Приложение

Приложение
к распоряжению Мэра города Казани
от 25 мая 2022 г. N 76р

Регламент
работы с документами в аппарате Казанской городской Думы

1. Общие положения

1.1. Регламент работы с документами в аппарате Казанской городской Думы (далее - Регламент) устанавливает порядок подготовки муниципальных правовых актов, порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией, порядок подготовки и выдачи доверенностей, требования к хранению документов.

При работе с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования), а также содержащими сведения, составляющие государственную тайну, настоящий Регламент применяется с учетом специальных норм, установленных законодательством Российской Федерации, правовыми актами исполнительных органов государственной власти и муниципальными правовыми актами.

1.2. Работа с документами в аппарате Казанской городской Думы ведется с использованием Межведомственной системы электронного документооборота "Электронный Татарстан" (далее - система электронного документооборота).

В целях оптимизации делопроизводства и взаимодействия органов местного самоуправления города Казани отдельные функции по работе с документами в аппарате Казанской городской Думы возложены на структурные подразделения Исполнительного комитета муниципального образования города Казани (далее - Исполнительный комитет города Казани) в соответствии с Соглашениями между Представительным органом муниципального образования города Казани и Муниципальным казенным учреждением "Аппарат Исполнительного комитета муниципального образования города Казани" от 27.12.2013, Главой муниципального образования города Казани и Муниципальным казенным учреждением "Аппарат Исполнительного комитета муниципального образования города Казани" от 22.12.2016 N 2 и от 29.12.2020 N 3 (далее - Соглашения).

1.3. Оформление муниципальных правовых актов, писем и иных документов (далее - документы) проводится в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, с учетом настоящего Регламента.

2. Муниципальные правовые акты

2.1. Общие требования

2.1.1. Должностными лицами Казанской городской Думы издаются: постановления и распоряжения Мэра города Казани, распоряжения первого заместителя Главы муниципального образования города Казани, распоряжения заместителя Главы муниципального образования города Казани.

Постановление - правовой акт Мэра города Казани, издаваемый в пределах его компетенции в целях организации решения вопросов местного значения в соответствии с законодательством, Уставом муниципального образования города Казани и исполнения решений Казанской городской Думы, а также по вопросам организации прохождения муниципальной службы и противодействия коррупции в органах местного самоуправления города Казани.

Распоряжение - правовой акт Мэра города Казани, первого заместителя Главы муниципального образования города Казани, заместителя Главы муниципального образования города Казани, издаваемый в пределах их компетенции в целях организации деятельности Казанской городской Думы и ее аппарата, а также по вопросам организационного, кадрового и материально-технического обеспечения деятельности Казанской городской Думы, вопросам прохождения муниципальной службы и противодействия коррупции в аппарате Казанской городской Думы.

2.1.2. Все проекты муниципальных правовых актов (далее - проекты) подлежат правовой экспертизе, проекты нормативного характера подлежат антикоррупционной экспертизе.

2.1.3. Правовая и антикоррупционная экспертиза, в том числе независимая антикоррупционная экспертиза, проводятся в соответствии с законодательством и в порядке, установленном муниципальными правовыми актами.

2.1.4. Проекты нормативного характера для проведения независимой антикоррупционной экспертизы размещаются сотрудниками отдела по работе с постоянными комиссиями Казанской городской Думы на официальном портале органов местного самоуправления города Казани (www.kzn.ru) (далее - официальный портал города Казани) в порядке, установленном муниципальными правовыми актами города Казани, а также на официальном портале Республики Татарстан (http://tatarstan.ru) в соответствии с порядком работы с электронным сервисом "Независимая антикоррупционная экспертиза".

2.1.5. Проекты муниципальных нормативных правовых актов, устанавливающие новые или изменяющие ранее предусмотренные муниципальными нормативными правовыми актами обязательные требования для субъектов предпринимательской и иной экономической деятельности, обязанности для субъектов инвестиционной деятельности, подлежат оценке регулирующего воздействия, проводимой органами местного самоуправления в порядке, установленном муниципальными нормативными правовыми актами в соответствии с законом Республики Татарстан, за исключением:

1) проектов нормативных правовых актов Казанской городской Думы, устанавливающих, изменяющих, приостанавливающих, отменяющих местные налоги и сборы;

2) проектов нормативных правовых актов Казанской городской Думы, регулирующих бюджетные правоотношения;

3) проектов нормативных правовых актов, разработанных в целях ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера на период действия режимов чрезвычайных ситуаций.

Оценка регулирующего воздействия проектов муниципальных нормативных правовых актов проводится в целях выявления положений, вводящих избыточные обязанности, запреты и ограничения для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности и бюджета города Казани.

2.2. Подготовка и оформление проектов

2.2.1. Подготовка проектов осуществляется органами и должностными лицами органов местного самоуправления города Казани, руководителями структурных подразделений, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов, в соответствии с настоящим Регламентом.

2.2.2. Исполнитель готовит проект, обеспечивает его согласование, дорабатывает проект по замечаниям согласующих.

2.2.3. Каждый лист проекта, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

- 2,0 см - левое;

- 2,0 см - правое;

- 2,0 см - верхнее;

- 2,0 см - нижнее.

2.2.4. Для подготовки проектов рекомендуется использовать шрифт Times New Roman 14 размера.

При наличии таблиц в проекте допускается использовать шрифты меньших размеров - 10, 11, 12.

2.2.5. Текст проекта печатается через 1,5 межстрочных интервала, выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста проекта должен быть равен 1,25 см.

Заголовки статей, разделов, подразделов центрируются по ширине текста.

2.2.6. Проекты на двух и более страницах нумеруются со второй страницы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа

на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

2.2.7. Проект подписывается должностным лицом в соответствии с Положением о распределении полномочий между лицами, замещающими муниципальные должности в Казанской городской Думе, утвержденным распоряжением Мэра города Казани от 08.02.2021 N 95р.

В случае отсутствия должностного лица Казанской городской Думы, проект подписывается лицом, исполняющим обязанности данного должностного лица на соответствующем бланке проекта.

Фамилия лица, подписывающего проект, ограничивается правым полем без точки в конце.

Независимо от пола лица, исполняющего обязанности, наименование должности указывается в мужском роде.

Подпись оформляется на одной странице с текстом проекта, полужирным начертанием текста, например:

Исполняющий обязанности Главы муниципального образования

И.О. Фамилия

2.2.8. Приложение к проекту оформляется и нумеруется на отдельных листах.

В тексте документа при первом упоминании приложения указывается ссылка на него (Приложение, Приложение N 1 и т.д.).

На первом листе приложения в правом верхнем углу полужирным начертанием текста указывается его наименование с выравниванием по левому краю, последняя буква наиболее длинной строки ограничивается правым полем, например:

Приложение
к постановлению
Мэра г. Казани
от _______ N _____

В случае внесения изменений в ранее утвержденное приложение, либо изложения приложения в новой редакции, дублирование вышеуказанного реквизита не требуется.

2.2.9. Приложение не подписывается. В конце приложения, по окончании текста проставляется горизонтальная черта, расположенная по центру.

2.2.10. Передача проектов юридическим и физическим лицам, по заявлениям которых осуществляется подготовка проектов, не допускается.

2.3. Согласование проектов

2.3.1. Общий порядок согласования проектов

2.3.1.1. Перечень согласующих определяется исполнителем в соответствии с подразделами 2.3.2, 2.3.3 настоящего приложения. При проведении правовой экспертизы Нормативно-правовое управление аппарата Казанской городской Думы (далее - Нормативно-правовое управление) может дополнить список согласующих исходя из содержания проекта.

2.3.1.2. Согласование проектов осуществляется в системе электронного документооборота и/или на бумажном носителе.

В зависимости от тематики проекта согласование осуществляется в следующем порядке:

а) Проекты, в том числе о награждении, по кадровым вопросам, по вопросам намечаемой хозяйственной и иной деятельности, подлежащие экологической экспертизе, проходят согласование в системе электронного документооборота.

б) Проекты по вопросам градостроительного законодательства проходят комбинированное согласование (в системе электронного документооборота и на бумажном носителе) в соответствии с пунктами 2.3.2.4, 2.3.3.2, 2.3.3.8 настоящего приложения.

2.3.1.3. Срок согласования проекта каждым согласующим не должен превышать одного дня. Срок согласования проектов, содержащих большой объем информации (свыше 10 листов) либо требующих дополнительного изучения, не должен превышать 3-х дней.

2.3.1.4. Отказ от согласования проекта не допускается.

2.3.1.5. Срок визы согласующего составляет не более 6 месяцев. Если на момент согласования проекта срок истек, то проект должен пройти процедуру согласования повторно.

2.3.1.6. К проектам в обязательном порядке прилагаются:

- лист согласования (на бумажном либо распечатанном из системы электронного документооборота носителе);

- замечания согласующих (при их наличии);

- заключения по замечаниям согласующих (при их наличии);

- все варианты проектов;

- лист рассылки (на бумажном либо распечатанном из системы электронного документооборота носителе);

- пояснительная записка (при необходимости);

- информация о размещении проекта на официальном портале города Казани, официальном портале Республики Татарстан в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы, в случаях если проект носит нормативный характер;

- оценка регулирующего воздействия (при необходимости);

- заключения независимых экспертов (при их наличии) и информация о рассмотрении заключения исполнителем;

- письма, справки, акты, схемы, протоколы, эскизные материалы и другие документы, имеющие отношение к проекту;

- муниципальные правовые акты, подлежащие отмене или внесению изменений.

2.3.1.7. Проекты, представленные с нарушением установленного порядка подготовки, а также требующие значительной доработки по результатам лингвистической, правовой либо антикоррупционной экспертизы, возвращаются исполнителям на доработку.

2.3.2. Порядок согласования проектов в системе электронного документооборота

2.3.2.1. Согласование проектов в системе электронного документооборота осуществляется в поле "Согласовать".

В случае несогласия с содержанием проекта согласующий излагает замечания в поле "Замечания", после чего проект возвращается исполнителю на доработку. Проект подлежит повторному согласованию, начиная с согласующего, внесшего данные замечания.

В случае согласия с замечаниями исполнитель вносит в проект соответствующие изменения. Если исполнитель не согласен с замечаниями, он готовит мотивированное заключение и излагает его в поле "Комментарий".

2.3.2.2. Перед каждым согласующим руководителем должен быть добавлен сотрудник, ответственный (уполномоченный) за работу с документами (далее - ответственный сотрудник).

2.3.2.3. При отсутствии руководителя на момент согласования проекта правового акта, ответственный сотрудник перенаправляет проект исполняющему обязанности данного руководителя.

2.3.2.4. Последовательность согласования проекта по вопросам градостроительного законодательства:

- руководители структурных подразделений Исполнительного комитета города Казани, подготовившие проект;

- первый заместитель либо заместитель руководителя Исполнительного комитета города Казани, курирующий структурное подразделение Исполнительного комитета города Казани, подготовившее проект правового акта;

- заместитель руководителя Аппарата Исполнительного комитета города Казани - начальник правового управления;

- заместитель начальника Нормативно-правового управления - начальник отдела нормотворческой работы и правовой экспертизы (далее - начальник отдела нормотворческой работы);

- начальник Нормативно-правового управления;

- отдел лингвистической экспертизы документов (корректоры);

- Нормативно-правовое управление;

- первый заместитель Главы муниципального образования города Казани;

- подписант.

2.3.2.5. Последовательность согласования проекта по вопросам намечаемой хозяйственной и иной деятельности, подлежащие экологической экспертизе:

- руководители структурных подразделений Исполнительного комитета города Казани, подготовившие проект;

- первый заместитель либо заместитель руководителя Исполнительного комитета города Казани, курирующий структурное подразделение Исполнительного комитета города Казани, подготовившее проект правового акта;

- заместитель руководителя Аппарата Исполнительного комитета города Казани - начальник правового управления;

- руководитель Исполнительного комитета города Казани

- заместитель начальника Нормативно-правового управления

- начальник отдела нормотворческой работы и правовой экспертизы (далее - начальник отдела нормотворческой работы);

- начальник Нормативно-правового управления;

- отдел лингвистической экспертизы документов (корректоры);

- Нормативно-правовое управление;

- первый заместитель Главы муниципального образования города Казани;

- подписант.

2.3.2.6. Последовательность согласования проекта по кадровым вопросам:

- управление кадровой политики Аппарата Исполнительного комитета города Казани (далее - Управление кадровой политики) (руководитель);

- начальник Нормативно-правового управления;

- руководитель Аппарата Исполнительного комитета города Казани;

- секретарь Казанской городской Думы (по следующим вопросам:

1) прием, увольнение, перевод;

2) принятие решений по результатам аттестации в отношении муниципальных служащих;

3) предоставление статистической информации от имени Казанской городской Думы;

4) привлечение к дисциплинарной и материальной ответственности, снятие дисциплинарной и материальной ответственности;

5) объявление нерабочих выходных и праздничных дней рабочими, назначение ответственных дежурных работников.);

- Нормативно-правовое управление;

- Управление кадровой политики (специалисты);

- подписант.

а) Мэр города Казани (только по проектам в отношении муниципальных служащих аппарата Городской Думы, замещающих ведущие группы должностей муниципальной службы, а также работников, замещающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности аппарата Городской Думы в должности главного эксперта, консультанта по международным отношениям);

б) первый заместитель Главы муниципального образования города Казани (только по проектам в отношении муниципальных служащих аппарата Городской Думы, замещающих главные группы должностей муниципальной службы);

в) заместитель Главы муниципального образования города Казани (только по проектам в отношении муниципальных служащих аппарата Городской Думы замещающих старшие и младшие группы должностей муниципальной службы, а также работников, замещающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности аппарата Городской Думы, за исключением должностей главного эксперта, консультанта по международным отношениям).

2.3.2.7. Последовательность согласования проекта о награждении:

- руководители структурных подразделений Исполнительного комитета города Казани, подготовившие проект;

- отдел лингвистической экспертизы документов (корректоры);

- общий отдел управления делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета города Казани (переводчики);

- начальник Нормативно-правового управления;

- руководитель Аппарата Исполнительного комитета города Казани;

- первый заместитель Главы муниципального образования города Казани;

- Нормативно-правовое управление;

- подписант.

2.3.2.8. Последовательность согласования иных проектов, за исключением проектов по вопросам градостроительного законодательства, по вопросам намечаемой хозяйственной и иной деятельности, подлежащие экологической экспертизе, кадровым вопросам и награждении:

- руководители структурных подразделений аппарата Казанской городской Думы, Исполнительного комитета города Казани, иных органов местного самоуправления муниципального образования города Казани, подготовившие проект;

- начальник Нормативно-правового управления;

- отдел лингвистической экспертизы документов (корректоры) управления делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета города Казани (далее - отдел лингвистической экспертизы документов (корректоры)) (для постановлений и распоряжений за подписью Мэра города Казани);

- руководитель Аппарата Исполнительного комитета города Казани;

- руководитель Исполнительного комитета города Казани;

- секретарь Казанской городской Думы;

- заместитель Главы муниципального образования города Казани;

- первый заместитель Главы муниципального образования города Казани;

- Нормативно-правовое управление (управление);

- подписант.

2.3.3. Порядок согласования проектов на бумажном носителе

2.3.3.1. Согласование проекта осуществляется путем визирования. Виза проставляется в листе согласования (приложение N 1 к настоящему Регламенту) руководителем структурного подразделения (согласующей инстанции), а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

В листе согласования необходимо указывать должность согласующего, расшифровку его подписи (инициалы, фамилия), дату передачи на согласование и фактическую дату согласования.

2.3.3.2. Лист согласования удостоверяется подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего проект.

2.3.3.3. Если проект согласовывается исполняющим обязанности должностного лица, то в листе согласования перед наименованием должности данного лица должно быть приписано сокращение "и.о." и указаны инициалы, фамилия лица исполняющего обязанности.

2.3.3.4. Не допускается визирование документов с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.3.3.5. Согласование проекта может осуществляться в процессе совещания с участием руководителей или уполномоченных представителей руководителей структурных подразделений, участвующих в подготовке проекта. Протокол совещания приобщается к листу согласования.

При необходимости оперативного решения вопросов, содержащихся в проекте, допускается параллельное согласование с наличием нескольких листов согласования, но не более трех.

2.3.3.6. Согласование проекта с первым заместителем Главы муниципального образования города Казани, заместителем Главы муниципального образования города Казани, секретарем Казанской городской Думы обеспечивается сотрудниками отдела муниципальных правовых актов и антикоррупционной экспертизы Нормативно-правового управления (далее - отдел муниципальных правовых актов).

2.3.3.7. Последовательность формирования листа согласования проекта на бумажном носителе, за исключением проектов по вопросам градостроительного законодательства:

- руководители структурных подразделений органов местного самоуправления города Казани;

- начальник Нормативно-правового управления;

- руководитель Аппарата Исполнительного комитета города Казани;

- секретарь Казанской городской Думы;

- заместитель Главы муниципального образования города Казани;

- первый заместитель Главы муниципального образования города Казани.

2.3.3.8. Лист согласования проекта по вопросам градостроительного законодательства согласуется с руководителем Исполнительного комитета города Казани, первым заместителем Главы муниципального образования города Казани и начальником отдела нормотворческой работы.

При наличии замечаний проекты по вопросам градостроительного законодательства проходят комбинированное согласование (дополнительно в системе электронного документооборота) в соответствии с подпунктом "б)" пункта 2.3.1.2 настоящего приложения.

2.3.3.9. В случае несогласия с содержанием проекта согласующий излагает замечания на отдельном листе, подписывает его и прилагает к проекту, после чего проект возвращается исполнителю на доработку. Проект подлежит повторному согласованию, начиная с согласующего, внесшего данные замечания (за исключением проектов по вопросам градостроительного законодательства).

В случае согласия с замечаниями исполнитель вносит в проект соответствующие изменения. Если исполнитель не согласен с замечаниями, он готовит мотивированное заключение и прилагает его к проекту.

2.3.3.10. Согласованный документ (после устранения выявленных замечаний, если имеются) оформляется на соответствующем бланке, утвержденном распоряжением Мэра города Казани от 08.12.2020 N 1060р "О бланках Казанской городской Думы".

2.4. Передача проектов на подпись

2.4.1. На подпись Мэру города Казани, первому заместителю Главы муниципального образования города Казани, заместителю Главы муниципального образования города Казани принимаются проекты, отпечатанные на бланках установленного образца, согласованные в соответствии с подразделами 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3 настоящего приложения, с приложением указанных в пункте 2.3.1.6 настоящего приложения документов (за исключением проектов по вопросам градостроительного законодательства).

Проекты по вопросам градостроительного законодательства на подпись Мэру города Казани принимаются на бланках установленного образца, согласованные в соответствии с пунктами 2.3.2.4, 2.3.3.2, 2.3.3.8, настоящего приложения, с приложением листа согласования на бумажном либо распечатанном из системы электронного документооборота носителе и приложением листа рассылки на бумажном носителе (приложение N 2).

Комплектность пакета документов, наличие согласований проекта, предусмотренных подразделами 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3 настоящего приложения, проверяются сотрудниками отдела муниципальных правовых актов.

2.4.2. На подпись Мэру города Казани проекты передаются сотрудниками отдела муниципальных правовых актов (за исключением проектов по кадровым вопросам), сотрудниками Управления кадровой политики (проекты по кадровым вопросам), через отдел по обеспечению деятельности Мэра Управления по обеспечению деятельности Мэра и Казанской городской Думы аппарата Казанской городской Думы (далее - отдел по обеспечению деятельности Мэра).

2.4.3. В случае отсутствия Мэра города Казани проекты подписываются исполняющим обязанности Главы муниципального образования города Казани (за исключением проектов о награждении) на бланках Мэра города Казани. При этом обязательно указывается фамилия лица, подписывающего документ.

Наименование должности располагается от левой границы текстового поля, расшифровка подписи располагается на последней строке наименования должности без точки в конце. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись оформляется на одной странице с текстом документа, полужирным начертанием текста, например:

Исполняющий обязанности Главы муниципального образования

И.О. Фамилия

Не допускается перенос или оформление на отдельном листе реквизитов подписи, а также подписание документов с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.4.4. На подпись исполняющему обязанности Главы муниципального образования города Казани проекты передаются сотрудниками отдела муниципальных правовых актов (за исключением проектов по кадровым вопросам), сотрудниками Управления кадровой политики (проекты по кадровым вопросам) через сотрудников:

- отдела по работе с документами Управления по обеспечению деятельности Мэра и Казанской городской Думы аппарата Казанской городской Думы (далее - отдел по работе с документами) в случае исполнения обязанностей Главы муниципального образования города Казани первым заместителем Главы муниципального образования города Казани;

- организационного отдела Управления по обеспечению деятельности Мэра и Казанской городской Думы аппарата Казанской городской Думы (далее - организационный отдел) в случае исполнения обязанностей Главы муниципального образования города Казани заместителем Главы муниципального образования города Казани.

2.4.5. На подпись первому заместителю Главы муниципального образования города Казани проекты передаются исполнителями через сотрудников отдела по работе с документами.

2.4.6. На подпись заместителю Главы муниципального образования города Казани проекты передаются исполнителями через сотрудников организационного отдела.

2.5. Регистрация, рассылка и официальное опубликование муниципальных правовых актов

2.5.1. Муниципальные правовые акты, подписанные Мэром города Казани, первым заместителем Главы муниципального образования города Казани, заместителем Главы муниципального образования города Казани передаются в отдел муниципальных правовых актов (за исключением муниципальных правовых актов по кадровым вопросам) для регистрации на бумажном носителе (проставляются номер и дата) и внесения в электронную базу данных "Реестр муниципальных правовых актов города Казани" (далее - Реестр).

Муниципальные правовые акты по кадровым вопросам, подписанные Мэром города Казани, первым заместителем Главы муниципального образования города Казани, заместителем Главы муниципального образования города Казани передаются в Управление кадровой политики для регистрации на бумажном носителе (проставляются номер и дата), далее передаются в отдел муниципальных правовых актов для внесения в Реестр.

Внесение исправлений в подписанные и зарегистрированные муниципальные правовые акты запрещается.

2.5.2. Регистрация муниципальных правовых актов проводится не позднее следующего дня после их подписания.

Регистрационным номером муниципального правового акта является порядковый номер в пределах календарного года, датой муниципального правового акта является дата его подписания.

2.5.3. Регистрация производится по каждому виду муниципального правового акта отдельно в специальных журналах. К порядковому номеру распоряжений добавляется буква "р", а также в случае необходимости может дополняться иным буквенным индексом.

К порядковому номеру распоряжений по кадровым вопросам добавляются буквы "рк".

Муниципальные правовые акты регистрируются в системе электронного документооборота.

2.5.4. Муниципальные правовые акты подлежат применению только после официальной регистрации и внесения в Реестр.

Внесение муниципального правового акта в Реестр включает в себя присвоение реестрового номера и даты внесения в Реестр.

2.5.5. Подтверждением внесения в Реестр муниципальных правовых актов является проставление в правом верхнем углу под номером муниципального правового акта первого листа оригинала муниципального правового акта специального штампа "Включен в Реестр муниципальных правовых актов муниципального образования города Казани" с указанием реестрового номера и даты внесения в Реестр.

2.5.6. Муниципальные правовые акты Мэра города Казани в сфере обороны, мобилизации и защиты государственной тайны, при наличии сведений, составляющих государственную тайну, регистрируются без указания их наименования под названием "Спецчасть".

2.5.7. Зарегистрированные муниципальные правовые акты, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную тайну и по кадровым вопросам, тиражируются отделом муниципальных правовых актов в количестве, соответствующем числу адресатов в листе рассылки.

Каждый экземпляр копии муниципального правового акта для придания ему юридической силы заверяется печатью "Для постановлений и распоряжений" на месте подписи Мэра города Казани, первого заместителя Главы муниципального образования города Казани, заместителя Главы муниципального образования города Казани, а также в приложении (если имеются), по окончании текста.

Зарегистрированные муниципальные правовые акты по кадровым вопросам тиражируются Управлением кадровой политики, заверяются гербовой печатью Казанской городской Думы N 3 на месте подписи Мэра города Казани, первого заместителя Главы муниципального образования города Казани, заместителя Главы муниципального образования города Казани, а также в приложении (если имеются), по окончании текста.

2.5.8. При необходимости копию муниципального правового акта можно дополнить штампом с заверительной надписью "Верно" или "Копия верна" с указанием должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписью, указанием расшифровки подписи и даты заверения.

2.5.9. Лист рассылки с указанием перечня адресатов оформляется исполнителем, при этом в лист рассылки в обязательном порядке включаются:

- должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением муниципального правового акта;

- должностные лица, органы местного самоуправления, подразделения, иные организации, которым дано поручение;

- Сборник документов и правовых актов муниципального образования города Казани (далее - Сборник) (при необходимости опубликования муниципального правового акта);

- официальный портал города Казани (при необходимости размещения муниципального правового акта на официальном портале города Казани);

- структурное подразделение, подготовившее проект (с припиской "с материалами дела" (сокращенно - "с м.д."), если к правовому акту, представленному на подпись, прилагаются документы, подлежащие возврату исполнителю);

- управление контроля и антикоррупционной работы Аппарата Исполнительного комитета города Казани (далее - Управление контроля) (для документов, требующих постановки на контроль);

- отдел муниципальных правовых актов (для документов по кадровым вопросам);

- иные подразделения, учреждения, организации, которым необходим муниципальный правовой акт в работе.

Лист рассылки на бумажном носителе подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Электронный лист рассылки оформляется в виде перечня адресатов в системе электронного документооборота.

Лист рассылки к проекту о внесении изменений должен соответствовать листу рассылки первоначального муниципального правового акта (с учетом внесения изменений).

2.5.10. Рассылка копий муниципальных правовых актов, заверенных в соответствии с пунктом 2.5.7 настоящего приложения осуществляется согласно листу рассылки на бумажном носителе и/или в системе электронного документооборота с учетом пункта 2.5.9 настоящего приложения.

Рассылка бумажных копий муниципальных правовых актов осуществляется сотрудниками отдела муниципальных правовых актов (за исключением муниципальных правовых актов по кадровым вопросам), сотрудниками Управления кадровой политики (муниципальные правовые акты по кадровым вопросам) в течение 3-х рабочих дней после регистрации, а по срочным вопросам - в течение суток.

2.5.11. Копии постановлений Мэра города Казани, носящих нормативный характер, рассылаются в установленные сроки отделом муниципальных правовых актов в электронном виде в Прокуратуру города Казани, Министерство юстиции Республики Татарстан.

2.5.12. При рассылке муниципальных правовых актов, требующих частичного воспроизведения текста муниципального правового акта, оформляется выписка с указанием в правом верхнем углу слова "Выписка" и заверяется в соответствии с абзацами вторым или третьим пункта 2.5.7 настоящего приложения.

2.5.13. Муниципальные правовые акты подлежат официальному опубликованию в средствах массовой информации и размещаются на официальном портале города Казани.

Официальное опубликование муниципальных правовых актов, подготовленных сотрудниками аппарата Казанской городской Думы, в Сборнике осуществляется муниципальным казенным учреждением "Казанский городской общественный центр" (далее - МКУ "Казанский городской общественный центр"), в иных средствах массовой информации - исполнителями, подготовившими проект, по согласованию с руководителями структурных подразделений.

Официальное опубликование муниципальных правовых актов, подготовленных сотрудниками Исполнительного комитета города Казани, в средствах массовой информации, осуществляется исполнителями в соответствии с муниципальными правовыми актами Исполнительного комитета города Казани.

Размещение на официальном портале города Казани решений Казанской городской Думы осуществляется организационным отделом.

Размещение на официальном портале города Казани постановлений и распоряжений Мэра города Казани, подготовленных сотрудниками аппарата Казанской городской Думы, осуществляется МКУ "Казанский городской общественный центр".

Размещение на официальном портале города Казани постановлений и распоряжений Мэра города Казани, подготовленных сотрудниками Исполнительного комитета города Казани, осуществляется в соответствии с муниципальными правовыми актами Исполнительного комитета города Казани.

Размещение на официальном портале города Казани муниципальных правовых актов, опубликованных в средствах массовой информации, осуществляется не позднее одного дня с даты их официального опубликования.

Ответственность за достоверность и полноту муниципального правового акта, направляемого для размещения, а также за сроки опубликования лежит на исполнителе и руководителе структурного подразделения, подготовившего проект.

2.5.14. Если при официальном опубликовании муниципального правового акта в печатном издании была допущена ошибка, опечатка, иная неточность, отличная от подлинника муниципального правового акта, то после обнаружения ошибки, опечатки, иной неточности, исполнитель направляет в то же издание специальное сообщение органа или должностного лица, принявшего муниципальный правовой акт, об исправлении неточности.

Если размещение муниципального правового акта состоялось на официальном портале города Казани, то в случае обнаружения ошибки, опечатки, иной неточности, отличной от подлинника муниципального правового акта размещается сообщение, содержащее информацию об исправлении неточности.

2.5.15. Муниципальные правовые акты с пометкой "Для служебного пользования" опубликованию в средствах массовой информации и размещению на официальном портале города Казани не подлежат.

2.5.16. В отделе муниципальных правовых актов остаются на хранение следующие муниципальные правовые акты:

- оригинал муниципального правового акта Мэра города Казани, первого заместителя Главы муниципального образования города Казани, заместителя Главы муниципального образования города Казани за исключением муниципальных правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также муниципальных правовых актов по кадровым вопросам;

- оригинал листа согласования на бумажном носителе (со всеми замечаниями, заключениями по ним), в том числе из системы электронного документооборота;

- оригинал листа рассылки (при наличии);

- все проекты.

Оригиналы муниципальных правовых актов по кадровым вопросам хранятся в Управлении кадровой политики, копии передаются в отдел муниципальных правовых актов.

Муниципальные правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну хранятся в мобилизационном отделе Аппарата Исполнительного комитета города Казани (далее - мобилизационный отдел).

2.5.17. Оригиналы муниципальных правовых актов с приложением внутренней описи прошиваются в твердую обложку с указанием на ней вида муниципального правового акта (постановление, распоряжение), номеров подшитых документов, года, месяца, номера тома (в пределах месяца).

Хранение муниципальных правовых актов осуществляется в порядке, предусмотренном разделом 6 настоящего приложения, номенклатурой дел Казанской городской Думы и иными муниципальными актами.

2.5.18. Ознакомление сотрудников аппарата Казанской городской Думы, представителей органов местного самоуправления с оригиналами муниципальных правовых актов Мэра города Казани, первого заместителя Главы муниципального образования города Казани, заместителя Главы муниципального образования города Казани и прилагаемыми к ним документами, находящихся на хранении в отделе муниципальных правовых актов, а также получение их копий осуществляются по разрешению секретаря Казанской городской Думы.

2.5.19. Органам местного самоуправления, предприятиям, учреждениям, организациям, физическим лицам копии муниципальных правовых актов выдаются на основании их письменных запросов по поручению секретаря Казанской городской Думы.

Исполнение данных запросов осуществляется в установленные законодательством порядке и сроки.

3. Входящая и исходящая корреспонденция

3.1. Работа с входящей корреспонденцией

3.1.1. Входящая корреспонденция разделяется на регистрируемую и нерегистрируемую.

К регистрируемой входящей корреспонденции относятся:

- правовые акты, письма, поручения вышестоящих органов;

- письма предприятий, учреждений, организаций;

- документы, поступившие через средства электронной и факсимильной связи (факсограммы);

- протоколы совещаний, заседаний различного уровня;

- извещения, запросы, письма и иная корреспонденция, поступившая из судов, прокуратуры, службы судебных приставов;

- запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Государственного Совета Республики Татарстан, Казанской городской Думы, письма Общественной палаты Республики Татарстан;

- письма-приглашения, информационные материалы с сопроводительным письмом;

- иная служебная корреспонденция.

Конверты (бандероли) проверяются на правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении повреждения, отсутствии документов (приложений) составляется в двух экземплярах акт, констатирующий данные факты. Первый экземпляр акта остается в управлении делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета города Казани (далее - Управление делопроизводства) либо в аппарате Казанской городской Думы, второй экземпляр с поступившими документами (приложениями), возвращается их отправителю.

К нерегистрируемой входящей корреспонденции относятся:

- газеты, журналы, брошюры, книги, статистические отчеты, информационные материалы;

- другая ежедневная корреспонденция, не подлежащая возврату в Управление делопроизводства либо в Казанскую городскую Думу.

3.1.2. Прием, первоначальная обработка и регистрация корреспонденции, в том числе для служебного пользования, поступающих непосредственно в адрес Мэра города Казани, осуществляются Управлением делопроизводства.

Прием, первоначальная обработка, регистрация корреспонденции и формирование проектов поручений, в том числе для служебного пользования, поступающих в адрес Казанской городской Думы, должностных лиц Казанской городской Думы (за исключением Мэра города Казани), руководителей структурных подразделений аппарата Казанской городской Думы, осуществляются отделом по работе с документами.

3.1.3. В правом нижнем углу первого листа бумажного носителя документа проставляется штамп установленного образца, на котором указывается очередной порядковый номер в пределах календарного года, согласно номенклатуре дел и дата регистрации. Документ сканируется и регистрируется в системе электронного документооборота.

Дальнейшая работа с входящей корреспонденцией осуществляется только в системе электронного документооборота.

3.1.4. На каждый документ в системе электронного документооборота заводится карточка регистрации, к которой прикрепляется отсканированный документ.

3.1.5. Письма, поступившие на татарском или иностранном языке, направляются в аппарат Исполнительного комитета города Казани для перевода на русский язык. Файл с переводом текста письма прикрепляется к оригиналу.

3.1.6. Корреспонденция, содержащая вопросы, решение которых не входит в компетенцию Мэра города Казани, должностных лиц Казанской городской Думы, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в корреспонденции вопросов, с уведомлением обратившегося о переадресации обращения.

Уведомление подписывается начальником отдела по обеспечению деятельности Мэра Управления по обеспечению деятельности Мэра и Казанской городской Думы аппарата Казанской городской Думы (далее - начальник отдела по обеспечению деятельности Мэра).

3.1.7. Корреспонденция, адресованная Мэру города Казани, после первичной обработки и регистрации Управлением делопроизводства направляется в Управление контроля для постановки на контроль, установления при необходимости сроков исполнения, а также формирования проекта поручения.

Начальник отдела по обеспечению деятельности Мэра направляет проект на рассмотрение Мэру города Казани для формирования поручений руководителям структурных подразделений, либо утверждает проект.

3.1.8. Руководитель структурного подразделения, указанный в резолюции первым, является основным исполнителем, несет ответственность за исполнение документа и организует работу, если не оговорено иное.

3.1.9. Ответственный исполнитель, который готовит на основе информации соисполнителей обобщенный ответ, определяется по тематике наибольшего числа вопросов, содержащихся в обращении, или по вопросу, изложенному в начале письма.

Соисполнители представляют основному исполнителю необходимую информацию, документы и материалы в соответствии с установленными контрольными сроками либо в течение 15 дней, если контрольный срок не установлен.

3.1.10. При необходимости дополнения списка соисполнителей либо смены ответственного исполнителя по документам, поступившим непосредственно в адрес Мэра города Казани, согласующие могут направить информацию в Управление контроля с аргументацией причин. По документам, поступившим в адрес Казанской городской Думы, должностных лиц Казанской городской Думы (за исключением Мэра города Казани), информация направляется в отдел по работе с документами.

3.1.11. Выдача на бумажном носителе исполнителю необходимых для работы приложений к входящим документам (брошюры, карты, дополнительные материалы, листы согласования и т.д.) осуществляется по запросу исполнителя Управлением делопроизводства (в случае поступления документов в адрес Мэра города Казани) или отделом по работе с документами (в случае поступления документов в адрес Казанской городской Думы, должностных лиц Казанской городской Думы, руководителей структурных подразделений аппарата Казанской городской Думы) в течение одного дня с момента получения соответствующего запроса.

3.2. Работа с исходящей корреспонденцией

3.2.1. Исходящая корреспонденция подписывается должностными лицами Казанской городской Думы, либо руководителями структурных подразделений аппарата Казанской городской Думы с учетом пункта 3.3.4 настоящего приложения.

3.2.2. Исходящая корреспонденция проходит согласование в системе электронного документооборота.

При подготовке проекта документа перечень согласующих формируется исходя из списка лиц, ответственных за его выполнение.

При подготовке проекта документа во исполнение контрольного задания по поручению Мэра города Казани в обязательном порядке в число согласующих включается начальник Управления контроля.

Документы, подготовленные за подписью Мэра города Казани, должны быть проверены сотрудником отдела лингвистической экспертизы документов (корректором).

В случае, когда исходящее письмо требует оформления на бумажном носителе, текст письма печатается исполнителем на бланке установленного образца после согласования в системе электронного документооборота.

3.2.3. Исходящая корреспонденция в адрес федеральных и республиканских органов государственной власти и управления, а также иные документы с резолюцией "для подготовки ответа" готовятся за подписью Мэра города Казани.

3.2.4. Для подготовки исходящих документов рекомендуется использовать шрифт Times New Roman 14 размера.

Каждый лист исходящего документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

- 2,0 см - левое;

- 2,0 см - правое;

- 2,0 см - верхнее;

- 2,0 см - нижнее.

При наличии таблиц в проекте допускается использовать шрифты меньших размеров - 10, 11, 12.

3.2.5. Текст исходящего документа печатается через 1,5 межстрочных интервала, выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста исходящего документа должен быть равен 1,25 см.

Исходящие документы на двух и более страницах нумеруются со второй страницы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3.2.6. В качестве адресата могут быть органы власти и управления, международные и иные организации, их структурные подразделения, должностные лица, юридические лица и граждане.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Исполнительный комитет
муниципального
образования города Казани
Кремлевская ул., д. 3,
г. Казань, 420111

При направлении документа в организацию с указанием должностного лица инициалы указываются перед фамилией. Должность и фамилия указываются в дательном падеже, наименование организации и подразделения - в именительном падеже, например:

Министерство образования
Республики Татарстан
Начальнику управления
А.И. Петрову
Кремлевская ул., д. 10,
г. Казань, 420011

При адресовании документа непосредственно должностному лицу наименование организации входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
Кремлевская ул., д. 10,
г. Казань, 420011

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Казань, 420030

Либо адрес электронной почты, например:

Калинину И.П.
kalinin@bk.ru

3.2.7. Приложение к исходящему документу оформляется и нумеруется на отдельных листах.

В тексте исходящего документа при первом упоминании приложения указывается ссылка на него (Приложение, Приложение N 1 и т.д.).

Отметка о приложении оформляется под текстом, с отступом 1,25 без дополнительных интервалов после текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

На первом листе приложения в правом верхнем углу полужирным начертанием текста указываются его реквизиты, например:

Приложение N 1

Строки реквизита выравниваются по левому краю, последняя буква наиболее длинной строки ограничивается правым полем.

3.2.8. В случае отсутствия Мэра города Казани исходящая корреспонденция подписывается исполняющим обязанности Главы муниципального образования города Казани на бланках Мэра города Казани.

Фамилия лица, подписывающего документ, ограничивается правым полем без точки в конце.

Независимо от пола лица, исполняющего обязанности, наименование должности указывается в мужском роде.

Подпись оформляется на одной странице с текстом документа, полужирным начертанием текста, например:

Исполняющий обязанности Главы муниципального образования

И.О. Фамилия

Не допускается перенос или оформление на отдельном листе реквизитов подписи, а также подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.2.9. В документах употребляются полные официальные наименования органов, предприятий и организаций. Допустимо использовать лишь общепринятые сокращения.

3.2.10. Проект исходящего документа, оформленный на бланке, передается исполнителем на подпись Мэру города Казани через сотрудников отдела по обеспечению деятельности Мэра после согласования в системе электронного документооборота.

Исходящие документы за подписью Мэра города Казани регистрируются в Управлении делопроизводства.

Исходящим номером документа за подписью Мэра города Казани является порядковый номер в пределах календарного года.

Копия исходящего документа за подписью Мэра города Казани на бумажном носителе сканируется Управлением делопроизводства и хранится в системе электронного документооборота.

3.2.11. Проект исходящего документа, оформленный на бланке, передается исполнителем на подпись первому заместителю Главы муниципального образования города Казани через сотрудников отдела по работе с документами, на подпись заместителю Главы муниципального образования города Казани, а также секретарю Казанской городской Думы через сотрудников организационного отдела после согласования в системе электронного документооборота.

Исходящие документы за подписью должностных лиц Казанской городской Думы (за исключением Мэра города Казани), руководителей структурных подразделений аппарата Казанской городской Думы регистрируются в отделе по работе с документами.

Регистрация документа включает в себя проставление порядкового номера в пределах календарного года с проставлением литеры, и даты регистрации.

Копия исходящего документа за подписью должностных лиц Казанской городской Думы (за исключением Мэра города Казани), руководителей структурных подразделений аппарата Казанской городской Думы хранится в системе электронного документооборота.

3.2.12. При направлении документа в дополнение к ранее отправленному указываются номер и дата регистрации ранее отправленного документа.

Если в проекте ответа не отражены все вопросы, поставленные в обращении, то на этапе согласования материалы по его рассмотрению возвращается исполнителю.

3.2.13. Исполнитель отвечает за правильность оформления документа, комплектность пакета документов, наличие соответствующих согласований в системе электронного документооборота.

3.2.14. Отправка исходящей корреспонденции направляемой через почтовые отделения, курьером, фельдсвязью, иными видами почтовой связи производится Управлением делопроизводства. Отправка корреспонденции осуществляется после регистрации в день ее поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления корреспонденции после 12.00).

Отправка документов посредством электронной почты осуществляется отделом по работе с документами. Отправка документов через систему электронного документооборота осуществляется автоматически, независимо от времени регистрации.

3.2.15. Ответы в учреждения, организации, на предприятия, работающие в системе электронного документооборота, направляются по системе электронного документооборота.

3.3. Работа с обращениями граждан

3.3.1. Организация работы с обращениями граждан в адрес Казанской городской Думы, Мэра города Казани, иных должностных лиц Казанской городской Думы осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ), Законом Республики Татарстан от 12.05.2003 N 16-ЗРТ "Об обращениях граждан в Республике Татарстан", решением Казанской городской Думы от 20.04.2006 N 14-8 "Об утверждении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления".

3.3.2. Обращения граждан, обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), поступившие в адрес Мэра города Казани, через почтовые отделения, непосредственно от граждан (их представителей), а также в электронной форме, в том числе в интернет приемную официального портала города Казани принимаются и регистрируются Управлением делопроизводства.

Обращения, адресованные иным должностным лицам Казанской городской Думы (за исключением Мэра города Казани), в Казанскую городскую Думу, поступившие через почтовые отделения, непосредственно от граждан (их представителей), а также в электронной форме, принимаются Управлением делопроизводства и регистрируются отделом по работе с документами.

3.3.3. Обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.

3.3.4. В случае, если текст обращения не поддается прочтению либо не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, а также в случае, содержания в обращении нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, членов его семьи, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Уведомление на обращение подписывается начальником отдела по обеспечению деятельности Мэра. Регистрацию осуществляет отдел по работе с документами, отправку - Управление делопроизводства.

3.3.5. В случае, если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес (почтовый адрес или адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Уведомление о перенаправлении обращения подписывается начальником отдела по обеспечению деятельности Мэра.

3.3.6. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Мэра города Казани, иных должностных лиц Казанской городской Думы, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением обратившегося о переадресации обращения. Уведомление подписывается начальником отдела по обеспечению деятельности Мэра.

3.3.7. Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо Казанской городской Думы либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Казанскую городскую Думу или одному и тому же должностному лицу Казанской городской Думы. Уведомление о прекращении переписки направляется гражданину.

3.3.8. В случаях, предусмотренных законодательством, сроки подготовки ответа могут быть продлены, но не более чем на 30 дней с уведомлением обратившегося о продлении срока рассмотрения.

3.3.9. Личный прием граждан осуществляется в соответствии с распоряжением Мэра города Казани от 30.01.2009 N 38ра "Об организации личного приема граждан Мэром г. Казани".

4. Контроль исполнения документов и поручений

4.1. Контролю в аппарате Казанской городской Думы подлежат:

4.1.1. исполнение:

- правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Республики Татарстан;

- документов органов государственной власти Российской Федерации и Республики Татарстан;

- муниципальных правовых актов Мэра города Казани, Казанской городской Думы, содержащих поручения аппарату Казанской городской Думы;

- иных документов, в т.ч. решений Президиума Казанской городской Думы.

4.1.2. организация работы:

- со служебными письмами;

- с письменными, устными, электронными обращениями граждан, юридических лиц.

4.2. Постановка на контроль документов, а также последующий контроль их исполнения осуществляются в системе электронного документооборота сотрудниками отдела по работе с документами, а также сотрудниками Управления контроля.

На бумажном носителе направляются документы, имеющие в качестве приложения альбомы, журналы, законопроекты, эскизные материалы и др., которые невозможно отсканировать ввиду большого объема занимаемой информации и ненадлежащего формата для сканера.

Постановка на контроль документов, включающих сведения, содержащие государственную тайну, а также последующий контроль их исполнения осуществляются мобилизационным отделом без размещения текста документа в системе электронного документооборота.

4.3. Поручения Мэра города Казани, данные в устной форме, излагаются в письменном виде, подписываются и направляются сотрудниками отдела по обеспечению деятельности Мэра в системе электронного документооборота в Управление контроля.

4.4. Изменения, дополнения, вносимые Мэром города Казани в проект контрольного поручения, подготовленного Управлением контроля, производятся сотрудниками отдела по обеспечению деятельности Мэра в системе электронного документооборота через голосовые и графические резолюции.

Контрольные поручения доводятся до исполнителя в системе электронного документооборота или на бумажном носителе не позднее одного дня с даты их подписания Мэром города Казани.

4.5. Электронная информация с обоснованием необходимости установления нового контрольного срока, снятия с контроля исполнения документов (поручений), правовых актов, согласованная с ответственным за контроль исполнения, представляется в Управление контроля, в отдел по работе с документами, а в случаях, предусмотренных настоящим Регламентом, в мобилизационный отдел структурными подразделениями аппарата Казанской городской Думы в системе электронного документооборота ежедневно до 17.00.

Информация, поступившая после 17.00 рассматривается на следующий рабочий день, в выходные и праздничные дни - в первый после них рабочий день.

5. Использование бланков, печатей и штампов

5.1. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться предприятиям, учреждениям, организациям, их представителям, частным лицам.

Перечень бланков, используемых в аппарате Казанской городской Думы, утверждается муниципальным правовым актом Мэра города Казани.

Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

5.2. Гербовые бланки (за исключением гербовых бланков писем за подписью Мэра города Казани) хранятся, учитываются и выдаются в организационном отделе. Гербовые бланки писем за подписью Мэра города Казани хранятся, учитываются и выдаются в Управлении делопроизводства.

Испорченные бланки (за исключением бланков писем за подписью Мэра города Казани) подлежат возврату в организационный отдел и списываются по акту. Бланки писем за подписью Мэра города Казани подлежат возврату в Управление делопроизводства и списываются по акту.

Уничтожение испорченных бланков осуществляется методом сожжения или механического измельчения в специально оборудованном месте (помещении).

5.3. В делопроизводстве Казанской городской Думы используются печати и штампы.

Печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения, в том числе удостоверения подписи должностного лица, удостоверения соответствия копии документа подлиннику, опечатывания дверей, чемоданов, конвертов и т.д.

Штампы используются для проставления отметок справочного характера, в том числе о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов.

5.4. Гербовая печать Казанской городской Думы (далее - печать КГД) N 1 хранится у начальника организационного отдела. Печати КГД N 2 и N 3 в соответствии с Соглашением хранятся соответственно в отделе финансового обеспечения и исполнения бюджетных полномочий Аппарата Исполнительного комитета города Казани и в Управлении кадровой политики.

Гербовая печать Мэра города Казани, а также факсимиле подписи Мэра города Казани, которое проставляется на документах, не требующих юридической идентификации, хранятся у секретаря Казанской городской Думы.

5.5. Печати и штампы структурных подразделений аппарата Казанской городской Думы хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

5.6. Все печати, штампы и факсимиле хранятся в сейфах либо надежно запираемых шкафах.

5.7. Печати, штампы и факсимиле, пришедшие в негодность или утратившие значение, подлежат возврату в организационный отдел и уничтожаются в порядке, установленном распоряжением Мэра города Казани от 11.02.2016 N 74р "Об утверждении Правил учета, хранения, выдачи и уничтожения печатей и штампов, используемых в работе с документами Казанской городской Думы, Мэра города Казани".

6. Хранение документов, формирование дел

6.1. Номенклатура дел Казанской городской Думы, Мэра города Казани ежегодно составляется организационным отделом и согласовывается с управлением муниципального архива Аппарата Исполнительного комитета города Казани (далее - Управление муниципального архива).

6.2. С даты формирования и до передачи в Управление муниципального архива документы хранятся по месту их формирования в течение срока, установленного соответствующим актом Росархива.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях аппарата Казанской городской Думы и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

6.3. Подготовка документов к передаче в Управление муниципального архива включает работу организационного отдела, отдела по работе с постоянными комиссиями Казанской городской Думы Управления по обеспечению деятельности Мэра и Казанской городской Думы аппарата Казанской городской Думы, отдела муниципальных правовых актов, лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата Казанской городской Думы, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей и актов к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

6.4. Организацию и проведение экспертизы ценности документов в аппарате Казанской городской Думы осуществляет экспертная комиссия, создаваемая соответствующим муниципальным правовым актом Мэра города Казани.

6.5. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

6.6. Срок хранения документов Казанской городской Думы, Мэра города Казани, первого заместителя Главы муниципального образования города Казани, заместителя Главы муниципального образования города Казани, секретаря Казанской городской Думы в Управлении муниципального архива определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

7. Порядок подготовки и выдачи доверенностей

7.1. Мэр города Казани выдает доверенности на право представления интересов Казанской городской Думы, Мэра города Казани:

- в судах общей юрисдикции, арбитражных судах;

- в органах государственной власти и управления;

- в гражданско-правовых отношениях (в т.ч. на совершение сделок, подписание договоров, финансовых документов, получение материальных ценностей и т.п.);

- в организациях межмуниципального, международного сотрудничества (в т.ч. доверенность на право голосования и т.п.).

Первый заместитель Главы муниципального образования города Казани, заместитель Главы муниципального образования города Казани, секретарь Казанской городской Думы выдают доверенность на право представления своих интересов по направлениям своей деятельности.

7.2. Доверенность на право представления интересов Казанской городской Думы выдается на бланке "Казанская городская Дума", на право представления интересов Мэра города Казани - на бланке "Мэр города Казани".

Доверенность на право представления интересов иного должностного лица Казанской городской Думы выдается на бланке соответствующего должностного лица Казанской городской Думы.

7.3. Проект доверенности визируется начальником Нормативно-правового управления.

7.4. После подписания Мэром города Казани, первым заместителем Главы муниципального образования города Казани, заместителем Главы муниципального образования города Казани, секретарем Казанской городской Думы доверенность регистрируется в отделе муниципальных правовых актов.

Оригинал доверенности выдается представителю. Копии доверенностей хранятся в отделе муниципальных правовых актов.

7.5. Осуществление полномочий по доверенности прекращается в случаях:

- истечения срока действия доверенности;

- отмены доверенности лицом, выдавшим ее;

- отказа лица, которому выдана доверенность;

- увольнения или назначения на новую должность лица, на чье имя была выдана доверенность;

- досрочного прекращения полномочий Казанской городской Думы;

- досрочного прекращения Мэром города Казани, первым заместителем Главы муниципального образования города Казани, заместителем Главы муниципального образования города Казани, секретарем Казанской городской Думы своих полномочий;

- реорганизации структурного подразделения аппарата Казанской городской Думы, органа местного самоуправления, в котором работает сотрудник, на чье имя была выдана доверенность.

7.6. В случае утери или порчи доверенности сотруднику, которому она была выдана, необходимо представить на имя начальника Нормативно-правового управления уведомление об утере или порче доверенности и заявление о выдаче новой доверенности.

8. Ответственность

8.1. На всех этапах работы с документами руководители структурных подразделений аппарата Казанской городской Думы, а также сотрудники, принимающие участие в их подготовке и выполнении, несут ответственность за:

- своевременность и правильность подготовки проекта документа;

- соответствие проекта действующему законодательству;

- соответствие проектов распорядительных документов и писем требованиям к оформлению (ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 22.05.2019 N 71) и настоящему Регламенту;

- качество подготовки и полноту проекта документа;

- соблюдение сроков и порядка согласования проекта документа, утвержденных настоящим Регламентом;

- соблюдение сроков и качество (полноту и точность) выполнения предписанных организационно-распорядительным документом заданий (поручений);

- разглашение государственной тайны, сведений, относящихся к служебной тайне, несоблюдение законодательства о защите персональных данных.

8.2. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата Казанской городской Думы.

В случае отсутствия сотрудника по болезни документы передаются руководителем структурного подразделения аппарата Казанской городской Думы по своему усмотрению другому сотруднику.

8.3. В случае утраты документа сотрудник немедленно докладывает об этом руководителю структурного подразделения аппарата Казанской городской Думы для принятия соответствующих мер.

8.4. Привлечение к ответственности сотрудника, руководителя структурного подразделения аппарата Казанской городской Думы осуществляется в порядке, определяемом законодательством.

Приложение N 1
к Регламенту работы с документами
в аппарате Казанской городской Думы

Образец

Лист согласования
к постановлению (распоряжению) Мэра города Казани

     1. Наименование документа: _________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Проект подготовлен: _____________________________________________

_________________________________________________________________________

         (наименование подразделения, организации, должность,

                    Ф.И.О. исполнителя, телефон)

     3. Руководитель: ___________________________________________________

_________________________________________________________________________

                    (Ф.И.О., подпись, дата)

4. Визы руководителей:

Наименование подразделения, должность согласующего	Ф.И.О.	Дата передачи на согласование	Подпись, дата согласования или краткое содержание замечаний	Замечание устранено. Подпись, дата
Первый заместитель Главы муниципального образования г. Казани
Руководитель Аппарата Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани
Начальник аппарата Казанской городской Думы

Приложение N 2
к Регламенту работы с документами
в аппарате Казанской городской Думы

Образец

Лист
рассылки к постановлению (распоряжению) Мэра города Казани
"________________________________________"
(название)

N п/п	Адресат	Кол-во копий	Отметка об отправке
1.	Первый заместитель Главы муниципального образования г. Казани	1
2.	Заместитель Главы муниципального образования г. Казани	1
3.	Управление по обеспечению деятельности Мэра и Казанской городской Думы аппарата Казанской городской Думы	1
4.	Нормативно-правовое управление аппарата Казанской городской Думы	2
5.	Исполнительный комитет муниципального образования г. Казани	1

                                 Итого: 6 экз.

                                 Руководитель

                                 ________________________________________

                                             (подпись) (Ф.И.О.)

                                 Разослано "___"_______ 20__ г.

                                 ________________________________________

                                 (подпись сотрудника Нормативно-правового

                                      управления аппарата Казанской

                                             городской Думы)