Приложение N 9. Отчеты об исполнении документа, резолюции (поручения)

Приложение N 9
к регламенту организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства в органах
исполнительной власти Оренбургской
области и подведомственных им организациях
с использованием государственной
информационной системы "Единая система
юридически значимого электронного
документооборота и делопроизводства
Оренбургской области"

Отчеты об исполнении документа, резолюции (поручения)

Отчеты об исполнении документа, резолюции (поручения) составляются исполнителями.

Создание отчета об исполнении документа

Для создания отчета об исполнении документа необходимо перейти в одно из представлений группы "Документы", содержащее зарегистрированные документы, открыть документ в режиме чтения и на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" нажать на псевдоссылку "отчет" либо на панели действий представления или формы документа нажать на кнопку "Отправить/Отчет об исполнении". В открывшейся форме-вставке "Новый отчет" заполнить поля и нажать "Отправить".

В строке с фамилией, именем, отчеством адресата отобразится статус "Отчет", при нажатии на который откроется форма-вставка для просмотра созданного отчета об исполнении.

Контролерам документа, если таковые указаны, сформируются уведомления.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении отчета подписывает его с использованием КЭП.

После сохранения отчета рядом с фамилией, указанной в поле "Автор", отобразится пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП.

Для исполнителей возможны следующие статусы исполнения резолюции (поручения):

"В работе" - исполнитель еще не создал отчет об исполнении резолюции (поручения);

"Отчет" - исполнитель создал отчет об исполнении контрольной (контрольного) резолюции (поручения);

"Отчет (инф.)" - исполнитель создал информационный отчет;

"Отчет (откл.)" - ответственный исполнитель создал отчет об исполнении контрольной резолюции (поручения), автор резолюции (поручения) отклонил этот отчет;

"Принят" - исполнитель создал отчет об исполнении неконтрольной резолюции (поручения) либо отчет ответственного исполнителя об исполнении контрольной резолюции (поручения) был принят автором резолюции (поручения).

Создание отчета об исполнении резолюции (поручения)

Для создания отчета об исполнении резолюции (поручения) необходимо перейти в одно из представлений группы "Документы", содержащее зарегистрированные документы, открыть документ и на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" развернуть форму-вставку резолюции (поручения), по которой необходимо создать отчет об исполнении:

с помощью псевдоссылки "отчет":

нажать на псевдоссылку "отчет" под строкой с фамилией исполнителя. В открывшейся форме-вставке "Новый отчет" заполнить поля (тип отчета должен иметь значение "об исполнении") и нажать на кнопку "Отправить". При создании информационного отчета необходимо выбрать тип отчета "отчет для информации";

с помощью псевдоссылки "Документ-результат":

нажать на псевдоссылку "Документ-результат" под строкой с фамилией исполнителя. В открывшемся меню выбрать существующий документ по ссылке "Выбрать" или создать новый по ссылке "Создать";

с помощью псевдоссылки "Принять к сведению":

нажать на псевдоссылку "Принять к сведению" под строкой с фамилией исполнителя. В текущей резолюции будет создан отчет об исполнении. Псевдоссылка "Принять к сведению" доступна для исполнителей резолюций, не стоящих на контроле.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции (поручения), владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием КЭП. В случае сохранения отчета об исполнении поля "Текст отчета" и "Содержание" автоматически подписываются КЭП.

В КИ появляется пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП.

Создание отчета об исполнении резолюции (поручения) из уведомления

Для создания отчета необходимо перейти в представление "Уведомления/Все", выделить выбранное уведомление о поступлении резолюции на исполнение и нажать на панели действий кнопку "Отчитаться". В открывшейся форме-вставке "Новый отчет" заполнить поля и нажать на кнопку "Отправить".

После сохранения отчета в строке с фамилией, именем, отчеством исполнителя в поле "Статус" появится соответствующее значение.

Автору резолюции и контролерам, если таковые указаны, сформируются уведомления.

Принятие и отклонение отчета об исполнении резолюции (поручения)

Кнопки "Принять отчет" и "Отклонить" доступны только для тех отчетов, которые созданы ответственными исполнителями по резолюциям (поручениям), поставленным на контроль.

В случае если отчет от имени ответственного исполнителя создал автор резолюции или контролер, в отчете сразу устанавливается статус "Принят".

Утверждение автором отчета об исполнении

Для утверждения отчета об исполнении необходимо открыть документ, по которому есть необработанные отчеты об исполнении, на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" развернуть форму-вставку резолюции (поручения), по которой необходимо утвердить отчет об исполнении, и нажать на псевдоссылку "отчет", в открывшейся форме-вставке отчета об исполнении нажать на кнопку "Принять отчет". Отчет получит статус "Принят", форма-вставка закроется.

После принятия отчета исполнителю сформируется соответствующее уведомление.

Отклонение автором отчета об исполнении

Для отклонения отчета об исполнении необходимо открыть документ, по которому есть необработанные отчеты об исполнении, на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Исполнение" развернуть форму-вставку резолюции (поручения), по которой необходимо утвердить отчет об исполнении, и нажать на псевдоссылку "отчет", в открывшейся форме-вставке отчета об исполнении нажать на кнопку "Отклонить", указав причину отказа, нажать на кнопку "ОК". Отчет получит статус "Отчет (откл.)", форма-вставка закроется.

После принятия отчета исполнителю сформируется соответствующее уведомление.