Приложение. Положение об архивном отделе Управления делами администрации города Курчатова Курской области

Приложение
к постановлению администрации
города Курчатова Курской области
от 20.05.2022 г. N 676

Положение
об архивном отделе Управления делами администрации города Курчатова Курской области

Настоящее Положение определяет правовой статус, основные задачи и функции архивного отдела Управления делами администрации города Курчатова Курской области в соответствии с действующим законодательством РФ.

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Управления делами администрации города Курчатова Курской области (далее - Отдел) создается в целях организации архивного дела на территории муниципального образования "Город Курчатов Курской области".

1.2. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации города Курчатова Курской области (далее - Администрация) без статуса юридического лица, входит в состав Управления делами администрации города Курчатова. В своей деятельности подчиняется Главе города Курчатова, заместителю Главы администрации города, курирующему Отдел, начальнику Управления делами администрации города, архивному управлению Курской области.

1.3. Отдел в своей деятельности пользуется гербовой печатью Администрации в установленном порядке. Имеет необходимые для своей деятельности штампы, печать Отдела.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативно-правовыми актами Федерального архивного агентства, законами Курской области, Уставом города Курчатова, нормативно-правовыми актами Курчатовской городской Думы, нормативно-правовыми актами администрации города Курчатова, архивного управления Курской области, а также настоящим Положением.

1.5. Отдел взаимодействует с органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями, учреждениями и иными организациями города Курчатова.

1.6. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации города Курчатова с учетом рекомендаций архивного управления Курской области.

1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливается Главой города Курчатова.

1.8. Отдел выдает архивные справки, архивные выписки, информационные письма, предназначенные для использования на территории Российской Федерации и за ее пределами, на бланке Главы города Курчатова, за подписью Главы города Курчатова или иного уполномоченного лица на бланке Администрации, а также ксерокопии документов за подписью начальника Отдела.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета города Курчатова Курской области. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Курской области, выделяемые для реализации региональных программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании, осуществления отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, иные, не запрещенные действующим законодательством, источники.

1.10. Администрация обеспечивает Отдел: помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; охраной помещений; оборудованием, техническим оснащением, транспортным обслуживанием. Создает необходимые условия труда работникам Отдела и условия пользователям для работы с архивными документами.

При реконструкции, передаче или сносе здания (передаче помещений другим субъектам), в котором размещен Отдел, Администрация предоставляет Отделу равноценные помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения документов.

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Осуществление на территории города Курчатова полномочий муниципального образования в сфере архивного дела, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

2.2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда, относящихся к государственной собственности Курской области в соответствии с действующим законодательством.

2.3. Обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, относящихся к муниципальной собственности и входящих в состав документов Архивного фонда Курской области.

2.4. Ведение государственного учета архивных документов и оформление обязательных учетных документов.

2.5. Формирование Архивного фонда Курской области.

2.6. Осуществление приема архивных документов от организаций, учреждений, не являющихся источниками комплектования Отдела, находящихся в стадии банкротства (ликвидации).

2.7. Осуществление организационно-методической работы с учреждениями - источниками комплектования Отдела.

2.8. Осуществление работы по исполнению запросов пользователей, их доступу к архивным документам и работе в читальном зале Отдела.

2.9. Осуществление работы по популяризации и всестороннему использованию архивных документов (публикации, экспонирование архивных документов), организации информационных мероприятий (круглых столов, конференций, экскурсий, школьных уроков, встреч с общественностью и др.).

3. Основные функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает постоянное хранение:

3.1.1. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к собственности муниципального образования "Город Курчатов Курской области" и включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности:

Курчатовской городской Думы, Администрации и ее структурных подразделений с момента их образования;

учреждений, организаций и предприятий города Курчатова.

3.1.2. Архивных документов по личному составу на любых видах носителей, относящихся к государственной собственности Курской области.

3.1.3. Архивных документов, относящихся к частной форме собственности, а также граждан в порядке и на условиях, определенных в договоре между собственником документов и Отделом.

3.1.4. Архивных документов государственных организаций, организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории муниципального образования "Город Курчатов Курской области" и ликвидированных в ходе банкротства на условиях и в порядке, определенных в договоре между Отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.

3.1.5. Ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

3.1.6. Фотодокументов и документов граждан.

3.1.7. Учетных документов, архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов Отдела.

3.2. Обеспечивает:

3.2.1. Временное хранение документов Архивного фонда Курской области, относящихся к государственной собственности Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов государственной власти Курской области, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории муниципального образования "Город Курчатов Курской области", в рамках действующего законодательства по реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных органу местного самоуправления муниципального образования.

3.3. Ведет государственный учет документов Архивного фонда Курской области, представляя в установленном порядке учетные сведения в архивное управление Курской области.

3.4. Организует работу по улучшению сохранности архивных документов, в том числе по улучшению их физического состояния.

3.5. Организует работу по отнесению организаций и граждан к источникам комплектования, готовит документы на заседание экспертно-проверочной комиссии архивного управления Курской области по включению (исключению) в списки (из списков) источников комплектования организаций и граждан.

3.6. Разрабатывает и ведет в соответствии с требованиями список организаций - источников комплектования и список граждан, документы которых подлежат передаче на хранение в Отдел, осуществляет отбор и прием данных документов на постоянное хранение.

3.7. В установленном порядке оказывает методическую помощь организациям - источникам комплектования в:

составлении положений об экспертных комиссиях и архивах организаций, номенклатур дел организаций, описей дел, документов, актов (о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, об утрате документов, о неисправимых повреждениях документов, проверки наличия документов и др.), упорядочении документов и составлении описей дел, документов с последующим их представлением на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного управления Курской области;

проведении экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел организации и с целью включения документов в состав Архивного фонда Курской области;

ведении и оформлении в установленном порядке учетных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела;

организации документов в делопроизводстве.

3.8. Оказывает методическую помощь организациям, не являющихся источниками комплектования Отдела, в упорядочении документов и составлении описей дел, документов с последующим их представлением на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного управления Курской области.

3.9. Организует и проводит совещания, семинары для организаций - источников комплектования, в том числе и с участием представителей архивного управления Курской области, других муниципальных архивов Курской области, областных государственных архивов Курской области.

3.10. Принимает участие в решении вопросов о передаче хранящихся в Отделе архивных документов, относящихся к муниципальной собственности, в другие муниципальные архивы Курской области.

3.11. В установленном порядке исполняет различного характера запросы юридических и физических лиц по архивным документам Отдела.

3.12. Рассматривает в установленном порядке предложения, заявления и жалобы организаций и граждан, и своевременно принимает по ним необходимые меры.

3.13. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, исследует эффективность использования архивных документов, хранящихся в Отделе, информирует Администрацию, Курчатовскую городскую Думу, организации о документах, хранящихся в Отделе, через средства массовой информации и иным способом.

3.14. Осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов, их копий и электронных образов.

3.15. Участвует в проведении мероприятий, организуемых Администрацией, организует проведение информационных мероприятий, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей: конференций, круглых столов, экскурсий, школьных уроков, встреч с общественностью.

3.16. Осуществляет ведение баз данных, создает с учетом потребностей различные виды архивных справочников о составе и содержании архивных документов, хранящихся в Отделе.

3.17. Сотрудничает с российскими архивами и архивами Курской области, архивными, научными и информационными организациями, изучает и распространяет передовой опыт архивной работы.

3.18. Представляет в архивное управление Курской области планы, отчеты и статистическую информацию по установленной форме, в том числе и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.

3.19. Реализует государственные полномочия Курской области в сфере архивного дела, предоставленные законом Курской области Администрации.

3.20. Осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством.

4. Права

Архивному Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и архивному управлению Курской области предложения по развитию архивной отрасли, участвовать в разработке и реализации муниципальных программ, в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать от организаций - источников комплектования Отдела необходимые материалы о состоянии их архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Информировать архивное управление Курской области о фактах утраты документов, отнесенных к составу Архивного фонда и документов по личному составу, с целью привлечения виновных лиц к ответственности, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. В пределах своей компетенции давать рекомендации организациям - источникам комплектования Отдела по вопросам работы архивов (делопроизводственных служб) и организаций документов в делопроизводстве.

4.6. Осуществлять в установленном порядке информационную деятельность.

4.7. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и иными организациями, расположенными на территории муниципального образования "Город Курчатов Курской области", архивным управлением Курской области, с областными государственными архивами Курской области, муниципальными архивами других муниципальных образований Курской области.

4.8. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Отдела.

5. Организация деятельности

5.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты являются муниципальными служащими Администрации.

Начальник Отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой города Курчатова. Это решение может согласовываться с архивным управлением Курской области.

При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации. Акт приема-передачи утверждается Главой города Курчатова.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.

5.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в городе Курчатове в установленном порядке архивному управлению Курской области.

5.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами, установленными законодательством об архивном деле, на основе целевых муниципальных программ, планов работы, утверждаемых Главой города или иным должностным лицом, с учетом рекомендаций архивного управления Курской области.

5.4. Дополнения и изменения в настоящее Положение вносятся постановлением администрации города Курчатова.

6. Ответственность

6.1. Работники Отдела несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение действующего законодательства при исполнении должностных обязанностей, неисполнение и ненадлежащее исполнение возложенных должностных обязанностей, несоблюдение трудовой дисциплины и требований трудового распорядка, ненадлежащее сохранение документов, поступающих в Отдел, несоблюдение требований законодательства о муниципальной службе.