Приложение N 3. Согласование проекта документа

Приложение N 3
к регламенту организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства в органах
исполнительной власти Оренбургской
области и подведомственных им организациях
с использованием государственной
информационной системы "Единая система
юридически значимого электронного
документооборота и делопроизводства
Оренбургской области"

Согласование проекта документа

Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только проект документа.

Участники согласования могут указывать принятое решение, установив переключатель на одно из значений группы "Решение": "Согласовано", "Согласовано с замечаниями", "Не согласовано".

Раздел "Содержание" обязателен для заполнения независимо от решения, принятого участником согласования. После присоединения файла проекта документа каждый ЛС будет содержать оригинальный вариант, что позволит исключить возможность несанкционированного доступа к проекту основного документа, искажения информации или утраты его.

Поле "Комментарий" обязательно для заполнения, если участник согласования сохраняет визу с вариантом "Согласовано с замечаниями" или "Не согласовано".

Инициаторами отправки документа на согласование могут являться автор проекта или делопроизводитель и пользователь, имеющий редакторский доступ к проекту документа.

Участниками согласования могут быть любые пользователи системы.

Согласование может быть параллельным, последовательным и комбинированным.

При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. В случае если кто-либо из участников не поставил на документе свою визу в установленный срок согласования, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно - инициатором процесса.

При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). В СЭД допускаются различные сценарии последовательного согласования, которыми определяется порядок действий в следующих случаях:

время согласования превышено данным участником (послать уведомление инициатору; послать уведомление участнику; передать следующему участнику согласования или не передавать);

поставлена отрицательная виза (послать уведомление инициатору; остановить процесс согласования или продолжить его).

Комбинированное согласование, по сути, есть последовательное согласование, когда на каждой стадии процесса может быть один участник или группа участников.

В случае если в ОИВ или подведомственных им организациях принят определенный порядок согласования, целесообразно сохранить его в виде шаблона согласования. При выборе того или иного шаблона согласования параметры согласования задаются автоматически.

В ходе процесса согласования невозможна регистрация документа. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования, по завершении процесса может быть инициирован новый процесс согласования.

В процессе согласования участники могут создавать ЛС и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам. Создание циклов согласования документа второго, третьего и последующих порядков называется петлевым согласованием.

Функцию визирования ЛС участник процесса согласования может делегировать одному из своих замещающих сотрудников с правом визирования.

Отправка документа на согласование

Для отправки проекта документа на согласование инициатор при помощи кнопки на панели действий "Отправить/На согласование" создает новый ЛС и заполняет следующие поля:

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Комментарий участникам";

"Срок согласования";

"Участники".

После заполнения реквизитов инициатор нажимает на кнопку "Начать согласование".

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа инициатор, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием КЭП.

В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" на вкладке "Содержание" и поле "Подпись" автоматически подписываются КЭП.

В ЛС устанавливается статус "В процессе" и появляется пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП.

Во время прохождения процесса согласования КД получает статус "На согласовании", и поля "Файлы", "Текст", "Подпись" становятся недоступными для редактирования.

В случае необходимости изменения содержания проекта документа в соответствии с замечаниями участников процесса согласования инициатор прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить" в ЛС и в КД на вкладке "Содержание" размещает новую версию проекта документа. Для согласования новой версии проекта документа инициатор создает в КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и другое) инициатор прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно нажатием кнопки "Продолжить" в ЛС.

Согласование проекта документа

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования осуществляет ознакомление с проектом документа и создает ответ нажатием кнопки "Визировать", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

Для формирования содержания участнику процесса согласования необходимо нажать на псевдоссылку "Содержание" и в открывшейся форме-вставке при помощи кнопки "Действия" в ниспадающем меню выбрать один из пунктов, позволяющих присоединить файл.

Для внесения изменений в содержание согласуемого проекта документа участнику процесса согласования необходимо нажать на псевдоссылку "Копировать содержание". Для отказа от изменения содержания необходимо нажать на псевдоссылку "Отказаться от изменения содержания". Для сохранения ЛС необходимо нажать на кнопку "Отправить".

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник процесса согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает ее с использованием КЭП.

В случае сохранения визы решения участника процесса согласования (выбор варианта в группе "Решение") поля "Файлы" и "Текст" автоматически подписываются КЭП.

На форме-вставке визы появляется пиктограмма ¹, при нажатии на которую осуществляется проверка КЭП.

Информация о согласовании проекта документа отображается на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Согласование", где в правой верхней части расположены кнопки, при нажатии на которые происходит сворачивание (разворачивание) соответствующей иерархии.

Печать ЛС

Для печати текущего ЛС пользователю необходимо на вкладке "Жизненный цикл" в разделе "Согласование" на панели ЛС нажать на кнопку "Печать". После нажатия на кнопку сформируется отчет "Печатная форма листа согласования". Для загрузки его на рабочее место пользователь должен в нижней части экрана нажать на псевдоссылку "Лист согласования" и сохранить или открыть отчет с помощью появившегося стандартного диалогового окна загрузки документа.

Для печати сводного листа согласования пользователю необходимо на вкладке "Жизненный цикл" в правом верхнем углу раздела "Согласование" нажать на кнопку "Печать всех листов". После нажатия на кнопку сформируется отчет "Сводный лист результатов согласования", в который включены все листы и результаты согласования. Для загрузки его на рабочее место пользователь должен в нижней части экрана нажать на псевдоссылку "Сводный лист результатов согласования" и сохранить или открыть отчет с помощью появившегося стандартного диалогового окна загрузки документа.