Приказ министерства здравоохранения Красноярского края от 24 июня 2022 г. N 31-Н "О внесении изменений в приказ министерства здравоохранения Красноярского края от 09.09.2011 N 468-орг "Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Красноярского края"

В соответствии с Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 N 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству", пунктами 3.68, 3.72, 3.73 Положения о министерстве здравоохранения Красноярского края, утвержденного Постановлением Правительства Красноярского края от 07.08.2008 N 31-п, приказываю:

1. Внести в приказ министерства здравоохранения Красноярского края от 09.09.2011 N 468-орг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Красноярского края" следующие изменения:

в Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Красноярского края:

пункт 2.1.7 изложить в следующей редакции:

"2.1.7. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Документы, поступившие от участников СЭД, регистрируются в базе данных "Внутренние документы". Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками СЭД, за исключением обращений граждан, регистрируются в базе данных "Входящие документы". Обращения граждан регистрируются в базе данных "Обращения граждан".

При создании и регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование органа или организации (корреспондента);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа (при наличии);

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

дата поступления документа;

входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

фамилия, имя и отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

срок исполнения документа;

отметка о контроле;

файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (при наличии).

В случае поступления документа на бумажном носителе в электронную регистрационную карточку прикрепляется электронный образ документа, за исключением документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Министерство.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование Министерства;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. Форма регистрационного штампа приведена в приложении N 2.1 к настоящей Инструкции.

Исходящие документы, адресованные участникам СЭД, регистрируются общим отделом в базе данных "Внутренние документы". Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками СЭД, исходящая корреспонденция, образованная в процессе рассмотрения обращений граждан, регистрируются в базе данных "Исходящие документы".

При создании и регистрации исходящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование органа или организации, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина - получателя документа;

фамилия, имя и отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

сведения об электронной подписи (при наличии);

электронный образ документа, подписанного собственноручной подписью, либо файл документа, подписанного электронной подписью, и файл (файлы) приложения (приложений) к нему (при наличии);

отметка об исполнителе документа;

индекс дела по номенклатуре дел.

В электронной регистрационной карточке в СЭД регистрационный номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего переносятся специалистом общего отдела на бумажный документ.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.";

пункт 2.2.6 изложить в следующей редакции:

"2.2.6. Отправка исходящих документов осуществляется каждый рабочий день до 15 часов 00 минут. Если документ поступил позднее 15 часов 00 минут, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.";

пункты 3.1.6, 3.1.7 признать утратившими силу;

дополнить пунктом 4.3.19 следующего содержания:

"4.3.19. При подготовке служебного письма в форме электронного документа в реквизиты письма необходимо включать метку для размещения элементов визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи).

Метка для размещения элемента визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) оформляется в месте расположения реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа".

Метка для размещения элемента визуализации электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи), оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.3 Инструкции.";

дополнить пунктом 4.5.13.1 следующего содержания:

"4.5.13.1. В случае оформления протокола в форме электронного документа в реквизиты протокола необходимо включать метку для размещения элемента визуализации регистрационных данных документа (даты протокола заседания и регистрационного номера протокола заседания) и метку для размещения элемента визуализации электронной подписи председательствующего, подписавшего протокол заседания (отметка об электронной подписи).

Метка для размещения элемента визуализации регистрационных данных документа (даты протокола заседания и регистрационного номера протокола заседания) проставляется в месте размещения реквизитов "дата протокола заседания" и "регистрационный номер протокола заседания".

Метка для размещения элемента визуализации электронной подписи председательствующего, подписавшего протокол заседания (отметка об электронной подписи), оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.3 Инструкции.";

пункт 5.2.2 изложить в следующей редакции:

"5.2.2. Если электронная регистрационная карточка содержит электронный документ либо электронный образ документа, на исполнение документ передается только с использованием СЭД. В иных случаях документ на исполнение передается на бумажном носителе: подлинник документа передается ответственному исполнителю (исполнителю), копии документа - соисполнителям.";

пункт 5.2.14 дополнить абзацем следующего содержания:

"заполнением отчета исполнителя об исполнении документа в электронной регистрационной карточке, отражающего результаты исполнения.";

дополнить пунктом 7.2.5 следующего содержания:

"7.2.5. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе "Примечание".

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в системе автоматизированного делопроизводства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.".

2. Опубликовать приказ на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru)

3. Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.

Министра здравоохранения Красноярского края

Б.М.Немик