Приложение N 5. Регистрация документа

Приложение N 5
к регламенту организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства в органах
исполнительной власти Оренбургской
области и подведомственных им организациях
с использованием государственной
информационной системы "Единая система
юридически значимого электронного
документооборота и делопроизводства
Оренбургской области"

Регистрация документа

Регистрации подлежат:

ИсхД, ВнД и ОРД;

ВхД и ОГ, поступившие в адрес ОИВ или подведомственных им организаций.

На регистрацию может быть отправлен как подписанный, так и не подписанный ЭП документ в СЭД.

Отправка документа на регистрацию осуществляется исполнителем документа или делопроизводителем.

Отправка документа на регистрацию

Исполнитель документа в проекте КД в режиме чтения нажимает на кнопку "Отправить/На регистрацию". После этого на вкладке "История" формируется запись об отправке и КД получает статус "На регистрации".

Если в КД установлена опция "Отправить на регистрацию после подписания", то документ после подписания автоматически направляется на регистрацию.

Делопроизводителям указанного в проекте документа места регистрации формируются уведомление и задача о поступлении КД на регистрацию.

Регистрация документа

Делопроизводитель при помощи кнопки на панели действий "Регистрация" в ниспадающем меню выбирает один из пунктов:

"Вручную" - документ регистрируется, номер не присваивается автоматически, а вводится вручную в диалоговом окне "Регистрация вручную". В полях "Приставка" и "Окончание" допускается ввод различных символов, в поле "N" - только цифры;

"По счетчику" - документу автоматически присваивается порядковый номер по счетчику;

"N + заверить" - документу присваивается порядковый номер по счетчику и заверяется его содержание;

"N + заверить + резолюция" - документу присваивается порядковый номер по счетчику, заверяется его содержание и открывается новая форма КР по этому документу. Используется в тех случаях, когда при регистрации документа немедленно вводится резолюция на этот документ. Пункт отсутствует для ИсхД. Для ОРД его место занимает пункт "N + заверить + поручение" - при регистрации открывается новая форма КП по этому документу.

После регистрации адресатам документа формируются уведомления и задачи или становятся доступны кнопки "На отправку" и "Отправка в МЭДО".

В случае отказа в регистрации делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Отказать в регистрации" и в открывшемся диалоговом окне "Отказ в регистрации" указывает причину отказа, после чего в КД установится статус "Отказано в регистрации".

Если документ был подписан, уведомления об отказе в регистрации проекта документа направятся подписавшему и исполнителю, если документ не был подписан, уведомление направится только исполнителю.

В случае необходимости редактирования регистрационного номера делопроизводитель, имеющий соответствующую роль, нажимает на панели действий кнопку "Изменить номер" и в открывшемся диалоговом окне "Изменение регистрационного номера" вносит необходимые изменения.

В случае необходимости удаления регистрационного номера делопроизводитель нажимает на панели действий кнопку "Удалить номер" и в открывшемся окне с сообщением об удалении регистрационного номера подтверждает согласие, нажав кнопку "Да". КД перемещается в представление "Документы/целевая БД/Проекты".

Возможно только редактирование (удаление регистрационного номера) документов, которые:

не имеют процессов согласования (независимо от статуса процесса);

не имеют связей;

не отнесены к делу.

Информация о ходе регистрации документа находится на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Регистрация".