Приложение 2. Требования к электронным документам и электронным образам документов

Приложение 2
к Соглашению

Требования
к электронным документам и электронным образам документов

Исполнительная документация, журналы учета выполнения работ в электронном виде формируются в виде электронных документов и электронных образов документов:

электронный документ - документ, созданный в электронной форме посредством системы без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации (Федеральный закон [2]);

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, которая переведена в электронную форму с помощью средств сканирования, с последующим заверением усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и ее внесением в соответствующую информационную систему.

Требования к электронным документам

1 Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

2 Файлы документов представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. При этом файлы документов могут быть представлены в следующих форматах:

а) PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, XPS - для документов с текстовым содержанием;

б) PDF, JPEG (JPG), png, tiff, XPS - для документов с графическим содержанием.

3 Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ (например, накладная 996 от 15122016.pdf).

4 Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования.

5 Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

6 Система в целом должна:

а) быть защищенной от несанкционированного доступа;

б) быть защищенной от искажения или потери данных;

в) функционировать в условиях окружающей среды, которая соответствует спецификациям поставщика, или, в случае некомпьютеризированных систем, создавать условия, обеспечивающие неизменность выполненных от руки записей и расшифровки;

г) поддерживаться в таком состоянии, которое обеспечивает целостность данных и информации;

д) включать регистрацию системных сбоев и соответствующих оперативных и корректирующих действий.

Электронные подписи и прилагаемые к ним документы должны соответствовать требованиям усиленной квалифицированной электронной подписи; при их создании следует использовать формат PKCS#7 (Public-KeyCryptography Standard#7).

Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенной электронной подписи).

При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле.