Постановление Правительства Новгородской области от 28 апреля 2022 г. N 231 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области"

Правительство Новгородской области постановляет:

внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области, утвержденную постановлением Правительства Новгородской области от 11.03.2019 N 87 (далее Инструкция по делопроизводству):

1. Изложить пункт 1.16 в редакции:

"1.16. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, содержатся в национальных стандартах Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительская документация. Требования к оформлению документов" (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016).".

2. Изложить в подпункте 2.1.9.11 последний абзац в редакции:

"При отправке письма посредством МЭДО по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса);".

3. Изложить подпункт 2.1.9.14 в редакции:

"2.1.9.14. Текст документа оформляется с учетом следующих требований.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, составляются на русском языке с приложением перевода, оформленного на стандартном листе бумаги.

При составлении текстов документов необходимо соблюдать правила написания официальных наименований организаций, должностей, населенных пунктов и др. Употребление сокращенного наименования организации возможно в тексте документа в случае его официального установления в учредительных документах организации, за исключением правовых актов.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа (прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...);

3-го лица единственного числа (Правительство Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ..., комиссия установила..., Правительство Новгородской области считает возможным...);

1-го лица множественного числа (просим представить данные о..., представляем на рассмотрение и утверждение..., в протоколах: слушали..., выступили..., решили...).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа (предлагаем..., решили...).

В тексте документа, подготовленного на основании федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов Российской Федерации, областных законов, указывается вид документа, дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с областным законом от 06.01.1995 N 9-ОЗ "О нормативных правовых актах законодательного (представительного) и исполнительных органов государственной власти Новгородской области"...".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, принятых органами государственной власти, документов, ранее принятых органом государственной власти - автором документа, указывается вид документа, наименование органа государственной власти, принявшего (издавшего) документ, дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"...".

При ссылке на правовые акты федеральных органов государственной власти дата документа оформляется словесно-цифровым способом. Вид правового акта федеральных органов государственной власти (за исключением законов Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации) прописывается со строчной буквы.

Первая (красная) строка каждого абзаца текста документа начинается с отступа 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа от реквизита "заголовок к тексту" отделяется двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается в установленных границах текстового поля межстрочным интервалом "минимум" 18 пт. При необходимости допускается уменьшение межстрочного интервала.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой в конце.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (рекомендуется не более четырех), например:

"1.

1.1.

1.1.1.

1.2.

1.2.1.

1.2.1.1.".

В конце каждого пункта ставится точка, между подпунктами - точка с запятой.

Перечисление внутри пунктов, подпунктов (действия однородного характера) не нумеруется, перечисляемые объекты допускается оформлять с абзаца. Оформление перечисляемых объектов в виде маркированного списка не допускается.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые оформляются с прописной буквы. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится.

При обозначении в документах временного периода второй год следует указывать полностью (план на 2022 - 2024 годы). Временной период может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" или слов "по состоянию на" (с 2022 по 2024 годы, за период с 01.08.2022 по 31.12.2022, по состоянию на 15.07.2022). Не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При оформлении даты словесно-цифровым способом слово "месяц" не указывается (в ноябре 2022 года). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой (в I квартале 2022 года). Номер полугодия пишется словами (в первом полугодии 2022 года).

При наличии в тексте документа сноски ссылка на нее обозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски оформляется в конце страницы или после текста документа и печатается от левой границы текстового поля шрифтом размером 12 межстрочным интервалом "точно" 12 пт. После символа ссылки на сноску ставится тире, текст сноски печатается со строчной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:

"* - на основании Положения о федеральном государственном учреждении "Национальный парк "Валдайский", утвержденного приказом Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 17 марта 2005 года N 66.".

Примечание приводится в конце текста, от которого отделяется дополнительным интервалом 6 пт, печатается от левой границы текстового поля межстрочным интервалом "точно" 12 пт. Если в тексте есть сноски, то примечание оформляется после них.

Для наглядности и удобства сравнения показателей текст документа может оформляться в виде таблицы.

Таблица оформляется следующим образом:

Таблица 1 - Наименование таблицы (может отсутствовать)

Слева над таблицей с абзаца размещают слово "Таблица", после него приводят номер таблицы (если в тексте несколько таблиц). При необходимости указывается наименование таблицы, которое приводится с прописной буквы после ее номера и отделяется от номера тире. Наименование таблицы печатается межстрочным интервалом точно 12 пт.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы нумеруются арабскими цифрами и на следующих страницах вместо шапки таблицы печатаются только номера граф. В отдельных случаях допускается повторять шапку таблицы.

Заголовки граф пишутся с прописной буквы, подзаголовки - со строчной (если они составляют одно целое с заголовком). Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, он пишется с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не ставятся.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже в единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками, например:

Таблица 2

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель	Источник финансирования	Объем финансирования по годам (тыс. руб.)
					2018	2019
1	2	3	4	5	6	7

В боковике таблицы текст каждой позиции начинается с прописной буквы, после слов "ИТОГО", "ВСЕГО" двоеточие не ставится.

Для облегчения работы с таблицей рекомендуется нумеровать строки таблицы. Нумерация строк таблицы оформляется наличием графы "Номер по порядку" (N п/п).

В графе "Единица измерения" наименование единицы измерения пишется в именительном падеже в единственном числе. Если единицы измерения проставлены в заголовках граф, они пишутся в скобках. Допускается сокращенное написание единиц измерения (тыс. руб., куб. м, млн. т и др.).

При отсутствии данных в соответствующих графах проставляется символ "-".

Графы, содержащие наименование единиц измерения, даты, символ "-", выравниваются по центру на уровне первой (верхней) строки боковика.

В ячейках текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. Числа и однострочные текстовые элементы в ячейках располагаются по левому краю на уровне первой (верхней) строки боковика.

Таблицу помещают под текстом, в котором дана на нее ссылка, при необходимости - в приложении. При большом количестве граф допускается делить таблицу на части, помещая одну часть под другой. При делении таблицы на части слово "Таблица", ее номер и наименование помещают только над первой частью таблицы, над другими частями приводят выделенные курсивом слова "Продолжение таблицы" или "Окончание таблицы" с указанием номера таблицы.

Таблица, оформленная в приложении к документу, может быть размещена вдоль длинной стороны листа (альбомная ориентация листа) документа.

Текст в таблице печатается межстрочным интервалом "точно" 12 пт с дополнительным интервалом 6 пт. В отдельных случаях допускается печатать текст в таблице шрифтом размером 12;".

4. Исключить в пункте 2.2.11 слова ", а затем - в управление делопроизводства и архива".

5. Изложить подпункт 2.3.11 в редакции:

"2.3.11. Проекты правовых актов распорядительного характера должны содержать конкретные поручения, исполнителей, сроки выполнения предписаний и представления отчета об их выполнении, контрольные пункты, например:

"1. Утвердить прилагаемый план противодействия коррупции в органах исполнительной власти Новгородской области на 2021 - 2023 годы (далее План).

2. Руководителям органов исполнительной власти Новгородской области, структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области представлять информацию о ходе выполнения мероприятий Плана в отдел Администрации Губернатора Новгородской области по профилактике коррупционных и иных правонарушений ежеквартально к первому числу месяца, следующего за отчетным периодом.

3. Рекомендовать Счетной палате Новгородской области представлять информацию о ходе выполнения мероприятий Плана в отдел Администрации Губернатора Новгородской области по профилактике коррупционных и иных правонарушений к 01 января 2022 года, 01 января 2023 года, 01 января 2024 года.

4. Отделу Администрации Губернатора Новгородской области по профилактике коррупционных и иных правонарушений представлять информацию по мониторингу Плана заместителю Губернатора Новгородской области - руководителю Администрации Губернатора Новгородской области ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, по итогам года - к 15 января года, следующего за отчетным.

5. Контроль за выполнением указа возложить на заместителя Губернатора Новгородской области - руководителя Администрации Губернатора Новгородской области Данилова А.В.".

6. Изложить пункт 2.3.20 в редакции:

"2.3.20. Согласованный (одобренный) проект правового акта направляется с использованием СЭД ОИВ Новгородской области для проставления в срок, не превышающий один рабочий день, отметки о контроле специалисту сектора организационного обеспечения деятельности Правительства Новгородской области контрольно-аналитического управления Администрации Губернатора Новгородской области, уполномоченного на проведение анализа проектов правовых актов Правительства Новгородской области и указов Губернатора Новгородской области для определения контрольных документов.

Перед направлением проекта правового акта в контрольно-аналитическое управление Администрации Губернатора Новгородской области разработчик проверяет в РКПД наличие отметок о согласовании всех заинтересованных лиц, комплектность пакета документов (пояснительной записки, указателя рассылки, заключений и иных подлежащих приобщению к проекту правового акта документов), наличие и действительность ЭП должностного лица, являющегося разработчиком проекта правового акта, или наличие электронного образа документа в формате pdf (электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе), соответствие проекта правового акта требованиям Инструкции по делопроизводству.

Для сдачи проекта правового акта в управление делопроизводства и архива (за исключением проектов правовых актов, при разработке которых федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами, Инструкцией по делопроизводству установлено требование о необходимости составления их на бумажном носителе, проектов правовых актов объемом свыше 30 листов) разработчик в РКПД в поле "Исполнители" добавляет начальника управления делопроизводства и архива с предоставлением всех прав и направляет на визирование начальнику управления делопроизводства и архива на срок, не превышающий один рабочий день.

При прохождении согласования проекта правового акта без использования СЭД ОИВ Новгородской области проект правового акта с пакетом документов подписывается должностным лицом, являющимся разработчиком проекта правового акта, собственноручной подписью и сдается на бумажном носителе в управление делопроизводства и архива.

Прием документов управлением делопроизводства и архива, в том числе направленных в СЭД ОИВ Новгородской области, осуществляется до 13.00.".

7. Изложить в пункте 2.3.23 шестой абзац в редакции:

"После согласования членами Правительства Новгородской области разработчик проекта правового акта направляет проект правового акта начальнику управления делопроизводства и архива на визирование, который проверяет наличие виз членов Правительства Новгородской области и направляет проект правового акта на подпись Губернатору Новгородской области (в его отсутствие - лицу, исполняющему обязанности Губернатора Новгородской области в соответствии с Уставом Новгородской области).".

8. Дополнить подпункт 2.3.27 абзацем следующего содержания:

"Доработка проектов правовых актов осуществляется разработчиком в течение одного рабочего дня со дня, следующего за днем поступления разработчику проекта правового акта замечаний управления делопроизводства и архива.".

9. Изложить пункт 2.4.8 в редакции:

"2.4.8. Правовые акты в форме электронных документов и их проекты хранятся в СЭД ОИВ Новгородской области, за исключением подлинников правовых актов и их проектов, при разработке которых федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами, Инструкцией по делопроизводству установлено требование о необходимости составления их на бумажном носителе, которые хранятся в управлении делопроизводства и архива.".

10. Дополнить пунктом 2.5.21.1 следующего содержания:

"2.5.21.1. В случае если таблица, в которую необходимо внести изменения, имеет более 8 граф или в основном правовом акте была оформлена в виде приложения в альбомной ориентации разметки страницы, то внесение в нее изменений оформляется отдельным приложением к проекту правового акта.".

11. Изложить подпункт 2.5.23 в редакции:

"2.5.23. Если состав излагается в новой редакции, то изменение оформляется начиная с грифа утверждения документа, например:

"Состав
комиссии по оценке готовности Новгородской области к пожароопасному периоду
(утв. постановлением Правительства Новгородской области от N)".

12. Дополнить в подпункте 2.6.2.3.3 седьмой абзац после слова "председателя" словами "или иного уполномоченного лица".

13. Заменить в подпункте 2.6.2.3.7, втором абзаце подпункта 2.6.2.3.8 слова "или лицом, им уполномоченным)" на ") или иным уполномоченным лицом".

14. Изложить подпункт 2.7.2.17 в редакции:

"2.7.2.17. Согласованный проект служебного письма за подписью Губернатора Новгородской области направляется в управление делопроизводства и архива с использованием СЭД ОИВ Новгородской области.

Перед направлением проекта служебного письма в управление делопроизводства и архива разработчик проверяет в РКПД наличие отметок о согласовании всех заинтересованных лиц, установление связки в РКПД с документом, на который дается ответ, наличие и действительность ЭП должностного лица, являющегося разработчиком проекта служебного письма, или наличие электронного образа документа в формате pdf (электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе), соответствие проекта служебного письма требованиям Инструкции по делопроизводству.

Для сдачи проекта служебного письма в управление делопроизводства и архива разработчик в РКПД в поле "Исполнители" добавляет начальника управления делопроизводства и архива с предоставлением всех прав и направляет на визирование начальнику управления делопроизводства и архива на срок, не превышающий один рабочий день или контрольный срок по документу.

Направление проектов служебных писем на подпись Губернатору Новгородской области (лицу, исполняющему обязанности Губернатора Новгородской области) осуществляется только управлением делопроизводства и архива.".

15. Заменить в третьем абзаце пункта 3.1.4 слова "членов Совета Федерации Федерального Собрания" на слово "сенаторов".

16. Дополнить в пункте 5.3 второй абзац предложением следующего содержания:

"Соответствие распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом "Подписано электронной подписью с использованием программного обеспечения информационной системы "СЭД "Дело". При необходимости к копии прилагается сертификат ЭП.".

17. Изложить приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в прилагаемой редакции (приложение к постановлению).

18. В приложении N 8 к Инструкции по делопроизводству:

18.1. Дополнить после слов "должность председательствующего" словами "(иного уполномоченного лица)";

18.2. Заменить слова "Первый заместитель" на слово "Заместитель";

19. Заменить в приложениях N 11, 12 к Инструкции по делопроизводству слова "Первый заместитель" на слово "Заместитель".

20. Заменить в приложении N 22 к Инструкции по делопроизводству слова "членов Совета" на "сенаторов Российской".

Губернатор Новгородской области

А.С. Никитин