Приложение N 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном делена территории Республики Бурятия в отношении государственных и муниципальных архивов Республики Бурятия

Приложение N 2

Утвержден
Приказом Министерства
культуры Республики Бурятия
от 05.03.2022 N 003-105

Форма

Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном делена территории Республики Бурятия в отношении государственных и муниципальных архивов Республики Бурятия

QR-код, расположенный в правом верхнем углу первой страницы формы проверочного листа, предусмотренный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2021 г. N 604 "Об утверждении Правил формирования и ведения единого реестра контрольных (надзорных) мероприятий и о внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2015 г. N 415"

1. Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

(наименование вида контроля, включенного в единый реестр видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля)

2. Министерство культуры Республики Бурятия (далее - Министерство)

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

(наименование органа государственного контроля, осуществляющего плановую проверку)

3. Приказ Министерства культуры Республики Бурятия от "__" _________ 202__ года N ___ "Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Бурятия"

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

(реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа)

4. Дата заполнения проверочного листа "__" _______ 20__ г.

5. ______________________________________________________________________________________________

(вид контрольного (надзорного) мероприятия: плановая выездная/внеплановая выездная проверка)

6. ______________________________________________________________________________________________

(объект государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие)

7. Сведения о контролируемом лице:(фамилия, имя и отчество (при наличии) гражданина или индивидуального предпринимателя, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя, адрес регистрации гражданина или налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя, адрес регистрации гражданина или индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), являющихся контролируемыми лицами):

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

8. ______________________________________________________________________________________________

(место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с заполнением проверочного листа)

9. ______________________________________________________________________________________________

(реквизиты решения Министерства о проведении контрольного (надзорного) мероприятия)

10. ______________________________________________________________________________________________

(учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия)

11. ______________________________________________________________________________________________

(должность, фамилия и инициалы должностного(ых) лица (лиц) Министерства, в должностные обязанности которого(ых) в соответствии с положением о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле, должностным регламентом входит осуществление полномочий по виду контроля, в том числе проведение (надзорных) мероприятий, проводящего(их) контрольное (надзорное) мероприятие и запоминающего(их) проверочный лист)

12. Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных требований за соблюдением законодательства об архивном деле, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Республики Бурятия, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований:

N п/п	Контрольные вопросы, отражающих содержание обязательных требований, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Республики Бурятия, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием их структурных единиц, устанавливающих обязательные требования за соблюдением законодательства об архивном деле	Вывод о соблюдении обязательных требований (заполняется в ходе проверки)			Примечания
			Да	Нет	Неприменимо
1	2	3	4	5	6	7
1. Организационно-распорядительные документы, регулирующие деятельность архива
1.1	Наличие нормативного правового акта о создании государственного (муниципального) архива (далее - архив) (устав государственного или муниципального архива либо положение о структурном подразделении органа местного самоуправления)	пункты 1, 13 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ N 125-ФЗ) ГАРАНТ: По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Пункт 13 в тексте статьи 13 названного Федерального закона отсутствует
2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
2.1	Не допускается размещение архива в зданиях, в которых расположены: - предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу; - продуктовые магазины и (или) склады; - организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества	пункт 3.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила)
2.2	Не допускается размещение архива в ветхих строениях, в деревянных постройках, в помещениях с относительной влажностью воздуха более 55%, с печным отоплением	пункт 3.2 Правил
2.3	Не допускается размещение архива в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод	пункт 3.2 Правил
2.4	Архивохранилище должно: - быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями; - быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива, не иметь общих вентиляционных каналов с ними; - быть гидроизолировано; - иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль; - иметь беспрепятственные выходы к лифтам, лестничным клеткам; - не иметь внутри труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды	пункт 3.3 Правил
2.5	Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками	пункт 4.1 Правил
2.6	Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом	пункт 4.1 Правил
2.7	В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон - с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования, а также с соблюдением установленных нормативов	пункт 4.2 Правил
2.8	Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы	пункт 4.4 Правил
2.9	Во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре	пункт 6.4 Правил
2.10	Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем	пункт 6.5 Правил
2.11	Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения	пункт 8.1 Правил
2.12	Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению	пункт 8.2 Правил
2.13	Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения, содержащие уникальные документы	пункт 8.3 Правил
2.14	Местонахождение архивных документов закрепляется в по фондовом и по стеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде	пункт 8.4 Правил
2.15	Противопожарный режим в архиве устанавливается инструкцией о мерах пожарной безопасности	пункт 5.1 Правил, пункты 392 - 394 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 N 1479 (далее - Правила противопожарного режима)
2.16	Руководитель архива должен обеспечивать объект защиты первичными средствами пожаротушения (огнетушителями)	пункт 5.1 Правил, пункты 60, 395 - 399 Правил противопожарного режима
2.17	На каждом этаже должны размещаться не менее двух огнетушителей	пункт 5.1 Правил, пункт 400 Правил противопожарного режима
2.18	Каждый огнетушитель, установленный на объекте защиты, должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус огнетушителя, дату зарядки (перезарядки), а запускающее или запорно-пусковое устройство должно быть опломбировано	пункт 5.1 Правил, пункт 407 Правил противопожарного режима
2.19	Огнетушители, размещенные в коридорах, проходах, не должны препятствовать безопасной эвакуации людей, должны располагаться на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 метра до верха корпуса огнетушителя либо в специальных подставках из негорючих материалов, исключающих падение или опрокидывание	пункт 5.1 Правил, пункт 409 Правил противопожарного режима
2.20	Руководитель архива должен обеспечивать соблюдение сроков перезарядки, освидетельствования и своевременной замены огнетушителей, указанных в их паспортах	пункт 5.1 Правил, пункт 60 Правил противопожарного режима
2.21	Учет наличия, периодичности осмотра и сроков перезарядки огнетушителей ведется в журнале эксплуатации систем противопожарной защиты	пункт 5.1 Правил, пункт 60 Правил противопожарного режима
2.22	Руководитель архива организует работу по ремонту, техническому обслуживанию и эксплуатации средств обеспечения пожарной безопасности и пожаротушения, обеспечивающие исправное состояние указанных средств	пункт 5.1 Правил, пункт 54 Правил противопожарного режима
2.23	Соблюдаются требования Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации	пункты 1.3 - 10.3 Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 12.01.2009 N 3
2.24	Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора	пункт 5.3 Правил
2.25	Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых: постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива. Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы	пункт 5.7 Правил
2.26	Ежедневному опечатыванию по окончании рабочего дня подлежат: помещения архива, указанные в пункте 5.7 Правил; находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы	пункт 5.8 Правил
2.27	Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности	пункт 5.9 Правил
2.28	Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица	пункт 5.9 Правил
2.29	Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей	пункт 5.9 Правил
2.30	Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды	пункт 5.12 Правил
2.31	Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%	пункт 5.13 Правил
2.32	Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток: в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю; в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю; при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки	пункт 5.17 Правил
2.33	При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, также отражаются даты поверки приборов	пункт 5.17 Правил
2.34	В регистрационном журнале также отражаются меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения	пункт 5.17 Правил
2.35	Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения	пункт 5.18 Правил архивов
2.36	В архивохранилище допускается естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи	пункт 5.19 Правил
2.37	В муниципальном архиве, музее, библиотеке плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет	пункт 10.2 Правил
2.38	Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в учетных: листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов); акте проверки наличия и состояния архивных документов; и при необходимости:актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов	пункт 10.4 Правил
2.39	По окончании проверки наличия архивных документов вносятся изменения в необходимые учетные документы	пункт 10.6 Правил
2.40	Сроки выдачи архивных документов во временное пользование: фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев	пункт 14.6 Правил государственных и муниципальных архивов
3. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
3.1	Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности, а также схему учета архивных документов	пункт 21.2 Правил
3.2	В состав обязательных учетных документов архива входят: книга учета поступлений документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей дел, документов; паспорт архива; паспорт архивохранилища (произвольной формы); дело фонда; лист-заверитель дела. Обязательными учетными документами также являются: для научно-технической документации - опись единиц хранения научно-технической документации; для несброшюрованной научно-технической документации - внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации; для аудиовизуальных документов (согласно главе XXIX Правил) - опись кинодокументов, опись фотодокументов, опись фотоальбомов, опись фонодокументов магнитной записи, опись фонодокументов механической записи (граморигиналов, грампластинок, фоноваликов и других), опись видеодокументов; лист учета аудиовизуальных документов; дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов); для электронных документов (согласно главе XXX Правил) - опись электронных дел, документов; для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, - инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни; для особо ценных и уникальных документов - лист учета и описания уникального документа; внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы; список фондов, содержащих особо ценные документы; опись особо ценных дел, документов; реестр описей особо ценных дел, документов; для страхового фонда - опись страхового фонда на микрофишах; опись страхового фонда на рулонной пленке; для страхового фонда и фонда пользования на микроформах - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке; для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях - книга учета носителей электронного фонда пользования	пункты 23.2, 23.3 Правил
3.3	Учет особо ценных документов ведется по: списку фондов, содержащих особо ценные документы; описям особо ценных дел, документов	пункт 28.2 Правил
3.4	Учет страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и рулонной пленке ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, а также описям страхового фонда в единицах хранения (единицах учета), а также кадрах (для копий архивных документов на бумажных носителях и фотодокументов), метрах (для копий кинодокументов), времени звучания (для копий фонодокументов), времени записи (для копий видеодокументов) на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение	пункты 32.1 - 32.5 Правил
3.5	Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 23.2, 23.3 Правил, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива	пунк