Приложение N 14. Поиск документов

Приложение N 14
к регламенту организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства в органах
исполнительной власти Оренбургской
области и подведомственных им организациях
с использованием государственной
информационной системы "Единая система
юридически значимого электронного
документооборота и делопроизводства
Оренбургской области"

Поиск документов

Для быстрой работы с документами в СЭД доступны четыре варианта поиска:

быстрый поиск;

расширенный поиск;

полнотекстовый поиск в представлении;

многоуровневый поиск документов с запоминанием.

Быстрый поиск документов

В представлениях реализована возможность сортировки списка по заданному столбцу, в котором доступна сортировка. При нажатии на заголовок появляется вертикальная стрелка, а список поисковых запросов сортируется по убыванию. Список может быть одновременно отсортирован только по одному столбцу. При повторном нажатии на заголовок столбца, по которому отсортирован список, возвращается сортировка по умолчанию. Как правило, это сортировка по номеру.

Для того чтобы использовать поиск по отсортированному столбцу, необходимо нажать на заголовок столбца и ввести первые символы для поиска или дважды щелкнуть мышью по стрелке напротив заголовка отсортированного столбца и в появившемся диалоговом окне "Переход к строке" ввести символы, далее нажать на кнопку "Перейти" или клавишу Enter на клавиатуре, в результате чего осуществится поиск в отсортированном столбце по указанному значению.

В случае если не найдены документы, удовлетворяющие условию поиска, то в диалоговой форме для поиска появится сообщение о том, что нет строк, начинающихся с указанных символов.

Расширенный поиск

Для того чтобы найти документ с помощью расширенного поиска, необходимо нажать на кнопку ¹² в верхней части экрана. В открывшемся диалоговом окне поиска документов по умолчанию откроется вкладка "Поиск" с упрощенным набором реквизитов для поиска. Для поиска по полному набору реквизитов необходимо открыть вкладку "Расширенный поиск".

При поиске по полному набору реквизитов пользователь может выбрать несколько областей поиска (баз данных по типам документов), для этого необходимо отметить требуемые чек-боксы.

Полнотекстовый поиск в представлении

В представлениях реализована возможность поиска документов, у которых в любом поле будет найдена запрошенная информация, в том числе в файловой составляющей этих документов.

Для того чтобы найти документ с помощью полнотекстового поиска, необходимо перейти в требуемое представление, ввести поисковый запрос в строку поиска и нажать на кнопку ¹² в или на клавиатуре клавишу Enter. В результат поиска будут выведены все документы, удовлетворяющие поисковому запросу.

При осуществлении полнотекстового поиска возможно использование уточняющих символов:

в случае если нужно осуществить поиск по началу слова, необходимо использовать символ "*", указав его после введенных символов. В результаты поиска будут отобраны все документы, в которых встречаются слова, начинающиеся на указанные буквы. Например, по запросу "вход*" будут отобраны документы, содержащие слова "вход", "входить", "входящий" и т.д.;

в случае если нужно найти документы, содержащие слова, различающиеся одним символом, необходимо использовать символ "?". Например, по запросу "почт?" будут отобраны документы, содержащие слова "почта", "почту", "почты" и т.д.;

в случае если нужно найти документ по словам со схожим написанием, необходимо использовать нечеткий поиск, добавив в конце искомого слова символ "~". Например, по запросу "рука~" будут отобраны документы, содержащие слова "рука", "мука", "рукав" и т.д.

Для поиска документов, содержащих хотя бы одно из условий, необходимо указать эти слова через оператор "OR". Например, по запросу "Иванов OR Петров" будут найдены документы, содержащие условия "Иванов" и (или) "Петров".

Для поиска документов, содержащих одно условие запроса и не содержащих другое, необходимо использовать оператор NOT. Например, по запросу "входящие NOT исходящие" будут отобраны все документы, содержащие слово "входящие" и не содержащие слово "исходящие".

Для поиска документов, содержащих несколько ключевых слов, необходимо объединить их с помощью оператора "AND". В результате поиска отобразятся документы, содержащие все указанные слова.

Многоуровневый поиск документов с запоминанием

В представлениях доступна возможность выделения и запоминания нескольких документов из разных поисковых запросов.

Для выполнения многоуровневого поиска документов с запоминанием необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в любое представление группы "Документы", выделить нужные документы и нажать на ссылку "Выбрано:". В представлении отобразятся только выделенные документы.

2. Вернуться в полный список документов, нажав на ссылку "Выбрано:", при этом выделение сохранится.

3. Отфильтровать весь список документов по ключевому слову или нескольким символам и в получившемся списке искомых документов выделить еще несколько документов.

4. Предыдущее выделение документов сохранится после того, как фильтр по ключевому слову или нескольким символам будет снят, то есть строка поиска будет очищена с помощью кнопки ¹⁰ справа. Все выделенные документы сохранятся в памяти системы. К их списку следует перейти, нажав на ссылку: "Выбрано:".

После этих действий система запомнит все документы, которые были выделены до фильтрации и после.

Для снятия всех выделений необходимо повторно войти в исходное представление.

Построение отчета по результатам поиска

По результатам поиска можно построить отчет. Для этого необходимо нажать на кнопку "Другое/Построить отчет/Отчет по результатам поиска", указать, для каких документов необходимо построить отчет (по всем найденным документам или по выделенным) и нажать на кнопку "Отчет по результатам поиска" внизу рабочей области экрана. В результате будет сформирован отчет в виде файла формата .htm, который можно открыть или сохранить с помощью стандартного диалога браузера. Для печати отчета можно воспользоваться меню: "Файл/Печать".