Приложение 2. Положение об организации проектной деятельности в министерстве здравоохранения Самарской области

Приложение 2
к приказу министерства здравоохранения
Самарской области
от 9 марта 2022 г. N 264

Положение
об организации проектной деятельности в министерстве здравоохранения Самарской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в министерстве здравоохранения Самарской области (далее - министерство).

1.2. Термины, используемые в настоящем Положении:

"ведомственный проект" - комплекс взаимосвязанных мероприятий в сфере здравоохранения, направленных на получение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений, обеспечивающих достижение целей и показателей деятельности министерства (далее - проект);

"инициатор проекта" - член ведомственного проектного офиса, выступающий с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта;

"руководитель проекта" - должностное лицо министерства, главный внештатный специалист министерства, сотрудник подведомственного министерству государственного учреждения (по согласованию с работодателем), отвечающее за достижение целей проекта, руководящее процессом планирования, исполнения, контроля за реализацией проекта, завершения проекта, осуществляющее подготовку запросов на изменение и оперативное управление проектом;

"паспорт проекта" - документ, в котором содержится краткая информация о проекте, представляемая инициатором проекта по установленной настоящим Положением форме (приложение 1 к настоящему Положению), с изложением наименования проекта, участников, основных целей и задач проекта, результатов, сроков реализации, основных рисков и границ проекта, периодичностью контроля;

"дорожная карта проекта" - документ, представляющий собой инструмент проектного управления, включающий в себя мероприятия, блоки мероприятий, контрольные события по проекту, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий;

"управление проектом" - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.

Иные понятия, используемые в Положении, соответствуют терминам и определениям, установленным постановлением Правительства Самарской области от 18.08.2017 N 542 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Самарской области" и иным нормативным правовым актам.

1.3. Особенности применения Положения в отношении отдельных проектов (программ) могут устанавливаться иными актами министерства.

1.4. Реализации в соответствии с Положением подлежат ведомственные проекты (программы), осуществляемые министерством.

2. Организационная структура системы управления проектной деятельностью министерства

2.1. Организационная структура системы управления проектной деятельностью министерства включает в себя:

постоянный орган управления проектной деятельностью - ведомственный проектный офис министерства;

формируемые в целях реализации проектов (программ) временные органы управления проектной деятельностью:

проектные группы;

руководители проекта;

участники проекта.

2.2. Ведомственный проектный офис.

2.2.1. Ведомственный проектный офис - координационно-контрольный орган в системе управления проектной деятельностью в министерстве, организующий планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно ориентированной системы управления в министерстве.

2.2.2. Состав ведомственного проектного офиса формируется из числа сотрудников министерства и сотрудников иных органов и организаций, деятельность которых направлена на достижение целей, показателей, результатов и контрольных точек, выполнение задач и мероприятий региональных составляющих федеральных проектов, входящих в состав региональных составляющих национальных проектов, и ведомственных проектов в сфере здравоохранения. Состав проектного офиса утверждается приказом министерства.

2.2.3. Функции ведомственного проектного офиса:

осуществляет мониторинг реализации региональных составляющих федеральных проектов, входящих в состав региональных составляющих национальных проектов, и ведомственных проектов в сфере здравоохранения;

формирует сводный отчет по региональной составляющей национального проекта, анализирует информацию, содержащуюся в сводном отчете по проекту на предмет ее достоверности, актуальности и полноты;

представляет по запросу регионального проектного офиса аналитические и иные материалы о реализации региональных составляющих национальных и федеральных проектов, а также иную информацию о проектной деятельности в органе исполнительной власти (государственном органе) Самарской области в рамках реализации региональных составляющих национальных и федеральных проектов;

представляет по запросу регионального центра проектной деятельности аналитические и иные материалы о реализации межведомственных проектов;

осуществляет проверку и свод информации о реализации проекта участниками проекта;

участвует в контрольных мероприятиях, организованных региональным проектным офисом, в отношении региональных составляющих национальных и федеральных проектов;

анализирует информацию, содержащуюся в запросах на изменение паспортов региональных составляющих национальных и федеральных проектов, ведомственных проектов, на предмет ее достоверности, актуальности и полноты;

обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в министерстве и подведомственных организациях;

обеспечивает учет уровня занятости участников региональных составляющих национальных и федеральных проектов в части, касающейся министерства;

рассматривает паспорт проекта и вносит министру предложения о его утверждении либо доработке;

участвует в рассмотрении проекта дорожной карты проекта по поручению куратора ведомственного проектного офиса;

принимает решение о реализации иных ведомственных проектов в сфере здравоохранения на территории Самарской области;

выполняет иные функции, предусмотренные Функциональной структурой проектной деятельности в Правительстве Самарской области, утвержденной постановлением Правительства Самарской области от 18.08.2017 N 542 (далее - Функциональная структура N 542), иными нормативными правовыми актами в сфере проектной деятельности, настоящим Положением, поручениями министра здравоохранения Самарской области (далее - министр) и куратора ведомственного проектного офиса.

2.2.4. Ведомственный проектный офис курирует один из заместителей министра, ответственный за организацию проектной деятельности в министерстве, который:

обеспечивает системное развитие проектной деятельности в министерстве;

оказывает содействие успешной реализации в министерстве региональных составляющих национальных, федеральных и ведомственных проектов;

организует проведение самостоятельных контрольных мероприятий в отношении проектов;

осуществляет контроль соблюдения требований, установленных нормативными правовыми актами в сфере проектной деятельности;

назначает руководителя проекта и утверждает состав проектной группы;

согласовывает дорожную карту проекта;

выполняет иные функции, предусмотренные Функциональной структурой, иными нормативными правовыми актами в сфере проектной деятельности.

2.3. Проектные группы.

2.3.1. Проектная группа - исполнители, объединенные во временную организационную структуру для решения задач оперативного управления, выполнения работ по определенному направлению деятельности (проекту).

2.3.2. В состав проектной группы включаются в соответствии с профилем проекта представители департаментов и управлений министерства, представители медицинских организаций, подведомственных министерству, представители ведомственного проектного офиса, главные внештатные специалисты министерства, представители иных органов власти и подведомственных им организаций по согласованию.

Состав проектной группы утверждает куратор ведомственного проектного офиса.

2.3.3. Руководство деятельностью проектной группы осуществляет руководитель проекта, назначаемый куратором ведомственного проектного офиса.

2.3.4. Проектная группа осуществляет следующие основные функции:

планирование и выполнение мероприятий проекта;

подготовка отчетности и информирование ведомственного проектного офиса и министра о результатах реализации проекта;

выполняет иные функции в соответствии с настоящим Положением, поручениями министра, куратора ведомственного проектного офиса и руководителя проекта.

2.3.5. Основными функциями руководителя проекта являются:

осуществление оперативного управления реализацией проекта, обеспечивающее достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов проекта в рамках предусмотренного бюджета в соответствии со сроками осуществления проекта и согласно заданным требованиям к качеству;

осуществление руководства проектной группой и участниками проекта и организация их работы;

обеспечение формирования и актуализации документов, касающихся проекта;

исполнение и своевременная актуализация дорожной карты проекта;

обеспечение представления отчетности;

организация мониторинга проекта.

2.3. Участники проекта.

2.4.1. Участниками проекта являются ответственные работники министерства, медицинских организаций Самарской области и иных организаций (по согласованию), деятельность которых направлена на достижение целей, показателей, результатов и контрольных точек, выполнение задач и мероприятий в соответствии с дорожной картой проекта, указаниями и поручениями министра или руководителя проекта.

2.4.2. Решение о привлечении специалиста структурного подразделения министерства в качестве участника проекта принимается совместно руководителем проекта и руководителем структурного подразделения министерства, который является непосредственным руководителем привлекаемого в проект специалиста.

2.4.3. Состав участников проекта определяется в дорожной карте проекта.

2.4.4. Участники проекта в отношении проекта:

представляют по рекомендованной проектной группой форме и в установленные настоящим Положением сроки в проектную группу информацию о реализации проекта;

несут ответственность за достоверность, актуальность и полноту информации о реализации проекта;

направляют руководителю проекта предложения по обеспечению своевременного достижения целей, целевых и дополнительных показателей проекта, результатов и контрольных точек, выполнения задач и мероприятий проекта;

предоставляют по запросу ведомственного проектного офиса аналитические и иные материалы в части реализации проекта;

выполняют иные функции, предусмотренные настоящим Положением, поручениями министра, куратора ведомственного проектного офиса, руководителя проекта по вопросам проекта.

3. Механизм реализации системы управления проектной деятельностью министерства

3.1. Система управления проектной деятельностью министерства состоит из следующих этапов:

инициирование проекта;

подготовка дорожной карты проекта;

реализация проекта;

мониторинг реализации проекта;

управление изменениями проекта;

завершение проекта.

3.2. Инициирование проекта.

3.2.1. Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться нормативные и (или) ненормативные правовые акты, поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, министра, содержащие указание на наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация проекта.

3.2.2. Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде паспорта проекта по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению, направляемого инициатором проекта министру.

3.2.3. В течение 7 рабочих дней со дня соответствующего поручения министра ведомственным проектным офисом осуществляется рассмотрение паспорта проекта с приглашением инициатора для презентации проекта.

3.2.4. Решение об утверждении паспорта проекта либо о необходимости его доработки принимается министром с учетом рекомендаций (предложений) ведомственного проектного офиса по результатам рассмотрения проекта.

3.2.5. Куратор ведомственного проектного офиса утверждает руководителя проекта и состав проектной группы.

3.3. Подготовка дорожной карты проекта.

3.3.1. Планирование реализации проекта осуществляется руководителем проекта и проектной группой путем детализации, выделения отдельных мероприятий и блоков мероприятий, ожидаемых результатов, контрольных показателей, отчетных периодов.

3.3.2. Итогом планирования реализации проекта является дорожная карта проекта, оформленная по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению, согласованная куратором ведомственного проектного офиса. Дорожная карта проекта утверждается министром.

3.4. Реализация проекта.

3.4.1. Реализация проекта осуществляется участниками проекта в соответствии с утвержденной дорожной картой проекта. Участники проекта реализуют запланированные мероприятия, информируют руководителя проекта о возникающих проблемах и рисках.

3.4.2. Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом, в том числе путем рассмотрения вопросов по реализации отдельных мероприятий, блоков мероприятий, этапов проекта.

3.4.3. В ходе реализации проекта проводится соответствующая оценка актуальности его целей, задач и способов реализации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта. Соответствующая оценка проводится проектной группой с привлечением участников проекта в соответствии с дорожной картой проекта, а также по решению ведомственного проектного офиса при существенных изменениях обстоятельств, влияющих на реализацию проекта. Результаты оценки и соответствующие предложения рассматриваются ведомственным проектным офисом.

3.5. Мониторинг реализации проекта.

3.5.1. Мониторинг реализации проекта представляет собой систему мероприятий по измерению их фактических параметров, расчету отклонений фактических параметров от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

3.5.2. Мониторинг реализации проекта осуществляется начиная с принятия решения об утверждении проекта и завершается в момент принятия решения о его завершении.

3.5.3. В ходе мониторинга реализации проекта формируются ежеквартальные и ежегодные отчеты по форме, рекомендованной ведомственным проектным офисом. Ежеквартальные и ежегодные отчеты формируются нарастающим итогом.

В ежеквартальные и ежегодные отчеты включается информация о реализации проекта, содержащая сведения о достижении контрольных точек проекта, а также дополнительная информация о рисках реализации проекта.

В ежеквартальные отчеты также включается информация о прогнозных значениях целевых и дополнительных показателей проекта, а в ежегодные - информация о фактическом достижении этих показателей и результатов, выполнении задач.

3.5.4. Ежеквартальные и ежегодные отчеты по проекту подлежат рассмотрению ведомственным проектным офисом.

3.5.5. Участники проекта ежеквартально не позднее 3-го рабочего дня квартала, следующего за отчетным, представляют в проектную группу информацию о реализации проекта. Информация представляется по форме, рекомендованной проектной группой.

3.5.6. Проектная группа ежеквартально осуществляет свод и проверку информации о реализации проекта, подготавливает ежеквартальные и ежегодные отчеты, которые представляет не позднее 10-го рабочего дня квартала, следующего за отчетным, в ведомственный проектный офис.

3.5.7. Ведомственный проектный офис ежеквартально при рассмотрении ежеквартальных и ежегодных отчетов по проекту принимает одно из следующих решений:

рекомендовать министру утвердить отчет по проекту;

необходимость доработки отчета по проекту.

3.5.8. Ведомственный проектный офис ежемесячно осуществляет свод и проверку информации о реализации региональных составляющих федеральных проектов, представленной участниками соответствующих региональных составляющих федеральных проектов, и не позднее 2-го рабочего дня месяца, следующего за отчетным, представляет руководителю региональной составляющей национального проекта и в региональный проектный офис информацию о реализации региональных составляющих национального проекта и входящих в его состав федеральных проектов, необходимую для формирования отчета.

3.6. Управление изменениями проекта.

3.6.1. В целях исполнения связанных с реализацией проекта поручений и указаний Президента Российской Федерации, Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, министра вносятся соответствующие изменения в паспорт проекта и в дорожную карту проекта в установленном порядке.

3.6.2. Участники проекта и члены проектной группы имеют право предложить руководителю проекта внести изменения в паспорт проекта, дорожную карту проекта, контрольные показатели проекта, состав проектной группы.

3.6.3. Руководитель проекта проводит анализ предложенных изменений, обсуждение их с ведомственным проектным офисом и куратором ведомственного проектного офиса.

3.6.4. Изменения в паспорт проекта, дорожную карту проекта, контрольные показатели проекта утверждаются министром.

Решение об изменении состава проектной группы принимает куратор ведомственного проектного офиса.

3.7. Завершение проекта.

3.7.1. По итогам достижения цели (целей) проекта в соответствии с утвержденным паспортом проекта руководитель проекта инициирует процедуру завершения проекта.

3.7.2. Руководитель проекта направляет итоговый отчет и доклад о реализации проекта с предложением о завершении проекта в ведомственный проектный офис и министру.

3.7.3. Решение о завершении проекта и утверждении итогового отчета принимается министром по результатам рассмотрения ведомственным проектным офисом доклада о завершении проекта.

В случае возникновения неустранимых препятствий во время реализации проекта, при которых проект не может продолжаться, руководитель проекта инициирует процедуру прекращения или приостановления проекта, направляет служебную записку в ведомственный проектный офис и министру с обоснованием причин прекращения или приостановления проекта и условий возобновления проекта.

Прекращение проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

Приостановление проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

Возобновление проекта осуществляется по решению министра в порядке, установленном пунктом 3.2 настоящего Положения.

3.7.4. Проект считается завершенным, прекращенным или приостановленным с даты соответствующей резолюции министра.

3.7.5. После завершения, прекращения или приостановления проекта руководитель проекта формирует итоговый отчет о реализации проекта и направляет его для утверждения министру.