Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 21 февраля 2022 г. N 101 "Об утверждении Административного регламента Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия предоставления муниципальной услуги "Выдача дубликатов документов, архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов" (документ не действует)

Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 21 февраля 2022 г. N 101
"Об утверждении Административного регламента Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия предоставления муниципальной услуги "Выдача дубликатов документов, архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов"

В соответствии постановлением Правительства РФ от 20 июля 2021 г N 1228 "Об утверждении Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых актов и отдельных положений актов Правительства Российской Федерации", Администрация Большеигнатовского муниципального постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия предоставления муниципальной услуги "Выдача дубликатов документов, архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов".

2. Признать утратившим силу постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района от 5 ноября 2015 года N 431 об утверждении Административного регламента "Выдача архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов" со всеми дополнениями и изменениями.

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Глава Большеигнатовского муниципального района

Т.Н. Полозова

Утвержден
постановлением Администрации
Большеигнатовского муниципального района
"Об утверждении Административного регламента
Администрации Большеигнатовского муниципального района
Республики Мордовия предоставления муниципальной услуги
"Выдача дубликатов документов, архивных справок,
заверенных копий и выписок из архивных документов"
от 21 февраля 2022 г. N 101

Административный регламент
Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия предоставления муниципальной услуги "Выдача дубликатов архивных документов, архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов"

Раздел 1. Общие положения

Подраздел 1. Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Администрации Большеигнатовского муниципального района предоставления муниципальной услуги "Выдача дубликатов архивных документов, архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов" (далее - регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальной услуги.

2. Регламент определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) предоставления муниципальной услуги, порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Подраздел 2. Круг заявителей

3. Заявителями являются:

- физические лица;

- юридические лица.

Раздел 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Подраздел 1. Наименование муниципальной услуги

4. Муниципальная услуга Администрации Большеигнатовского муниципального района - выдача дубликатов архивных документов, архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов (далее - муниципальная услуга).

Подраздел 2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

5. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией Большеигнатовского муниципального района (далее - Администрация) муниципальным архивом Администрации Большеигнатовского муниципального района и Муниципальным казенным архивным учреждением "Объединенный межведомственный архив документов по личному составу" Большеигнатовского муниципального района (далее по тексту - Архив).

6. При предоставлении муниципальной услуги функции приема документов, необходимых для предоставления услуги, и выдачи результата предоставления муниципальной услуги, от лица Администрации вправе выполнять иная, уполномоченная Администрацией, привлекаемая организация.

7. Сведения о месте нахождения, графике работы и контактных телефонах организаций, осуществляющих функции приема документов и выдачи результатов предоставления муниципальной услуги, указаны в приложение 1 к настоящему регламенту.

Подраздел 3. Результат предоставления муниципальной услуги

8. Результатом в зависимости от варианта предоставления муниципальной услуги является:

- архивная справка;

- заверенная копия архивного документа;

- письмо Администрации Большеигнатовского муниципального района с мотивированным отказом в предоставлении муниципальной услуги.

9. Результат предоставления услуги по желанию заявителя выдается ему нарочно или направляется посредством почтовой связи в порядке, установленном подразделом раздела 3 настоящего регламента.

10. Факт выдачи (отправления) заявителю результата предоставления услуги, а также способ его получения регистрируется в автоматизированной системе электронного документооборота Администрации.

Подраздел 4. Срок предоставления муниципальной услуги

11. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 рабочих дней с момента регистрации заявления в Администрации.

12. Срок передачи заявления с пакетом документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, с МФЦ в Администрацию составляет 1 рабочий день.

Подраздел 5. Правовые основания предоставления муниципальной услуги

13. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги (с указанием их реквизитов и источников официального опубликования), а также информация о порядке досудебного (внесудебного) обжалования решений (действий) должностных лиц, задействованных в процессе предоставления муниципальной услуги, размещаются на официальном сайте Администрации Большеигнатовского муниципального района в разделе нормативные акты (https://bignatovo.e-mordovia.ru) и на Едином портале государственных и муниципальных услуг (https://www.gosuslugi.ru/).

14. Размещение данной информации обеспечивается специалистами Администрации.

Подраздел 6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

15. Для получения заверенной копии архивного документа заявитель, представляет следующие документы:

1) Запрос по форме согласно приложению N 2 к регламенту на имя Главы Администрации , Архива или МФЦ

2) копия документа, удостоверяющего личность заявителя (копия паспорта) (при получении архивной информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах); копия трудовой книжки;

3) копия документа, удостоверяющего личность (копия паспорта), копия трудовой книжки, доверенность третьих лиц или копии документов, удостоверяющих права законных представителей или полномочия выступать от имени третьих лиц;

- представители юридических лиц дополнительно представляют следующие документы:

- копия документа, удостоверяющего личность представителя юридического лица (копия паспорта);

доверенность юридического лица на получение архивной информации.

15.1 Для получения архивной справки заявитель, представляет следующие документы:

1) Запрос по форме согласно приложению N 2 к регламенту на имя Главы Администрации , Архива или МФЦ

2) копия документа, удостоверяющего личность заявителя (копия паспорта) (при получении архивной информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах); копия трудовой книжки;

3) копия документа, удостоверяющего личность (копия паспорта), копия трудовой книжки, доверенность третьих лиц или копии документов, удостоверяющих права законных представителей или полномочия выступать от имени третьих лиц;

- представители юридических лиц дополнительно представляют следующие документы:

- копия документа, удостоверяющего личность представителя юридического лица (копия паспорта);

доверенность юридического лица на получение архивной информации.

16. Представленные документы должны соответствовать следующим требованиям:

- документы должны поддаваться прочтению;

- в документах не должно быть приписок, неоговоренных исправлений, документы не должны быть исполнены карандашом, иметь повреждения, не позволяющие однозначно истолковать их содержание;

- документы в установленных законодательством случаях удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или должностных лиц;

- документы, направляемые по почте, должны быть заверены в соответствии с требованиями законодательства.

17. Специалист, осуществляющий прием и регистрацию документов, не вправе требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами находятся в распоряжении органов власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных им организаций, участвующих в предоставлении предусмотренной муниципальной услуги;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги;

представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, за исключением следующих случаев:

а) изменение требований нормативных правовых актов, касающихся предоставления муниципальной услуги, после первоначальной подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги;

б) наличие ошибок в заявлении о предоставлении муниципальной услуги и документах, поданных заявителем после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, и не включенных в представленный ранее комплект документов;

в) истечение срока действия документов или изменение информации после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги;

г) выявление документально подтвержденного факта (признаков) ошибочного или противоправного действия (бездействия) муниципального служащего, работника многофункционального центра при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, о чем в письменном виде за подписью руководителя органа, предоставляющего муниципальную услугу, руководителя многофункционального центра при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, уведомляется заявитель, а также приносятся извинения за доставленные неудобства;

предоставления на бумажном носителе документов и информации, электронные образы которых ранее были заверены в соответствии с

пунктом 7.2 части 1 статьи 16 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", за исключением случаев, если нанесение отметок на такие документы либо их изъятие является необходимым условием предоставления государственной или муниципальной услуги, и иных случаев, установленных федеральными законами.

Подраздел 7. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

18. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:

1) предоставление заявителем заявления и документов без удостоверения личности либо неуполномоченным лицом;

2) предоставление заявителем заявления и документов, не соответствующих требованиям (наличие исправлений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание, отсутствие обратного адреса, подписи, печати).

Подраздел 8. Основания для приостановления предоставлении муниципальной услуги

19. Основания для приостановления муниципальной услуги отсутствуют.

Подраздел 9. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги

20. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

1) Предоставление не в полном объеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

2) Отсутствие необходимых сведений для поисковой работы;

3) Представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;

4) Отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги;

5) В подлиннике документа, запрашиваемого заявителем, имеются неоговоренные исправления, зачеркивания, записи, исполненные карандашом; ошибки в фамилиях, именах, отчествах; отсутствие имени, отчества, отсутствие расшифровки имени и отчества;

6) Отсутствие в Архиве запрашиваемого документа.

21. Отказ в предоставлении муниципальной услуги по основаниям, указанным в пункте 20, не препятствует повторному обращению заявителя после устранения причин, послуживших основанием для отказа.

Подраздел 10. Размер платы за предоставление муниципальной услуги

22. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Подраздел 11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставлении муниципальной услуги

23. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

Подраздел 12. Срок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги

24. Срок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги не превышает 15 минут.

Подраздел 13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

25. Помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть оборудовано местами для ожидания, информирования и приема заявителей, стульями, столами, канцелярскими принадлежностями.

26. Помещение должно быть оборудовано по принципу доступности для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

27. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги и официальном сайте размещается следующая информация:

- полное наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу и организаций, участвующих в ее предоставлении;

- контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих прием и консультирование заявителей;

- процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы;

- перечень документов, представляемых заявителями для получения муниципальной услуги;

- образец заявления.

Подраздел 14. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

28. Информирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, проводится в двух формах: устно (лично в местах приема документов или по телефону) и письменно.

29. Устное информирование заявителя по телефону не превышает 10 минут и включает в себя информацию о наименовании уполномоченной организации, фамилии, имени, отчестве и занимаемой должности специалиста, принявшего телефонный звонок, условиях предоставления муниципальной услуги и ответы по существу поставленных заявителем вопросов.

30. При устном информировании заявителей специалист должен принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов. Специалист информирует заявителя о возможности получить консультацию в письменной форме.

31. Специалист не вправе осуществлять информирование получателя муниципальной услуги, выходящее за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях предоставления муниципальной услуги и влияющее прямо или косвенно на индивидуальные решения заявителей.

32. Заявитель может получить всю необходимую информацию о порядке предоставления услуги на официальном сайте Администрации муниципального образования https://bignatovo.e-mordovia.ru и официальном сайте государственного автономного учреждения Республики Мордовия "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" http://www.mfc13.ru (далее - официальный сайт), а также на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) http://gosuslugi.e-mordovia.ru и на информационных стендах в местах приема документов.

33. Письменное информирование заявителя осуществляется посредством дачи письменного ответа на его обращение по существу поставленных вопросов. Ответы на письменные обращения подписываются Главой или Руководителем аппарата Администрации Большеигнатовского муниципального района Срок рассмотрения письменных обращений составляет 30 дней со дня их регистрации.

34. При поступлении обращения в электронной форме от гражданина по вопросу предоставления муниципальной услуги на официальный сайт Администрации Большеигнатовского муниципального района ответ в электронной форме по существу поставленного вопроса дается не позднее 30-ти дней со дня регистрации обращения в автоматизированной системе электронного документооборота. Ответ направляется заявителю в электронной форме на указанный им адрес электронной почты.

Подраздел 15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

35. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

- простота и ясность изложения информационных документов;

- наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;

- доступность работы с заявителями;

- точность предоставления муниципальной услуги;

- профессиональная подготовка сотрудников органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

- высокая культура обслуживания заявителей;

- строгое соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- количество обоснованных жалоб на решения органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

- отсутствие жалоб на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги.

36. Качество предоставления муниципальной услуги подтверждается отсутствием жалоб со стороны заявителей и соблюдением сроков предоставления муниципальной услуги, соблюдением стандарта предоставления муниципальной услуги, обеспечением защиты конфиденциальных сведений о заявителе.

37. Доступность для заявителей предоставления муниципальной услуги обеспечивается за счет возможности получения муниципальной услуги через Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, а также возможности подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Подраздел 16. Иные требования к предоставлению муниципальной услуги

38. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" для подачи документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и получения необходимой информации, заявитель вправе обратиться непосредственно в Администрацию Большеигнатовского муниципального района (далее - Администрация) или многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ) при условии заключения соглашения о взаимодействии между государственным автономным учреждением Республики Мордовия "Многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг" и Администрацией.

39. В МФЦ заявителю обеспечивается:

а) бесплатный доступ заявителей к федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

б) возможность оплаты государственных и муниципальных услуг;

в) получение информации посредством центра телефонного обслуживания, осуществляющего с помощью операторов или в автоматическом режиме прием и обслуживание вызовов, поступающих в МФЦ;

г) возможность воспользоваться предварительной записью на подачу запроса о предоставлении муниципальной услуги;

д) предварительное уведомление заявителя о готовности результата предоставления муниципальной услуги.

40. В электронной форме муниципальная услуга предоставляются в порядке, предусмотренном настоящим регламентом, через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" при наличии технической возможности подачи заявления.

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

Подраздел 1. Основные положения

41. Предоставление муниципальной услуги включает следующие административные действия:

- прием и регистрация заявления и документов;

- рассмотрение документов и принятие решения;

- выдача результата заявителю.

Подраздел 2. Прием и регистрация заявления и документов

42. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является обращение гражданина в адрес Главы Администрации Большеигнатовского муниципального района, или в адрес Архива с заявлением по форме согласно приложению 2 и документами, указанными в пункте 15 настоящего регламента.

43. Для получения муниципальной услуги заявитель вправе подать заявление и документы лично или через своего законного представителя по адресам, указанным в приложении 1 к настоящему регламенту, а также с использованием почтовой связи или в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).

44. При личном обращении заявителя за представлением муниципальной услуги специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет следующую последовательность действий:

1) устанавливает личность заявителя (проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя заявителя действовать от его имени);

2) предоставляет заявителю бланк заявления;

3) проверяет наличие всех документов, указанных в пункте 15 настоящего регламента, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

4) осуществляет проверку представленных копий документов на их соответствие оригиналам (по окончании проверки специалист, ответственный за прием и регистрацию, возвращает оригиналы документов заявителю, на копиях проставляет отметку "сверено с оригиналом" с указанием должности, фамилии, инициалов);

5) проверяет соответствие представленных документов установленным требованиям, а именно:

документы в установленных законодательством случаях удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или должностных лиц;

тексты документов написаны разборчиво;

фамилия, имя и отчество заявителя (при наличии), адрес места жительства написаны полностью;

в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и не оговоренных в них исправлений;

документы не исполнены карандашом;

документы не имеют повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;

6) по окончании регистрационных действий специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, выдает заявителю расписку в получении от заявителя документов с указанием их перечня и даты их получения органом, осуществляющим согласование, а также с указанием перечня документов, которые будут получены по межведомственным запросам, а также сообщает заявителю о дате и месте получения результата муниципальной услуги, номерах телефонов ответственных лиц, у которых заявитель в течение срока предоставления муниципальной услуги может узнать о стадии ее предоставления;

В случае представления документов через многофункциональный центр расписка выдается указанным многофункциональным центром.

7) специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, сканирует заявление и прилагаемые к нему документы и вносит запись о приеме документов в регистрационную карточку автоматизированной системы учета входящей и исходящей документации в соответствии с действующими правилами ведения учета документов.

45. Заявитель несет ответственность за достоверность представленных сведений и документов.

46. После регистрации заявления и документов специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, в течение 1-го рабочего дня передает заявление и документы на рассмотрение для принятия решения в Архив Администрации. Если заявитель обращается с заявлением непосредственно в Архив, заявление регистрируется в архиве в течении 1 рабочего дня со дня поступления в журнале регистрации обращений граждан.

47. В случае установления в представленных документах оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 20 настоящего регламента, специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, объясняет заявителю или его законному представителю содержание выявленных недостатков и причины, послужившие основанием для принятия решения в отказе в принятии документов. По желанию заявителя специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, в течении 1-го рабочего дня оформляет и выдает на руки заявителю письмо с мотивированным отказом в приеме документов.

48. В случае подачи заявителем заявления о предоставлении муниципальной услуги через МФЦ, МФЦ обеспечивает их передачу в Администрацию, в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между МФЦ и Администрацию, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления пакета документов. При этом датой подачи заявителем заявления и документов является дата поступления пакета документов в Администрацию.

49. Подача документов в электронном виде осуществляется посредством заполнения в федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" интерактивной формы заявления и прикрепления к нему сканированных копий документов, заверенных квалифицированной электронной подписью.

50. Факт подачи заявления в электронной форме фиксируется в "Личном кабинете заявителя" федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

Подраздел 3. Рассмотрение документов и принятие решения

51. Юридическим фактом для начала административного действия является поступление заявления и документов в Архив.

52. Специалист Архива в течение 1 рабочего дня проводит проверку сведений, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документов, на их соответствие требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Мордовия, по результатам которой принимает одно из следующих решений:

- о подготовке результата предоставления муниципальной услуги, указанного в пункте 8 настоящего регламента;

- об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

ГАРАНТ:

Нумерация глав приводится в соответствии с источником

Глава 2. Подготовка архивной справки

53. В случае отсутствия оснований, предусмотренных пунктом 20, специалист Архива изготавливает архивную справку по установленной форме приложение N 3.

54. Изготовление справки начинается с внимательного изучения заявления или письма заявителя и выяснения, к каким архивным фондам нужно обратиться. Для наведения архивных справок используется различный научно-справочный материал: карточки и списки фондов, учреждений, дела фондов, исторические справки, описи дел по личному составу и постоянного хранения.

Работу необходимо начать с просмотра списка фондов, хранящихся в архиве: выявить номер фонда, содержащий документы по запросу. Затем просматриваются описи дел этого фонда. По описям выявляется состав документов и номера дел за годы, указанные в заявлении. Выявленные дела просматриваются полистно. В случае неполноты фонда или отсутствия в нем сведений необходимо просмотреть дела фондов вышестоящего учреждения и учреждения-преемника.

55. При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные и изложить текст справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу заявления, в справку не включаются. При необходимости допускается приводить в справке выдержки из документов по содержанию документов, заключая их в кавычки.

Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется справка. Однако в необходимых случаях в архивных справках, направляемых в адрес учреждений, даются пояснения документам, внушающим сомнения в их достоверности.

Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в документах архива, со сведениями в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает никаких сомнений в тождественности лица или факта, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени и отчества "Егор Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1924" вместо "1925", должность "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т. д.).

Несовпадение отдельных данных включается в архивную справку так, как они значатся в документах, и оговаривается в тексте справки словами "так в документе", "указано не полностью", "в тексте неразборчиво" и др. Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них - "имя, отчество не указаны", "инициалы не расшифрованы".

Архивные справки составляются на бланке архива с обозначением в левой части листа названия документа: "Архивная справка", исходящие даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа. В правой стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество лица, которому адресуется справка, затем почтовый адрес. В справке, адресованной учреждению, указывается наименование учреждения в именительном падеже, затем почтовый адрес.

В тексте справки полностью указывается наименование учреждения - фондообразователя, документы которого послужили основанием для составления справки. Наименование учреждения при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается его сокращенное наименование.

Если название учреждения менялось, в справке указывается наименование только за тот период, о котором запрашивает заявитель. После наименования учреждения в тексте справки указываются названия и даты документов, из которых берутся сведения, а затем излагаются сами сведения по запрашиваемому вопросу в хронологической последовательности событий, а не документов.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам используются лицевые счета (ведомости) по начислению заработной платы.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

56. Для составления справок о размерах заработной платы (о среднемесячном заработке за 2000 - 2001 гг. или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности) для назначения или перерасчета пенсии используются лицевые счета. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших на тот период, за который запрашиваются сведения.

57. В конце текста архивных справок, приводятся ссылки на источники, послужившие основанием для ее составления, точно указываются номер фонда, описи, дел, листов. Первый экземпляр положительной архивной справки печатается на листе с угловым штампом в левом верхнем углу с реквизитами архива, подписывается Руководителем аппарата Администрации и исполнителем, скрепляется печатью. Второй экземпляр печатается на стандартном листе бумаги формата А4 и А5 и подписывается исполнителем.

58. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год помесячно, без суммирования в пределах года.

Изготовленные архивные справки заверяются специалистом Архива и передаются для выдачи заявителю или его представителю не позднее чем за день до истечения, установленного для подготовки документа, срока.

59. Архивные справки готовятся в течение 27 дней со дня регистрации заявления.

60. В случае обнаружения ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, заявитель вправе обратиться в Администрацию с заявлением об их устранении. Заявление после регистрации в течение суток передается непосредственно исполнителю. Специалист Архива в установленном порядке устраняет допущенные ошибки в срок не позднее 5 рабочих дней. Исправленный документ выдается в порядке, установленном регламентом.

Глава 3. Подготовка заверенных копий архивных документов

61. В случае отсутствия оснований, предусмотренных пунктом 20, специалист Архива изготавливает заверенную копию (выписку) архивного документа.

62. При оформлении заверенной копии (выписки) архивного документа сотрудник Архива:

снимает копию с подлинника экземпляра документа или изготавливает выписку из него в части, затрагивающей права и интересы заявителя (в одном или в двух экземплярах);

оформляет заверительные надписи:

основание для выдачи копии, выписки следующего содержания: фонд N ____, опись ____, дело N ____, том N ____, лист (ы) _____;

надпись, подтверждающую идентичность подлиннику выданных копий (выписок);

заверительная надпись "ВЕРНО" проставляется ниже реквизита подлинника документа "Подпись" и составляется по форме:

Верно

Ведущий специалист муниципального архива

Администрации _____________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

дата заверения копии (выписки):

63. Если копия или выписка архивного документа занимают более одного листа, все листы скрепляются (подшиваются), нумеруются и на месте скрепления делается заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

64. В целях свидетельствования верности копии запрашиваемого документа на копии (выписке) проставляется отметка о том, что подлинник находится на хранении в муниципальном Архиве Администрации района.

65. Копии (выписки) архивных документов заверяются специалистом Архива и передаются для выдачи заявителю или его представителю, в том числе и через "МФЦ", не позднее чем за день до истечения, установленного для подготовки документа, срока.

66. Заверенные копии архивных документов готовятся в течение 27 дней со дня регистрации заявления.

67. В случае обнаружения ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, некачественного изготовления копии заявитель вправе обратиться в Администрацию с заявлением об их устранении. Заявление после регистрации в течение суток передается непосредственно исполнителю. Специалист Архива в установленном порядке устраняет допущенные ошибки в срок не позднее 5 рабочих дней. Исправленный документ выдается в порядке, установленном регламентом.

Глава 4. Отказ в предоставлении муниципальной услуги

68. В случае если при проведении проверки сведений, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах, установлены основания, указанные в пункте 30 настоящего регламента, специалистом Архива в течение 2-х рабочих дней оформляет проект письма о мотивированном отказе в предоставлении муниципальной услуги со ссылкой на причину отказа.

69. Проект письма в течение 1-го рабочего дня со дня получения подписывается Руководителем аппарата Администрации и специалистом архива

70. Подписанное и зарегистрированное письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги в течение 1-го рабочего дня со дня регистрации передается специалистом, ответственным за выдачу результата предоставления муниципальной услуги, заявителю.

71. Максимальный срок выполнения административного действия - 13 рабочих дней с даты поступления заявления в Администрацию.

Подраздел 4. Выдача результата заявителю

72. Результат услуги выдается при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Заявитель уведомляется специалистом, ответственным за выдачу результата услуги, по телефону о готовности результата предоставления услуги в течение 1-го рабочего дней после его получения.

Если заявитель не выявил желания получить результат услуги на руки, то результат услуги направляется ему почтовым отправлением по адресу, содержащемуся в заявлении.

73. В случае если специалист, ответственный за выдачу результата услуги, не смог дозвониться до заявителя, либо заявитель не указал контактный телефон, заявителю на указанный им почтовый адрес в течение 3-х рабочих дней с момента получения результата услуги от Администрации отправляется простым почтовым отправлением письмо, подтверждающее готовность результата услуги.

74. В случае если заявителем в заявлении указан способ получения результата услуги по почте, то результат услуги в течение 3-х рабочих дней после его подписания отправляется заявителю на указанный им почтовый адрес простым письмом.

В случае если заявитель в заявлении указал способ получения градостроительного плана земельного участка в форме электронного документа, то в течение одного рабочего дня после подписания электронной подписью градостроительный план оправляется заявителю на указанный им адрес электронной почты.

Раздел 4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Подраздел 1. Порядок и формы контроля за исполнением настоящего административного регламента, в том числе осуществление текущего контроля, проведение плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной услуги

75. Текущий контроль за соблюдением положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги и принятием решений специалистами, ответственными за предоставление муниципальной услуги, осуществляется Руководителем аппарата Администрации Большеигнатовского муниципального района.

76. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей социальных выплат, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан.

77. Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании квартальных или годовых планов работы) и внеплановый характер (по конкретному обращению заинтересованных лиц). Периодичность осуществления плановых проверок устанавливается, осуществляется Руководителем аппарата Администрации Большеигнатовского муниципального района.

78. Результаты проверки оформляются в виде акта (справки, письма), в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

79. Для осуществления контроля за предоставлением муниципальной услуги граждане, их объединения и организации имеют право направлять в Администрацию индивидуальные и коллективные обращения с предложениями, рекомендациями по совершенствованию качества и порядка предоставления муниципальной услуги, а также заявления и жалобы с сообщением о нарушении специалистами требований настоящего регламента, законов и иных нормативных правовых актов.

Подраздел 2. Ответственность должностных лиц органа, предоставляющих муниципальную услугу, за решения и действия (бездействие), применяемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги

80. Специалисты, осуществляющие прием, подготовку и выдачу документов, несут ответственность за нарушение порядка и сроков, предусмотренных настоящим регламентом, а также разглашение сведений (информации), составляющих служебную тайну или предназначенных для ограниченного пользования, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

81. Несоблюдение требований настоящего регламента специалистами влечет наложение на них дисциплинарных взысканий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия)

Подраздел 1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

82. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги;

нарушение срока предоставления муниципальной услуги. В указанном случае досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) МФЦ, работника МФЦ возможно в случае, если на МФЦ, решения и действия (бездействие) которого обжалуются, возложена функция по предоставлению соответствующих государственных или муниципальных услуг в полном объеме;

требование у заявителя документов или информации либо осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги;

отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги, у заявителя;

отказ в предоставлении государственной или муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами. В указанном случае досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) МФЦ, работника многофункционального центра возможно в случае, если на многофункциональный центр, решения и действия (бездействие) которого обжалуются, возложена функция по предоставлению соответствующих государственных или муниципальных услуг в полном объеме;

затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами;

отказ органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, МФЦ, работника МФЦ в исправлении допущенных ими опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений. В указанном случае досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) МФЦ, работника МФЦ возможно в случае, если на МФЦ, решения и действия (бездействие) которого обжалуются, возложена функция по предоставлению соответствующих государственных или муниципальных услуг в полном объеме;

нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления государственной или муниципальной услуги;

приостановление предоставления государственной или муниципальной услуги, если основания приостановления не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами. В указанном случае досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) МФЦ, работника МФЦ возможно в случае, если на многофункциональный центр, решения и действия (бездействие) которого обжалуются, возложена функция по предоставлению соответствующих государственных или муниципальных услуг в полном объеме;

требование у заявителя при предоставлении государственной или муниципальной услуги документов или информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной или муниципальной услуги. В указанном случае досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) МФЦ, работника МФЦ возможно в случае, если на МФЦ, решения и действия (бездействие) которого обжалуются, возложена функция по предоставлению соответствующих государственных или муниципальных услуг в полном объеме.

Подраздел 2. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

83. Жалоба в Администрацию подается в письменной или в электронной форме. Жалоба может быть подана непосредственно в Администрацию или в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, а также направлена по почте или через официальный сайт и Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), на личном приеме должностными лицами Администрации, а также через федеральную информационную систему досудебного (внесудебного) обжалования.

84. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации и ее должностных лиц устанавливаются муниципальными правовыми актами.

85. Жалоба должна содержать:

наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо должностного лица, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействиях) Администрации;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Администрации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

86. Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации. В случае обжалования отказа Администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

87. По результатам рассмотрения жалобы Администрация принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме: отмены принятого решения; исправления допущенных Администрацией опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах; возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами;

отказывает в удовлетворении жалобы.

88. Не позднее дня, следующего за днем принятия одного из вышеуказанных решений, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению, в ответе заявителю дается информация о действиях, осуществляемых органом, предоставляющим муниципальную услугу, МФЦ в целях незамедлительного устранения выявленных нарушений при оказании муниципальной услуги, а также приносятся извинения за доставленные неудобства и указывается информация о дальнейших действиях, которые необходимо совершить заявителю в целях получения муниципальной услуги.

В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению, в ответе заявителю даются аргументированные разъяснения о причинах принятого решения, а также информация о порядке обжалования принятого решения.

89. В случае установления при рассмотрении жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

90. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке.

Приложение 1
к Административному регламенту
Администрации Большеигнатовского муниципального района
Республики Мордовия предоставления муниципальной услуги
"Выдача дубликатов архивных документов,
архивных справок, заверенных
копий и выписок из архивных документов"

Сведения
о месте нахождения, графике работы и контактных телефонах организаций, осуществляющих функции приема документов и выдачи результата предоставления муниципальной услуги

Наименование организации, осуществляющей функции приема документов и выдачи результатов предоставления муниципальной услуги	Адрес	Контактные номера телефонов	График работы	Адрес Интернет-сайта (страницы), адрес электронной почты
Администрация Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия	431670, Республика Мордовия, с. Большое Игнатово, ул. Советская, д. 40	приемной Главы администрации Большеигнатовского муниципального района: (83442) 2-12-44. Архив: 8(83442) 2-17-85	График работы: понедельник - пятница 8.30 до 16.45, обед с 13.00 до 14.00, выходной - суббота, воскресенье	https://bignatovo.e-mordovia.ru Адреса электронной почты: ignadm@inbox.ru. morozkinain@bignatovo.e-ordovia.ru

Приложение 2
к Административному регламенту
Администрации Большеигнатовского муниципального района
Республики Мордовия предоставления муниципальной услуги
"Выдача дубликатов архивных документов,
архивных справок, заверенных
копий и выписок из архивных документов"

                          Запрос (обращение)

           для оформления архивной справки, архивной выписки,

            архивной копии (нужное подчеркнуть) по документам

         _________________________________________________

               (название государственного архива)

     Информация  о  персональных  данных  хранится  и    обрабатывается с

соблюдением российского законодательства о персональных данных.  Заполняя

данную анкету, Вы даете согласие на обработку персональных данных.

Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку, данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность
Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается архивная справка (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества), указать статус (пенсионер, безработный, служащий, работник, студент)
На чье имя выписывать архивную справку
Тема запроса (обращения) (нужное подчеркнуть), хронологические рамки запрашиваемой информации: 1. трудовой стаж (нахождение в декретном отпуске; в отпуске по уходу за ребенком; в долгосрочных командировках; в учебных отпусках); 2. зарплата; 3. награждение; 4. применение репрессии; 5. приватизация жилья, отвод земли; 6. переименование улицы; 7. выделение жилой площади; 8. другое
Для какой цели запрашивается архивная справка
Выслать по почте или передать при личном посещении
Адрес, по которому направить справку, телефон (домашний, рабочий, сотовый)
_________________________ 20 г. (Дата)	Подпись ________________________ (подпись пользователя)

               Форма запроса (обращения) заявителя

Приложение 3
к Административному регламенту
Администрации Большеигнатовского муниципального района
Республики Мордовия предоставления муниципальной услуги
"Выдача дубликатов архивных документов,
архивных справок, заверенных
копий и выписок из архивных документов"

(название учреждения)
		Адресат
(почтовый адрес, индекс)
(телефон, факс)
(адрес электронной почты)

Архивная справка
		N
(дата)
На N		от

Основание:

Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)
	печать
Исполнитель
	(подпись, расшифровка подписи)
(телефон)