Приложение 2. Регламент работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства

Приложение 2
к приказу Департамента
культуры города Москвы
от 28.04.2022 г. N 324/ОД

Регламент
работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества комплектования Музейного фонда Российской Федерации произведениями изобразительного, декоративно-прикладного, театрально-декорационного искусства, историческими реликвиями, предметами естественно-научных коллекций, архивными документами, редкими книгами и иными культурными ценностями (далее - культурные ценности).

1.2. Регламент устанавливает порядок и сроки рассмотрения Экспертно-закупочной комиссией Департамента культуры города Москвы (далее - ЭЗК) вопросов приобретения государственными учреждениями, подведомственным Департаменту культуры города Москвы (далее - Учреждения), культурных ценностей, а также определяет механизм принятия решений об их приобретении.

1.3. Приобретение культурных ценностей проводится за счет бюджетных средств, выделяемых Учреждениям в качестве субсидий на выполнение государственного задания или на иные цели, не связанные с финансовым обеспечением выполнения государственного задания, а также за счет средств Учреждений, полученных от приносящей доход деятельности или от пожертвований, полученных от физических или юридических лиц.

1.4. Подготовка к заседанию ЭЗК (прием заявок, предварительный осмотр предметов, предлагаемых к приобретению, проверка комплектности заявок, оповещение членов ЭЗК и Учреждений, принимающих участие в заседании, о дате проведения заседания, подготовка повестки заседания и итогового протокола) ведется сотрудниками Управления музейно-выставочной работы Департамента культуры города Москвы с привлечением специалистов Государственного бюджетного учреждения культуры города Москвы "Московская дирекция по развитию культурных центров" (далее - Мосразвитие).

1.5. Обмен информацией и документами между ЭЗК и Учреждениями о совершаемых действиях и принимаемых решениях, осуществляется, посредством их направления по системе электронного документооборота Правительства Москвы (далее - СЭД) или на бумажном носителе.

1.6. Официальным электронным адресом для направления Учреждениями дополнительной информации и направления запросов в целях получения консультаций является адрес электронной почты: museum-collect@mos.ru.

1.7. Местом хранения документов ЭЗК является Управление музейно-выставочной работы Департамента культуры города Москвы.

2. Порядок и сроки подачи заявок

2.1. Прием заявок от Учреждений осуществляется путем направления в порядке, предусмотренном п. 1.5 Регламента, заявки с комплектом документов с обязательным указанием в поле темы: "Заявка на ЭЗК", с последующим предоставлением на бумажном носителе в Департамент культуры города Москвы (далее - Департамент).

2.2. Заявка на рассмотрение вопроса согласования концепций комплектования Учреждения должна содержать следующие документы:

2.2.1. Письмо-обоснование, оформленное на имя руководителя Департамента и подписанное руководителем Учреждения, с обоснованием необходимости рассмотрения концепции ЭЗК и его согласования для Учреждения.

2.2.2. Концепцию комплектования Учреждения.

2.3. Заявка на рассмотрение вопроса приобретения культурных ценностей должна содержать следующие документы:

2.3.1. Письмо-обоснование, оформленное на имя руководителя Департамента и подписанное руководителем Учреждения, с указанием общего количества предлагаемых к приобретению музейных ценностей, стоимости, заявляемой каждым владельцем, общей стоимости всех предметов, представляемых на закупку, предполагаемого источника финансирования, обоснованием стоимости и необходимости данного приобретения для Учреждения.

2.3.2. Заверенную в установленном порядке копию протокола ЭФЗК Учреждения, для которого приобретается предмет(-ы), включающий экспертизу культурных ценностей с приложением цветных фотографий каждого предмета формата А4, предложения по стоимости (страховой стоимости) объектов экспертизы и способа ее определения (далее - протокол ЭФЗК).

2.3.3. Заверенную в установленном порядке копию акта приема предмета (-ов) на временное хранение.

2.3.4. Экспертное заключение сторонних экспертов или организаций (для культурных ценностей, стоимость которых превышает утвержденную приказом Департамента предельную стоимость), включающие сопоставление заявленной стоимости представленных произведений изобразительного, декоративно-прикладного, театрально-декорационного искусства, исторических реликвий, предметов естественно-научных коллекций, архивов, редких книг и иных культурных ценностей исходя из конъюнктуры современного антикварно-художественного рынка.

2.3.5. Экспертное заключение стороннего специалиста или организации (в случае официального обращения к нему с целью получения заключения) на бланке организации, в трудовых отношениях с которой он состоит, и имеющее подпись специалиста и руководителя организации.

2.4. Заявка на рассмотрение вопроса о внесении предложения о размещении целевого заказа на создание произведений искусства должна содержать следующие документы:

2.4.1. Письмо-обоснование, оформленное на имя руководителя Департамента и подписанное руководителем Учреждения, с указанием общего количества предметов, предлагаемых к заказу, стоимости, заявленной каждым автором, общей стоимости всех предметов, предполагаемого источника финансирования, обоснованием стоимости и необходимости включения данного целевого заказа для Учреждения.

2.4.2. Портфолио автора произведения искусства.

2.4.3. Техническое задание, включающее творческое задание, эскизные материалы, сметный расчет и проект контракта, в котором указаны условия передачи произведения искусства.

2.5. Прием заявок на ближайшее заседание ЭЗК заканчивается за 10 рабочих дней до даты его проведения.

3. Назначение даты проведения заседания ЭЗК

3.1. Решение о месте и времени проведения ЭЗК принимает Председатель ЭЗК по предложениям заместителя председателя ЭЗК или ответственного секретаря ЭЗК, при наличии достаточного количества заявок для рассмотрения, исходя из оптимальной продолжительности заседания (около 2 часов без учета времени, необходимого для оформления протокола).

3.2. Ответственный секретарь ЭЗК обеспечивает информирование Учреждений, подавших заявки, и приглашение членов ЭЗК в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до предстоящего заседания ЭЗК.

4. Подготовка к заседанию ЭЗК

4.1. Ответственный секретарь ЭЗК рассматривает заявки на предмет соответствия требованиям Регламента, проводит совместно с экспертами предварительный осмотр предлагаемых к приобретению предметов с целью подтверждения их соответствия параметрам, указанным в заявке, принимает решение о вынесении вопросов на рассмотрение ЭЗК, представляет в Департамент проекты повестки и протокола заседания ЭЗК, предложения по привлечению консультантов.

4.2. Заявки, направленные в ЭЗК с нарушением требований Регламента, подлежат направлению на доработку без рассмотрения.

4.3. Проекты повестки и протокола заседания ЭЗК направляется членам комиссии не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты проведения заседания ЭЗК.

4.4. Учреждение представляет на заседании ЭЗК предлагаемые на закупку предметы, либо их качественные фотоизображения в форме видеопрезентации.

4.5. В случае объективной невозможности обеспечить представление на заседании ЭЗК оригиналов предметов, предназначенных на закупку (например, крупногабаритные предметы, высокая страховая стоимость и т.д.), учреждение обеспечивает доступ членов ЭЗК к данным предметам или коллекциям до заседания ЭЗК. Ответственный секретарь ЭЗК оказывает содействие членам ЭЗК в ознакомлении с предметами, предложенными на закупку до заседания комиссии.

5. Порядок рассмотрения заявок и принятия решений ЭЗК

5.1. ЭЗК принимает решения простым большинством голосов от числа присутствовавших на заседании ЭЗК посредством открытого голосования.

5.2. В случае рассмотрения на заседании ЭЗК вопроса, решение которого прямо или косвенно затрагивает интересы лица, являющегося членом ЭЗК, такой член ЭЗК письменно уведомляет Председателя ЭЗК об имеющемся конфликте интересов и не участвует в обсуждении и голосовании при принятии решения ЭЗК.

5.3. В своем реше