Статья 2. Поступление и регистрация обращений

Статья 2. Поступление и регистрация обращений

1. Письменные обращения граждан в адрес Тындинской городской Думы, Председателя Тындинской городской Думы, Заместителя Председателя Тындинской городской Думы, депутатов Тындинской городской Думы, председателей постоянных комиссий Тындинской городской Думы поступают в аппарат Тындинской городской Думы.

Обращения в форме электронного документа в адрес Тындинской городской Думы, Председателя Тындинской городской Думы, Заместителя Председателя Тындинской городской Думы, депутатов Тындинской городской Думы, председателей постоянных комиссий Тындинской городской Думы поступают в аппарат Тындинской городской Думы через ящик электронной почты Тындинской городской Думы: tynda_duma@mail.ru.

2. Устные обращения граждан поступают к Председателю Тындинской городской Думы, Заместителю Председателя Тындинской городской Думы, депутатам Тындинской городской Думы в ходе личного приема граждан депутатами.

3. Граждане, направившие обращение в письменной форме или в форме электронного документа в адрес Тындинской городской Думы, должностных лиц Тындинской городской Думы, имеют право:

1) на получение в устной форме, в том числе по телефону, а также в электронной форме информации о факте поступления и дате регистрации обращения, о сроках его рассмотрения и о том, какому должностному лицу поручено рассмотрение обращения, о направлении ответа на обращение;

2) на возврат (по своему заявлению) приложенных к письменному обращению либо переданных при его рассмотрении документов, материалов или их копий.

На втором экземпляре обращения, представленного в письменной форме, принятого в ходе личного приема гражданина, по его просьбе делается отметка с указанием даты приема обращения, занимаемой должности, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение.

4. Аппарат Тындинской городской Думы осуществляет регистрацию обращений граждан в адрес Тындинской городской Думы, Председателя Тындинской городской Думы, Заместителя Председателя Тындинской городской Думы, депутатов Тындинской городской Думы, председателей постоянных комиссий Тындинской городской Думы и обеспечивает контроль за их рассмотрением, хранением и уничтожением в сроки, установленные действующим законодательством.

5. При приеме и первичной обработке письменных обращений производится их проверка на соответствие требованиям статьи 7 Закона N 59-ФЗ, а также проверка целостности их упаковки, наличия указанных в обращении приложений. К обращению, присланному посредством почтовой связи, прикладывается конверт.

6. Все присланные по почте (в том числе, электронной) письменные обращения граждан (в том числе, телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются в отдельном журнале регистрации обращений (приложение 1) в соответствии со статьей 8 Закона N 59-ФЗ с проставлением регистрационного штампа в правом нижнем углу первой страницы письма и отметкой в нем номера и даты регистрации.

Обращения, поступившие на имя конкретного депутата, не вскрываются и передаются адресату.

При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе ему сообщается входящий номер документа и телефон для справок.

Письменные обращения граждан, переданные ими через иных лиц, регистрируются при наличии у них доверенности.

7. При регистрации в журнале регистрации обращений:

1) письму присваивается регистрационный номер;

2) указывается фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более заявителями, то такое обращение считается коллективным. В данном случае фиксируется автор, в адрес которого будет направлен ответ. При обращении юридических лиц указывается полное наименование организации и юридический адрес.

3) обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока разрешения первого поступившего обращения, считаются дубликатами и подлежат приобщению к делу по рассматриваемому первому обращению.

8. В качестве журнала (книги) регистрации обращений граждан в адрес Тындинской городской Думы, должностных лиц Тындинской городской Думы может выступать база данных системы электронного документооборота (далее - СЭД).

В базу данных СЭД в том числе вносятся следующие сведения: дата, регистрационный номер поступившего обращения, фамилия, имя, отчество (полное наименование организации), почтовый адрес (адрес электронной почты) заявителя, краткое изложение существа обращения, дата, регистрационный номер, краткое содержание ответа на обращение. При регистрации обращения на него заводится контрольное дело.

9. В случае, если решение вопроса, поставленного в обращении, не находится в компетенции Тындинской городской Думы, то в соответствии с частями 3 - 5 статьи 8 Закона N 59-ФЗ обращение направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, в компетенции которых находится рассмотрение данного вопроса, о чем уведомляется заявитель.

10. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности.

11. На письма, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы не даются.

Если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

12. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то в соответствии с частью 5 статьи 11 Закона N 59-ФЗ переписка с гражданином по данному вопросу может быть прекращена. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

13. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в соответствии с частью 2 статьи 11 Закона N 59-ФЗ возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

14. В случае поступления в Тындинскую городскую Думу письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с частью 4 статьи 10 Закона N 59-ФЗ на официальном сайте Администрации города Тынды в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается ссылка на документ, находящийся на официальном сайте Администрации города Тынды в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.