Приложение N 1. Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном делена территории Республики Бурятия в отношении органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Приложение N 1

Утвержден
Приказом Министерства
культуры Республики Бурятия
от 05.03.2022 N 003-105

Форма

Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном делена территории Республики Бурятия в отношении органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

QR-код, расположенный в правом верхнем углу первой страницы формы проверочного листа, предусмотренный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2021 г. N 604 "Об утверждении Правил формирования и ведения единого реестра контрольных (надзорных) мероприятий и о внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2015 г. N 415"

1. Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

(наименование вида контроля, включенного в единый реестр видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля)

2. Министерство культуры Республики Бурятия (далее - Министерство)

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

(наименование органа государственного контроля, осуществляющего плановую проверку)

3. Приказ Министерства культуры Республики Бурятия от "__" ______ 202_ года N ___ "Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Бурятия"

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

(реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа)

4. Дата заполнения проверочного листа "__" ___________ 20__ г.

5. ______________________________________________________________________________________________

(вид контрольного (надзорного) мероприятия: плановая выездная/внеплановая выездная проверка)

6. ______________________________________________________________________________________________

(объект государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие)

7. Сведения о контролируемом лице:(фамилия, имя и отчество (при наличии) гражданина или индивидуального предпринимателя, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя, адрес регистрации гражданина или налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя, адрес регистрации гражданина или индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), являющихся контролируемыми лицами):

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

8. ______________________________________________________________________________________________

(место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с заполнением проверочного листа)

9. ______________________________________________________________________________________________

(реквизиты решения Министерства о проведении контрольного (надзорного) мероприятия)

10. ______________________________________________________________________________________________

(учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия)

11. ______________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

(должность, фамилия и инициалы должностного(ых) лица (лиц) Министерства, в должностные обязанности которого(ых) в соответствии с положением о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле, должностным регламентом входит осуществление полномочий по виду контроля, в том числе проведение (надзорных) мероприятий, проводящего(их) контрольное (надзорное) мероприятие и запоминающего(их) проверочный лист)

12. Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных требований за соблюдением законодательства об архивном деле, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Республики Бурятия, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований:

N п/п	Контрольные вопросы, отражающих содержание обязательных требований, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Республики Бурятия, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием их структурных единиц, устанавливающих обязательные требования за соблюдением законодательства об архивном деле	Вывод о соблюдении обязательных требований (заполняется в ходе проверки)			Примечания
			Да	Нет	Неприменимо
1	2	3	4	5	6	7
1. Организационно-распорядительные документы, регулирующие деятельность архива
1.1	Наличие правового акта о создании архива и утвержденного положения об архиве организации	статьи 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ N 125-ФЗ), пункты 1.3 - 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила)
1.2	Наличие утвержденного положения об экспертной комиссии (далее - ЭК) организации	пункты 4.7 - 4.9 Правил
1.3	Наличие в организации номенклатуры дел, согласованной и утвержденной в установленном порядке	пункты 4.14 - 4.18 Правил
2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
2.1.1	Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях	пункт 2.16 Правил
2.1.2	Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов	пункт 2.17 Правил
2.1.3	В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технических или бытовых выводов воды	пункт 2.17 Правил
2.1.4	Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли	пункт 2.18 Правил
2.1.6	Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию	пункт 2.19 Правил
2.1.7	Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома с замками повышенной секретности	пункт 2.20 Правил
2.1.8	Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками (металлическими жалюзи)	пункт 2.20 Правил
2.1.9	Все поступающие в архив документы размещаются в архивохранилище на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах	пункт 2.21 Правил
2.1.10	Не допускается расстановка стеллажей и шкафов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла	пункт 2.21 Правил
2.1.11	Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии с установленными требованиями	пункт 2.21 Правил
2.1.12	Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры и полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо	пункт 2.36 Правил
2.1.13	Оборудовано ли помещение архива пожарной сигнализацией?	пункт 2.22 Правил
2.1.14	Оборудовано ли помещение архива средствами пожаротушения?	пункт 2.22 Правил
2.1.15	Противопожарный режим в архиве устанавливается инструкцией о мерах пожарной безопасности	пункт 2.22 Правил, пункты 392 - 394 Правил противопожарного режима, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 N 1479 (далее - Правила противопожарного режима)
2.1.16	Охранный режим обеспечивается путем соблюдения порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации	пункт 2.23 Правил
2.1.17	Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа	пункт 2.24 Правил
2.1.18	Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий	пункт 2.24 Правил
2.1.19	Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью	пункт 2.24 Правил
2.1.20	В архивохранилище для хранения документов устанавливаются параметры температурно-влажностного режима для хранения документов	пункт 2.25 Правил
2.1.21	Имеются ли в архиве контрольно-измерительные приборы?	пункт 2.26 Правил
2.1.22	Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения	пункт 2.26 Правил
2.1.23	Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли	пункт 2.27 Правил
2.1.24	В архивохранилище должна проводиться систематическая влажная уборка	пункт 2.27 Правил
2.1.25	В архивохранилище должно проводиться обеспыливание коробок, шкафов, стеллажей	пункт 2.27 Правил
2.1.26	В архивохранилище запрещается хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты	пункт 2.29 Правил
2.1.27	В архивохранилище не допускаются лица в верхней одежде, мокрой и грязной обуви	пункт 2.29 Правил
2.1.28	Не допускается хранение архивных документов в транспортной таре, на полу, подоконниках лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах	пункт 2.35 Правил
2.1.29	В архиве проводится в установленные сроки проверка наличия и состояния архивных документов, оформление ее результатов	пункты 2.39 - 2.44 Правил
2.1.30	Составляется ли по результатам проверки акт проверки наличия и состояния архивных документов?	пункты 2.14, 2.43 Правил
2.1.31	Имеются ли факты утраты документов Архивного фонда РФ и других архивных документов?	пункт 2.44 Правил
2.1.32	Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется заказом (служебной запиской) на выдачу дел; актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации. Документы выдаются на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением)	пункты 2.45 - 2.46 Правил
2.1.33	При выдаче дел из архивохранилища необходимо соблюдать сроки возврата	пункт 2.45 Правил
3. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
3.1	В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы	пункт 3.5 Правил
3.2	Книга учета поступления и выбытия дел, документов	пункты 3.6, 3.7 Правил
3.3	Список фондов (для организаций, хранящих документы более одного фонда)	пункты 3.6, 3.8 Правил
3.4	Листы фондов	пункты 3.6, 3.9 Правил
3.5	Описи дел, документов	пункты 3.6, 3.10 Правил
3.6	Реестр описей (при наличии двух и более описей дел)	пункты 3.6, 3.11 Правил
3.7	Ежегодно в Книгу учета поступления и выбытия дел, документов вносятся сведения о поступлении (выбытии) дел, документов	пункт 3.7 Правил
3.8	Составляется ли паспорт архива организации на 1 декабря .... г.?	пункт 3.12 Правил
3.9	Соблюдается ли порядок учета поступления и выбытия архивных документов?	пункт 3.15 Правил
3.10	Составляется ли акт приема-передачи архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив?	пункт 3.15 Правил
3.11	Ведется ли дело фонда, включающее учетные документы, характеризующие изменения фонда и документы, отражающие историю фонда и фондообразователя?	пункт 3.15 Правил
4. Организация комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
4.1	В организации для проведения экспертизы ценности документов создается ЭК	пункты 4.7 - 4.9 Правил
4.2	Необходимо соблюдать порядок проведения, периодичность экспертизы ценности документов в организации	пункты 4.3 - 4.6, 4.10 - 4.11 Правил
4.3	Составление и оформление описей дел постоянного хранения и дел по личному составу должны соответствовать обязательным требованиям	пункты 4.31 - 4.32, 5.5 Правил
4.5	Описи дел, документов постоянного хранения (описей дел, документов по личному составу) на утверждение (согласование) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Бурятия предоставляются в установленные сроки (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в опись)	пункты 4.11, 5.5 Правил
4.6	На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	пункты 4.2, 4.11 Правил
4.7	В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел	пункты 4.19 - 4.30 Правил
4.8	Соблюдение сроков передачи архивных документов в архив организации после завершения дел в делопроизводстве в установленные сроки (не ранее чем через один год и не позднее чем через три года)?	пункты 4.1 - 4.3, 4.31 - 4.34 Правил
4.9	Соблюдение организацией сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи в государственные и муниципальные архивы	статьи 22 и 23 ФЗ N 125-ФЗ, пункты 6.1, 6.5 Правил
5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
5.1	Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления. Запрос, не относящийся к составу хранящихся документов, в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут хранится необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя	пункт 5.10 Правил
5.2	Архив должен вести учет использования документов, учет выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий	пункт 5.8 Правил
5.3	Ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации	пункт 5.10 Правил
5.4	Соблюдение обязательных требований при составлении и оформлении архивной справки	пункт 5.12 Правил
5.5	Соблюдение обязательных требований при составлении и оформлении архивной выписки	пункт 5.13 Правил
5.6	Соблюдение обязательных требований при оформлении архивной копии	пункт 5.14 Правил
5.7	Соблюдаются ли обязательные требования при направлении архивной справки, архивной выписки, архивной копии заявителям?	пункт 5.15 Правил

					20		г.
(инициалы, фамилия, должность представителя проверяемого субъекта)	(подпись)			(дата)
					20		г.
(инициалы, фамилия, должность лица, проводящего плановую проверку и заполняющего проверочный лист)	(подпись)			(дата)