Приложение 2. Правила формирования электронных копий документов

Приложение 2
к Договору
о предоставлении субсидии
из бюджета города Москвы редакциям
средств массовой информации и издателям
средств массовой информации в связи
с уплатой арендной платы за пользование
объектами нежилого фонда, находящимися
в собственности города Москвы
от "__" _______ 20__ г. N ___

Правила формирования электронных копий документов

1. Во исполнение требований Договора, электронные копии документов в виде файлов могут быть представлены получателем в Департамент на следующих электронных носителях:

- оптическом носителе (CD/DVD);

- флэш-накопителе USB.

2. Записанные на электронный носитель файлы должны быть сгруппированы по директориям (папкам), каждая из которых именуется исходя из состава включаемых в нее документов: "Затраты по аренде", "Регистры бухгалтерского учета", "Дополнительные документы".

3. Все документы должны быть отсканированы и записаны в файлы в формате Adobe Acrobat с расширением PDF или в формате Joint Photographic Experts Group (JPEG) с расширением jpg; иные форматы графического представления документов не допускаются.

Сканирование должно быть произведено в полном цвете, при этом должно быть обеспечено сохранение всех аутентичных признаков подлинности. Качество (разрешение) сканированного изображения должно быть не менее 200 точек на дюйм при исходном формате изображения.

4. Наименование файлов должно позволить идентифицировать документ и количество страниц в документе.

В наименовании файла должны быть учтены следующие сведения:

Наименование сканированного документа (если документ является дополнением, приложением к основному документу, указать принадлежность к основному документу), дата составления (в формате ДД.ММ.ГГГГ), номер документа, количество страниц в документе.

Например, "Договор 15 от 22.03.2015, 5 стр. pdf", "Акт приемки-передачи к договору 15 от 22.03.2015,2 от 28.03.2015, 2 стр. pdf".

Одностраничные документы в формате Joint Photographic Experts Group должны дополнительно содержать указание на текущую страницу документа. Например, "Акт приемки-передачи к договору 15 от 22.03.2015, 2 от 28.03.2015, 1 из 2 стр. jpg".

5. При формировании файлов с электронными копиями документов не допускается:

- создание электронных копий с неполной площади исходной страницы документа;

- любые действия, направленные на несоответствие электронной копии документа оригиналу, включая оптические искажения, вывод из-под сканирования части документа, редактирование сканированного документа, микширование содержимого нескольких документов и т.п.;

- любая последующая (постсканерная, программная) обработка файлов, содержащих сканированные документы.

6. В корневую директорию (папку) электронного носителя помещается реестр электронных копий документов, представленных на носителе (в формате Microsoft Word или Microsoft Excel), а в дополнительно создаваемую директорию (папку) "Регистры бухгалтерского учета" помещаются электронные копии регистров бухгалтерского учета (журналов-ордеров, ведомостей и прочих) по всем используемым получателем балансовым и забалансовым счетам бухгалтерского учета, по которым предусмотрен учет имущества и обязательств получателя при осуществлении деятельности, предусмотренной Договором.

7. Используемый электронный носитель должен отвечать следующим требованиям:

- не иметь механических повреждений;

- не содержать программы (скрипты и т.п.), позволяющие получать неправомерный доступ к охраняемой законом информации на машинном носителе, в электронно-вычислительной машине, системе электронно-вычислительных машин или их сети, и (или) программы, заведомо приводящие к несанкционированному уничтожению, блокированию, модификации, копированию информации, нарушению работы электронно-вычислительной машины, системы электронно-вычислительных машин или их сети;

- содержать проверенные получателем файлы, не имеющие повреждений оригинального программного кода;

- не содержать файлов, не имеющих отношения к реализации субсидируемого проекта.

8. Получатель обязан представить в Департамент исчерпывающий комплект документов (их электронных копий), подтверждающих понесенные затраты (договоры; приложения дополнительные соглашения к договорам; правоустанавливающие документы (свидетельства, лицензии и т.п.), документы, непосредственно подтверждающие исполнение обязательств (акты (включая акты приема-передачи имущества, отчеты) и т.п.) и подтверждающие погашение задолженности (оплату) по договорам с арендодателями (иными контрагентами получателя) по арендным обязательствам (платежные документы) и (или) подтверждающих выполнение иных обязательств, предусмотренных Договором.

Документы (их электронные копии), ссылки на которые содержатся в представляемых первичных учетных документах, должны быть раскрыты и дополнительно представлены получателем в Департамент.

9. Передаваемый в Департамент электронный носитель должен быть предварительно проверен получателем на предмет его исправности и отсутствия ошибок чтения информации.

[Должность представителя Департамента средств массовой информации и рекламы города Москвы]	[Должность представителя получателя]
________________ [И.О. Фамилия] М.П.	__________________ [И.О. Фамилия] М.П.