОИВ СЭД и устанавливает общие требования к функционированию служб ДО, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД в ОИВ и подведомственных им организациях.

II. Документы, подлежащие регистрации (размещению) в СЭД

2. Регистрации (размещению) в СЭД подлежат:

входящие (поступающие) документы (ВхД) - документы, поступающие в ОИВ и подведомственные им организации из органов государственной власти (за исключением ОИВ), государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций (далее - внешние организации) и от граждан. К ним относятся письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая из внешних организаций, устные и письменные обращения граждан;

исходящие (отправляемые) документы (ИсхД) - документы, направляемые во внешние организации и гражданам. К ним относятся письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемые во внешние организации и гражданам;

внутренние документы (ВнД) - документы, обеспечивающие решение поставленных задач без направления информации за пределы ОИВ и подведомственных им организаций. К ним относятся письма, служебные и докладные записки, справки, направляемые ОИВ и подведомственными им организациями;

организационно-распорядительные документы (ОРД) - документы, принимаемые Губернатором Оренбургской области, Правительством Оренбургской области, ОИВ и подведомственными им организациями. К ним относятся указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, распоряжения и (или) приказы ОИВ и подведомственных им организаций.

III. Участники СЭД

3. Участники СЭД - органы исполнительной власти Оренбургской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области, подведомственные им организации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, иные органы и организации, заключившие с оператором СЭД соглашение о взаимодействии сторон при организации системы электронного документооборота с применением электронной подписи в государственной информационной системе "Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области" на безвозмездной основе по форме, утвержденной приказом министерства цифрового развития и связи Оренбургской области.

Сотрудники ОИВ и подведомственных им организаций, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы согласно их должностным обязанностям.

Основные группы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

Таблица 1

Основные группы участников СЭД

Основные группы сотрудников	Основные функции в СЭД
1	2
Делопроизводитель канцелярии или службы ДО ОИВ и подведомственных им организаций	регистрация, рассылка документов ОИВ и подведомственных им организаций
Делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан	регистрация, рассылка и контроль рассмотрения обращений граждан
Делопроизводитель структурного подразделения	регистрация, рассылка и контроль прохождения документов структурного подразделения
Секретариат Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов
Руководители ОИВ (министерства, департамента, комитета, инспекции) и подведомственных им организаций	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов, подотчетных руководителю ОИВ
Исполнитель	подготовка проектов документов, направление документов на согласование и подпись, исполнение документов, поручений (резолюций), контроль прохождения документов
Контролер	контроль прохождения и исполнения документов, поручений (резолюций), формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине
Оператор ССТУ	выгрузка данных о результатах рассмотрения обращений из СЭД и загрузка их на портал ССТУ

IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

4. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов на подпись и их подписание;

регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

заверение содержания ВхД, ИсхД и ОРД, ОГ;

направление документов на ознакомление;

внесение резолюций/выдача поручений;

постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формирование заданий;

формирование отчетов об исполнении заданий и документов;

контроль исполнения заданий и документов;

отнесение документов в дела;

направление документов в архив;

публикация ОРД на Портале официального опубликования нормативных правовых актов Оренбургской области и органов исполнительной власти Оренбургской области (www.pravo.orb.ru);

загрузка данных о результатах рассмотрения обращений граждан на портал ССТУ.

Электронные документы, подписанные в СЭД ПЭП, имеют юридическую силу для всех видов документов в ОИВ и подведомственных им организациях. Любые действия пользователя в СЭД считаются подписанными ПЭП.

5. Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

КД - для всех документов;

КР - для ВхД, ВнД и ОГ;

КП - для ОРД;

карточка КЗ - для всех поставленных на контроль заданий по документу;

КИ - для всех исполненных заданий по документу;

ЛС - для всех документов, направляемых на согласование;

ЛО - для всех документов, направляемых на ознакомление.

6. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляются не через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы (форма документа, форма резолюции, форма поручения и другое).

Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):

делопроизводители, зарегистрировавшие документ;

руководители, к которым поступил документ, и лица, их замещающие в СЭД;

исполнители документа;

дополнительные читатели, указанные в документе.

V. Основные операции в СЭД

7. Составные части СЭД и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2. Состав и последовательность процедур для разных видов документов различаются.

Таблица 2

Составные части и операции в СЭД

VI. Работа с входящими документами

8. Для работы с ВхД (за исключением обращений граждан) в СЭД используется модуль "Входящие".

При работе с ВхД в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии ОИВ или подведомственной ему организации, секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

адресат (участник) - руководитель ОИВ или подведомственной ему организации или руководитель структурного подразделения, которому адресован документ.

Документы, адресованные руководству ОИВ или подведомственной ему организации, структурному подразделению без указания конкретного лица или структурного подразделения, регистрируются в службе ДО или в канцелярии.

9. При регистрации ВхД делопроизводитель создает КД и заполняет на вкладке "Реквизиты" следующие поля:

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Тематика";

"Вид документа";

"Дата регистрации";

"Автор" - фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, подписавшего документ;

"Исполнители";

"Номер документа" - исходящий номер документа;

"Дата документа";

"Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников). Поле заполняется выбором из СО;

"Кол-во листов", "Кол-во экземпляров", "Кол-во приложений";

"Корреспондент" - внешняя организация, направившая документ. В случае отсутствия в СпО наименования организации описание организации создается согласно приложению N 16 к настоящему Регламенту.

Поля "Заголовок" и "Вид документа" являются обязательными для заполнения.

На вкладке "Содержание" делопроизводитель при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню выбирает один из пунктов, позволяющих присоединить файл ВхД к КД, согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту.

На вкладке "Связанные", в разделе "Дела", делопроизводитель при помощи кнопки "Добавить документ в дело" в открывшемся диалоговом окне выбирает дело для отнесения в него ВхД согласно приложению N 12 к настоящему Регламенту.

10. В случае если ВхД поступил от системной организации или от участника МЭДО, делопроизводитель открывает его из представлений группы "Документы/Входящие/Проекты" и на панели действий выбирает кнопку "Регистрация" и регистрирует документ согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту. Зарегистрированный ВхД будет отображаться в представлениях группы "Документы/Входящие". Поиск ВхД выполняется согласно приложению N 14 к настоящему Регламенту.

Просмотреть информацию о том, когда ВхД поступил от системной организации или из системы МЭДО, можно в КД на вкладке "История".

11. После регистрации в системную организацию или участнику МЭДО автоматически направится уведомление о регистрации полученного документа.

12. В случае отказа в регистрации в системную организацию или участнику МЭДО автоматически направится уведомление об отказе в регистрации.

13. В случае если регистрируемый ВхД является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо документа, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель устанавливает связь с КД данного документа согласно приложению N 15 к настоящему Регламенту.

14. При поступлении ВхД с сопроводительным письмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма с помощью кнопки "Создать сопроводительное письмо" на вкладке "Сопроводительное письмо" в карточке ВхД.

15. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание ВхД с использованием КЭП. Для заверения содержания ВхД делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Заверить". После заверения содержание документа становится недоступным для редактирования.

В КД устанавливается статус "Заверено" и отображается пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП согласно приложению N 11 к настоящему Регламенту.

Информация о заверении содержания ВхД отображается на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Заверение".

16. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Отменить заверение".

После отмены заверения статус "Заверено" и пиктограмма ¹ перестают отображаться в КД и содержание становится доступным для редактирования.

17. В случае необходимости ознакомления с ВхД делопроизводитель при помощи кнопки на панели действий "Отправить/На ознакомление" создает новый ЛО согласно приложению N 6 к настоящему Регламенту.

VII. Контроль исполнения входящих документов

18. При организации исполнения ВхД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован ВхД, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по ВхД и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по ВхД;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии ОИВ или подведомственной ему организации, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии ОИВ или подведомственной ему организации, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

19. Отметка о контроле исполнения ВхД в целом устанавливается при необходимости с помощью серой плашки "Нет контроля" согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту, после чего в КД отобразятся указанный срок исполнения и красная плашка "Контроль".

20. В случае принятия решения о переносе срока исполнения ВхД, согласованного с руководителем, делопроизводитель в КД, щелкнув левой кнопкой мыши по сроку исполнения, в открывшемся диалоговом окне "Перенос срока исполнения" указывает новый срок исполнения и причину переноса срока.

21. Для направления ВхД на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту.

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту.

22. После создания резолюции первого уровня по ВхД, полученному от участника МЭДО, автоматически направляются уведомление о назначении ответственного исполнителя и текст.

23. В случае если в поле "Исполнители" была выбрана системная организация, в представлении "Документы/Исходящие/По номеру" появится ИсхД с заполненными реквизитами и содержанием КР исходного ВхД и далее будет автоматически направлен в СЭД этой организации.

24. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для сотрудников, находящихся в его подчинении, или перенаправить ее в другое подразделение ОИВ или подведомственную ему организацию по принадлежности вопроса.

25. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями ВхД согласно резолюции, создают отчет об исполнении КР, отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции согласно приложению N 9 к настоящему Регламенту.

26. После создания КИ резолюции по ВхД, полученному от системной организации, автоматически направляется информация, где указываются автор исполнения, дата исполнения и текст.

27. В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" выбирает резолюцию и, щелкнув левой кнопкой мыши по сроку исполнения, в открывшемся диалоговом окне "Перенос срока исполнения" указывает новый срок исполнения и причину переноса.

28. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы ДО, канцелярии ОИВ и подведомственных им организаций.

При условии, что резолюция полностью исполнена (поставленные в резолюции и (или) в документе вопросы и задачи исполнителем решены и (или) выполнены), автор резолюции или контролер на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" выбирает резолюцию, в которой указан требуемый исполнитель, и устанавливает признак "Полностью исполнен" согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.

29. В случае принятия решения о снятии ВхД с контроля в целом руководитель, или контролер, или делопроизводитель выбирает ВхД и устанавливает признак "Полностью исполнен" согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.

VIII. Работа с ОРД

30. Для работы с ОРД в СЭД используется модуль "ОРД".

При работе с ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - руководитель или замещающий его сотрудник, который отвечает за подготовку, согласование, исполнение ОРД или поручения по ОРД;

участник согласования - руководитель, должностное лицо ОИВ, других заинтересованных органов власти и участников СЭД.

31. Проекты ОРД создаются в СЭД в следующем порядке.

При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель создает КД и заполняет на вкладке "Реквизиты" следующие поля согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту:

"Заголовок" - отражает краткое содержание ОРД;

"Вид документа";

"Дата документа";

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество (при наличии) руководителя, подписывающего или утверждающего ОРД;

"Исполнители";

"Список рассылки".

Поля "Заголовок" и "Вид документа" являются обязательными для заполнения.

На вкладке "Содержание" при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню исполнитель выбирает один из пунктов, позволяющий присоединить файл ОРД к КД# согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту.

На вкладке "Связанные" в разделе "Дела" исполнитель при помощи кнопки "Добавить документ в дело" в открывшемся диалоговом окне выбирает дело для отнесения в него ОРД согласно приложению N 12 к настоящему Регламенту.

32. В случае если создаваемый проект ОРД является дополнением к другому документу или разработан во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, исполнитель на вкладке "Связанные" в разделе "Документы" при помощи кнопки "Добавить" устанавливает связь с КД данного документа согласно приложению N 15 к настоящему Регламенту.

33. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель при помощи кнопки на панели действий "Отправить/На согласование" направляет проект ОРД на согласование согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

34. Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования осуществляет ознакомление с проектом ОРД и создает ответ согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

35. Проекты ОРД, к которым относятся проекты постановлений Правительства Оренбургской области, указов и распоряжений Губернатора Оренбургской области (далее - проекты правовых актов), согласовываются с заинтересованными ОИВ и другими участниками СЭД путем направления проектов правовых актов в СЭД на согласование заинтересованным ОИВ и другим участникам СЭД.

Оригиналы проектов правовых актов, согласованные с использованием СЭД с заинтересованными ОИВ и другими участниками СЭД, а также с другими заинтересованными органами власти, организациями и должностными лицами, представляются на бумажном носителе в государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области для проведения правовой и (или) антикоррупционной экспертиз с приложением всех необходимых документов, указанных в инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области, утвержденной распоряжением Губернатора Оренбургской области от 29.12.2021 N 582-р, в том числе с приложением ЛС с отображением КЭП каждого из участников согласования, сформированного в СЭД и распечатанного на бумажном носителе.

Дальнейшее согласование проекта правового акта осуществляется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области, утвержденной распоряжением Губернатора Оренбургской области от 29.12.2021 N 582-р.

36. После окончания процесса согласования проектов ОРД исполнитель при помощи кнопки на панели действий "Отправить/На подпись" направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту. Одновременно с этим исполнитель передает руководителю на подпись оригинал проекта ОРД на бумажном носителе со всеми согласующими подписями, как с собственноручными (при наличии), так и полученными посредством печати ЛС, сформированного с отображением КЭП каждого из участников согласования в СЭД. Полученная таким образом печатная форма ЛС считается эквивалентной листу согласования с собственноручными подписями участников согласования.

37. Подписанный оригинал ОРД на бумажном носителе передается в службу ДО или канцелярию ОИВ или подведомственной ему организации. Одновременно с этим КД направляется посредством СЭД на регистрацию. КД присваивается статус "На регистрации".

Для регистрации ОРД делопроизводитель службы ДО или канцелярии на панели действий выбирает кнопку "Регистрация" и регистрирует документ согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту.

38. Подписанные Губернатором Оренбургской области правовые акты регистрируются делопроизводителем управления документационного обеспечения аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области (далее - делопроизводитель УДО).

На вкладке "Содержание" при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню делопроизводитель УДО выбирает один из пунктов, позволяющих присоединить файл сканированного подписанного правового акта к КД.

Для регистрации подписанного правового акта делопроизводитель УДО выбирает кнопку "Регистрация" и регистрирует документ согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту. Документу присваивается номер, соответствующий номеру регистрируемого подписанного правового акта.

39. Зарегистрированные правовые акты и другие ОРД будут отображаться в представлениях группы "Документы/ОРД". Поиск ОРД выполняется согласно приложению N 14 к настоящему Регламенту.

40. Для публикации правовых актов и других ОРД на Портале официального опубликования нормативных правовых актов Оренбургской области и органов исполнительной власти Оренбургской области (www.pravo.orb.ru) используется модуль "Публикация" согласно приложению N 13 к настоящему Регламенту.

41. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание ОРД в СЭД с использованием КЭП. Для заверения содержания ОРД делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Заверить". После заверения поля "Файлы" и "Текст" на вкладке "Содержание" автоматически подписываются КЭП и становятся недоступными для редактирования.

В КД устанавливается статус "Заверено" и отображается пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП согласно приложению N 11 к настоящему Регламенту.

Информация о заверении содержания ОРД отображается на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Заверение".

42. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Отменить заверение".

После отмены заверения статус "Заверено" и пиктограмма ¹ перестают отображаться в КД, содержание становится доступным для редактирования.

43. Если в списке рассылки указаны системные организации, то после регистрации ОРД им автоматически направляется информация о нем и исполнитель ОРД может посмотреть результат получения на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение".

44. При необходимости после регистрации ОРД может быть направлен на ознакомление согласно приложению N 6 к настоящему Регламенту.

IX. Контроль исполнения ОРД

45. При организации исполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор поручения - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем поручения по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии ОИВ или подведомственной ему организации, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии ОИВ или подведомственной ему организации, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.

46. Отметка о контроле исполнения ОРД в целом устанавливается при необходимости с помощью серой плашки "Нет контроля" согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту, после чего в КД отобразятся указанный срок исполнения и красная плашка "Контроль".

47. В случае принятия решения о переносе срока исполнения ОРД, согласованного с руководителем, делопроизводитель в КД, щелкнув левой кнопкой мыши по сроку исполнения, в открывшемся диалоговом окне "Перенос срока исполнения" указывает новый срок исполнения и причину переноса срока.

48. Для направления документа на исполнение автор поручения или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КП согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту.

Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту.

49. После создания системной организацией поручения автоматически направляется информация автору поручения, где указываются автор исполнения, исполнитель и текст.

50. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями ОРД согласно поручению, создают отчет об исполнении КП, отражающий все этапы и конечный итог исполнения поручения согласно приложению N 9 к настоящему Регламенту.

51. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующее поручение для сотрудников, находящихся в его подчинении.

52. В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения, согласованного с руководителем, делопроизводитель на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" выбирает поручение и, щелкнув левой кнопкой мыши по сроку исполнения, в открывшемся диалоговом окне "Перенос срока исполнения" указывает новый срок исполнения и причину переноса.

53. Снять поручение с контроля имеет право автор поручения, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы ДО и канцелярии ОИВ или подведомственной им организации.

При условии, что поручение полностью исполнено (поставленные в поручении и (или) в ОРД вопросы и задачи исполнителем решены и (или) выполнены), автор поручения или контролер на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" выбирает поручение, в котором указан требуемый исполнитель, и устанавливает признак "Полностью исполнен" согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.

54. В случае принятия решения о снятии ОРД с контроля в целом руководитель, или контролер, или делопроизводитель выбирает карточку ОРД и устанавливает признак "Полностью исполнен" согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.

X. Работа с исходящими документами

55. Для работы с ИсхД в СЭД используется модуль "Исходящие".

При работе с ИсхД в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает ИсхД;

делопроизводитель - секретарь, или помощник, или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

56. При создании проекта ИсхД в СЭД исполнитель создает КД и в обязательном порядке заполняет на вкладке "Реквизиты" следующие поля согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту:

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Вид документа";

"Дата документа";

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество (при наличии) руководителя, подписывающего документ. Поле заполняется выбором из СО;

"Исполнители";

"Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ. Если адресатом является организация-участник МЭДО, то после сохранения информации в верхней части КД отобразится признак "МЭДО". В случае отсутствия в СпО наименования организации описание организации создается согласно приложению N 16 к настоящему Регламенту.

57. На вкладке "Содержание" при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню исполнитель выбирает один из пунктов, позволяющих присоединить файл ИсхД к КД, согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту.

В случае если ИсхД с МЭДО-адресатом, то исполнитель выбирает основной файл формата .doc/.docx, содержащий метки для штампа подписи и регистрационного штампа.

58. На вкладке "Связанные" в разделе "Дела" исполнитель при помощи кнопки "Добавить документ в дело" в открывшемся диалоговом окне выбирает дело для отнесения в него ИсхД согласно приложению N 12 к настоящему Регламенту.

59. В случае если ИсхД создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, исполнитель на вкладке "Связанные" в разделе "Документы" при помощи кнопки "Добавить" устанавливает связь с КД данного документа согласно приложению N 15 к настоящему Регламенту.

60. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель направляет проект ИсхД на согласование при помощи кнопки на панели действий "Отправить/На согласование" согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

61. Получив уведомление о начале процесса согласования, участник процесса согласования ознакамливается с проектом ИсхД и создает ответ согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

62. После завершения всех процессов согласования исполнитель при помощи кнопки на панели действий "Отправить/На подпись" направляет проект ИсхД на подпись руководителю согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту.

63. В случае отправки на подпись проекта ИсхД с МЭДО-адресатом исполнитель из представления "Документы/Исходящие/Проекты (МЭДО)" при нажатии кнопки на панели действий "Отправить/На подпись" в открывшемся диалоговом окне (диалог выводится в случае, когда в содержание вложено несколько файлов) выбирает основной файл формата .doc/.docx, содержащий метки для штампа подписи и регистрационного штампа, после чего в КД будет установлен статус "Идет конвертация/валидация основного файла документа".

По окончании конвертации основного файла будет сформировано уведомление о передаче ИсхД на подпись руководителю.

64. В случае подписания проекта ИсхД с МЭДО-адресатом на вкладке "Содержание" в разделе "Подписи и штампы" добавится файл штампа подписи.

65. Подписанный ИсхД направляется на регистрацию. КД присваивается статус "На регистрации".

Делопроизводитель выбирает на панели действий кнопку "Регистрация" и регистрирует документ согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту. Зарегистрированный ИсхД будет отображаться в представлениях группы "Документы/Исходящие". Поиск ИсхД выполняется согласно приложению N 14 к настоящему Регламенту.

В случае регистрации проекта ИсхД с МЭДО-адресатом на вкладке "Содержание" в разделе "Подписи и штампы" добавится файл регистрационного штампа.

66. В случае если ИсхД подготовлен в виде ответа на ВхД, поступивший из системы МЭДО, то в систему МЭДО автоматически передается уведомление о направлении доклада по ВхД.

67. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание ИсхД с использованием КЭП. Для заверения содержания ИсхД делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Заверить". После заверения содержание ИсхД станет недоступным для редактирования.

В КД устанавливается статус "Заверено" и отображается пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП согласно приложению N 11 к настоящему Регламенту.

Информация о заверении содержания ИсхД отображается на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Заверение".

68. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Отменить заверение".

После отмены заверения статус "Заверено" и пиктограмма ¹ перестают отображаться в КД и содержание ИсхД становится доступным для редактирования.

69. При необходимости после регистрации ИсхД может быть направлен на ознакомление согласно приложению N 6 к настоящему Регламенту.

70. В случае если в списке адресатов указаны системные организации, после регистрации ИсхД при нажатии кнопки "На отправку" им автоматически направляется информация о документе.

Исполнитель ИсхД может посмотреть информацию о доставке, регистрации или об отказе в регистрации на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение".

71. Если среди адресатов есть хотя бы одна организация, являющаяся участником МЭДО, то после сохранения информации в верхней части КД отобразится признак "МЭДО".

После регистрации ИсхД делопроизводитель при помощи кнопки "Отправка в МЭДО" в открывшемся диалоговом окне указывает файлы для отправки участнику МЭДО.

Исполнитель ИсхД может посмотреть информацию об отправке и отправленных файлах на вкладке "Реквизиты" в секции "Отправка", о получении и регистрации - на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение".

72. Если в поле "Адресаты" указаны фамилия, имя, отчество руководителя ОИВ или подведомственной ему организации, то после регистрации ИсхД система автоматически создает ВнД, который будет отображаться в представлениях группы "Документы/Внутренние".

XI. Работа с внутренними документами

73. Для работы с ВнД в СЭД используется модуль "Внутренние".

При работе с ВнД в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает ВнД;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

74. При создании проекта ВнД в СЭД исполнитель создает КД и в обязательном порядке заполняет на вкладке "Реквизиты" следующие поля согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту:

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Вид документа";

"Дата документа";

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ. Поле заполняется выбором из СО;

"Исполнители";

"Адресаты" - указывается должностное лицо, которому адресован документ. Поле заполняется выбором из СО.

На вкладке "Содержание" при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню исполнитель выбирает один из пунктов, позволяющих присоединить файл ВнД к КД, согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту.

На вкладке "Связанные" в разделе "Дела" исполнитель при помощи кнопки "Добавить документ в дело" в открывшемся диалоговом окне выбирает дело для отнесения в него ВнД согласно приложению N 12 к настоящему Регламенту.

75. В случае если ВнД создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, исполнитель на вкладке "Связанные" в разделе "Документы" при помощи кнопки "Добавить" устанавливает связь с КД данного документа согласно приложению N 15 к настоящему Регламенту.

76. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель при помощи кнопки на панели действий "Отправить/На согласование" направляет проект ВнД на согласование согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

77. Получив уведомление о начале процесса согласования, участник процесса согласования осуществляет ознакомление с проектом ВнД и создает ответ согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

78. После завершения всех процессов согласования исполнитель при помощи кнопки на панели действий "Отправить/На подпись" направляет проект ВнД на подпись руководителю согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту.

79. Подписанный ВнД направляется на регистрацию. КД присваивается статус "На регистрации".

Делопроизводитель на панели действий выбирает кнопку "Регистрация" и регистрирует документ согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту. Зарегистрированный ВнД будет отображаться в представлениях группы "Документы/Внутренние". Поиск ВнД выполняется согласно приложению N 14 к настоящему Регламенту.

80. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание ВнД с использованием КЭП. Для заверения содержания ВнД делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Заверить". После заверения содержание ВнД становится недоступным для редактирования.

В КД устанавливается статус "Заверено" и отображается пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП согласно приложению N 11 к настоящему Регламенту.

Информация о заверении содержания ВнД отображается на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Заверение".

81. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Отменить заверение".

После отмены заверения статус "Заверено" и пиктограмма ¹ перестают отображаться в КД и содержание ВнД становится доступным для редактирования.

82. При необходимости после регистрации ВнД может быть направлен на ознакомление согласно приложению N 6 к настоящему Регламенту.

XII. Контроль исполнения внутренних документов

83. При организации исполнения ВнД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован ВнД, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по ВнД и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по ВнД;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - секретарь, или помощник, или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

84. Отметка о контроле исполнения ВнД в целом устанавливается при необходимости с помощью серой плашки "Нет контроля" согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту, после чего в КД отобразятся указанный срок исполнения и красная плашка "Контроль".

85. В случае принятия решения о переносе срока исполнения ВнД, согласованного с руководителем, делопроизводитель в КД, щелкнув левой кнопкой мыши по сроку исполнения, в открывшемся диалоговом окне "Перенос срока исполнения" указывает новый срок исполнения и причину переноса срока.

86. Для направления ВнД на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту.

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту.

87. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении, отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции согласно приложению N 9 к настоящему Регламенту.

88. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для сотрудников, находящихся в его подчинении.

89. В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" выбирает резолюцию и, щелкнув левой кнопкой мыши по сроку исполнения, в открывшемся диалоговом окне "Перенос срока исполнения" указывает новый срок исполнения и причину переноса.

90. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник или делопроизводитель структурного подразделения.

При условии, что резолюция полностью исполнена (поставленные в резолюции и (или) в документе вопросы и задачи исполнителем решены и (или) выполнены), автор резолюции или контролер на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" выбирает резолюцию, в которой указан требуемый исполнитель, и устанавливает признак "Полностью исполнен" согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.

91. В случае принятия решения о снятии ВнД с контроля в целом (полное исполнение) руководитель, или контролер, или делопроизводитель выбирает ВнД и устанавливает признак "Полностью исполнен" согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.

XIII. Работа с обращениями граждан

92. Для работы с ОГ в СЭД используется модуль "Обращения граждан".

При работе с ОГ в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан или структурных подразделений;

адресат (участник) - руководитель ОИВ или подведомственной ему организации или руководитель структурного подразделения, которому адресованы ОГ.

ОГ, адресованные руководителям ОИВ или подведомственных им организаций, структурным подразделениям, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан или структурном подразделении.

93. При регистрации ОГ делопроизводитель создает КД и заполняет на вкладке "Реквизиты" следующие поля:

"Заголовок" - поле является обязательным для заполнения;

"Вид обращения";

"Способ обращения";

"Тип обращения";

"Дата регистрации";

"Корреспондент" - фамилия, имя, отчество обратившегося;

"Адрес";

"Льготный состав";

"Тематика";

"Адресаты" - фамилия, имя, отчество руководителя;

"Предмет ведения";

"Результаты рассмотрения".

94. На вкладке "Содержание" делопроизводитель при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню выбирает один из пунктов, позволяющих присоединить файл ОГ к КД, согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту.

95. На вкладке "Связанные" в разделе "Дела" делопроизводитель при помощи кнопки "Добавить документ в дело" в открывшемся диалоговом окне выбирает дело для отнесения в него ОГ согласно приложению N 12 к настоящему Регламенту.

96. В случае если ОГ поступил из системы МЭДО от Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан, делопроизводителю необходимо открыть его из представления "Документы/Обращения граждан/Проекты (МЭДО)", на панели действий выбрать кнопку "Регистрация" и зарегистрировать документ согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту. Зарегистрированный ОГ будет отображаться в представлениях группы "Документы/Обращения граждан". Поиск ОГ выполняется согласно приложению N 14 к настоящему Регламенту.

97. После регистрации участнику МЭДО автоматически направляется уведомление о регистрации полученного документа.

98. В случае если регистрируемое ОГ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель устанавливает связь с КД данного документа согласно приложению N 15 к настоящему Регламенту.

99. При поступлении ОГ с сопроводительным письмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма при помощи псевдоссылки "Создать сопроводительное письмо" на вкладке "Источник поступления" в карточке ОГ.

100. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание ОГ с использованием КЭП. Для заверения содержания ОГ делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Заверить". После заверения содержание документа становится недоступным для редактирования.

В КД устанавливается статус "Заверено" и отображается пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП согласно приложению N 11 к настоящему Регламенту.

Информация о заверении содержания ОГ отображается на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Заверение".

101. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Отменить заверение".

После отмены заверения статус "Заверено" и пиктограмма ¹ перестают отображаться в КД и содержание становится доступным для редактирования.

102. В случае необходимости ознакомления с ОГ делопроизводитель при помощи кнопки на панели действий кнопку "Отправить/На ознакомление" создает новый ЛО согласно приложению N 6 к настоящему Регламенту.

XIV. Контроль исполнения обращений граждан

103. При организации исполнения ОГ сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован ОГ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по ОГ и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по ОГ;

делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, или помощник, или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

104. Отметка о контроле исполнения ОГ в целом устанавливается при необходимости с помощью серой плашки "Нет контроля" согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту, после чего в КД отобразятся указанный срок исполнения и красная плашка "Контроль".

105. В случае принятия решения о переносе срока исполнения ОГ, согласованного с руководителем, делопроизводитель в КД, щелкнув левой кнопкой мыши по сроку исполнения, в открывшемся диалоговом окне "Перенос срока исполнения" указывает новый срок исполнения и причину переноса срока.

106. Для направления ОГ на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту.

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту.

107. После создания резолюции по ОГ, полученному от участника МЭДО, автоматически направляется информация, где указываются автор резолюции, исполнитель и текст.

108. В случае если в поле "Исполнители" выбрана системная организация, система автоматически направляет ОГ в СЭД этой организации.

109. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для сотрудников, находящихся в его подчинении.

110. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями ОГ согласно резолюции, создают отчет об исполнении КР, отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции согласно приложению N 9 к настоящему Регламенту.

111. В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" выбирает резолюцию и, щелкнув левой кнопкой мыши по сроку исполнения, в открывшемся диалоговом окне "Перенос срока исполнения" указывает новый срок исполнения и причину переноса.

112. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан.

При условии, что резолюция полностью исполнена (поставленные в резолюции и (или) в документе вопросы и задачи исполнителем решены и (или) выполнены), автор резолюции или контролер на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" выбирает резолюцию, в которой указан требуемый исполнитель, и устанавливает признак "Полностью исполнен" согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.

113. В случае принятия решения о снятии ОГ с контроля в целом руководитель, или контролер, или делопроизводитель выбирает ОГ и устанавливает признак "Полностью исполнен" согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.

114. На портал ССТУ.РФ направляются результаты рассмотрения ОГ, полученных как из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан, так и всех остальных ОГ, зарегистрированных в СЭД.

Оператор ССТУ (делопроизводитель) в любое время может инициировать выгрузку данных для ССТУ по своему месту регистрации.

Для этого оператор ССТУ в клиенте администратора СЭД в представлении "Агенты/ССТУ экспорт/Настройки выгрузки" на панели действий при помощи кнопки "Выполнить экспорт" инициирует процедуру выгрузки и далее, перейдя в представление "Агенты/ССТУ экспорт/ Журнал", открывает запись журнала, где содержатся файл с результатами рассмотрения обращений (zip-архив) для загрузки на ССТУ и отчет по результатам выгрузки в формате MS-Excel.