Приложение N 2. Заполнение содержания документа

Приложение N 2
к регламенту организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства в органах
исполнительной власти Оренбургской
области и подведомственных им организациях
с использованием государственной
информационной системы "Единая система
юридически значимого электронного
документооборота и делопроизводства
Оренбургской области"

Заполнение содержания документа

Ввод текстового содержания

В режиме редактирования КД на вкладке "Содержание" в секции "Текст" осуществляется ввод текста документа с клавиатуры и здесь же используется панель инструментов для его форматирования.

Присоединение файлов

В режиме редактирования КД на вкладке "Содержание" при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню выбирается один из пунктов, позволяющих присоединить файл (файлы).

Выбранный файл (файлы) отобразится (отобразятся) на вкладке "Содержание" справа от секции "Текст". После сохранения КД файл (файлы) становится (становятся) доступным (доступными) для просмотра.

К документу нельзя присоединять несколько файлов с одинаковым именем.

Формирование содержания проекта документа с учетом правок

В одном из представлений группы "Документы", содержащем проекты документов, инициатор согласования в режиме чтения открывает проект КД, по которому завершен процесс согласования.

На вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Согласование" в развернутом ЛС при помощи кнопки "Сформировать содержание с учетом правок" открывается диалоговое окно со списком файлов. Кнопка доступна в том случае, если в содержании документа есть файлы, которые можно открыть в MS Word.

В появившемся диалоговом окне указывается файл, по которому должен сформироваться результат, и выделяются сотрудники, согласующие документ, чьи правки будут учитываться при формировании результирующего файла. После нажатия на кнопку "ОК" появляется сообщение о процессе формирования результата.

После формирования результата файл открывается в режиме редактирования, в котором объединены исходное содержание документа и варианты содержания с учетом правок выбранных сотрудников, согласующих документ. Сводный файл можно отредактировать, сохранить его на своем рабочем месте, а затем добавить в содержание КД.

Присоединение образа зарегистрированного документа

В режиме редактирования КД на вкладке "Содержание" в разделе "Образ" при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню выбирается один из пунктов, позволяющих присоединить файл/образ.

Если ИсхД имеет файлы штампа подписи и регистрационного штампа, то в режиме чтения при нажатии на панели действий кнопки "Печать образа основного файла" создается файл с наложенными на соответствующие метки штампов подписи и регистрации. После нажатия кнопки "Образ основного файла" в нижней части рабочей области экрана будет сформирован файл в формате .pdf, который можно открыть или сохранить с помощью стандартного диалога браузера. После сохранения образа основного файла на рабочем месте пользователя в режиме редактирования КД при помощи кнопки "Действия" выполняется присоединение файла/образа.

Просмотр содержания документа

Кликом по кнопке треугольник ² на плашке файла доступно контекстное меню. Набор пунктов различается в режиме чтения и режиме редактирования документа.

В случае если ВнД имеет метки штампа подписи и регистрационного штампа, при помощи кнопки треугольник ² на плашке файла в контекстном меню выбирается пункт "Открыть со штампом". Данный файл можно просмотреть или сохранить с помощью стандартного диалога браузера.