Распоряжение Заместителя Губернатора Калужской области - Руководителя администрации Губернатора Калужской области от 29 апреля 2022 г. N 107-ра "О внесении изменений в распоряжение заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10.12.2007 N 782-ра "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области" (в ред. распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 26.06.2008 N 388-ра, от 21.07.2008 N 449-ра, от 08.04.2009 N 152-ра, от 20.04.2010 N 80-ра, от 09.12.2011 N 454-ра, от 02.02.2012 N 14-ра, от 16.04.2012 N 100-ра, от 20.11.2012 N 357-ра, ...)"

Распоряжение Заместителя Губернатора Калужской области - Руководитель администрации Губернатора Калужской области от 29 апреля 2022 г. N 107-ра
"О внесении изменений в распоряжение заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10.12.2007 N 782-ра "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области" (в ред. распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 26.06.2008 N 388-ра, от 21.07.2008 N 449-ра, от 08.04.2009 N 152-ра, от 20.04.2010 N 80-ра, от 09.12.2011 N 454-ра, от 02.02.2012 N 14-ра, от 16.04.2012 N 100-ра, от 20.11.2012 N 357-ра, от 24.07.2013 N 192-ра, от 17.01.2014 N 11-ра, от 14.02.2014 N 34-ра, от 15.12.2016 N 128-ра, от 13.07.2017 N 63-ра)"

В целях совершенствования организации делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области внести в Правила ведения делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области, утвержденные распоряжением заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10.12.2007 N 782-ра "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области" (в ред. распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 26.06.2008 N 388-ра, от 21.07.2008 N 449-ра, от 08.04.2009 N 152-ра, от 20.04.2010 N 80-ра, от 09.12.2011 N 454-ра, от 02.02.2012 N 14-ра, от 16.04.2012 N 100-ра, от 20.11.2012 N 357-ра, от 24.07.2013 N 192-ра, от 17.01.2014 N 11-ра, от 14.02.2014 N 34-ра, от 15.12.2016 N 128-ра, от 13.07.2017 N 63-ра) (далее - Правила) следующие изменения:

1. В разделе 1 "Общие положения" Правил:

1.1. Пункт 1.1 изложить в следующей редакции:

"1.1. Правила ведения делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области (далее - Правила) регламентируют организацию делопроизводства, создание документов на бумажном носителе и электронных документов, порядок работы с документами, в том числе обращениями граждан, порядок составления номенклатуры и формирования дел, подготовки документов, в том числе обращений граждан, к их дальнейшему хранению и использованию в Администрации Губернатора Калужской области.

Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.".

1.2. Пункт 1.2 изложить в следующей редакции:

"1.2. Правила разработаны в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст; ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (в ред. приказов Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст, от 14.05.2018 N 244-ст), приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; Законом Калужской области "О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужской области" (далее - Закон Калужской области N 12), Положением об Администрации Губернатора Калужской области, утвержденным постановлением Губернатора Калужской области от 12.04.2004 N 264 "Об Администрации Губернатора Калужской области" (в ред. постановлений Губернатора Калужской области от 24.10.2005 N 395, от 02.10.2006 N 374, от 30.12.2008 N 393, от 21.07.2009 N 238, от 08.10.2010 N 329, от 29.11.2011 N 467, от 05.12.2011 N 482, от 31.01.2012 N 39, от 19.03.2012 N 140, от 26.11.2012 N 570, от 07.06.2013 N 241, от 28.08.2013 N 339, от 07.10.2013 N 400, от 06.11.2013 N 436, от 06.08.2014 N 311, от 16.07.2015 N 312, от 26.02.2016 N 78, от 14.04.2016 N 155, от 05.09.2016 N 367, от 01.03.2017 N 68, от 25.09.2017 N 402, от 29.09.2017 N 416, от 18.10.2017 N 438, от 09.02.2018 N 41, от 01.10.2018 N 434, от 30.10.2018 N 480, от 21.01.2019 N 22, от 10.04.2019 N 169, от 10.03.2020 N 105, от 21.04.2020 N 175, от 30.06.2020 N 260, от 25.09.2020 N 409) (далее - Положение об Администрации), постановлением Правительства Калужской области от 09.08.2012 N 400 "Об утверждении Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области" (в ред. постановлений Правительства Калужской области от 02.11.2012 N 554, от 07.12.2012 N 610, от 02.04.2013 N 168, от 01.08.2013 N 389, от 24.03.2014 N 186, от 01.09.2014 N 521, от 15.10.2014 N 606, от 09.04.2015 N 183, от 22.06.2015 N 330, от 21.08.2015 N 473, от 05.12.2016 N 645, от 28.12.2016 N 707, от 27.10.2017 N 608, от 13.02.2020 N 96, от 13.04.2020 N 292, от 09.09.2021 N 600, от 07.02.2022 N 75) (далее - Положение о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области).".

1.3. В пункте 1.3:

1.3.1. В абзаце первом:

1.3.1.1. Слова "и контроль исполнения" исключить.

1.3.1.2. После слов "автоматизированных (компьютерных) технологий" дополнить словами ", в том числе системы электронного документооборота (далее - СЭД)".

1.3.2. В абзаце втором:

1.3.2.1. После слов "автоматизированных систем" дополнить словами ", применяемых в Администрации Губернатора Калужской области,".

1.3.2.2. Слова "развития информационного общества и инноваций" заменить словами "цифрового развития".

1.4. В абзаце седьмом пункта 1.5 слово "администрации" заменить словом "Администрации".

1.5. Пункт 1.7 исключить.

1.6. Дополнить новым пунктом 1.11 следующего содержания:

"1.11. Информация, содержащаяся в документах (проектах документов), может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих с этой информацией.

Содержание документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности Администрации Губернатора Калужской области, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.".

1.7. Пункты 1.8 - 1.11 считать пунктами 1.7 - 1.10.

1.8. Пункт 1.14 изложить в следующей редакции:

"1.14. Сотрудники Администрации Губернатора Калужской области обязаны знать и соблюдать требования к подготовке, оформлению и работе с документами, изложенные в Правилах, а также Положении о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.".

2. В разделе 2 "Документация Администрации Губернатора Калужской области" Правил:

2.1. Пункт 2.1 изложить в следующей редакции:

"2.1. К документам, подготовка и оформление которых осуществляются в Администрации Губернатора Калужской области в целях реализации возложенных на нее функций на основании Устава Калужской области, Закона Калужской области N 12, Положения об Администрации, относятся:

- постановления Губернатора Калужской области;

- распоряжения Губернатора Калужской области;

- постановления Правительства Калужской области;

- распоряжения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области по вопросам деятельности Администрации Губернатора Калужской области;

- поручения Губернатора Калужской области на бланке поручения Губернатора Калужской области;

- протоколы;

- письма за подписью Губернатора Калужской области (включая письма о направлении в качестве законодательной инициативы в Законодательное Собрание Калужской области проектов законов Калужской области), первого заместителя

Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, руководителей подразделений;

- телеграммы;

- договоры (соглашения);

- доверенности.".

2.2. Пункт 2.2 изложить в следующей редакции:

"2.2. Подготовка и оформление документов в Администрации Губернатора Калужской области осуществляются в соответствии с нормами настоящих Правил, Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области, Регламентом Правительства Калужской области, утвержденным постановлением Правительства Калужской области от 26.04.2004 N 119 "О Регламенте Правительства Калужской области" (в ред. постановлений Правительства Калужской области от 18.04.2008 N 169, от 17.07.2008 N 295, от 21.08.2008 N 344, от 26.01.2009 N 14, от 22.09.2009 N 390, от 21.10.2010 N 417, от 28.02.2011 N 95, от 09.09.2011 N 485, от 24.02.2012 N 85, от 28.12.2012 N 687, от 02.04.2013 N 168, от 26.04.2013 N 225, от 02.08.2013 N 395, от 28.01.2014 N 38, от 09.04.2014 N 231, от 01.09.2014 N 521, от 23.09.2014 N 564, от 27.10.2014 N 627, от 03.12.2014 N 715, от 13.03.2015 N 134, от 23.06.2015 N 334, от 06.11.2015 N 621, от 28.12.2016 N 707, от 13.01.2017 N 13, от 27.04.2018 N 259, от 15.11.2018 N 705, от 04.03.2019 N 138, от 20.03.2020 N 216, от 23.10.2020 N 818, от 17.12.2020 N 966, от 15.04.2021 N 249, от 07.02.2022 N 70) (далее - Регламент Правительства Калужской области).".

3. В разделе 4 "Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений" Правил:

3.1. В пункте 4.1:

3.1.1. Абзац первый изложить в следующей редакции:

"4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области производятся в соответствии с настоящими Правилами, а также Положением о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области, распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области (далее - решения) - в соответствии с настоящими Правилами, а постановлений Правительства Калужской области - в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области.".

3.1.2. В абзаце третьем слова "контрольным управлением администрации Губернатора Калужской области (далее - контрольным управлением)" заменить словами "управлением кадровой политики и взаимодействия с территориями Администрации Губернатора Калужской области".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "в абзаце четвортом"

3.2. В пункте 4.9:

3.2.1. В абзаце седьмом слово "Администрации" заменить словом "администрации".

3.2.2. В абзаце тринадцатом слова "администрации Губернатора Калужской области" исключить.

3.3. В пункте 4.10 в абзаце первом слова "министром экономического развития Калужской области" заменить словами "руководителем министерства экономического развития и промышленности Калужской области".

3.4. Пункт 4.13 изложить в следующей редакции:

"4.13. Подготовленные для подписания постановления и распоряжения Губернатора Калужской области, распоряжения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области передаются управлением делопроизводства через помощника Губернатора Калужской области, помощника заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области на подпись.".

3.5. Пункт 4.14 изложить в следующей редакции:

"4.14. Постановления и распоряжения, подписанные Губернатором Калужской области, а также распоряжения, подписанные заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, передаются в управление делопроизводства для оформления и выпуска.

Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно, причем постановления Правительства Калужской области отдельно от постановлений Губернатора Калужской области, а распоряжения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области отдельно от распоряжений Губернатора Калужской области.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора Калужской области через дефис добавляется буква "р", а распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области - буквы "ра". Для распоряжений по личному составу со сроком хранения 50 лет через дробь добавляются буквы "лс", со сроком хранения 5 лет - буквы "ко". Например: N 178-р/лс, N 5-ра/ко.

Подписанные распоряжения Губернатора Калужской области, распоряжения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области о премировании (единовременном, ежемесячном, квартальном, годовом), об оказании материальной помощи лицам, замещающим государственные должности Калужской области, государственным гражданским служащим Калужской области соответственно передаются в управление бухгалтерского учета Администрации Губернатора Калужской области (далее - управление бухгалтерского учета) для оформления и выпуска.

К порядковому номеру указанных распоряжений через дефис добавляются буквы "р" и "ра" соответственно, после дроби - буквы "лс" и в скобках буква "п". Например: N 54-р/лс(п), N 7-ра/лс(п).".

3.6. В пункте 4.16:

3.6.1. В абзаце первом слова "ведомственный архив Администрации Губернатора Калужской области (далее - ведомственный архив)" заменить словами "архив Администрации Губернатора Калужской области (далее - архив)".

3.6.2. Дополнить новым абзацем вторым следующего содержания:

"Подлинники распоряжений Губернатора Калужской области, а также распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области о премировании (единовременном, ежемесячном, квартальном, годовом), об оказании материальной помощи лицам, замещающим государственные должности Калужской области, государственным гражданским служащим Калужской области остаются в управлении бухгалтерского учета для последующей передачи в архив.".

3.7. В пункте 4.17 после слов "в контрольное управление" дополнить словами "Администрации Губернатора Калужской области (далее - контрольное управление)".

4. Раздел 5 "Подготовка и оформление проектов поручений Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области" Правил изложить в следующей редакции:

"5. Подготовка и оформление проектов поручений Губернатора Калужской области на бланке поручения Губернатора Калужской области

Подготовка и оформление проектов поручений Губернатора Калужской области на бланке поручения Губернатора Калужской области осуществляются в соответствии с нормами главы 3.6 "Подготовка и оформление поручений Губернатора Калужской области" раздела 3 "Подготовка и оформление отдельных видов документов" Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.".

5. В разделе 6 Правил "Подготовка и оформление отдельных видов документов":

5.1. Главу 6.1 "Протокол" изложить в следующей редакции:

"6.1. Протокол

Подготовка и оформление протоколов в Администрации Губернатора Калужской области осуществляются в соответствии с нормами главы 3.7 "Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)" раздела 3 "Подготовка и оформление отдельных видов документов" Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.".

5.2. Главу 6.2 "Служебные письма" изложить в следующей редакции:

"6.2. Письма

6.2.1. Письма в Администрации Губернатора Калужской области направляются в адрес органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений и граждан.

6.2.2. Подготовка проекта письма осуществляется в соответствии с настоящими Правилами, а также Положением о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области, и включает в себя:

- сбор и обработку необходимой информации;

- разработку и оформление проекта письма и всех необходимых приложений к нему с соблюдением требований Правил и Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области;

- согласование (визирование) проекта письма. Виза включает в себя наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату. При согласовании проекта письма на бумажном носителе визы оформляются на оборотной стороне последнего листа документа, при согласовании в электронном виде в СЭД - в электронной регистрационной карточке (далее - ЭРК) СЭД;

- доработку проекта письма, в том числе внесение исполнителем проекта письма замечаний в проект письма по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта письма, направление проекта письма на повторное визирование (если в процессе согласования в проект письма внесены изменения, меняющие его первоначальный смысл);

- подготовку списка (указателя) рассылки письма (в случае направления письма адресатам по списку);

- направление на подпись окончательного варианта проекта письма, прошедшего процедуру согласования.

Ответственность за качество и соблюдение сроков подготовки письма, обеспечение его согласования в установленном порядке (контроль соблюдения сроков рассмотрения и последовательности согласования, а также правильности адресования документа согласующим лицам), соответствие представленной на согласование редакции проекта письма редакции, согласованной на предыдущем этапе согласования, несет руководитель подразделения, представивший проект письма.

6.2.3. Проект письма подготавливается к подписанию на соответствующем бланке, используемом в Администрации Губернатора Калужской области: бланке, изготовленном типографским способом на бумажном носителе, или электронном бланке.

Письмо за подписью руководителя подразделения может быть подготовлено к подписанию на бланке подразделения Администрации Губернатора Калужской области, изготовленном с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, либо на бланке Администрации Губернатора Калужской области: на бумажном носителе для проставления личной рукописной подписи или на электронном бланке для подписания простой либо усиленной квалифицированной электронной подписью.

6.2.4. Письма могут быть ответными или инициативными.

Ответное письмо представляет собой ответ на запрос органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, общественного объединения и гражданина.

Инициативное письмо - это письмо, подготовленное по инициативе руководителя, его подписывающего.

Инициативные письма готовятся по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, по каждому из вопросов готовятся отдельные письма. Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата.

Текст инициативного письма состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели направления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Вторая часть начинается с нового абзаца и содержит выводы, предложения, просьбы. Вторая часть инициативного письма выделяется полужирным шрифтом.

К проекту письма исполнитель прилагает материалы, на основании которых он подготовлен.

6.2.5. Подготовка и оформление писем за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области осуществляются в соответствии с нормами главы 3.4 "Письма за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области" раздела 3 "Подготовка и оформление отдельных видов документов" Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.

6.2.6. Письма, подписанные Губернатором Калужской области (первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области), направляются помощником (консультантом) соответствующего руководителя для регистрации и отправки в управление делопроизводства.

Письма, подписанные руководителем подразделения, могут быть зарегистрированы как сотрудником управления делопроизводства, так и в подразделении сотрудником, осуществляющим ведение делопроизводства в нем.

6.2.7. Письма, оформленные в нарушение требований настоящих Правил, управлением делопроизводства к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

Копия подписанного письма, направленного для регистрации и отправки в управление делопроизводства, и, при наличии, указатель рассылки помещаются сотрудниками управления делопроизводства в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора Калужской области.".

5.3. В главе 6.3 "Телеграмма":

5.3.1. Заголовок изложить в следующей редакции:

"6.3. Телеграммы и телефонограммы"

5.3.2. В абзаце втором пункта 6.3.1 слова "четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге" заменить словами "напечатана на стандартном листе бумаги".

5.3.3. В пункте 6.3.2:

5.3.3.1. Абзац первый после слов "подпись отправителя" дополнить словами ", дату отправки, фамилию, инициалы, номер телефона исполнителя".

5.3.3.2. Дополнить новыми абзацами вторым - третьим следующего содержания:

"В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области, округа и района, на территории которых находится населенный пункт, указывается в родительном падеже.

В наименовании адресата название организации указывается в именительном падеже, фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже.".

5.3.4. Абзац третий пункта 6.3.4 изложить в следующей редакции:

"Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно).".

5.3.5. Пункт 6.3.7 изложить в новой редакции:

"6.3.7. Телеграмма может направляться в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче телеграммы с одними и теми же текстом и подписью в несколько адресов, но не более пяти, подается столько экземпляров текста телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт назначения и адресные данные, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается подготовка многоадресной телеграммы с одними и теми же текстом и подписью по списку адресов более пяти, но не более 20 адресов в одном списке. К списку прилагается один экземпляр текста телеграммы.".

5.4. В главе 6.4 "Договоры и соглашения":

5.4.1. Слово "подразделе" заменить словом "главе".

5.4.2. Слова ", утвержденного постановлением Правительства Калужской области от 09.08.2012 N 400 "Об утверждении Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области" (в ред. постановлений Правительства Калужской области от 02.11.2012 N 554, от 07.12.2012 N 610, от 02.04.2013 N 168, от 01.08.2013 N 389, от 24.03.2014 N 186, от 01.09.2014 N 521, от 15.10.2014 N 606, от 09.04.2015 N 183, от 22.06.2015 N 330, от 21.08.2015 N 473, .0 т 05.12.2016 N 645)" исключить.

5.5. Дополнить новой главой 6.5 "Доверенности" следующего содержания:

"6.5. Доверенности

6.5.1. Подготовка и оформление доверенностей, выдаваемых Правительством Калужской области, а также дальнейшая работа с ними в Администрации Губернатора Калужской области осуществляются в соответствии с нормами главы 3.5 "Доверенности" раздела 3 "Подготовка и оформление отдельных видов документов" Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.

6.5.2. Подготовка, оформление и согласование доверенностей, выдаваемых от имени Администрации Губернатора Калужской области, осуществляются в порядке, аналогичном подготовке, оформлению и согласованию писем за подписью заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области.

6.5.3. Регистрация доверенностей, выдаваемых от имени Администрации Губернатора Калужской области, осуществляется управлением делопроизводства.

Под регистрацией доверенности в целях настоящих Правил понимается совокупность действий по присвоению доверенности уникального порядкового номера, проставлению даты выдачи доверенности, скреплению печатью Администрации Губернатора Калужской области и внесению соответствующей информации в ЭРК СЭД.

Доверенность подлежит регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления подписанной доверенности в управление делопроизводства.

6.5.4. Управление делопроизводства извещает представителя посредством СЭД о регистрации доверенности на его имя и обеспечивает передачу ему зарегистрированной доверенности на бумажном носителе.

6.5.5. За десять рабочих дней до истечения срока действия доверенности, выданной от имени Администрации Губернатора Калужской области, управлением делопроизводства в адрес представителя в СЭД вносится соответствующая уведомляющая запись.

Об отзыве (отмене) доверенности представитель извещается управлением делопроизводства не позднее рабочего дня, следующего за днем отзыва (отмены).

6.5.6. В случае прекращения доверенности, выданной от имени Администрации Губернатора Калужской области, она подлежит возврату представителем в течение трех рабочих дней, следующих за днем прекращения (отзыва, отмены), в управление делопроизводства. В СЭД в ЭРК доверенности вносится отметка о помещении ее оригинала в дело.".

6. В разделе 7 Правил "Правила оформления документов":

6.1. В пункте 7.1.1 главы 7.1 "Бланки документов":

6.1.1. В абзаце первом слова ", как правило," исключить.

6.1.2. Абзацы второй - восьмой исключить.

6.2. Главу 7.2 "Оформление реквизитов в процессе подготовки документов" изложить в следующей редакции:

"7.2. Создание документов и оформление их реквизитов

Создание документов и оформление их реквизитов в Администрации Губернатора Калужской области осуществляется в соответствии с нормами раздела 4 "Создание документов в исполнительном органе государственной власти Калужской области" Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.".

7. В разделе 8 Правил "Организация документооборота и исполнения документов":

7.1. Абзацы первый - третий исключить.

7.2. Дополнить новой главой 8.1 "Общие принципы организации документооборота" следующего содержания:

"8.1. Общие принципы организации документооборота

8.1.1. Движение документов в Администрации Губернатора Калужской области с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2. В документообороте Администрации Губернатора Калужской области выделяются следующие документопотоки: входящие (поступившие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

В процессе документооборота обеспечивается:

- прием и первичная обработка входящих документов;

- предварительное рассмотрение входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- рассмотрение документов Губернатором Калужской области, первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителями Губернатора Калужской области, руководителями подразделений;

- направление документов исполнителям;

- подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов документов;

- определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

- обработка и отправка исходящих документов.

8.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации Губернатора Калужской области, регламентируются настоящими Правилами, Положением о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области, положениями о подразделениях и должностными регламентами.

8.1.4. В Администрации Губернатора Калужской области создаются документы на бумажном носителе либо электронные документы.

8.1.5. Работа с документами на бумажном носителе организуется в соответствии с разделом 5 "Требования к организации документооборота на бумажных носителях в исполнительном органе государственной власти Калужской области" Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.

8.1.6. Регистрация документов, документирование их прохождения и исполнения, контроль за исполнением документов, хранение и обеспечение доступа к ним (к электронным документам либо электронным копиям документов, созданных на бумажном носителе) осуществляются в Администрации Губернатора Калужской области посредством СЭД, интегрированной с межведомственной системой электронного документооборота органов государственной власти (далее - система МЭДО).

Регистрация документов (входящих (поступающих), исходящих (отправляемых), внутренних) осуществляется в пределах календарного года.

8.1.7. Организация электронного документооборота в Администрации Губернатора Калужской области осуществляется в соответствии с разделом 7 "Особенности электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области" Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.".

7.3. Главу 8.1 "Прием, обработка и распределение поступающих документов" изложить в следующей редакции:

"8.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

8.2.1. Документы, поступившие в Администрацию Губернатора Калужской области, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в управлении делопроизводства, рассмотрение Губернатором Калужской области, первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителями Губернатора Калужской области, руководителями подразделений и направляются исполнителям.

8.2.2. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками управления делопроизводства.

Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы пересылаются (передаются под роспись) по назначению, если известен адресат, либо возвращаются отправителю или в отделение связи.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа на бумажном носителе составляется акт (приложение N 1 к настоящим Правилам) в двух экземплярах: первый с копией документа остается в управлении делопроизводства, второй вместе с документом направляется его отправителю; при обнаружении некомплектности (повреждения) документа, полученного в электронном виде посредством электронной почты, документ возвращается на электронный адрес отправителя с просьбой о досылке документа в полной комплектации (неповрежденным).

Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первого его варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа (отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов) уничтожается. При этом составляется акт (приложение N 2 к настоящим Правилам), который вместе с вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой об уничтожении остается в управлении делопроизводства.

Если поступает документ с пометкой "Взамен ранее направленного", ему присваивается регистрационный номер с тем же индексом дела по номенклатуре дел и порядковым номером, что и у ранее зарегистрированного документа, но с добавлением признака повторности. При этом первый вариант документа не уничтожается, а помещается в дело.

Документ, поступивший взамен ранее направленного по системе МЭДО, также регистрируется с присвоением регистрационного номера с тем же индексом дела по номенклатуре дел и порядковым номером, что и у ранее зарегистрированного документа, но с добавлением признака повторности; при этом первый вариант документа не удаляется из СЭД.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или дату отправки и получения документа.

Конверты с грифом "Лично" не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и на регистрацию.

8.2.3. Предварительное рассмотрение поступивших документов производится сотрудниками управления делопроизводства с целью распределения поступивших документов на регистрируемые в Администрации Губернатора Калужской области и не подлежащие регистрации, а также определения руководителя, которому документ будет передан для рассмотрения.

Регистрации в Администрации Губернатора Калужской области не подлежит следующая корреспонденция:

- корреспонденция без основного документа или сопроводительного письма;

- печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы) без сопроводительного письма;

- поздравительные письма, открытки, телеграммы и письма, телеграммы о благодарности за поздравление;

- письма, телеграммы в адрес Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области, руководителей подразделений, содержащие сведения личного характера либо имеющие пометку "Лично";

- повестки дня, программы заседаний, совещаний без резолюции по ним;

- пригласительные билеты без резолюции по ним;

- бухгалтерская документация;

- формы статистической отчетности;

- сводки, представленные для сведения;

- рекламные материалы, в том числе листовки, проспекты, буклеты, письма, содержащие предложения по продвижению товаров, работ, услуг на коммерческой (возмездной) основе, которые без регистрации передаются для рассмотрения непосредственно в подразделения Администрации Губернатора Калужской области либо в органы исполнительной власти Калужской области в соответствии с их компетенцией.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению ответы на письма, зарегистрированные непосредственно в подразделении, или адресованные сотрудникам подразделений.

Руководитель, которому будет передан поступивший документ для рассмотрения, определяется исходя из адресования документа, оценки его содержания на основании установленного распределения обязанностей между заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителями Губернатора Калужской области, а также с учетом поручений по документам, непосредственно связанным по содержанию с вновь поступившим документом.

8.2.4. Регистрация поступивших документов производится сотрудниками управления делопроизводства путем ввода в СЭД посредством заполнения ЭРК следующих обязательных сведений о документе:

- вид документа;

- адресант;

- адресат;

- дата документа (при наличии);

- номер документа (при наличии);

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- дата поступления документа;

- входящий номер документа (формируется автоматически по выставленным параметрам; при поступлении документа в рамках одного календарного года по одному и тому же вопросу повторно либо по вопросу, непосредственно связанному с ранее зарегистрированным документом, ему присваивается регистрационный номер с тем же индексом дела по номенклатуре дел и порядковым номером, что и у ранее зарегистрированного связанного с ним документа, но с добавлением признака повторности);

фамилия и инициалы лица, которому документ направляется на рассмотрение;

- индекс дела по номенклатуре дел (тема);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- количество листов основного документа;

- количество листов приложения;

- сведения о связанных по содержанию документах.

В случае получения документа иным способом, чем система МЭДО, в ЭРК путем сканирования создается электронная копия документа, полученного на бумажном носителе, либо прикрепляется электронный документ, полученный электронными средствами связи. В случае отсутствия в СЭД технической возможности прикрепления к ЭРК электронного документа определенного электронного формата или объема указанный документ размещается на доступном для сотрудников исполнительных органов государственной власти Калужской области сетевом ресурсе с внесением соответствующей пометки в ЭРК.

Сотрудник управления делопроизводства, осуществляющий регистрацию документов, гарантирует однозначную принадлежность электронной копии документа его ЭРК и полное соответствие электронной копии поступившего документа его оригиналу на бумажном носителе.

Виды документов, на которые распространяется электронный документооборот в Администрации Губернатора Калужской области как исполнительном органе государственной власти Калужской области, определены абзацами вторым - девятым, а виды документов, которые регистрируются, но не подлежат электронному документообороту (не создается электронная копия документа, не прикрепляется ЭД), - абзацами одиннадцатым - семнадцатым пункта 159 главы 7.1 "Общие положения электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области" раздела 7 "Особенности электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области" Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.

Из электронного документооборота исключается зарегистрированный документ (из ЭРК удаляется электронная копия документа либо прикрепленный электронный документ), к которому по поручению помощника руководителя ограничивается доступ. В разделе "Краткое содержание письма" ЭРК такого документа проставляется пометка "(Без скана)". Такая же пометка проставляется в разделе "Краткое содержание письма" ЭРК при регистрации поступивших документов прокурорского реагирования, запросов в рамках расследования уголовных дел, а также информации о необходимости принятия мер по устранению обстоятельств, способствующих совершению преступлений, направляемых государственным органом, осуществляющим в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия в сфере уголовного судопроизводства. Дальнейшая работа по таким документам обеспечивается сотрудниками управления делопроизводства и исполнителями на бумажном носителе.

На зарегистрированных документах, направляемых на рассмотрение на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты, регистрационного номера документа, количества листов основного документа и общего количества листов приложений к нему.

Информация о сотруднике управления делопроизводства, осуществившем регистрацию документа в СЭД, вносится в ЭРК автоматически.

Регистрация поступившего документа осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления.

Поступившие телеграммы принимаются сотрудниками управления делопроизводства под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрация поступивших телеграмм и дальнейшая работа с ними осуществляется так же, как и с иными входящими (поступившими) документами.

8.2.5. После регистрации документ направляется на рассмотрение Губернатору Калужской области (первому заместителю Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области).

Результат рассмотрения документа оформляется в виде резолюции.

Резолюция - реквизит, который оформляется должностным лицом, рассмотревшим документ, и содержит указания по его исполнению. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, фамилия и инициалы автора резолюции, подпись и дата.

Резолюция по документу, переданному на рассмотрение Губернатору Калужской области (первому заместителю Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области) подготавливается его помощником (консультантом) (далее - помощники руководителей) на бумажном носителе на бланках установленной формы с указанием регистрационного документа, к которому она относится, и даты ее подписания либо в электронном виде в СЭД и утверждается соответственно собственноручной или электронной подписью (простой либо усиленной квалифицированной) Губернатора Калужской области (первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области).

Должностным лицом, рассмотревшим документ на бумажном носителе до его регистрации в СЭД, резолюция может быть оформлена на свободном месте рабочего поля первого листа документа.

Документ на бумажном носителе после его рассмотрения Губернатором Калужской области (первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области) передается в управление делопроизводства.

Сотрудники управления делопроизводства в случае оформления помощником руководителя резолюции:

- на бумажном носителе - вносят ее с обязательным сканированием в ЭРК документа в СЭД и осуществляют ее рассылку в электронном виде исполнителям, работающим в СЭД, либо направляют копию документа с резолюцией по нему исполнителям, не взаимодействующим с Администрацией Губернатора Калужской области в СЭД, наиболее целесообразным по срокам доставки видом связи или с помощью нарочного;

- в электронном виде в СЭД - направляют копию документа с резолюцией по нему исполнителям, не взаимодействующим с Администрацией Губернатора

Калужской области в СЭД, наиболее целесообразным по срокам доставки видом связи или с помощью нарочного.

В случае рассмотрения Губернатором Калужской области (первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области) электронного документа с оформлением электронной резолюции по нему в СЭД, и при наличии в ней поручений в адрес исполнителя, не работающего в СЭД, резолюция автоматически поступает в раздел СЭД "Исходящие резолюции на отправку", обработку которого осуществляют сотрудники управления делопроизводства, направляя исполнителю, не работающему в СЭД, копию документа и резолюции по нему.

По документам, которые не подлежат электронному документообороту, а также доступ к которым ограничен по поручению помощника руководителя, сотрудниками управления делопроизводства исполнителю передаются копии рассмотренного документа и резолюции по нему на бумажном носителе.

Подлинник документа, поступившего на бумажном носителе, после его рассмотрения и внесения в СЭД резолюции помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора Калужской области либо передается ответственному исполнителю по документу на исполнение.".

7.4. Главу 8.2 "Обработка и отправка исходящих документов" изложить в следующей редакции:

"8.3. Организация исполнения документов в подразделениях

8.3.1. На исполнение в подразделения документы направляются только через управление делопроизводства, при этом незарегистрированные документы подлежат регистрации.

Документы, адресованные Губернатору Калужской области (первому заместителю Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области), поступившие непосредственно в подразделения и не зарегистрированные в СЭД, в обязательном порядке направляются на регистрацию в управление делопроизводства.

8.3.2. Поступление документа, подлежащего электронному документообороту, зарегистрированного в СЭД и рассмотренного Губернатором Калужской области (первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области), к исполнителям осуществляется автоматически после внесения в ЭРК документа соответствующей резолюции.

После рассмотрения Губернатором Калужской области (первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области) документа, зарегистрированного в СЭД, но не подлежащего электронному документообороту, и внесения в ЭРК документа резолюции исполнителям сотрудниками управления делопроизводства передается подлинник либо копия (при этом подлинник помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел) документа для дальнейшей работы с ним.

8.3.3. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, поступивших на исполнение, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

8.3.4. Исполнение поступившего документа, как правило, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, являющегося результатом исполнения поступившего документа, его согласование, представление на подписание (утверждение) Губернатору Калужской области (первому заместителю Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области) или руководителю подразделения, обеспечение его включения в СЭД в случае подписания на бумажном носителе и, при необходимости, отправки адресату.

8.3.5. По исполненному документу соответствующая ЭРК закрывается сотрудниками контрольного управления в архив.".

7.5. Главу 8.3 "Организация работы с документами в подразделениях" изложить в следующей редакции:

"8.4. Обработка и отправка исходящих документов

8.4.1. Исходящими документами являются документы, направляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации либо от одного должностного лица другому должностному лицу.

8.4.2. Исходящие документы в Администрации Губернатора Калужской области могут подписываться отправителем как на бумажном носителе собственноручно, так и в виде электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью.

8.4.3. Подписанные исходящие документы для регистрации и отправки направляются в управление делопроизводства.

При оформлении документа на бумажном носителе на отправку передается подлинник документа.

8.4.4. Сотрудник управления делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления исходящего документа, его регистрацию в СЭД, учет и отправку.

8.4.5. Перед регистрацией исходящих документов в СЭД сотрудник управления делопроизводства проверяет правильность оформления исходящего документа (наличие подписи, отметки об исполнителе, правильность написания адреса), наличие указанных в нем приложений, а также сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа в случае, когда исходящее письмо является ответным.

В случае направления исходящего документа более чем четырем адресатам, к нему прилагается подписанный исполнителем указатель рассылки.

По требованию сотрудника управления делопроизводства исполнитель предоставляет ему сведения о почтовом адресе корреспондента, которому адресован исходящий документ.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий нормативных правовых актов, рассылка которых осуществляется управлением делопроизводства).

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящих Правил, возвращаются исполнителю на доработку.

8.4.6. Регистрация исходящего документа производится сотрудником управления делопроизводства в СЭД. При этом сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия документа при условии, что он подлежит электронному документообороту.

ЭРК, созданная в СЭД в целях согласования проекта исходящего документа, при регистрации подписанного исходящего документа дополняется сведениями о присвоенном ему регистрационном номере. Между ЭРК проекта исходящего документа и ЭРК исходящего документа в СЭД устанавливается связь.

8.4.7. Копия документа на бумажном носителе с листами согласования проекта документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора Калужской области.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора Калужской области.

8.4.8. При регистрации исходящего документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД формируются сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации N 667, Федеральной службы охраны Российской Федерации N 233 от 04.12.2020 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций" (далее - Требования к МЭДО).

8.4.9. Отправке адресатам сотрудниками управления делопроизводства подлежат исходящие документы, оформленные в соответствии с настоящими Правилами и зарегистрированные в СЭД.

Исходящие документы направляются адресату посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, специальной связи, МЭДО, а также нарочным.

В случае отсутствия необходимости направления адресату подлинника исходящего документа либо его особой срочности (если срок исполнения поручения (мероприятия), обозначенного в документе, равен сроку или составляет менее срока его доставки адресату), адресату направляется копия документа посредством электронной почты или факса.

Фельдъегерской связью в обязательном порядке направляются документы, подписанные на бумажном носителе, либо заверенные копии документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью:

- адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- инициативные письма, адресованные руководителям фондов, госкорпораций, компаний (ООО, ОАО, АО, ПАО и т.п.), находящихся в населенном пункте, обслуживаемом фельдъегерской связью.

Заказным письмом в обязательном порядке направляются документы, подписанные на бумажном носителе, либо заверенные копии документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, которые не подлежат отправке фельдъегерской связью, но относятся к следующим группам корреспонденции:

- документы, содержащие персональные данные;

- документы, имеющие ограничительную пометку "Для служебного пользования";

- письма, имеющие в качестве приложения скрепленные печатью и/или прошитые документы, в том числе договоры (соглашения);

- приглашения на мероприятия, совещания, если их копии не направлены иными средствами доставки (по электронной почте, факсу, МЭДО) и срок мероприятия, обозначенного в документе, более срока его доставки адресату;

- инициативные письма, адресованные руководителям компаний, фондов, госкорпораций (ООО, ОАО, АО, ПАО и т.п.), если они находятся в населенном пункте, не обслуживаемом фельдъегерской связью.

При передаче исходящего документа адресату нарочным последним обеспечивается оформление расписки о получении документа адресатом в специальном журнале учета документов, переданных нарочным, или на копии исходящего документа.

Исполнитель, получающий подлинник исходящего документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении документа на руки на оборотной стороне его копии на бумажном носителе, помещаемой в дальнейшем в дело, а в ЭРК вносится отметка об отправке документа нарочным.

8.4.10. Обработка корреспонденции при отправке почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (в ред. приказов Минкомсвязи России от 13.02.2018 N 61, от 13.11.2018 N 619, от 27.03.2019 N 106, приказа Минцифры России от 19.11.2020 N 602), при отправке фельдъегерской и специальной связью - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи.

Отправка документов по МЭДО осуществляется в соответствии с Требованиями к МЭДО.

8.4.11. Исходящие документы регистрируются сотрудниками управления делопроизводства в день их поступления на регистрацию, а в случае их поступления на регистрацию менее чем за 15 минут до окончания рабочего дня - на следующий рабочий день, но с учетом их срочности.

Отправляются исходящие документы в день регистрации либо на следующий рабочий день, но с учетом их срочности.

8.4.12. Досылка на бумажном носителе исходящего документа, подписанного в электронном виде электронной подписью, осуществляется в случае отсутствия в СЭД сведений о его регистрации организацией-адресатом, либо по указанию лица, подписавшего документ, либо по согласованию с исполнителем документа.

Замена ранее отправленного электронного документа осуществляется сотрудниками управления делопроизводства по указанию лица, подписавшего документ.

8.4.13. Для отправки телеграммы в управление делопроизводства представляется ее подлинник, а при направлении телеграммы более чем четырем адресатам, кроме того, подписанный исполнителем указатель рассылки.

Телеграммы оформляются и отправляются сотрудником управления делопроизводства незамедлительно.

В выходные и праздничные дни срочная телеграмма за подписью Губернатора Калужской области может быть отправлена сотрудником приемной Губернатора Калужской области.".

7.6. Дополнить новой главой 8.5 "Организация работы с внутренними документами" следующего содержания:

"8.5. Организация работы с внутренними документами

8.5.1. Внутренний документопоток включает в себя такие виды документов, как: распоряжения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, служебные записки, проекты на согласование.

8.5.2. Подготовка и оформление проекта распоряжения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области осуществляется в соответствии с положениями раздела 4 "Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений" настоящих Правил.

Распоряжения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области (далее - распоряжения) подразделяются на распоряжения по основной деятельности и распоряжения по личному составу. Распоряжения по основной деятельности регистрируются в СЭД.

8.5.3. Служебные записки при необходимости регистрируются подразделениями, их подготовившими, либо в СЭД, либо в журнале регистрации документов, имеющемся в подразделении.

8.5.4. Проекты на согласование регистрируются в СЭД подразделениями, их подготовившими.

Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в электронном виде в СЭД в обязательном порядке визируются простой либо усиленной квалифицированной электронной подписью:

- руководителем подразделения, представившим проект;

- руководителями подразделений, которым в проекте распоряжения предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления делопроизводства.".

8. Раздел 9 Правил "Работа с обращениями граждан" изложить в следующей редакции:

"9. Особенности работы с документами, на которые распространяется действие отдельных федеральных законов

9.1. Обращения граждан

9.1.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения устных, письменных, а также в форме электронного документа обращений граждан осуществляются в порядке, установленном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

9.1.2. Официальный адрес электронной почты для приема обращений граждан размещен на официальном портале органов власти Калужской области: admgub@adm.kaluga.ru.

9.1.3. В случае поступления обращений граждан на рабочие адреса электронной почты первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области помощники руководителей в день поступления обращения граждан распечатывают и передают их на бумажном носителе в отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства на регистрацию.

9.1.4. Ответ на обращение подписывается Губернатором Калужской области, первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителями Губернатора Калужской области, и в отдельных случаях, в зависимости от компетенции соответствующего подразделения Администрации Губернатора Калужской области, руководителями подразделений в соответствии с требованиями Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

9.2. Организация работы с документами (проектами документов), содержащими персональные данные

9.2.1. Организация работы с входящими (поступившими) документами, исходящими (отправляемыми) документами и их проектами, внутренними документами, содержащими персональные данные, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных".

9.2.2. Документы (их проекты), содержащие персональные данные, регистрируются в СЭД, но не подлежат электронному документообороту.

9.2.3. При регистрации в СЭД документов (их проектов), содержащих персональные данные, в разделе "Краткое содержание письма" ЭРК проставляется пометка "(перс, данные)".

9.3. Запросы юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления

9.3.1. Организация работы с запросами организаций (юридических лиц), граждан (физических лиц), общественных объединений, поступившими в Администрацию Губернатора Калужской области, о предоставлении информации о деятельности Администрации Губернатора Калужской области, а также иных исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Калужской области осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

9.3.2. Уведомление о переадресации запроса в случае, если он не относится к деятельности Администрации Губернатора Калужской области, в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которого отнесено предоставление запрашиваемой информации, направляется пользователю информацией управлением делопроизводства в течение семи дней со дня регистрации запроса.

9.4. Запросы средств массовой информации о предоставлении информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления

9.4.1. Организация работы с запросами редакций средств массовой информации, поступившими в Администрацию Губернатора Калужской области, о предоставлении информации о деятельности Администрации Губернатора Калужской области, а также иных исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Калужской области осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "О средствах массовой информации".

9.4.2. При регистрации запроса средства массовой информации о предоставлении информации о деятельности государственных органов или органов местного самоуправления в разделе "Краткое содержание письма" ЭРК такого документа проставляется пометка "(запрос СМИ)".

9.5. Запросы (обращения) сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации о предоставлении информации по вопросам деятельности государственных органов

9.5.1. Организация работы с запросами (обращениями) сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации о предоставлении информации по вопросам деятельности государственных органов осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" (далее - сенатор (депутат), Закон о сенаторе (депутате)).

9.5.2. Если в письме сенатора (депутата) прямо указано, что направляется запрос (депутатский запрос), или содержится просьба о предоставлении информации в соответствии со статьей 14 Закона о сенаторе (депутате), письмо рассматривается как запрос сенатора (депутата), и подготовка ответа на него должна осуществляться с соблюдением требований названной статьи.

При регистрации запроса сенатора (депутата) в разделе "Краткое содержание письма" ЭРК такого документа проставляется пометка "(Депутатский запрос)".

9.5.3. Если в письме сенатора (депутата) прямо не указано, что направляется запрос, или не содержится просьба о предоставлении информации в соответствии со статьей 14 Закона о сенаторе (депутате), письмо рассматривается как обращение сенатора (депутата) по вопросам, связанным с его деятельностью. Подготовка ответа на него осуществляется с соблюдением требований пунктов 2 - 3 статьи 17 Закона о сенаторе (депутате).".

9. Раздел 10 Правил "Контроль исполнения документов" изложить в следующей редакции:

"10. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения поручений первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области и документов, требующих исполнения, осуществляется контрольным управлением в порядке, установленном постановлением Губернатора Калужской области от 14.11.2012 N 555 "О мерах по совершенствованию контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области".".

10. Раздел 11 Правил "Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения" изложить в следующей редакции:

"11. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа

11.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, в Администрации Губернатора Калужской области определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящими Правилами.

11.2. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на доступ к которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Администрацию Губернатора Калужской области несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством.

На документах (при необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляется пометка об ограничении доступа к документу "Для служебного пользования".

11.3. Прием, учет и регистрацию документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляют сотрудники управления делопроизводства.

Учет документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется совместно с другими несекретными документами.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

11.4. Поступивший документ, имеющий пометку "Для служебного пользования", либо в состав которого (приложения к которому) входят документы (текст) с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", регистрируются сотрудниками управления делопроизводства в СЭД, но не подлежат сканированию. К регистрационному индексу такого документа добавляются буквы "дсп".

После регистрации поступивший документ, имеющий пометку "Для служебного пользования", передается на рассмотрение Губернатору Калужской области (первому заместителю Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области) под расписку помощника соответствующего руководителя в журнале учета документов с пометкой "Для служебного пользования".

Поступивший документ, имеющий пометку "Для служебного пользования", после его рассмотрения Губернатором Калужской области (первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области) передается в управление делопроизводства. Сотрудниками управления делопроизводства изготавливаются на бумажном носителе копии документа с резолюцией в количестве, необходимом для исполнения документа и осуществления контроля за его исполнением, которые передаются под расписку в журнале учета документов с пометкой "Для служебного пользования" либо направляются заказными письмами, посредством фельдъегерской или специальной связи исполнителям (в случае оформления. помощником руководителя резолюции на бумажном носителе - после ее регистрации в СЭД).

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Не допускается снятие копий с документов, имеющих отметку "Снятие копий запрещается".

Информация об исполнении документа с пометкой "Для служебного пользования" в ЭРК документа оформляется в виде записи исполнителя в адрес лица, давшего поручение, либо в виде отметки о направлении ответного документа (в случае, когда ответный документ также имеет ограничительную пометку "Для служебного пользования", - без его сканирования).

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

11.5. Необходимость ограничения доступа к информации, содержащейся в исходящем документе, и, соответственно, проставления на нем пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем на стадии подготовки проекта документа или должностным лицом в момент подписания или утверждения документа.

Руководитель подразделения Администрации Губернатора Калужской области, которым подготовлен проект документа, несет персональную ответственность за непринятие решения об ограничении доступа к информации, изложенной в нем, ограничение на доступ к которой обусловлено служебной необходимостью, и необеспечение его соответствующего оформления и согласования как проекта документа с ограничительной пометкой "Для служебного пользования".

Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа либо на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия, имя, отчество исполнителя, контактный телефон исполнителя, фамилия и инициалы работника, печатавшего документ, и дата печатания документа.

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего документ.

Отпечатанные и подписанные исходящие документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются для регистрации сотруднику управления делопроизводства, осуществляющему их учет, вместе с черновиками и вариантами, которые указанным сотрудником уничтожаются. К регистрационному индексу такого документа добавляются буквы "ДСП".

Один из экземпляров подписанного исходящего документа с пометкой "Для служебного пользования" с листами согласования проекта документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора Калужской области, а его копия передается в контрольное управление Администрации Губернатора Калужской области для обеспечения контроля за исполнением документов.

Исходящие документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются адресатам заказными письмами либо посредством фельдъегерской или специальной связи.

Копии исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дело в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

11.6. Для обработки (в том числе печатания и размножения) документов с пометкой "Для служебного пользования" используются только сертифицированные, аттестованные по требованиям безопасности информации технические средства ее обработки, передачи и хранения.

11.7. Дела с пометкой "ДСП" хранятся в надежно запираемых металлических шкафах (ящиках).

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту в соответствии с приложением N 3 к Правилам, о чем в учетные формы вносится отметка со ссылкой на соответствующий акт.".

11. Раздел 13 Правил "Машинописные и копировально-множительные работы" изложить в следующей редакции:

"13. Копировально-множительные работы

13.1. Выполнение копировально-множительных работ производится в управлении делопроизводства.

13.2. Разрешается тиражирование материалов только служебного характера.

Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы и подписанный заказчиком, с разрешения начальника управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству.

Учет выполненных работ ведется на основании заказов, которые хранятся в течение года.

13.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде (без скрепок), четко напечатанными.

Копирование материалов осуществляется в порядке их поступления. Срочные работы выполняются вне очереди.

13.4. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником материала.".

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

11. В разделе 14 Правил "Звукозапись мероприятий":

11.1. Абзац второй пункта 14.1 исключить.

11.2. Абзац второй пункта 14.2 исключить.

12. В разделе 16 "Организация работы с документами в делопроизводстве" и разделе 17 "Порядок передачи документов на хранение в архив" Правил, приложении N 9 к Правилам слова "ведомственный архив" в соответствующих падежах заменить словом "архив" в соответствующих падежах.

13. Приложение N 10 к Правилам изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

Заместителя Губернатора Калужской области - руководитель администрации Губернатора Калужской области

К.С. Башкатова