Приложение. Положение об архивохранилище архивного отдела администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района

Приложение
к постановлению
администрации района
от 14 апреля 2022 г. N 339

Положение
об архивохранилище архивного отдела администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района

1. Общие положения

1.1. Положение об архивохранилище архивного отдела администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района (далее - Положение) разработано в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" (далее - Правила).

1.2. Настоящее Положение разработано в целях создания нормативных условий, соблюдения оптимальных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающее поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечения сохранности архивных документов в архиве.

1.3. Под архивохранилищем архивного отдела администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района (далее - архив) понимаются специально оборудованные помещения, отвечающие требованиям сохранности архивных документов, расположенные по адресу: Вологодская область, Кичменгско-Городецкий район, село Кичменгский Городок, улица Центральная, дом 1а.

2. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:

2.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

2.2. Прием на муниципальное хранение документов муниципального фонда и документов по личному составу ликвидированных предприятий, организаций, учреждений района, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций.

2.3. Учет физического и технического состояния документов архивохранилища.

2.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов для использования, усовершенствования научно-справочного аппарата, реставрационно-профилактической обработки, создания страхового фонда.

2.5. Контроль за движением фондов и дел.

3. Функции архивохранилища

3.1. Размещение архивных документов в архивохранилище в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

3.2. Организация хранения архивных документов в архивохранилище:

- система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов;

- контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;

- копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользователя;

- восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.3. Обеспечение нормативных (оптимальных) режимов хранения архивных документов:

- противопожарный режим в архивохранилище регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности и осуществляется в соответствии с инструкцией о мерах пожарной безопасности в архивном отделе администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района;

- охранный режим архивохранилища устанавливается в соответствии с инструкцией об охранном режиме архивного отдела администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района;

- температурно-влажностный режим параметров воздуха для долговременного хранения документов на бумажной основе должен соответствовать нормам, приведенным в Правилах, контролируется путем регулярного измерения, показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах;

- световой режим хранения архивных документов осуществляется в темноте;

- санитарно-гигиенический режим обеспечивается содержанием архивохранилища в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

4. Выдача дел из архивохранилища

4.1. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

- до одного месяца - пользователям в рабочем кабинете архива и сотрудникам архива для служебных целей;

- до трех месяцев - организациям, физическим лицам - фондообразователям;

- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;

- выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Срок выдачи документов на время научно-технической обработки архивных фондов, создания страхового фонда определяется планами работы архивного отдела и договорами на проведение соответствующих работ.

Продление установленных сроков выдачи документов пользователям допускается в особых случаях с разрешения начальника архивного отдела.

Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, а также документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.

Документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель.

Подготовка документов к выдаче из архивохранилища включает:

- выемку документов;

- сверку архивного шифра и заголовков с описью;

- полистную проверку документов.

Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

4.2. Выдача документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате от пользователя, производится сотрудниками архива.

Документы из архивохранилища при передаче во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, выдаются с письменного разрешения начальника архивного отдела.

Выдача документов в читальный зал оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов и регистрируется в книге выдачи документов из архивохранилища в читальный зал.

Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актами о выдаче документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование.

Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения начальника архивного отдела на срок, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

4.4. Сотрудники архива обязаны уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка об их возвращении в присутствии пользователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывает начальник архивного отдела и лицо, возвращающее архивные документы.

4.6. В целях контроля за сохранностью архивных документов проводятся плановые проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов.

4.7. Сотрудникам архива предоставляется право:

4.7.1. Требовать от лиц, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.

4.7.2. Не принимать к исполнению заказы, требования без визы начальника архивного отдела при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, копирования.

4.7.3. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами.

4.8. Начальник архивного отдела:

при необходимости может ставить перед руководителем администрации района вопрос о целесообразности приема на муниципальное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям, а также вносить на рассмотрение руководителя администрации района предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

5. Порядок доступа в архивохранилище

5.1. В архивохранилище имеют право доступа начальник архивного отдела и ведущий инспектор по архивному делу для проведения работ по исполнению запросов, а также работ, связанных с организацией хранения документов, выдачей и подкладкой дел.

Работники технических служб и обслуживающий персонал допускаются в архивохранилище только в сопровождении сотрудников архива.

5.2. Посетители архива могут допускаться в архивохранилище только в сопровождении сотрудников архива.

5.3. Двери в архивохранилище в течение рабочего дня, если там временно не проводятся работы, закрываются на ключ.

5.4. Ключи от архивохранилища находятся у сотрудников архива, запасные комплекты ключей - в кабинете начальника архивного отдела.

5.5. Вскрытие архивохранилища при отсутствии сотрудников архива, осуществляется комиссией, назначаемой администрацией района, с составлением акта.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

5. Организация работы архивохранилища

5.1. Начальник архивного отдела организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач.

5.3. Прием - передача документов при смене начальника архивного отдела оформляется актом приема - передачи документов.