Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 апреля 2022 г. N 32/275-7 "О внесении изменений в Положение об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа"

С целью актуализации правового акта Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Положение об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденное постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 июля 2015 года N 122/1075-5 "Об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа".

2. Направить настоящее постановление в ГКУ "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" и службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

3. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа".

Заместитель Председателя Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа

И.М. Горелик

Исполняющий обязанности секретаря Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа

С.С. Климентьева

Утверждены
постановлением
Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 22 апреля 2022 г. N 32/275-7

Изменения,
которые вносятся в Положение об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденное постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 июля 2015 года N 122/1075-5 "Об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа"

Положение об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденное постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 июля 2015 года N 122/1075-5 "Об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа" изложить в следующей редакции:

"Утверждено
постановлением
Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 30 июля 2015 г. N 122/1075-5
(в редакции постановления
Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 22 апреля 2022 г. N 32/275-7)

Положение
об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Положение, ИК ЯНАО) регулирует деятельность, связанную с организацией хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности ИК ЯНАО в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.2. Полномочия архива ИК ЯНАО в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 (далее - Правила), осуществляет ответственное лицо ИК ЯНАО, определенное распоряжением Председателя ИК ЯНАО (далее - ответственный за архив ИК ЯНАО).

1.3. Архивные документы, образующиеся в деятельности ИК ЯНАО, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, в соответствии со статьей 18 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) подлежат передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - государственный архив), источником комплектования которого является ИК ЯНАО.

1.4. До передачи на постоянное хранение архивные документы ИК ЯНАО временно, в пределах, установленных статьей 22 Федерального закона N 125-ФЗ, хранятся в архивохранилище архива ИК ЯНАО.

1.5. Электронные документы ИК ЯНАО хранятся в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

1.6. Архивохранилище архива ИК ЯНАО расположено по адресу: 629008, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Салехард, ул. Республики, дом 72, кабинет архивохранилища N 325 (далее - архивохранилище).

1.7. Право доступа в архивохранилище имеет ответственный за архив ИК ЯНАО или лицо, замещающее его в установленном порядке на период временного отсутствия. Иные лица могут быть допущены в архивохранилище в сопровождении лица, ответственного за архив ИК ЯНАО.

1.8. Материально-техническое обеспечение формирования фонда в архивохранилище осуществляется ИК ЯНАО.

1.9. Ответственный за архив ИК ЯНАО обеспечивает надлежащее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архивохранилище ИК ЯНАО в соответствии с Правилами.

1.10. Материально-техническое обеспечение деятельности архива ИК ЯНАО, обеспечение архивохранилища необходимым оборудованием, помещением, а также соблюдение нормативных условий хранения архивных документов, установленных пунктом 2.15 Правил, осуществляется ИК ЯНАО.

1.11. Организационно-распорядительные функции, в том числе решение вопросов материально-технического обеспечения и контроль за деятельностью архива ИК ЯНАО, осуществляет секретарь ИК ЯНАО.

1.12. Документы, образующиеся в деятельности ИК ЯНАО, являются собственностью Ямало-Ненецкого автономного округа.

1.13. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на временное хранение в архив ИК ЯНАО и на постоянное хранение в государственных архив, проводятся силами и за счет средств ИК ЯНАО.

1.14. За утрату, порчу, ненадлежащее оформление и формирование документов (дел), завершенных делопроизводством, до подписания лицом, ответственным за архив ИК ЯНАО, описей дел ИК ЯНАО ответственность несет Председатель ИК ЯНАО.

II. Состав документов архива ИК ЯНАО

2.1. Архив ИК ЯНАО хранит:

2.1.1. документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности ИК ЯНАО;

2.1.2. документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников (при их наличии);

2.1.3. архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

2.1.4. фонд пользования (архива) (при наличии);

2.1.5. справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива ИК ЯНАО.

III. Задачи архива ИК ЯНАО

3.1. К задачам архива ИК ЯНАО относятся:

3.1.1. организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;

3.1.2. комплектование архива ИК ЯНАО документами, образовавшимися в деятельности ИК ЯНАО;

3.1.3. учет документов, находящихся на хранении в архиве ИК ЯНАО;

3.1.4. использование документов, находящихся на хранении в архиве ИК ЯНАО;

3.1.5. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив;

3.1.6. методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел и своевременной передачей их в архив ИК ЯНАО.

IV. Функции архива ИК ЯНАО

4.1. Архив ИК ЯНАО осуществляет следующие функции:

4.1.1. организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности ИК ЯНАО, в соответствии с утвержденным графиком;

4.1.2. ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве ИК ЯНАО;

4.1.3. представляет в государственный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве ИК ЯНАО документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.1.4. систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив ИК ЯНАО, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности ИК ЯНАО;

4.1.5. осуществляет подготовку и представляет:

4.1.5.1. на рассмотрение и согласование экспертной комиссии ИК ЯНАО описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

4.1.5.2. на утверждение экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

4.1.5.3. на согласование ЭПК:

описи дел по личному составу;

акты об утрате документов;

акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

4.1.5.4. на утверждение Председателю ИК ЯНАО, утвержденные (согласованные) ЭПК:

описи дел постоянного хранения;

описи дел по личному составу;

акты об утрате документов;

акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

4.1.5.5. на утверждение Председателю ИК ЯНАО:

описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

4.1.6. организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив;

4.1.7. организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве ИК ЯНАО, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

4.1.8. проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве ИК ЯНАО;

4.1.9. организует информирование руководства и работников ИК ЯНАО о составе и содержании документов архива ИК ЯНАО;

4.1.10. информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

4.1.11. организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование;

4.1.12. исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

4.1.13. осуществляет ведение учета использования документов архива ИК ЯНАО;

4.1.14. создает фонд пользования архива ИК ЯНАО и организует его использование;

4.1.15. осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива ИК ЯНАО;

4.1.16. участвует в разработке документов ИК ЯНАО по вопросам архивного дела и делопроизводства;

4.1.17. оказывает методическую помощь работникам ИК ЯНАО:

4.1.17.1. в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

4.1.17.2. в подготовке документов к передаче в архив ИК ЯНАО.

V. Права архива ИК ЯНАО

5.1. Архив ИК ЯНАО имеет право:

5.1.1. представлять руководству ИК ЯНАО предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве ИК ЯНАО;

5.1.2. запрашивать у работников ИК ЯНАО сведения, необходимые для работы архива ИК ЯНАО;

5.1.3. давать рекомендации работникам ИК ЯНАО по вопросам, относящимся к компетенции архива ИК ЯНАО;

5.1.4. информировать работников ИК ЯНАО о необходимости передачи документов в архив ИК ЯНАО в соответствии с утвержденным графиком;

5.1.5. принимать участие в заседаниях ЭПК.