Приложение. Методические рекомендации по формированию и управлению портфелем и реестром проектов и программ

Приложение

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом администрации
Краснодарского края
от 15.12.2021 г. N 494

Методические рекомендации
по формированию и управлению портфелем и реестром проектов и программ

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по формированию и управлению портфелем и реестром проектов и программ (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, утвержденным постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 12 марта 2018 г. N 98 "Об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края" (далее - Положение).

1.2. Понятия, используемые в методических рекомендациях, соответствуют терминам и определениям, приведенным в Положении.

Кроме того, для целей настоящих методических рекомендаций используются следующие понятия:

заинтересованные стороны портфеля - лица, заинтересованные в достижении стратегических целей посредством реализации портфеля или отдельных компонентов портфеля: исполнительные органы государственной власти Краснодарского края, органы местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края, физические и юридические лица, которые участвуют в реализации портфеля или отдельных компонентов портфеля, могут влиять на реализацию портфеля или отдельных компонентов портфеля или интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации портфеля или отдельных компонентов портфеля;

компонент портфеля - проект или программа, которые связаны с достижением стратегических целей развития Краснодарского края, включены в состав портфеля и выполняются в рамках портфеля;

руководитель портфеля - лицо, ответственное за полный цикл управления портфелем и отчитывающееся перед проектным комитетом в зависимости от уровня: ведомственный - перед комитетом по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края, региональный - перед региональным проектным комитетом;

стратегические цели развития Краснодарского края (далее стратегические цели, СЦ) - это цели, определенные Законом Краснодарского края от 21 декабря 2018 г. N 3930-КЗ "О Стратегии социально-экономического развития Краснодарского края" (далее - Стратегия).

2. Формирование портфеля проектов и программ

2.1. Формирование портфеля проектов и программ - представляет собой процесс сравнения возможностей новых проектов и (или) программ между собой и по отношению к проектам и (или) программам, уже включенным в портфель, а также оценка их взаимовлияния на достижение стратегических целей. Формирование портфеля осуществляется на основе анализа содержания проектов и (или) программ и включает следующие этапы:

идентификация компонентов портфеля;

оценка компонентов портфеля;

приоритизация компонентов портфеля;

балансировка портфеля;

авторизация портфеля.

2.2. Идентификация компонентов портфеля представляет собой процесс сбора и обобщения информации об инициировании новых проектов и (или) программ, а также о реализуемых в текущий момент проектах и программах для выяснения целесообразности их включения в портфель. Идентификация, в зависимости от уровня компонентов, осуществляется ведомственным проектным офисом во время инициирования ведомственного проекта или программы, или региональным проектным офисом - в течение 3 рабочих дней со дня поступления паспорта проекта или программы на рассмотрение.

2.2.1. В ходе инициирования нового ведомственного или регионального проекта или программы на этапе согласования в соответствующих постоянных органах управления проектной деятельностью каждый проект или программа должны иметь две группы характеристик:

определение класса инициативы (проект или программа), сроков реализации, объема финансового обеспечения, отнесение к стратегическим целям;

описание количественных и (или) качественных параметров компонентов в формате паспорта проекта или программы.

2.2.2. Итогом процесса идентификации компонентов портфеля является формирование следующих документов:

перечень принятых для дальнейшего рассмотрения компонентов портфеля;

перечень отклоненных компонентов портфеля;

полный перечень параметров для каждого компонента портфеля;

описание взаимосвязи компонентов портфеля.

2.3. Оценка и приоритизация компонентов, предлагаемых для включения в портфель, представляет собой процесс определения значимости компонентов для достижения стратегических целей региона. В процессе оценки учитываются показатели, результаты и бюджет проекта или программы, а также техническая осуществимость. Оценка и приоритизация осуществляется ведомственным или региональным проектным офисом в зависимости от уровня компонентов в течение 5 рабочих дней.

Региональные проекты, обеспечивающие достижение показателей и результатов федеральных проектов, в том числе входящих в состав национальных проектов, не участвуют в оценке потенциальных компонентов портфеля региональных проектов и программ, являются обязательными к реализации и имеют наивысший приоритет, на их реализацию ресурсы направляются в приоритетном порядке.

Приоритизация (расстановка приоритетов) - это процесс определения значимости проектов и программ в их сопоставлении друг с другом. Цель процесса приоритизации - определение первоочередных для реализации проектов и программ в условиях ограниченности ресурсов.

Для проведения приоритизации используется метод балльно-ранговой оценки. Критериями метода являются ключевые стратегические цели Краснодарского края, определенные Стратегией.

Балл определяется экспертным путем исходя из степени влияния проекта на достижение той или иной стратегической цели. Оценка производится по 5-ти балльной шкале:

0 баллов - компонент не влияет на достижение стратегической цели;

0 балл - компонент менее чем на 5% влияет на достижение стратегической цели;

0 балла - компонент влияет на достижение стратегической цели на 6 - 20%;

0 балла - компонент влияет на достижение стратегической цели на 21 - 35%;

0 балла - компонент влияет на достижение стратегической цели на 36 - 50%;

0 баллов - компонент более чем на 50% влияет на достижение стратегической цели.

Таблица 1

	Критерии (показатели эффективности)							Сумма баллов	Ранг
	СЦ-1	СЦ-2	СЦ-3	СЦ-4	СЦ-5	СЦ-6	СЦ-7
Проект 1	2	4	3	0	1	0	4	14	5
Проект 2	3	3	2	4	2	3	2	19	2
Проект 3	1	4	2	0	2	1	5	15	4
Проект 4	5	1	4	1	2	1	3	17	3
Проект 5	4	0	5	3	4	2	4	22	1
Проект п	1	0	1	3	2	2	1	10	п

После определения баллов по каждому критерию, баллы суммируются в разрезе проектов и программ, и определяется ранг каждого проекта (по максимальной сумме определяется самый высокий ранг, по минимальной - самый низкий). Пример проведения приоритизации показан в таблице 1.

2.4. Балансировка и авторизация портфеля представляет собой процесс формирования комплекса проектов с учетом их приоритетов, взаимосвязи, синергии, влияние на достижение стратегических целей. Целью данного процесса является подбор компонентов портфеля с наибольшим потенциалом достижения стратегических целей, а также объединения ресурсов (финансовых, материальных, информационных, человеческих) в условиях их ограниченности.

2.4.1. Балансировка портфеля осуществляется ведомственным или региональным проектным офисом в зависимости от уровня компонентов в течение 5 рабочих дней со дня завершения процедуры приоритизации.

Балансировка портфеля позволяет планировать и распределять ресурсы в соответствии со стратегическими направлениями, определенными Стратегией, а также дает возможность максимизировать выгоды от реализации портфеля в рамках приемлемого уровня риска.

2.4.2. Балансировка портфеля основывается на целевой структуре портфеля, в которой рассматриваются следующие критерии:

соответствие компонента портфеля Стратегии (низкое, вреднее, высокое);

риски недостижения стратегической цели при отказе от реализации или срыве проекта или программы (низкий, средний, высокий);

инновационность компонента портфеля (низкая, средняя, высокая);

срочность начала реализации для достижения стратегической цели (низкая, средняя, высокая).

Каждый компонент портфеля оценивается и распределяется по данным критериям на основе диапазонов, приведенных в таблице 2. В результате формируется три группы компонентов с разной степенью важности реализации для достижения стратегических задач: крайняя (высокая), средняя и низкая.

Таблица 2

Наименование критерия	Степень влияния
	Высокая	Средняя	Низкая
Соответствие стратегическим целям	Свыше 0,7	0,2-0,7	Менее 0,2
Риски недостижения стратегической цели при отказе от реализации или срыве проекта	Свыше 0,6	0,2-0,6	Менее 0,2
Инновационность компонента портфеля	Свыше 0,6	0,25-0,6	Менее 0,25
Срочность начала реализации	Менее 1 года	1 -2 года	Более 2 лет

Балансировка направлена на повышение эффективности распределения ресурсов (финансовых, материальных, информационных, человеческих) в условиях их ограниченности. В первую очередь ресурсы необходимо направлять на реализацию компонентов, имеющих крайнюю (высокую) важности.

2.4.3. Перераспределение ресурсов портфеля инициируется ведомственным или региональным офисом в зависимости от уровня портфеля, согласуется заинтересованными сторонами портфеля в течение 5 рабочих дней со дня поступления и утверждается в зависимости от уровня портфеля региональным проектным комитетом или проектным комитетом по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края.

2.5. По результатам балансировки портфеля региональный или ведомственный проектный офис в зависимости от уровня портфеля формирует паспорт портфеля проектов и программ по форме согласно приложению 1 к настоящим методическим рекомендациям.

2.6. Авторизация портфеля (утверждение портфеля) - официальное решение о включении проектов и программ в портфель и распределении ресурсов между компонентами портфеля осуществляется региональным проектным комитетом или проектным комитетом по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края в зависимости от уровня портфеля.

2.7. После утверждения проектным комитетом по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края ведомственный проектный офис в течение 3 рабочих дней направляет актуализированный реестр ведомственных проектов и программ в региональный проектный офис.

3. Реализация, контроль и мониторинг портфеля проектов и программ

3.1. После того, как портфель проектов и программ утвержден (авторизован), выполняется постоянный мониторинг процессов планирования и выполнения включенных в портфель компонентов и соответствия текущего состояния утвержденным планам мероприятий (далее - мониторинг).

3.1.1. К основным задачам мониторинга относятся:

определение статуса исполнения контролируемых показателей компонентов портфеля;

оценка прогноза исполнения контролируемых показателей компонентов портфеля к концу отчетного периода (года);

инициирование корректировки компонентов портфеля (при необходимости).

3.1.2. Мониторинг осуществляется:

ведомственным проектным офисом при реализации ведомственного портфеля проектов и программ;

региональным проектным офисом при реализации регионального портфеля проектов и программ.

3.1.3. Региональный или ведомственный проектный офис в зависимости от уровня портфеля не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, осуществляет сбор информации, ее анализ о достижении целевых показателей компонентов портфеля, формирует отчет о его текущем статусе реализации и представляет на заседании регионального проектного комитета или проектного комитета по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края.

Формирование отчета о текущем статусе реализации портфеля проектов и программ осуществляется за отчетный год по форме согласно приложению 2 к настоящим методическим рекомендациям.

Утвержденный отчет о текущем статусе портфеля ведомственных проектов с копией протокола проектного комитета по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края направляется ведомственным проектным офисом не позднее 3 рабочего дня в региональный проектный офис для проведения сводной оценки эффективности реализации портфелей проектов и программ Краснодарского края.

3.2. В случае необходимости внесения изменений в паспорт портфеля проектов и программ в зависимости от уровня портфеля региональный или ведомственный проектный офис формирует актуальную версию паспорта портфеля проектов и программ по форме согласно приложению 1 к настоящим методическим рекомендациям.

Утверждение актуальной версии паспорта портфеля проектов и программ осуществляется региональным проектным комитетом или проектным комитетом по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края в зависимости от уровня портфеля.

Утвержденная редакция паспорта портфеля ведомственных проектов и программ с копией протокола проектного комитета по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края направляется ведомственным проектным офисом не позднее 3 рабочего дня в региональный проектный офис для актуализации реестра проектов и программ Краснодарского края.

3.3. В отношении портфелей проектов и программ проводится оценка эффективности реализации портфелей проектов и программ по форме согласно приложению 3 к настоящим методическим рекомендациям.

Отчетным периодом при проведении оценки эффективности реализации портфелей проектов и программ является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно.

3.3.1. Оценку эффективности реализации портфелей ведомственных проектов и программ осуществляет ведомственный проектный офис до 15 марта года, следующего за отчетным периодом.

Оценку эффективности реализации компонентов портфеля региональных проектов и программ осуществляет региональный проектный офис до 15 марта года, следующего за отчетным периодом.

3.3.2. Оценка эффективности реализации портфелей проектов и программ проводится на основании расчетов следующих параметров:

коэффициент успешности реализации портфеля проектов и программ (КУ);

коэффициент переведенных компонентов портфеля проектов и программ на стадию реализации (КР);

коэффициент успешно завершенных компонентов портфеля проектов и программ (КЗ).

3.3.3. Коэффициент успешности реализации компонентов портфеля проектов и программ (КУ) рассчитывается по следующей формуле:

КУ = КБ / КК,

где КБ - количество компонентов портфеля проектов и программ, реализующихся в отчетном периоде без отклонений фактических значений показателей и результатов от плановых, установленных сроков достижения контрольных точек и исполнения бюджета проекта или программы;

КК - количество компонентов портфеля проектов и программ, реализующихся в отчетном периоде.

3.3.4. Коэффициент переведенных компонентов портфеля проектов и программ на стадию реализации (КР) рассчитывается по следующей формуле:

КР - PК / ПK,

где РК - количество компонентов портфеля проектов и программ, переведенных на стадию реализации в отчетном периоде;

ПК - общее количество компонентов портфеля проектов и программ, запланированных к реализации в отчетном периоде в соответствии с паспортом портфеля проектов и программ.

В случае отсутствия запланированных к реализации компонентов портфеля проектов и программ в отчетном периоде, данному параметру присваивается значение 0.

3.3.5. Коэффициент успешно завершенных компонентов портфеля проектов и программ (КЗ) рассчитывается по следующей формуле:

КЗ = ПЗ / ЗО

где ПЗ - количество успешно завершенных (без отклонений фактических значений показателей и результатов от плановых, установленных сроков достижения контрольных точек и исполнения бюджета проекта или программы) компонентов портфеля проектов и программ в отчетном периоде;

ЗО - общее количество компонентов портфеля проектов и программ, запланированных к завершению в отчетном периоде в соответствии с паспортом портфеля проектов и программ.

В случае отсутствия завершенных компонентов проектов и программ в отчетном периоде, данному параметру присваивается значение 0,5.

3.3.6. Полученные значения коэффициентов суммируются по каждому портфелю проектов и программ.

В зависимости от полученного суммарного балла формируется рейтинг эффективности реализации портфелей проектов и программ: от наибольшего к наименьшему.

3.3.7. Ведомственный проектный офис в течение 3 рабочих дней после проведения оценки эффективности реализации портфелей ведомственных проектов и программ направляет результаты оценки в региональный проектный офис.

3.3.8. Региональный проектный офис в течение 10 рабочих дней формирует рейтинг эффективности реализации портфелей проектов и программ на территории Краснодарского края по форме согласно приложению 4 к настоящим методическим рекомендациям.

4. Порядок ведения реестров проектов и программ Краснодарского края

4.1. Реестр проектов и программ Краснодарского края (далее - Реестр) формируется государственным гражданским служащим департамента организации проектной деятельности администрации Краснодарского края, ответственным за ведение реестра проектов и программ Краснодарского края (далее - ответственный сотрудник департамента), путем внесения сведений о проектах и программах Краснодарского края по форме согласно приложению 5 к настоящим методическим рекомендациям.

4.2. Основание для включения сведений в Реестр о региональном проекте или программе является решение регионального проектного комитета об утверждении паспорта регионального проекта или программы.

Основанием для включения сведений в Реестр о ведомственном проекте или программе является запрос ведомственного проектного офиса исполнительного органа государственной власти, инициировавшего реализацию соответствующего проекта или программы, на включение ведомственного проекта или программы в Реестр с приложением копии решения проектного комитета по основному направлению стратегического развития Краснодарского края об утверждении паспорта проекта или программы.

4.3. Сведения о проекте или программе вносятся ответственным сотрудником департамента в течение одного рабочего дня со дня оформления надлежащим образом решения об утверждении паспорта проекта или программы.

4.4. Основание для внесения изменений в Реестр является утверждение запроса на изменение паспорта проекта или программы, а также решение руководителя регионального проектного офиса, принятое в случае обнаружения технической ошибки.

4.5. Внесение изменений в Реестр осуществляется путем изменения сведений существующей реестровой записи (без введения новой реестровой записи).

4.6. Внесение изменений осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня поступления в региональный проектный офис соответствующих документов, сведений, являющихся основание для внесения изменений.

4.7. Основанием для исключения сведений о проекте или программе из Реестра является решение регионального проектного комитета или проектного комитета по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края о завершении соответствующего проекта или программы.

4.8. Реестр ведется в электронном виде путем внесения в Реестр реестровых записей.

Директор департамента организации проектной деятельности администрации Краснодарского края

С.А. Герих

Директор департамента организации проектной деятельности администрации Краснодарского края

С.А. Герих