Приказ службы по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края от 20 июня 2022 г. N 84-П "О внесении изменений в приказ службы по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края от 14.09.2011 N 116-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству службы по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края"

В соответствии с Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 N 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству", постановлением Правительства Красноярского края от 29.09.2008 N 107-п "Об утверждении Положения о службе по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края", приказываю:

1. Внести в приказ службы по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края от 14.09.2011 N 116-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству службы по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края", следующие изменения:

В Инструкции по делопроизводству службы по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края:

пункт 1.2 изложить в следующей редакции:

"1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок организации делопроизводства, контроля исполнения документов и порядок работы с обращениями граждан и юридических лиц в службе по надзору за техническим состоянием машин и других видов техники Красноярского края (далее - Служба) и является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, в том числе в форме электронных документов, порядок работы с ними, хранения и тиражирования.

При работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства края и иных органов исполнительной власти края "Енисей-СЭД" (далее - Енисей-СЭД).";

пункт 1.5 исключить.

дополнить пунктами 2.2.3, 2.2.4 следующего содержания:

"2.2.3. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2.2.4. Электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.";

пункт 2.3.2 дополнить абзацем следующего содержания:

"Прием (передача) электронных документов с использованием Енисей-СЭД осуществляется без дублирования на бумажном носителе.";

пункт 2.3.6 дополнить абзацами следующего содержания:

"Ошибочно поступившие документы по электронной почте не распечатываются, отправителю направляется уведомление об ошибке на электронный адрес, с которого поступило сообщение.

Электронные сообщения, содержащие спам, рекламу, удаляются.";

пункт 2.4.1 дополнить абзацем следующего содержания:

"2.4.1. Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку подлинности электронной подписи.

Письмо, поступившие в Службу по электронной почте в виде электронного образа документа, не заверенного электронной подписью, регистрации не подлежит. Электронный образ документа, не заверенный электронной подписью, не может служить заменой электронного документа или документа на бумажном носителе.

При поступлении в Службу по электронной почте электронного образа документа, не заверенного электронной подписью, отправителю письма направляется уведомление о невозможности регистрации письма Службой.";

пункт 2.4.3 изложить в следующей редакции:

"2.4.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются Делопроизводителем в Енисей-СЭД в базе данных "Входящие документы".

При создании и регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа (при наличии);

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

дата поступления документа;

входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

количество листов основного документа;

отметка о наличии приложений (количество приложений, общее количество листов приложений);

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

фамилия, имя и отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

срок исполнения документа;

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа к документу;

файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (при наличии).

В случае поступления документа на бумажном носителе в электронную регистрационную карточку прикрепляется электронный образ документа, за исключением документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

В случае поступления электронного документа в составе подписанного электронного документа и файла проверки электронной подписи, в электронную регистрационную карточку прикрепляется отчет о проверке электронной подписи.

Исходящие документы, адресованные участникам информационного взаимодействия, осуществляемого с использованием Енисей-СЭД (далее - участники Енисей-СЭД), регистрируются Делопроизводителем в Енисей-СЭД в базе данных "Внутренние документы". Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, регистрируются Делопроизводителем в Енисей-СЭД в базе данных "Исходящие документы".

При создании и регистрации исходящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - получателя документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

индекс дела по номенклатуре дел;

отметка о наличии приложений (количество приложений, общее количество листов приложений);

гриф ограничения доступа к документу;

подразделение - ответственный исполнитель документа;

сведения об электронной подписи (при наличии);

электронный образ документа, подписанного собственноручной подписью, либо файл документа, подписанного электронной подписью, и файл (файлы) приложения (приложений) (при наличии);

отметка об исполнителе документа.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов, вносимых в электронную регистрационную карточку, дополняется другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.";

абзац первый пункта 2.4.4 изложить в следующей редакции:

"2.4.4. На первом листе входящего регистрируемого документа на бумажном носителе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Службу.";

абзац третий пункта 2.4.5 дополнить следующими словами ", после чего, в случае регистрации документа на бумажном носителе, они переносятся на документ Делопроизводителем, осуществляющим его регистрацию".

пункт 2.5.3 изложить в следующей редакции:

"2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

заполненной электронной регистрационной карточки проекта исходящего документа в соответствии с пунктом 2.4.3 Инструкции;

точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов (при отправке документов на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документов на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документов на бумажном носителе);

всех необходимых для данного документа приложений и виз: на визовом экземпляре документа (при проведении процедуры согласования документа на бумажном носителе) либо в листе согласования (при проведении процедуры согласования документа в электронной форме посредством Енисей-СЭД);

списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, на бланке документа и в соответствующем поле электронной регистрационной карточки, за исключением инициативных документов.";

в пункте 2.5.5 после слов "исходящего документа" дополнить словами "на бумажном носителе";

абзац первый пункта 2.5.6 изложить в следующей редакции:

"2.5.6. Обработка документов, отправляемых посредством почтовой связи, включает:";

в абзаце втором пункта 2.5.7 после слов "Срочные документы" дополнить словами "на бумажном носителе";

пункт 2.5.8 после слов "Выдача документов" дополнить словами "на бумажном носителе";

пункт 2.5.9 исключить;

в пункте 2.5.11:

абзац первый после слов "текстов документов" дополнить словами "на бумажном носителе";

в абзаце пятом слова "с отметкой" заменить словами "с грифом ограничения доступа к документу";

в пункте 3.1.1:

абзац второй изложить в следующей редакции:

"Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона.";

дополнить абзацем следующего содержания:

"Электронные шаблоны бланков, используемых при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны бланкам на бумажном носителе и защищены от несанкционированных изменений.";

пункт 3.2.1 дополнить абзацем следующего содержания:

"Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.";

в пункте 3.2.2:

абзац второй изложить в следующей редакции:

"с применением формата doc, docx либо в других форматах, совместимых с данным, c использованием шрифта Times New Roman или PT Astra Serif размером 14 пт для оформления текста и с применением формата xls, xlsx либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;";

абзац третий изложить в следующей редакции:

"с использованием 1-1,5 межстрочного интервала(2).";

в сноске 3 слова "1-2 межстрочных интервала" заменить словами "1-1,5 межстрочного интервала";

абзац второй пункта 3.2.4 изложить в следующей редакции:

"Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.";

дополнить пунктом 3.2.5 следующего содержания:

"3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, приведен в приложении N 4 к Инструкции.";

в пункте 3.3.1:

в абзаце четвертом слова "должность лица" заменить словами "наименование должности лица";

абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:

"заголовок к тексту;";

абзац двадцать второй изложить в следующей редакции:

"отметка об электронной подписи;

резолюция;

отметка о направлении документа в дело;

гриф ограничения доступа к документу.";

в пункте 3.3.1.4:

абзац тринадцатый изложить в следующей редакции:

"

     Руководитель службы               Руководитель службы

     Гостехнадзора края                по ветеринарному надзору

     Красноярского края

.";

дополнить абзацем следующего содержания:

"Реквизит "подпись должностного лица" должен размещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этого реквизита документа на отдельный лист.";

дополнить пунктом 3.3.1.4.1 следующего содержания:

"3.3.1.4.1. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи - реквизит документа, который используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

В состав отметки об электронной подписи входят: фраза "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилия, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, изображение герба края.

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере, не должны перекрываться или накладываться друг на друга, не должны перекрывать элементы текста документа.

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе, например:

Реквизит "отметка об электронной подписи" должен размещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этого реквизита документа на отдельный лист.";

пункт 3.3.1.8 изложить в следующей редакции:

"3.3.1.8. Адресат.

Адресатом документа могут быть органы государственной власти (органы местного самоуправления), организации, должностные лица, структурные подразделения, граждане.

Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования органа государственной власти (органа местного самоуправления), организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Правительство Красноярского края

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

ООО "Центр расчетов и инвестиций Красноярск 2020" Отдел финансового контроля

указания должности получателя (в дательном падеже);

фамилии и инициалов имени и отчества (в дательном падеже), например:

Первому заместителю Губернатора Красноярского края - председателю Правительства Красноярского края Фамилия И.О.

почтового адреса.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона, факса).

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.

При адресовании документа должностному лицу, гражданину инициалы имени и отчества ставятся после фамилии, например:

Министру здравоохранения Российской Федерации Фамилия И.О.

или

Рудакову О.В. Ленина ул., д.125, кв.12 г.Минусинск Красноярский край 662600

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается "(по списку)", например:

Руководителям органов исполнительной власти Красноярского края (по списку)

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, на каждом письме указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

абзацы седьмой-восьмой пункта 3.3.1.10 исключить;

в пункте 3.3.1.11:

абзацы первый, второй изложить в следующей редакции:

"3.3.1.11. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением:";

абзац восьмой изложить в следующей редакции:

"Приказ (о чем?) "О конкурсной комиссии службы по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края для проведения конкурса в кадровый резерв и на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в службе по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Красноярского края".";

пункт 3.3.1.12 дополнить абзацем следующего содержания:

"При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.";

пункт 3.3.1.14 дополнить абзацами следующего содержания:

"Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другие), отметка о наличии приложений оформляется следующим образом, например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается обособленный электронный носитель, указываются наименования документов, записанных на обособленный электронный носитель, имена файлов.";

пункт 3.3.1.15 изложить в следующей редакции:

"3.3.1.15. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с органами государственной власти края (государственными органами края), органами местного самоуправления муниципальных образований края, организациями, должностными лицами, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "Согласовано", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов имени и отчества, фамилии, даты согласования, например:

Согласовано

Заместитель председателя

Правительства Красноярского края -

министр сельского хозяйства

и торговли Красноярского края

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Решение о согласовании проекта документа может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, например:

Согласовано

письмом министерства сельского

хозяйства и торговли

Красноярского края

от __________ N ________

Согласовано

Антитеррористической комиссией

Красноярского края

(протокол от _____ N ______)

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу. Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка "Лист согласования прилагается".";

в пункте 3.3.1.16:

в абзаце третьем слова "личной подписи, расшифровки подписи и" заменить словами "подписи, инициалов имени и отчества, фамилии и";

в абзаце шестом слова "другим документом" заменить словами "иным распорядительным документом";

абзац седьмой изложить в следующей редакции:

"

Утверждено приказом службы Гостехнадзора края от ________ _________

При утверждении документа координационным или совещательным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:

Утверждено решением конкурсной комиссии... (протокол от ________ N _______)

";

в абзаце девятом цифры "9-10" заменить цифрой "7,5";

пункт 3.3.1.17 изложить в следующей редакции:

"3.3.1.17. Виза.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

Лица, не согласные с содержанием проекта документа, не имеют права отказаться от визирования.

При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются.

     Начальник отдела исполнения бюджета

     Подпись              И.О. Фамилия

     Дата

     Не согласен.

     Главный специалист службы Гостехнадзора края

     Подпись              И.О. Фамилия

     Дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который (ые) подписывается (ются) с указанием наименования должности, подписи визирующего, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты и прилагаются к проекту документа.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа, например:

     Считаю, что в состав аттестационной

     комиссии следует включить также М.А. Мухину.

     Начальник отдела исполнения бюджета

     Подпись              И.О. Фамилия

     Дата

На документе, подлинник которого остается в Службе (в деле), визы располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из Службы, визы располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

Проставление виз согласования документа (например, приказа Службы) осуществляется в следующей последовательности:

исполнителем (создателем) документа;

руководителем структурного подразделения Службы, ответственным за подготовку документа;

руководителями иных структурных подразделений Службы, чьи полномочия затронуты в документе;

заместителем руководителя Службы.

Согласование может проводиться в электронной форме посредством Енисей-СЭД.

В случае если документ, согласованный в электронной форме посредством Енисей-СЭД, имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования распечатывается из Енисей-СЭД, заверяется подписью исполнителя (создателя) документа с указанием даты его формирования, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

пункт 3.3.1.19 изложить в следующей редакции:

"3.3.1.19. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под реквизитом "подпись" оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества, фамилию), дату заверения, печать.

Если копия (выписка из документа) выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, например:

Подлинник документа находится

в Службе Гостехнадзора края

в деле N ... за ... год

Верно

Должность

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются или скрепляются иным образом и нумеруются. Отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа под реквизитом "подпись".

Для заверения копии (выписки из документа), изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.";

пункт 3.3.1.20 изложить в следующей редакции:

"3.3.1.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева шрифтом размером 10 пт. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и электронным адресом, например:

Фамилия Имя Отчество, главный специалист

(391) 249-00-00, name@krasgtn.ru";

пункт 3.3.1.21 изложить в следующей редакции:

"3.3.1.21. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа.

Резолюция оформляется на документе (в заголовочной части документа), на бланке резолюции (приложение N 7) или вносится непосредственно в Енисей-СЭД.

Резолюция включает: фамилию, инициалы имени и отчества исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, и дату, например:

Петрову Н.В.,

Сидорову Н.А.

Прошу подготовить

проект ответа к 25.07.2022.

Подпись

Дата

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой или подчеркивается.

При необходимости срочного исполнения документа резолюция может содержать пометку "V_Z".

При направлении документа на бумажном носителе с длительным сроком хранения (свыше 10 лет) в дело резолюция, оформленная в Енисей-СЭД, распечатывается Делопроизводителем и помещается в дело вместе с документом.";

дополнить пунктами 3.3.1.22, 3.3.1.23 в следующей редакции:

3.3.1.22. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

При использовании Енисей-СЭД отметку о направлении документа в дело допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в электронной регистрационной карточке сведений о результате и времени исполнения документа и о том, к какому делу относится документ.

3.3.1.23. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Гриф проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает ограничительную надпись, например "Для служебного пользования", и номер экземпляра документа.";

в абзаце четвертом пункта 4.1.2 слова "krpro@krasinter.ru" заменить словами "krpro@24.mailop.ru";

в пункте 4.1.4:

в абзаце первом слова "журнал регистрации приказов, в который" заменить словами "электронная регистрационная карточка, в которую";

в абзаце четвертом слово "наименование" заменить словом "заголовок";

дополнить абзацами следующего содержания:

"Главный специалист отдела по контролю за надзорной и административно-правовой работой инспекций обеспечивает размещение электронного образа копии приказа, издаваемого Службой, в Енисей-СЭД.

Электронный образ копии приказа Службы, размещаемый в Енисей-СЭД, должен быть идентичен тексту приказа на бумажном носителе.

Электронная версия текста проекта приказа должна соответствовать требованиям, предъявляемым к его оформлению.";

в пункте 4.1.7 слова "проставляются в журнале регистрации приказов" заменить словами "заносятся в электронную регистрационную карточку";

в пункте 4.1.8 слова "в журнале регистрации" заменить "в электронную регистрационную карточку";

в пункте 4.1.13:

в абзаце первом слова "наименование документа" (заголовок)" заменить словом "заголовок";

в абзаце третьем слова "не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая)" заменить словами "не превышающих в длину 7,5 см";

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "в абзаце третьем" имеется в виду "в абзаце втором"

абзац второй пункта 5.1.8 изложить в следующей редакции:

"Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе, который оформляется без бланка, либо в электронной карточке листа согласования документа.";

абзац третий, четвертый пункта 5.1.12 дополнить словами ", в случае оформления и согласования письма на бумажном носителе;";

в абзаце первом пунктов 5.1.13, 5.1.14 после слов "идентичных по содержанию," дополнить словами "на бумажных носителях";

в абзаце первом пункта 5.1.15 после слов "писем, направляемых" дополнить словами "на бумажном носителе";

дополнить пунктом 5.1.17 следующего содержания:

"5.1.17. При подготовке служебных писем в форме электронного документа в реквизиты письма необходимо включать метки для размещения элементов визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи).

Метка для размещения элемента визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) оформляется в месте размещения реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа".

Метка для размещения элемента визуализации электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи), оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.4.1 Инструкции.";

абзац второй пункта 6.1.3 изложить в следующей редакции:

"Во вводной части протокола указываются фамилия, инициалы имени и отчества председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.";

пункт 8.2.2 изложить в следующей редакции:

"8.2.2. В случае когда электронная регистрационная карточка содержит электронный документ либо электронный образ документа, документ передается на исполнение только посредством Енисей-СЭД. В иных случаях документ передается на исполнение на бумажном носителе.

Подлинник документа на бумажном носителе передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.";

абзац третий пункта 8.2.3 изложить в следующей редакции:

"Передача документов на бумажном носителе оформляется по акту.";

абзац пятый пункта 8.2.6 изложить в следующей редакции:

"В случае когда подлинник документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение, был передан исполнителю на бумажном носителе, проект документа прилагается к подлиннику документа и передается для принятия окончательного решения руководителю.";

абзац первый пункта 8.2.7 изложить в следующей редакции:

"8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа, переданного исполнителю на бумажном носителе, либо в отчете об исполнении поручения в Енисей-СЭД (в случае передачи документа на исполнение посредством Енисей-СЭД) исполнителем делается отметка, например:";

абзац первый пункта 8.2.8 изложить в следующей редакции:

"8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа, переданного исполнителю на бумажном носителе, либо в отчете об исполнении поручения в Енисей-СЭД (в случае передачи документа на исполнение посредством Енисей-СЭД) исполнителем делается отметка, например:";

абзац первый пункта 8.2.9 изложить в следующей редакции:

"8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, переданного исполнителю на бумажном носителе, либо на отдельном листе, либо в отчете об исполнении поручения в Енисей-СЭД (в случае передачи документа на исполнение посредством Енисей-СЭД) исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:";

абзац первый пункта 8.2.10 изложить в следующей редакции:

"8.2.10. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе, переданном исполнителю на бумажном носителе, либо в отчете об исполнении поручения в Енисей-СЭД (в случае передачи документа на исполнение посредством Енисей-СЭД):";

пункт 8.2.13 дополнить абзацем следующего содержания:

"Исполнитель в электронной регистрационной карточке заполняет отчет об исполнении документа.";

пункт 8.3.2 дополнить абзацем следующего содержания:

"В случае наличия в резолюции руководителя пометки "V_Z" исполнение документа осуществляется в течение 3 календарных дней со дня регистрации документа, за исключением, если в резолюции не установлен другой срок исполнения документа.";

пункт 8.3.3 изложить в следующей редакции:

"8.3.3. Изменение срока исполнения производится по решению руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение срока исполнения документа отражается в электронной регистрационной карточке: проставляется новый срок исполнения и дата принятия решения об изменении срока исполнения.";

дополнить пунктами 9.2.5, 9.2.6 следующего содержания:

"9.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в Енисей-СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.2.6. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.";

абзац второй пункта 9.3.2 изложить в следующей редакции:

"Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:";

пункт 9.3.5 изложить в следующей редакции:

"9.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями Службы либо в электронной базе Енисей-СЭД.";

дополнить пунктом 9.4.7 следующего содержания:

"9.4.7. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении документов к уничтожению документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.";

пункт 9.5.4 дополнить следующими словами:

", в том числе в форме электронного документа.";

пункт 9.5.5 изложить в следующей редакции:

"9.5.5. Изъятие документов на бумажных носителях из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника."

в абзаце втором пункта 11.2 слова "с отметкой" заменить словами "с грифом ограничения доступа к документу";

пункты 11.3, 11.4 изложить в следующей редакции:

"11.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "гриф ограничения доступа к документу", включающий ограничительную надпись "Для служебного пользования" и номер экземпляра документа (далее - гриф "Для служебного пользования").

Гриф "Для служебного пользования" проставляются в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу).

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, подписанного или утвержденного руководителем, с грифом "Для служебного пользования" шрифтом размером 10 пт проставляются (приложение N 18 к Инструкции):

количество отпечатанных экземпляров с указанием списка рассылки;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона.

11.4. Решение о проставлении на документе грифа "Для служебного пользования" и о снятии с документа грифа "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

Проект ответа на документ, поступивший с грифом "Для служебного пользования", оформляется с грифом "Для служебного пользования". Руководитель может принять решение о снятии грифа "Для служебного пользования" путем зачеркивания указанного грифа на проекте документа с проставлением подписи руководителя, даты, а также указанием должности, фамилии и инициалов.";

пункт 11.6 изложить в следующей редакции:

"11.6. Движение документов и проектов документов с грифом "Для служебного пользования" должно быть отражено в электронной регистрационной карточке и журнале учета движения документов с грифом "Для служебного пользования" (далее в настоящем разделе - журнал учета) с проставлением личной подписи получателя документа. Образец формы журнала учета приведен в приложении N 19 к Инструкции.

Журнал учета ведется Делопроизводителем.

Делопроизводитель является ответственным за получение и передачу документов с грифом "Для служебного пользования" и ведение журнала учета. Делопроизводитель лично передает документ руководителю.";

в пункте 11.7 слова "с отметкой" заменить словами "с грифом";

пункты 11.9 - 11.11 изложить в следующей редакции:

"11.9. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительная надпись "Для служебного пользования".

11.10. Ознакомление с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", делами, имеющими ограничительную надпись "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в органе исполнительной власти края, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

11.11. Снятие грифа "Для служебного пользования" на документах осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанного грифа с проставлением подписи руководителя и даты, а также указанием должности, фамилии и инициалов.

При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в электронных регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.";

приложение N 4 изложить в редакции согласно приложению.

2. Опубликовать приказ на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края"(www.zakon.krskstate.ru).

3. Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.

Руководитель службы

Ю.А.Демидов