Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

21. Исчерпывающий перечень административных процедур

50. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запросов заявителей;

- рассмотрение запросов заявителей руководителем муниципального архива и передача их для исполнения;

- анализ тематики запросов заявителей;

- направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности;

- подготовку и направление ответов заявителям;

- уведомление заявителей о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

22. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием "Информационной системы регионального портала и реестра государственных и муниципальных услуг Липецкой области", отдельных административных процедур

51. Предоставление заявителям в электронной форме информации о муниципальной услуге осуществляется на официальном сайте муниципального образования, а также на Портале путем свободного доступа к сведениям о муниципальной услуге.

Сведения о муниципальной услуге размещаются на Портале в порядке, установленном Правилами ведения федеральной государственной информационной системы "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 года N 861 "О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)".

52. Заявитель вправе обратиться за получением муниципальной услуги в электронном виде.

Формирование запроса о предоставлении муниципальной услуги в электронном виде осуществляется посредством заполнения заявителем электронной формы заявления на Портале.

Образцы заполнения электронной формы заявления размещаются на Портале.

Форматно-логическая проверка сформированного заявления осуществляется автоматически после заполнения заявителем каждого из полей электронной формы заявления. При выявлении некорректно заполненного поля электронной формы заявления заявитель уведомляется о характере выявленной ошибки и порядке ее устранения посредством информационного сообщения непосредственно в электронной форме заявления.

При формировании запроса заявителю обеспечивается:

- возможность копирования и сохранения запроса и иных документов, связанных с темой запроса, а также документов, подтверждающих полномочия заявителя об истребовании персональных данных о третьих лицах, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- возможность печати на бумажном носителе копии электронной формы заявления;

- сохранение ранее введенных в электронную форму заявления значений в любой момент по желанию заявителя, в том числе при возникновении ошибок ввода и возврате для повторного ввода значений в электронную форму заявления;

- заполнение полей электронной формы заявления до начала ввода сведений;

- заявителем с использованием сведений, размещенных в федеральной государственной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - единая система идентификации и аутентификации), и сведений, опубликованных на Портале, в части, касающейся сведений, отсутствующих в единой системе идентификации и аутентификации;

- возможность вернуться на любой из этапов заполнения электронной формы заявления без потери ранее введенной информации;

- возможность доступа заявителя на Портале к ранее поданным им заявлениям в течение не менее одного года, а также частично сформированным заявлениям в течение не менее 3 месяцев.

Сформированное и подписанное заявление и иные документы, связанные с темой запроса, а также документы, подтверждающие полномочия заявителя об истребовании персональных данных о третьих лицах, необходимые для предоставления муниципальной услуги, направляются в муниципальный архив посредством Портала.

Запись на прием в муниципальный архив о предоставлении муниципальной услуги с использованием Портала и официального сайта муниципального образования не осуществляется.

Муниципальный архив обеспечивает прием заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, а также их регистрацию.

Регистрация запроса осуществляется в течении рабочего дня, в котором оно поступило в муниципальный архив. Регистрация запроса поданного через Портал и поступившего в муниципальный архив в выходной (нерабочий или праздничный) день, осуществляется в первый следующий за нерабочим день.

Предоставление муниципальной услуги начинается с момента приема и регистрации муниципальным архивом электронных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

При получении заявления в электронной форме проверяется наличие оснований для отказа в приеме заявления, указанных в пункте 29 Регламента, а также осуществляются следующие действия:

- при наличии хотя бы одного из оснований, указанных в пункте 29 Регламента, специалист муниципального архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течении рабочего дня, в котором осуществлялась проверка, подготавливает и направляет заявителю уведомление об отказе в приеме заявления к рассмотрению по существу с указанием причин отказа;

- при отсутствии оснований, указанных в пункте 29 Регламента, заявителю сообщается присвоенный заявлению в электронной форме уникальный номер, по которому в соответствующем разделе Портала заявителю будет представлена информация о ходе выполнения указанного заявления.

Прием и регистрация запроса осуществляются специалистом муниципального архива, ответственным за предоставление муниципальной услуги.

После принятия запроса заявителя статус заявления в личном кабинете заявителя на Портале обновляется до статуса "принято".

53. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги направляется заявителю муниципальным архивом в срок, не превышающий одного рабочего дня после завершения выполнения соответствующего действия, на адрес электронной почты или с использованием средств Портала по выбору заявителя.

При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме заявителю направляется:

- уведомление об отказе в приеме заявления и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги к рассмотрению по существу с указанием причин отказа;

- уведомление о начале процедуры предоставления муниципальной услуги (о приеме и регистрации заявления и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги);

- уведомление об окончании предоставления муниципальной услуги с указанием результата рассмотрения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (о принятии решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в её предоставлении);

- уведомление о возможности получить результат предоставления муниципальной услуги.

54. Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в Приложении N 2 к Регламенту.

23. Иные действия, необходимые для предоставления муниципальной услуги

55. При получении заявления и документов с использованием Портала ответственный специалист муниципального архива проверяет наличие на документах электронной подписи, проверяет действительность электронной подписи, которой подписан комплект электронных документов, самостоятельно с использованием имеющихся средств электронной подписи или средств информационной системы головного удостоверяющего центра, а также с использованием средств информационной системы аккредитованного удостоверяющего центра.

В случае если в результате проверки усиленной квалифицированной электронной подписи будет выявлено несоблюдение установленных условий признания ее действительности, должностное лицо муниципального архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги, в течение 3 дней со дня завершения проведения такой проверки принимает решение об отказе в приеме к рассмотрению запроса и направляет заявителю уведомление об отказе в приеме к рассмотрению запроса в электронной форме с указанием пунктов статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Такое уведомление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя муниципального архива и направляется по адресу электронной почты заявителя либо в его личный кабинет на едином портале, региональном портале.

24. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

24.1. Прием и регистрация запросов заявителей

56. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса способом, указанным в пункте 21 Регламента.

57. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

58. Поступившие в муниципальный архив письменные запросы заявителей регистрируются специалистом муниципального архива, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции в журнале регистрации запросов граждан.

59. Заявление и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут быть представлены заявителем:

- на личном приеме;

- по почте;

- по факсу;

- по электронной почте;

- в форме электронного документа в порядке, предусмотренном пунктом 47 Регламента.

60. Специалист муниципального архива, ответственный за прием и регистрацию заявлений и документов, проверяет реквизиты заявления и регистрирует поступивший запрос в журнале регистрации запросов граждан.

61. В ходе личного приема специалист муниципального архива, ответственный за прием и регистрацию заявления и документов, обязан:

- представиться заявителю, назвав фамилию, имя, отчество и должность;

- осуществить прием заявления и документов, представленных заявителем;

- обеспечить регистрацию поступивших документов;

- в случае необходимости давать разъяснения заявителю по предоставляемой муниципальной услуге.

62. При представлении заявления в муниципальный архив заявителем лично, по его просьбе, на втором экземпляре заявления проставляется отметка о принятии заявления и прилагаемых к нему документов, указываются фамилия, инициалы, должность и ставится подпись специалиста муниципального архива, принявшего заявление, а также дата приема.

63. Возможность направления заявления и документов через Портал предоставляется только заявителям, зарегистрированным на Портале.

Если заявитель не зарегистрирован на Портале в качестве пользователя, то ему необходимо пройти процедуру регистрации в соответствии с правилами регистрации граждан на Портале.

В случае если заявление, поданное в муниципальный архив непосредственно или в форме электронного документа, не соответствует установленной форме, специалист муниципального архива уведомляет гражданина о необходимости уточнении сведений указанных в заявлении.

Если заявление было получено с использованием Портала, уведомление о принятии заявления к рассмотрению по существу в форме электронного документа направляется в личный кабинет заявителя на Портале.

64. Критерием принятия решения является соответствие заявления установленной форме.

65. Результатом административной процедуры является прием и регистрация заявления.

66. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация заявления в журнале регистрации запросов граждан.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 1 день.

24.2. Рассмотрение запросов заявителей руководителем муниципального архива и передача их для исполнения

67. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подготовка и передача специалистом муниципального архива, ответственным за прием и регистрацию документов, зарегистрированного запроса заявителя начальнику архивного отдела.

68. После регистрации запросы рассматриваются начальником архивного отдела и передаются специалисту для исполнения в течение 2 дней с момента поступления в установленном порядке.

69. При поступлении в муниципальный архив запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных запросов порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий муниципального архива по направлению его на исполнение по принадлежности, ответ заявителю направляется специалистом муниципального архива по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

70. Критерием принятия решения является соответствие запроса заявителя требованиям Регламента.

71. Результатом административной процедуры является передача запроса должностному лицу муниципального архива для исполнения.

72. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - резолюция начальника архивного отдела для исполнения специалисту.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня момента поступления запросов в муниципальный архив.

24.3. Анализ тематики запросов заявителей

73. Основанием для начала административной процедуры является рассмотрение запросов заявителей начальником архивного отдела и передача их для исполнения.

74. Специалист муниципального архива осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в муниципальном архиве архивных справочников в традиционной и электронной формах, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей.

При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

- адрес конкретной организаций, куда следует направить запрос заявителя на исполнение по принадлежности.

Максимальный срок исполнения административных действий - 2 дня.

75. Критерием принятия решения является соответствие и правомочность получения заявителем запрашиваемой информации.

76. Результатом административной процедуры является направление запроса заявителя на исполнение по принадлежности в муниципальные архивы и (или) организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

77. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - отметка о местонахождении архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

24.4. Направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности

78. Основанием для начала административной процедуры является анализ тематики поступивших запросов заявителей.

79. По итогам анализа муниципальный архив направляет их на исполнение по принадлежности в муниципальные архивы и (или) организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.

80. В случае необходимости муниципальный архив может запрашивать у муниципальных архивов и организаций копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей.

81. Критерием принятия решения является наличие в фондах муниципального архива документов, необходимых для исполнения запроса.

82. Результатом административной процедуры является выявление информации о местонахождении документов, необходимых для исполнения запроса.

83. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - отметка в журнале регистрации запросов граждан в графе "Примечание" о направлении запроса на исполнение по принадлежности в муниципальный архив и (или) организации.

24.5. Подготовка и направление ответов заявителям

84. Основанием для начала административной процедуры является выявленная информация.

85. Муниципальный архив по итогам выявления запрашиваемой информации по запросам заявителей:

- готовит архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационное письмо;

- дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

- готовит ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, информационные письма, которые направляются непосредственно в адрес заявителя.

86. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

87. Критерием принятия решения является результат поиска запрашиваемой информации.

88. Результатом административной процедуры является подготовка и направление ответа заявителю.

Результат предоставления муниципальной услуги по выбору заявителя может быть представлен в форме документа (решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги) на бумажном носителе, а также в форме электронного документа (решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги), подписанного уполномоченным должностным лицом муниципального архива с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Заявителям обеспечивается возможность оценить доступность и качество муниципальной услуги на Портале.

89. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация ответа заявителю в журнале регистрации запросов.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 15 дней.

24.6. Уведомление заявителей о направлении запроса на исполнение по принадлежности

90. Основанием для начала административной процедуры является результат поиска запрашиваемой информации.

91. Муниципальный архив письменно уведомляет заявителя о результатах рассмотрения и (или) направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в муниципальные архивы и (или) организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

92. Критерием принятия решения является отсутствие запрашиваемой информации в документах муниципального архива.

93. Результатом административной процедуры является направление запроса на исполнение по принадлежности.

94. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация направленного уведомления заявителю в журнале регистрации запросов.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня.