Приложение 2. Регламент работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства

Приложение 2
к приказу Департамента
культуры города Москвы
от 28.04.2022 г. N 324/ОД

Регламент
работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества комплектования Музейного фонда Российской Федерации произведениями изобразительного, декоративно-прикладного, театрально-декорационного искусства, историческими реликвиями, предметами естественно-научных коллекций, архивными документами, редкими книгами и иными культурными ценностями (далее - культурные ценности).

1.2. Регламент устанавливает порядок и сроки рассмотрения Экспертно-закупочной комиссией Департамента культуры города Москвы (далее - ЭЗК) вопросов приобретения государственными учреждениями, подведомственным Департаменту культуры города Москвы (далее - Учреждения), культурных ценностей, а также определяет механизм принятия решений об их приобретении.

1.3. Приобретение культурных ценностей проводится за счет бюджетных средств, выделяемых Учреждениям в качестве субсидий на выполнение государственного задания или на иные цели, не связанные с финансовым обеспечением выполнения государственного задания, а также за счет средств Учреждений, полученных от приносящей доход деятельности или от пожертвований, полученных от физических или юридических лиц.

1.4. Подготовка к заседанию ЭЗК (прием заявок, предварительный осмотр предметов, предлагаемых к приобретению, проверка комплектности заявок, оповещение членов ЭЗК и Учреждений, принимающих участие в заседании, о дате проведения заседания, подготовка повестки заседания и итогового протокола) ведется сотрудниками Управления музейно-выставочной работы Департамента культуры города Москвы с привлечением специалистов Государственного бюджетного учреждения культуры города Москвы "Московская дирекция по развитию культурных центров" (далее - Мосразвитие).

1.5. Обмен информацией и документами между ЭЗК и Учреждениями о совершаемых действиях и принимаемых решениях, осуществляется, посредством их направления по системе электронного документооборота Правительства Москвы (далее - СЭД) или на бумажном носителе.

1.6. Официальным электронным адресом для направления Учреждениями дополнительной информации и направления запросов в целях получения консультаций является адрес электронной почты: museum-collect@mos.ru.

1.7. Местом хранения документов ЭЗК является Управление музейно-выставочной работы Департамента культуры города Москвы.

2. Порядок и сроки подачи заявок

2.1. Прием заявок от Учреждений осуществляется путем направления в порядке, предусмотренном п. 1.5 Регламента, заявки с комплектом документов с обязательным указанием в поле темы: "Заявка на ЭЗК", с последующим предоставлением на бумажном носителе в Департамент культуры города Москвы (далее - Департамент).

2.2. Заявка на рассмотрение вопроса согласования концепций комплектования Учреждения должна содержать следующие документы:

2.2.1. Письмо-обоснование, оформленное на имя руководителя Департамента и подписанное руководителем Учреждения, с обоснованием необходимости рассмотрения концепции ЭЗК и его согласования для Учреждения.

2.2.2. Концепцию комплектования Учреждения.

2.3. Заявка на рассмотрение вопроса приобретения культурных ценностей должна содержать следующие документы:

2.3.1. Письмо-обоснование, оформленное на имя руководителя Департамента и подписанное руководителем Учреждения, с указанием общего количества предлагаемых к приобретению музейных ценностей, стоимости, заявляемой каждым владельцем, общей стоимости всех предметов, представляемых на закупку, предполагаемого источника финансирования, обоснованием стоимости и необходимости данного приобретения для Учреждения.

2.3.2. Заверенную в установленном порядке копию протокола ЭФЗК Учреждения, для которого приобретается предмет(-ы), включающий экспертизу культурных ценностей с приложением цветных фотографий каждого предмета формата А4, предложения по стоимости (страховой стоимости) объектов экспертизы и способа ее определения (далее - протокол ЭФЗК).

2.3.3. Заверенную в установленном порядке копию акта приема предмета (-ов) на временное хранение.

2.3.4. Экспертное заключение сторонних экспертов или организаций (для культурных ценностей, стоимость которых превышает утвержденную приказом Департамента предельную стоимость), включающие сопоставление заявленной стоимости представленных произведений изобразительного, декоративно-прикладного, театрально-декорационного искусства, исторических реликвий, предметов естественно-научных коллекций, архивов, редких книг и иных культурных ценностей исходя из конъюнктуры современного антикварно-художественного рынка.

2.3.5. Экспертное заключение стороннего специалиста или организации (в случае официального обращения к нему с целью получения заключения) на бланке организации, в трудовых отношениях с которой он состоит, и имеющее подпись специалиста и руководителя организации.

2.4. Заявка на рассмотрение вопроса о внесении предложения о размещении целевого заказа на создание произведений искусства должна содержать следующие документы:

2.4.1. Письмо-обоснование, оформленное на имя руководителя Департамента и подписанное руководителем Учреждения, с указанием общего количества предметов, предлагаемых к заказу, стоимости, заявленной каждым автором, общей стоимости всех предметов, предполагаемого источника финансирования, обоснованием стоимости и необходимости включения данного целевого заказа для Учреждения.

2.4.2. Портфолио автора произведения искусства.

2.4.3. Техническое задание, включающее творческое задание, эскизные материалы, сметный расчет и проект контракта, в котором указаны условия передачи произведения искусства.

2.5. Прием заявок на ближайшее заседание ЭЗК заканчивается за 10 рабочих дней до даты его проведения.

3. Назначение даты проведения заседания ЭЗК

3.1. Решение о месте и времени проведения ЭЗК принимает Председатель ЭЗК по предложениям заместителя председателя ЭЗК или ответственного секретаря ЭЗК, при наличии достаточного количества заявок для рассмотрения, исходя из оптимальной продолжительности заседания (около 2 часов без учета времени, необходимого для оформления протокола).

3.2. Ответственный секретарь ЭЗК обеспечивает информирование Учреждений, подавших заявки, и приглашение членов ЭЗК в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до предстоящего заседания ЭЗК.

4. Подготовка к заседанию ЭЗК

4.1. Ответственный секретарь ЭЗК рассматривает заявки на предмет соответствия требованиям Регламента, проводит совместно с экспертами предварительный осмотр предлагаемых к приобретению предметов с целью подтверждения их соответствия параметрам, указанным в заявке, принимает решение о вынесении вопросов на рассмотрение ЭЗК, представляет в Департамент проекты повестки и протокола заседания ЭЗК, предложения по привлечению консультантов.

4.2. Заявки, направленные в ЭЗК с нарушением требований Регламента, подлежат направлению на доработку без рассмотрения.

4.3. Проекты повестки и протокола заседания ЭЗК направляется членам комиссии не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты проведения заседания ЭЗК.

4.4. Учреждение представляет на заседании ЭЗК предлагаемые на закупку предметы, либо их качественные фотоизображения в форме видеопрезентации.

4.5. В случае объективной невозможности обеспечить представление на заседании ЭЗК оригиналов предметов, предназначенных на закупку (например, крупногабаритные предметы, высокая страховая стоимость и т.д.), учреждение обеспечивает доступ членов ЭЗК к данным предметам или коллекциям до заседания ЭЗК. Ответственный секретарь ЭЗК оказывает содействие членам ЭЗК в ознакомлении с предметами, предложенными на закупку до заседания комиссии.

5. Порядок рассмотрения заявок и принятия решений ЭЗК

5.1. ЭЗК принимает решения простым большинством голосов от числа присутствовавших на заседании ЭЗК посредством открытого голосования.

5.2. В случае рассмотрения на заседании ЭЗК вопроса, решение которого прямо или косвенно затрагивает интересы лица, являющегося членом ЭЗК, такой член ЭЗК письменно уведомляет Председателя ЭЗК об имеющемся конфликте интересов и не участвует в обсуждении и голосовании при принятии решения ЭЗК.

5.3. В своем решении члены ЭЗК основываются на соответствии предлагаемого к закупке произведения (предмета) концепции комплектования Учреждения, обоснованности закупки, предложениях Учреждения по размещению предмета в экспозиции или на выставках, перспективах его научного исследования и соответствии его цены рыночной стоимости, наличии возможности обеспечения его сохранности и условий хранения.

5.4. Отрицательное решение о закупке может быть принято ЭЗК по следующим основаниям:

5.4.1. Заявленная стоимость превышает среднерыночную стоимость аналогов.

5.4.2. Состояние сохранности не позволяет использование в экспозиции или на выставках (в случае неудовлетворительного состояния, необходимости проведения комплексной реставрации; необратимого характера изменений оригинального предмета).

5.4.3. Несоответствие произведения (предмета) профилю Учреждения и концепции комплектования.

5.4.4. Отсутствие достоверных сведений об истории владения произведением (предметом), его происхождении.

5.5. В случае принятия отрицательного решения о закупке по основаниям, предусмотренным пунктами 5.4.1, 5.4.4, Учреждению может быть рекомендовано провести дополнительную историко-культурную, технико-технологическую и экспертизу, и ценовую оценку предмета (-ов).

5.6. В случае снижения цены продавцом на уже рассмотренные на предыдущем заседании комиссии произведения (предметы) культурноисторического и природного наследия и современного искусства, повторное голосование может быть проведено при согласии большинства членов ЭЗК заочно.

5.7. В Протокол заседания ЭЗК в обязательном порядке включается решение ЭЗК о целесообразности приобретения предметов (коллекции), цене приобретаемых предметов (коллекции) у каждого из владельцев с указанием источника финансирования.

5.8. Протокол заседания ЭЗК составляется в 3-х экземплярах подписывается всеми членами ЭЗК, присутствовавшими на заседании и утверждается Председателем ЭЗК.

6. Реализация решений ЭЗК

6.1. Решения ЭЗК вступают в силу после утверждения протокола Председателем ЭЗК.

6.2. На основании протокола заседания ЭЗК ответственный секретарь ЭЗК готовит выписки из протокола ЭЗК в течение 10 рабочих дней со дня его подписания. Выписки из протокола, подписанные Председателем или заместителем Председателя ЭЗК и ответственным секретарем, направляются в соответствующие Учреждения для исполнения.

6.3. Учреждение, подавшее заявку в соответствии с п. 2.2 Регламента, на основании протокола утверждает концепцию комплектования.

6.4. Учреждение, подавшее заявку в соответствии с п. 2.3 Регламента, на основании протокола:

6.4.1. После выхода правового акта Департамента о доведении денежных средств заключает с владельцем культурных ценностей договор купли-продажи с указанием цены приобретения и передаваемых исключительных прав (при согласии автора).

6.4.2. После исполнения договора на приобретение культурных ценностей незамедлительно предоставляет акты приема предметов на постоянное хранение посредством их направления по СЭД или иным доступным способом (на бумажном носителе).

6.4.3. Обеспечивает включение предметов в государственную часть Музейного фонда Российской Федерации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

6.5. Учреждение, подавшее заявку в соответствии с п. 2.4 Регламента, на основании протокола ЭЗК:

6.5.1. По исполнении сторонами, заключившими договор на создание произведения искусства, всех обязательств, принимает предметы по актам приема на постоянное хранение и незамедлительно предоставляет их по СЭД или иным доступным способом (на бумажном носителе).

6.5.2. Обеспечивает включение предметов в государственную часть Музейного фонда Российской Федерации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.